Ciągłe szukanie pieniędzy w firmie?

Zauważamy, że brak wiarygodnych porad dotyczących obniżenia ZUS czy wzorów umów dla kierowców skutecznie utrudnia codzienną działalność firmy transportowej. Często odbija się to na rotacji kierowców lub problemem z ich zatrudnianiem. W ogłoszeniach o pracę można znaleźć bezwartościowe ogólniki zamiast konkretnych wartości jakie posiada firma. Dzisiejsze standardy mediów wymagają, aby wyróżniać się na każdym polu – również w ogłoszeniach o pracę.

Jak zatrudniać kierowców z Pakietem Mobilności?

Nadal jest za mało wiarygodnych doświadczeń opisanych w Internecie, aby mieć pewność, że stosowane powszechnie metody liczenia Pakietu Mobilności na pewno są akceptowane podczas kontroli. Okazuje się, że porównanie niemieckich czy francuskich list płac wskazuje możliwość uproszczenia polskich dokumentów potrzebnych do kontroli płac zagranicznych.

Jak powinny być liczone składniki wynagrodzenia?

Brak konkretów w mediach niestety nie pomaga w ustawieniu składników wynagradzania dla kierowcy. Pojawiają się pytania:

  • Czym zastąpić diety zagraniczne, żeby to było zgodne z przepisami?
  • Jak powinny wyglądać dokumenty, które są w stanie zrozumieć biura rachunkowe?

Brakuje jasnej komunikacji z biurem rachunkowym o metodach obniżenia ZUS, a poza tym niewiele firm interesuje się, czy księgowe dobrze zrozumiały dokumenty jakie im wysłano.

Jak rozliczanie kierowców wpływa na płynność finansową firmy?

Slogan „jakoś to będzie” przestaje się sprawdzać? Dotychczasowe metody działania przestają przynosić zadowalające rezultaty? Zmiany rynkowe wymuszają nowe sposoby funkcjonowania, a nie wiesz jak je wdrożyć?

Trzeba pilnować wszystkiego i wszystkich…

Rynek pracy cierpi na brak wyszkolonych ludzi, obserwujemy sporą rotację na stanowiskach wymagających kompetencji analitycznych, prawnych. Strach przed odpowiedzialnością lub ignorowanie potrzeby zdobywania wiedzy powoduje, że poziom zaufania do jakości usług spada. Jak zbudować zaufanie do marki; do ludzi, z którymi się współpracuje? Przede wszystkim szukajmy rekomendacji innych firm transportowych; zapytajmy ekspertów, kto ich zdaniem wart jest uwagi.

Dwie wypłaty w miesiącu „po staremu”?

Likwidacja diet zagranicznych powoduje zaburzenie w wielu firmach płynności finansowej, bo wymaga wypłacania całej kwoty wynagrodzenia najpóźniej 10-tego dnia miesiąca. Wcześniejsze wypłaty diet po 20-tym niestety obecnie nie są możliwe na starych zasadach. Dostajemy sporo zapytań o możliwości i konsekwencje dwóch wypłat w miesiącu, dlatego opisujemy go tutaj bardziej szczegółowo.

O co inni często pytają…

  • Nie. Kwota minimalnego wynagrodzenia jest określona dla wszystkich pracowników i wynosi 3010 zł brutto. Kwota 5922 zł brutto jest podstawą do ZUS, gdy kierowca zarabia powyżej tej wartości i jednocześnie ma tzw. „diety wirtualne”, które obniżają te podstawę. Można taka kwotę wpisać na umowie, ale generalnie jest to parametr techniczny dla księgowości, a nie wymóg do umowy.

  • Dopasowane do oczekiwań kierowcy oraz specyfiki firmy. Dobrze jest stosować składniki motywacyjne, upraszczać rozliczenia stosując np. ryczałty. Ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby obliczać dokładnie wynagrodzenia na bieżąco (typowy czas rozliczania kierowcy to 2-3 dni, ale jak trzeba to da się to zrobić nawet w 15-20 minut). Stosowane zapisy mają wpływ na odczucia kierowców i tendencje do szukania innej pracy, brak chętnych na ogłoszeniach o pracę. Warto wyróżniać się jako pracodawca, również poprzez czytelne i ciekawe warunki współpracy z kierowcami.

  • Badać nastroje i reagować na trendy na rynku pracy kierowców. Aktualnie zauważamy oczekiwania do pracy w trybie 2/1 lub 2/2, tak aby czas pracy w trasie nie przekraczał 14 dni. Kierowcy mają różne oczekiwania i nie zawsze są to tylko oczekiwania finansowe. Częściej brakuje szacunku ze strony spedytorów i właścicieli, możliwości wykorzystania urlopu lub prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego, aby w razie choroby kierowca i jego rodzina nie musieli czekać w kolejkach do lekarza publicznego. Nie są to straszne wymagania, a wyróżniają takiego pracodawcę na rynku transportowym.

  • Unikać frazesów, które nic nie oznaczają, np. atrakcyjne wynagrodzenie, wypłata w terminie. Wskazać wartości, jakie są faktycznie poszukiwane przez kierowców, np. proste zasady wynagradzania 350 zł dniówki, prywatne leczenie dla kierowcy i jego rodziny, gwarantowany plan urlopowy w każdym roku, itp.

  • Elementy nieoskładkowane i nieopodatkowane wynikają z ulgi z wyjazdów zagranicznych. Każdy kierowca, który realizuje trasy zagraniczne (bilateralne oraz delegowanie) ma obniżaną podstawę ZUS o wartość diet wirtualnych. Sama nazwa składnika „nieoZUSowanego” jest technicznym elementem w kadrach lub firmie rozliczającej. Aby schemat był czytelny stosujemy np. nagrody AB(C)D, ale można też realizować to poprzez ręczną korektę ZUS w programie płacowym. Skróty myślowe, że „nagrody są zawsze oZUSowane” wynikają z niezrozumienia mechanizmu korekty ZUS o wartość takiej nagrody. Stosujemy takie składniki nagminnie i potrafimy wytłumaczyć księgowej jak je wykorzystać.

  • Różnie. Jest kilka metod. Największym problemem jest jednak nieodpasowanie programów płacowych do obsługi ulg ZUS dla kierowców. Dlatego warto zainteresować się swoim biurem rachunkowym i pomóc im w ustaleniu jakie dokumenty są dla nich czytelne i dobre do dalszego przetwarzania, bo często zauważamy, że ograniczenia techniczne powodują zaokrąglanie ZUS w górę i niepotrzebne zwiększanie obciążeń ZUS i PIT.

  • Takie, które prawidłowo odzwierciedlają wynagrodzenia i należne jego elementy. Najczęściej można znaleźć: wynagrodzenie zasadnicze, nadgodziny, praca w nocy, dyżury, wynagrodzenie urlopowe, chorobowe. Dla kierowców w związku z wyrównywaniem Pakietu Mobilności pojawiają się, np. wyrównania UE, premie, dopłaty, nagrody. Warto pamiętać, że o ile sam składnik jest wynagrodzeniem i załatwia sprawę np. dopłaty do płac zagranicznych przy delegowaniu, ale premia lub dopłaty dodatkowo powyższa stawkę godzinową do nadliczbowych a np. nagroda nie. Dlatego warto spojrzeć na składniki listy płac wielowątkowo – jaki mają wpływ np. na wynagrodzenie urlopowe, podstawę chorobowego, stawkę do nadgodzin.

  • Stosuje się różne metody wynagradzania. Najpopularniejsze to tzw. „dniówka netto”. Kierowca ma dokładnie wiedzę, ile zarobi „na rękę” pracując np. 22 dni w miesiącu. Cała reszta operacji rozliczania jest już dopasowywaniem dokumentów brutto i składników listy płac uwzględniając optymalizacje stawek za godziny nadliczbowe i urlopy. Można również określić tylko stawkę zasadniczą brutto 3010 zł, albo mniej i odpowiednio zbudować kwoty zryczałtowane. Zyskujemy wówczas czas na rozliczenie ewidencji, bo wypłata jest stała do 10-tego (zryczałtowana), a potem dopiero przy kolejnej wypłacie wyrównujemy składniki, gdy już mamy pełne odczyty i kompletne rozliczenie.

  • To zależy. Oprócz realnych kosztów i zysków finansowych warto wziąć pod uwagę zagrożenia prawne oraz ryzyko szantażu ze strony kierowców. Nieformalne układy z pracownikiem w dłuższej perspektywie powodują więcej stresu i problemów niż zyski finansowe z tym związane. Tym bardziej, że realne oszczędności po uwzględnieniu podatków od wyższego dochodu przedsiębiorcy to kilka procent. Nie są to spektakularne oszczędności. Gwarancja oficjalnych wypłat na konto jest też wartością bardzo istotną podczas rekrutacji kierowców. Dlatego wybór metody wypłacania warto analizować wielopłaszczyznowo.

  • Z Internetu lub szkoleń stacjonarnych. To jest nowa sytuacja w procesach płacowych. Nie ma „doświadczonych” kadrowych, które robią to od lat, bo przepisy weszły w życie w lutym 2022. Dlatego spotykamy wiele prowizorycznych metod radzenia sobie z tymi obowiązkami obniżenia ZUS i zaliczek na podatek, a świadomość buduje się dopiero na konkretnych przykładach w trakcie rozliczeń. Księgowe i kadrowe czują się odpowiedzialne za dokumenty, jakie przygotowują i większość stara się jak może, ale z braku dostępnej wiedzy czasem te dobre chęci to za mało. Stąd warto zapytać w swoim biurze rachunkowym, czy nie potrzebują pomocy w wyjaśnieniu specyfiki transportowej i gotowych rozważań, jak maksymalnie obniżyć ZUS uwzględniając różne metody obliczania diet wirtualnych.

  • Premie, nagrody – to takie tradycyjne elementy. Niestety często stosowane zamiennie, a przecież są to składniki wynagrodzenia o bardzo różnym wpływie na wysokość innych świadczeń (podstawa nadgodzin, podstawa urlopu, chorobowe). Dodatkowo nowoczesny pracodawca motywuje pracowników takimi wartościami na jakich realnie mu zależy. Dlatego zamiast nazywać coś premią, która podwyższa obciążenia nadgodzinowe, lepiej jest działać dwutorowo – maksymalizować diety wirtualne aby obniżyć ZUS, wprowadzić pojęcie nagród uznaniowych i mieć swobodę w ustalaniu wysokości wynagrodzenia dodatkowego oraz dodać gratyfikacje w postaci powrotów do bazy, ubezpieczenia medycznego dla kierowcy i jego bliskich – dojrzeć człowieka w pracowniku i potraktować go partnersko.

Rozliczanie kierowców w firmie transportowej – zmiany

Rewolucja w przepisach, dotyczących rozliczania kierowców w firmach transportowych rozpoczęła się w 2022 roku i wciąż trwa. Ogólny popłoch, wywoływany głównie przez media nie pomaga przedsiębiorcom w zrozumieniu sytuacji. Co należy zrobić, by rozliczanie kierowców w firmie transportowej było łatwe i przyjemne?

Przede wszystkim nie warto panikować. Zrozumienie nowych przepisów możliwe jest tylko wtedy, gdy osoba tłumacząca je sama dobrze porusza się w tej dziedzinie. W EwiCenter naszym celem jest pokazać Ci proste rozwiązania, pomóc w przyswojeniu nowej wiedzy, a także wspierać Twoją firmę na każdym kroku.

Rozliczanie kierowców – księgowość w firmie transportowej

Wielu przedsiębiorców, powiązanych z branżą transportową od lat korzysta z usług tych samych księgowych. Mając do nich zaufanie, często nie weryfikują, czy pracownicy ci są na bieżąco z przepisami i w jakim stopniu je rozumieją. Aby zapobiec nieporozumieniom i konieczności składania wyjaśnień, najlepiej zapewnić swojej kadrze odpowiednie szkolenia na temat nowych przepisów.

Rozliczanie kierowców w firmie transportowej, choć jest obecnie nieco bardziej skomplikowane, przy odpowiednim zarządzaniu staje się banalnie proste. W naszej ofercie znajdziesz zarówno odpowiednie szkolenia i materiały, jak i realne wsparcie dla biur rachunkowych. Wspierając wzajemną komunikację i zrozumienie, pomożemy Ci zarządzać rozliczeniami, a dzięki temu osiągać jak najwyższe zyski.

Rozliczanie kierowców – oprogramowanie w firmie transportowej

Aby odpowiednio naliczać stawki płac sektorowych, składki ZUS, diety wirtualne czy godziny nadliczbowe, warto skorzystać z pomocy odpowiednich programów. Choć wszechobecna cyfryzacja może przytłaczać niejedno przedsiębiorcę, nie warto panikować! Najlepszym rozwiązaniem jest wybór oprogramowania, które w prosty i przejrzysty sposób pomoże Ci wprowadzić odpowiednie wartości, a następnie wyliczyć wynagrodzenie.

Program SuperTacho, który stworzyliśmy z myślą o przedsiębiorcach, pomaga uniknąć wielu komplikacji i w prosty sposób rozliczać kierowców. Dzięki zintegrowanemu systemowi wyliczenie odpowiednich stawek zajmuje nie więcej, niż kilka minut! Wypłacenie dobrze obliczonego wynagrodzenia pomaga uniknąć zamieszania, jakie powstaje przy przelaniu zryczałtowanej kwoty, a następnie odbiorze nadpłaty. Prosto, szybko i bez stresu – tak pracuje się z SuperTacho.

Rozliczanie kierowców – pomoc prawna w firmie transportowej

Znalezienie prawnika, który w szybki i sprawny sposób ugasi najgorsze pożary, nie jest proste. Specjalizujemy się w tematach, związanych z branżą transportową już od lat. Możemy pomóc Ci w bieżących problemach, jak i pomóc w przygotowaniu się do dłużej trwających postępowań.

Naszą dewizą jest kompleksowość. Chcemy, abyś mógł zwrócić się do nas z każdą sprawą, powiązaną z branżą transportową i zawsze uzyskał jasną, klarowną odpowiedź. Nie obiecujemy cudów – proponujemy optymalne i nieskomplikowane rozwiązania, które działają w codziennym zarządzaniu firmą. Chcesz samodzielnie wyrobić sobie o nas zdanie? Zapraszamy na bezpłatne konsultacje, webinary i do sekcji poradników.