Jak rozliczyć czas pracy i diety zagraniczne właściciela firmy? Czyli właściciel firmy kierowcą.
Artykuł dedykowany jest osobom prowadzącym własną działalność gospodarczą i jednocześnie zajmujących się transporterem drogowym, czyli właściciel firmy jest jednocześnie kierowcą. Od dłuższego czasu rynek wysyca się kierowcami prowadzącymi działalność gospodarczą. Nie ma prawa, które by tego zabraniało. Polska oraz Unia Europejska są otwarte na taką formę działalności gospodarczej.
Samozatrudniony kierowca – czy właściciel firmy transportowej może być kierowcą ?
Tak, w ramach własnej działalności gospodarczej, właściciel może jednocześnie pełnić rolę kierowcy. Jednak, musi on spełniać te same wymagania, jakie obowiązują innych kierowców pracujących na tzw. etatach, takie jak posiadanie odpowiednich uprawnień do kierowania pojazdem czy karta kierowcy, przestrzeganie czasu jazdy i odpoczynku.
Właściciele firm transportowych muszę pamiętać o wielu aspektach związanych z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej. Poniżej kilka kluczowych kwestii, o których powinien pamiętać:
- Kierowcy prowadzący firmę, czy to w formie spółki czy własnej działalności gospodarczej, będącą jednocześnie przewoźnikiem (inaczej samozatrudniony kierowca), muszą przede wszystkim posiadać własną licencję wspólnotową. Muszą znać i przestrzegać przepisy (prawo przewozowe, czas jazdy i odpoczynku, stosowanie tachografów, dokumentowanie dni wolnych) oraz wymagań dotyczących transportu. Wymagania te dotyczą między innymi kwalifikacji (badań lekarskich i psychologicznych) kierowców, wymagań technicznych dla pojazdów, kategorii prawa jazdy, przepisów dotyczących bezpieczeństwa drogowego i ładunków. O normach jakie obowiązują, możesz przeczytać w artykule Wytyczne KE: odpoczynki tygodniowe czas jazdy i powrót do bazy w pakiecie mobilności
- Finanse i zarządzanie. W firmie transportowej kwestie związane z finansami oraz zarządzaniem są bardzo istotne, bo za tym idą pieniądze oraz bezpieczeństwo. Zlecenia czasami są od jednego kontrahenta w ramach umowy długoterminowej, czasami są to jednorazowe współprace. Przedsiębiorca musi mieć realny wpływ na wykonanie zleconej pracy.
Czy zasady dotyczące czasu pracy i jazdy obowiązują kierowcę – przewoźnika ?
Może się wydawać, że w firmach transportowych gdzie szefowie są kierowcami zasady dotyczące przepisów związanych z czasem pracy stają się bardziej elastyczne… Nic bardziej mylnego, w transporcie drogowym zasady są jednakowe dla wszystkich. Rozporządzenie WE 561/2006 – czyli przepisy o ograniczeniach jazdy i minimalnych odpoczynkach – są wspólne.
Ustawa o czasie pracy kierowców
Ustawa o czasie pracy kierowców łączy polskie prawo z przepisami unijnymi dla kierowców. Również tych samozatrudnionych. W myśl przepisów unijnych dotyczących czasu pracy oraz jazdy, samozatrudnieni kierowcy również, w pełni, muszą przestrzegać rozporządzenia 561/2006/WE. Maksymalny czas prowadzenia pojazdu w danym dniu, maksymalny tygodniowy czas prowadzenia pojazdu, minimalny czas odpoczynku, wymogi dotyczące przerw w czasie prowadzenia pojazdu, a także wymogi dotyczące prowadzenia rejestrów czasu pracy i jazdy (ewidencji czasu pracy) – to wszystko obowiązuje również samozatrudnionych. Próby omijania tych zasad mogą zakończyć się mandatem.
Właściciel kierowca – Czy musi mieć ewidencję?
Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców art. 26d pkt 1 przedsiębiorąca/właściciel/kierowca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy i przechowywania jej przez okres dwóch lat po zakończeniu okresu nią objętego.
Jeśli prowadząc firmę transportową wykonuje przewóz drogowy na rzecz innego podmiotu, to ten podmiot prowadzi ewidencję i kopię wydaje przewoźnikowi.
Diety krajowe
Pracując na własny rachunek są różne możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu. Celem podstawowym jest wykazanie potrzeby poniesienia takiego kosztu, aby uzyskać przychód. W przypadku kierowców-przedsiębiorców, nie wypłaca się diet samemu sobie, ale wykazuje się je w formie diet, jako uzasadniony koszt uzyskania przychodu i o taką wartość obniża się dochód. Wysokość diet krajowych ustala Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Od 1 stycznia 2023 r. wysokość diety krajowej wynosi 45 zł. Zmianie uległ również ryczałt za nocleg, który w chwili obecnej wynosi 67,50 zł, ale ten koszt już nie może być odliczony w formie ryczałtu. Musi zostać poniesiony realnie i prawidłowo udokumentowany rachunkiem z hotelu.
Diety wirtualne (zagraniczne)
Art. 21b. ustawy o czasie pracy kierowców mówi nam, że kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77(5) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. W związku z tym, kierowcy-pracownikowi, nie należy się zwrot kosztów wyżywienia zagranicznego w postaci diet. Nieco więcej kontrowersji jest z odliczaniem kosztów diet zagranicznych dla kierowcy prowadzącego własną działalność gospodarczą. Cześć ekspertów uzasadnia, że art. 21b dotyczy tylko pracowników – tak jest to prawda. Ale jeśli cofniemy się do art 2 ustawy, który dotyczy wszystkich kierowców wykonujących czynności kierowców – to jest tam definicja podróży służbowej. A zatem skoro żaden kierowca (bez względu na formę zatrudnienia czy samozatrudnienia) nie jest w podróży służbowej, trzeba bardzo precyzyjnie powoływać się na podstawę uznania za uzasadnione koszty „diety”, których nie było i koszty wyżywienia, których w rzeczywistości kierowca nie poniósł. Koszty jakie można normalnie odliczyć to udokumentowane wartości na podstawie faktur. Formalnie poniesione, związane z uzyskaniem przychodu, itd. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości zalecamy zadać zapytanie i indywidualna interpretację prawną do Urzędu Skarbowego, bo konsekwencje błędnej interpretacji są niewspółmierne do oszczędności na podatku dochodowym.
Kontrola w firmie i na drodze
Państwowa Inspekcja Pracy – czy prowadząc własną działalność gospodarczą podlegamy pod przepisu kodeksu pracy?
W przypadku kierowcy będącego jednocześnie właścicielem (nie zatrudniającym nikogo) nie mają zastosowania przepisy kodeksu pracy. Natomiast odpowiedzialność cywilna już tak. Jeśli w ramach własnej działalności gospodarczej powstanie szkoda związana z ładunkiem (np. uszkodzenie, brak terminowego dostarczenia) pełna odpowiedzialność materialna stoi po stronie właściciela.
ITD kontrola na drodze (dokumentacja)
ITD na drodze będzie kontrolowało kierowcę właściciela, tak jak kierowcę-pracownika. Będąc właścicielem firmy oraz jednocześnie przewoźnikiem trzeba mieć przygotowany zestaw obowiązkowych dokumentów. Nie można zapomnieć o OC ciężarówki i naczepy, umowie z kontrahentem, dokumentach leasingowych (prawo do dysponowania pojazdem), wypisie z CEIDG po angielsku (potwierdzenie własności firmy), licencji transportowej (wypis), CMR, wydrukach z tachografu (gdy były naruszenia tego wymagające). Chcesz wiedzieć na co szczególną uwagę zwracają służby? Przeczytaj Kontrola inspekcji transportu drogowego – 5 punktów, na które najczęściej zwracają uwagę kontrolujący!
To jeszcze nie koniec
Artykuł ten nie wyczerpuje tematu kierowania pojazdem przez kierowcę właściciela działalności gospodarczej. Śledź naszą stronę a niebawem znajdziesz na niej drugą część, w której poruszymy jeszcze więcej tematów, jakie związane są z tą specyficzną sytuacją.
Wolisz materiały wideo? Zapraszamy Cię na nasz kanał na YouTube – Liczy się Transport.
Subskrybuj, kliknij dzwoneczek a będziesz mieć pewność, że nie ominie Cię ciekawy temat.
