Zmiana firmy rozliczającej kierowców – 7 powodów frustracji

Przyzwyczailiśmy się już, że usługi rozliczania kierowców są z branżą transportową nierozłączne. Duże firmy (pow. 50 kierowców) mają własne działy rozliczeń, ale większość mniejszych firm transportowych zleca to do specjalistycznych biur. Problem jaki jest z realizacją, jakością takich usług, polega na niewielkich wymaganiach, aby takie usługi świadczyć. Oprogramowanie za kilkaset złotych miesięcznie, komputer i kilku znajomych wśród transportowców i już można obliczać wynagrodzenia kierowców. Wiedzy i praktyki nikt nie weryfikuje. A gdy jeszcze „cena czyni cuda” – o frustracje nietrudno.

Po co branży transportowej rozliczanie czasu pracy kierowców?

Teoretycznie można kierowców obliczać jak pracowników biurowych, ale w praktyce składniki motywacyjne za trasy, premie i nagrody „netto” czy dniówki powodują, że jednak trzeba to obliczyć i stworzyć odpowiednią dokumentację. Ewidencja czasu pracy kierowców jest potrzebna firmie transportowej z kilku względów:

• prawidłowe zatrudnienie i rozliczenie wynagrodzeń w PL i UE (pakiet mobilności)
• prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców wg art 25 Ustawy o czasie pracy kierowców
• kontrola kosztów i finansów firmy – ZUS-y, podatki, zyski
• spełnienie wymogów do licencji transportowej (dobra reputacja)
• wizerunek wewnętrzny firmy wśród kierowców – rotacja kierowców, braki kadrowe.

Zatem jako właściciel firmy transportowej, zlecasz to, ufasz i masz przekonanie, że skoro firma to ma na sztandarach w ofercie, to robi to dobrze. Ale skoro to czytasz, to jednak pojawiają się zgrzyty…

Gdy pojawia się jeden z poniższych „poważnych” problemów we współpracy z firmą rozliczającą, wyobraźnia właściciela firmy zaczyna działać i pojawiają się nerwy i frustracje.

1. Komunikacja z pracownikami firmy

Początek niezadowolenia pojawia się zawsze gdy opiekun nie odbiera telefonu i nie oddzwania. Szczególnie gdy masz pilny temat tu i teraz z kierowcą. Wiadomo, czasem są spotkania, czasem opiekun rozmawia z innym klientem, ale gdy widzi nieodebrane połączenie od klienta, to powinien oddzwonić po kilku minutach.

Jeśli musisz próbować po kilka razy aby uzyskać informację w swojej sprawie – to nie jest OK.
Jeśli na pytanie wysłane na e-mail nie otrzymujesz odpowiedzi przez kilka dni – to nie jest OK.

Gdy podczas rozmowy z opiekunem czujesz się niekomfortowo – to kolejny powód gdy Twoja frustracja może narastać. Opiekun tłumaczy tematy bardzo ogólnikowo albo tak skomplikowanym językiem (lub slangiem), że kadrowa czy nawet szef nie ma poczucia, że otrzymał odpowiedź.

2. Cena, czyli „za co ja płacę?”

Przy podpisywaniu umowy trwa zawsze jest bardziej zielona. Wszystko było „w pakiecie”. Ufasz. Szkolenia kierowców nie jest ci potrzebne od razu, więc zapytasz o nie w okolicy grudnia, gdy chcesz przeprowadzić je przy okazji wigilii firmowej -wtedy się okaże, że nie da się w tym terminie.

Telefon interwencyjny dla kierowców niby jest, ale nie dzisiaj. Akurat nie odbiera – proszę wysłać maila, za kilka dni odpowiemy. W ofercie było profesjonalne doradztwo i wysoka jakość, ale gdy zadajesz pytanie słyszysz „proszę poczekać, poszukam szefa…”.

Frustracja pojawia się, gdy przez przypadek na fakturze pojawia się dodatkowa pozycja za ponowne przeliczenie ewidencji, czy zrobienie dodatkowej symulacji w związku ze zmianą przepisów. Jeździsz za granicę a zgłoszenia do IMI są ekstra płatne? To co jest w pakiecie „zagranicznym”?

3. Wiesz co robisz? Pewność siebie w rozliczaniu kierowców

Zlecasz usługę specjalistom, płacisz za to, aby ktoś zajął się tematem, abyś Ty mógł/a robić inne swoje obowiązki. Tymczasem wszelkie decyzje i zagadki z zakresu pracy kierowcy czy wynagrodzeń w transporcie muszą nadal przechodzić przez ciebie. Dopytujesz o sugestie jak poradzić sobie z problemem transportowym, otrzymujesz artykuł wyszukany w internecie.

Opiekun, który wie mniej od Ciebie nie będzie skutecznym doradcą. Odwaga w proponowaniu rozwiązań, nieszablonowe metody odwołać od mandatów, uspokajający ton w przypadku kontroli i analizie ryzyka mandatu – czy nie tego potrzebujesz od specjalisty-opiekuna?

Właściciel firmy podejmuje dużo decyzji, część jest w jego kompetencjach, ale część decyzji oparta jest na wiedzy i doświadczeniu innych ludzi, którym powierzył kawałek swojej firmy. Osoba rozliczająca MUSI być partnerem do rozmów swojego klienta. Odbierać telefony i znać specyfikę pracy, aby uczciwie i odważnie doradzać informując klienta o ryzyku i korzyściach określonych rozwiązań.

Firmy transportowe to jest biznes, nie przedszkole. Szybkie decyzje, presja czasu, ryzyko.

4. Odpowiedzialność za błędy w wynagrodzeniach kierowców

Jak wynajmujesz firmę, to ona za wszystko odpowiada. Teoretycznie tak. Nawet można zażądać polisy OC w działalności na takie okazje. Rzadko jednak zdarza się błąd taki obliczeniowy, za który można uzyskać jakieś odszkodowanie. Najczęściej dokonuje się korekty lub ten błąd jest tak nieistotny, że nie nic nie zmienia w relacjach. Problem z tą odpowiedzialnością może być jednak mniej formalny.

Gdy nie wyprzedzisz sytuacji rynkowej, zmian w przepisach i nie dostosujesz swojej firmy do nowych zasad zatrudniania kierowców. Na przełomie roku nikt Ci nie wskazał nowej opcji w umowach dla kierowców, aby wykonać 2 wypłaty w miesiącu czy odliczyć połowę ZUS na korzyść kieszeni kierowcy.

Takiego błędu nie odzyskasz z OC firmy rozliczającej. Niewiedza i brak zaangażowania opiekuna w funkcjonowanie twojego przedsiębiorstwa. Brak świadomości, że określone pomysły, które krążą po internecie można wdrożyć u Ciebie – są odpowiedzialnością firmy rozliczającej.

„Dlaczego mi Pani o tym nie powiedziała? – Bo Pan nie pytał….” Kurtyna!

Od 1. do 10. dnia miesiąca są rozliczenia kierowców (ich wypłat). Ale w drugiej połowie można sprawdzić naruszenia kierowców, zweryfikować czy jakiś parametr w ewidencja czasu pracy kierowców ma negatywny wpływ na wynik finansowy firmy.Zrobić optymalizację kosztów. Prewencja i zaangażowanie… czemu tego brakuje?

5. Umowa jak cyrograf – klient czy niewolnik?

Wszyscy w branży rozliczeniowej doskonale wiedzą, że nie ma żadnych inwestycji związanych z uruchomienie obsługi nowego klienta w biurze. Podpisywanie umów na 3 lata z kara umowną za jej zerwanie sugeruje jedno: z jakiegoś powodu firma nie chce pozwolić Ci odejść w dogodnym momencie.

• ukryte regulaminy, których nie widziałeś,
• zapisy o promocji, którą musisz zwrócić w okresie wypowiedzenia
• kara umowna „za dostarczone dokumenty”

Takie zapisy w ofercie powinny dać do myślenia PRZED jej podpisaniem. Chyba, że akceptujesz ofertę promocyjną i jest akceptowalne, że w przypadku złej realizacji usługi odzyskasz te pieniądze na swoich warunkach.

Zmieniasz profil firmy, przekształcasz ją i umowa naturalnie musi zostać zmieniona lub wypowiedziana – sztuczne blokowanie klientów (który nie otrzymuje niczego dodatkowe w użytkowanie) sugeruje brak wiary w jakość swojej usługi i zbyt duże ryzyko odejścia klienta, którego sie nie zablokuje prawnie.

Unikaj. Czerwona flaga dla takiej współpracy.

6. Czas, to pieniądz, czyli „kiedy otrzymam rozliczenia kierowców?”

Wysyłasz szybko dane, pliki kierowców. Starasz się aby wszystko zrobić sprawnie, a potem rozliczenia trwają i trwają… Niestety znana jest nam praktyka sztucznego wydłużania wysyłki gotowych dokumentów, żeby klient poczuł za co płaci. Jeśli będzie zbyt szybko, to może pomyśleć, że rozliczanie kierowców to banalna usługa. Dramat!

Jeśli możesz otrzymać rozliczenia kierowców tego samego dnia, to dlaczego musisz na nie czekać 3 lub 4 dni? Jaki jest powód? To podnosi wartość tej usługi jeśli trwa ona 3x dłużej niż powinna?

Należy powiedzieć to jasno – jest to manipulacja i brak uzasadnienia takich opóźnień powinno być sygnałem do analizy gdzie jeszcze klient jest naciągany? Gdy kadrowa dostaje wyliczenia 8-go – nie ma czasu aby sprawdzać poprawność rozliczeń ani zadawać pytań… No jest to metoda – tylko jaki jest cel?

7. Przygotuj wszystko sam, my tylko klikniemy w programie

No i kontynuując tabelki sprawdzanie i samodzielne operacje wymagane we współpracy z biurem rozliczania kierowców. Aktualnie dane z tachografów czy informacje o granicach, odcinkach są ju.z do pobrania z systemów zdalnych. Nie ma żadnego uzasadnienia, aby narzucać dodatkowe czynności pracownikom twojej firmy. Bedzie szybciej i taniej, jeśli zajmą się wszystkim opiekunowie od rozliczeń z firmy rozliczającej czas pracy kierowców.

Otrzymujesz gotowe zestawienia dla biura rachunkowego, ale już wyjaśniać zawartość tych wyliczeń musisz samodzielnie? Przecież to osoba rozliczająca szybciej porozumie się i pomoże księgowej prawidłowo rozliczyć finanse i koszty wynagrodzeń w podatkach.

Słyszysz, że „to nie nasza działka?” – Jak nie? A czyja?

Frustracja sięga zenitu? Zmień firmę.

Zmiana firmy rozliczającej NIE jest technicznie żadnym problemem. Wszelkie historyczne dokumenty i tak są w postaci plików PDF lub papierowej już w Twojej firmie. A jeśli nawet coś będzie wymagało ponownego przeliczenia, to jest to dokładnie taka sama operacja jak rozliczenia bieżącej ewidencji czasu pracy kierowców.

Lista kierowców, umów i stawek – jest wprowadzana wg zestawienia, więc wszystko polega tylko na kompetencjach opiekuna w nowej firmie rozliczającej, który wie o co zapytać i jak szybko zacząć bieżące rozliczenia. Jeśli historyczne wypłaty będą wymagały korekty – wówczas ustala się to indywidualnie z biurem rachunkowym, czy i kiedy przeliczyć ponownie wszystkie składniki listy płac.

Największym blokerem w podjęciu decyzji o zmianie dostawcy jest kara umowna oraz ryzyko podjęcia współpracy z kolejną niekompetentną firmą od ewidencji czasu pracy kierowcy. Problem kary za zerwanie umowy trzeba skonfrontować z ryzykiem kosztów i strat swojej firmy jeśli nie zaczniemy naprawiać sytuacji. Problem ryzyka niekompetencji nowej firmy – znaleźć opinie, poprosić o kontakt do obecnych klientów takiej firmy, sprawdzić zapisy w umowie o współpracy – widzisz „cyrograf” = ryzyko. Dopytaj dlaczego umowa jest na 2-3 lata i zawiera zapisy uniemożliwiające łatwe jej rozwiązanie?

Podpisz umowę z 1-miesięcznym okresem wypowiedzenia. Bez kar umownych.