Co to jest DIETA WIRTUALNA kierowcy w transporcie międzynarodowym?

Co to jest DIETA WIRTUALNA kierowcy?

To skrót myślowy oznaczający kwoty naliczane za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą do ustalania ulgi na ZUS i zaliczkę na podatek zamiast diet z tytułu zagranicznych podróży służbowych.

Zmiany w przepisach z 02.02.2022 usunęły dla kierowców międzynarodowych pojęcie podróży służbowej a tym samym nie ma już możliwości wypłacania diet zagranicznych. Wszystkie elementy wypłacane kierowcy są teraz oficjalnie na liście płac, ale część tego wynagrodzenia nie podlega pod ZUS i nie jest opodatkowane. 

Właśnie w zamian za “stare” diety i ryczałty noclegowe wprowadzono analogiczną opcję wypłacania premii, nagród, dodatków zagranicznych, ale bez ZUS i podatku- czyli podobnie do poprzednich podróży służbowych.

Stąd potoczne określenie: diety wirtualne, które nie są do wypłaty, ale obliczane analogicznie do starych diet (za doby za granicą) kasują składki ZUS i podatek od części normalnych składników na liście płac kierowcy.

Czy wypłaca się dietę wirtualną kierowcy?

Nie. To jest nazwa potoczna dla mechanizmu obliczeń kwoty ulgi na ZUS, a nie składnik do wypłacania. Na liście płac kierowcy znajduje się wiele różnych składników – normalnie oskładkowanych jak dla każdego innego pracownika. Ale jeśli taki kierowca odbywał wyjazd zagraniczny, to uznaje się, że część swojego wynagrodzenia np. za Pakiet Mobilności, czy premie, musiał wydać na jedzenie i koszty. Dlatego część tych składników normalnych jest zwolniona z oskładkowania właśnie dzięki mechanizmowi tzw. diet wirtualnych.

Jak obliczyć wynagrodzenie kierowcy z dietami wirtualnymi?

Brak zrozumiałych wyjaśnień i porad na temat rozliczeń kierowców po zmianach przepisów i likwidacji delegacji zagranicznych spowodował nagminne doliczanie wartości diet wirtualnych do kwoty wynagrodzenia tylko po to, aby potem to odjąć od podstawy do ZUS i podatku.

Wynagrodzenie kierowcy oblicza się wg składników przypisanych kierowcom normalnie. Zasadnicze wynagrodzenie, nadgodziny, dodatki za dyżur i przerwy, dodatki za pracę w porze nocnej, niedziele, święta, soboty, dodatek za pracę w UE (tzw. Pakiet Mobilności), premie i nagrody wyrównujące kwotę dniówek – jeśli tak jest umówiony układ z kierowcą – to wszystko daje jakąś kwotę BRUTTO na liście płac. Osobno oblicza się wartość diet wirtualnych za dany miesiąc, np.  20 dni x 60eur = 1200eur x kurs = ~5500 zł i o tyle obniża się BRUTTO z listy płac do oskładkowania do ZUS. 

Zatem odrębną ścieżką jest obliczanie wynagrodzenia ze składników za pracę i dodatków dla kierowcy, a kwota diet wirtualnych jest technicznym elementem obliczania o ile obniżyć podstawy do ZUS i zaliczki na podatek dochodowy od wypłaty kierowcy.

Czy diety wirtualne są niekorzystne dla kierowców?

Nie. To jakby zapytać czy podatek dochodowy lub składka chorobowa to okradanie pracownika. Takie są zasady przepisowe. Podatki trzeba płacić, ubezpieczenie też – w kwotach jakie ustalają przepisy. Mechanizm diet wirtualnych JEST OBOWIĄZKOWY – nie można go pomijać. Jeśli negocjacje z kierowcą wymagają wyższych zarobków – to należy negocjować wyższe kwoty netto lub ogólne brutto wynagrodzenia, a nie stosowanie wyższych lub niższych podatków lub składek ZUS. 

Kiedyś były diety bez podatku i składek na ZUS, po ich likwidacji – wszystko jest wynagrodzeniem, ale skoro część tego wynagrodzenia służy funkcjonowaniu kierowcy w trasie, to wprowadzono mechanizm “bez ZUS i podatku”, aby kierowca otrzymał tę część bez obciążeń (czyli więcej).

Czy diety wirtualne i “sanitariaty” to to samo?

Nie. Diety to mechanizm obliczania składników dla ZUS i skarbówki, a sanitariaty to element do wypłaty, który jest opodatkowany (bo jest kosztem kierowcy) oraz nieoskładkowany po spełnieniu warunku uzyskania przez kierowcą przeciętnego wynagrodzenia.