Doba rozliczeniowa – możesz mieć zdublowane nadgodziny
Do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia kierowców niezbędna jest fundamentalna wiedza. Umiejętne patrzenie na wygenerowane dokumenty, pozwala dostrzec błędy. Kiedy zapala się czerwona lampka, że chyba jednak coś jest źle policzone, nadgodzin jest jakoś zbyt dużo – trzeba poszukać rozwiązania.
Przewiń w dół i czytaj dalej
Czy masz dobrze policzone nadgodziny?
Programów na rynku jest kilka i firmy rozliczające także na nich pracują. Dają one możliwości pewnych modyfikacji i ustawień, które błędnie zastosowane, wygenerują wadliwe raporty i wyliczenia. Niestety nie zawsze osoby na nich pracujące mają odpowiednią wiedzę, a serwisy z założenia wspierające, nie zawsze służą wiedzą i wsparciem.
Sprawdź jak jest w Twoim przypadku. Przeczytaj raporty, zobacz ilość nadgodzin i na logikę zastanów się, czy wszystko jest okej. Masz wątpliwości, to dopytuj do skutku o nachodzenie się dób, podwójnie naliczane godziny nadliczbowe, synchronizację dób czy też indywidualny rozkład czasu pracy.
Doba to nie to samo co okres 24-godzinny u kierowców
Na potrzeby analizy odpoczynków dziennych, czyli przepisów związanych z kontrolą drogową (przewóz drogowy), stosuje się ruchomy okres maksymalnie 24 godzin, licząc od zakończenia poprzedniego odpoczynku dziennego. W tych maksymalnie 24 godzinach (lub 30 dla podwójnej załogi kierowców) musi się zmieścić (zacząć i zakończyć) kolejny prawidłowy odpoczynek. Oznacza to, że gdy w ciągu dnia kierowca nie wykonuje zbyt wiele pracy, to prawidłowy odpoczynek zakończy się po 20-u a czasem i po 18 godzinach od rozpoczęcia pracy.
Natomiast dla potrzeb rozliczania czasu pracy stosuje się definicję doby, która to NIE MOŻE być krótsza niż 24h i nie może się rozpocząć wcześniej niż przed zakończeniem poprzedniej doby „pracowniczej”. Ma to związek z tzw. synchronizacją doby – jeśli nie przypilnujemy, aby te doby nie nachodziły na siebie, to otrzymamy błędne wyniki obliczania godzin nadliczbowych.
Prawidłowe wyliczenie czasu pracy dla powyższego przykładu, to łącznie 28 godzin pracy i 4 dodatki za nadgodziny 50% naliczone dla kierowcy w dobie poniedziałkowej. Zastosowanie błędnej synchronizacji wg pierwszego zdarzenia, czyli przepisów drogowych analizy odpoczynków, a nie analizy czasu pracy powoduje wynik 28 godzin pracy i 6 dodatków nadgodzinowych 50%. Jest to sztuczne naliczanie dodatków, których w perspektywie miesiąca może być nawet o kilkanaście za dużo, a to z jednej strony jest kosztowne ze względu na nienależne wynagrodzenie za nadgodziny a z drugiej formalnie powoduje przekroczenie limitu nadgodzin, co może spowodować konsekwencje w przypadku kontroli PIP. Aby tego uniknąć należy stosować definicję doby zawartą zarówno w Kodeksie Pracy jak i Ustawie o czasie pracy kierowców, czyli synchronizację
Synchronizacja BEZ NACHODZENIA dób pracowniczych – jedyna słuszna metoda rozliczania ewidencji czasu pracy kierowców
Indywidualny rozkład czasu pracy kierowcy
Stosowany powszechnie w rozliczaniu ewidencji kierowców, pozwala na różne godziny rozpoczynania pracy kierowców w dobach, ze względu na specyfikę zadań przewozowych. Takie rozwiązanie powoduje, że stosowany w transporcie drogowym system tzw. „3 na 1”, pozwala wypracowywać wymiar miesięczny pracy, w skumulowanym okresie np. 3 tygodni, a potem kierowca odpoczywa tydzień w domu. Takie „ściśnięcie” pracy w 3 tygodniach wymaga szybszego rozpoczynania czasu pracy, odbierając tylko niezbędne odpoczynki dzienne i tygodniowe, co powoduje naruszenie zasady doby pracowniczej. Dzięki wprowadzeniu indywidualnego rozkładu czasu pracy, takie ponowne rozpoczynanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Wypracowany w ten sposób etat (160-176 godzin) w 3 tygodniach jest dopasowany do specyfiki transportu jest zgodny z prawem. O czym jednak nie wolno zapominać? Indywidualny rozkład czasu pracy nie zmienia definicji doby i nie ma wpływu na ich układ (nakładanie się). Doby nadal występują bez nachodzenia się na siebie, a tylko należy odpowiednio zidentyfikować zdarzenia pracy w nadgodzinach.
Biorąc pod uwagę ten sam układ pracy kierowcy można zidentyfikować konkretne zdarzenia, które wystąpiły ponownie w tej samej dobie (ponowne rozpoczęcie/wznowienie pracy po odpoczynku, ale w tej samej dobie pracowniczej). I to te dwie godziny, zgodnie z przepisem, nie stanowią pracy w godzinach nadliczbowych. Prawidłowe rozliczenie powyższego przykładu to 28 godzin pracy (to się nie zmienia) i 2 dodatki nadgodzinowe 50% wynikające z 10h pracy jednym ciągiem w pierwszej dobie. Tych 2 nadgodzin z pierwszego dnia rozkład indywidualny nie niweluje.
Metoda od pierwszego zdarzenia – podwójne nadgodziny, sztuczne zwiększanie kosztów
Analizując różne metody obliczania rozkładu indywidualnego można spotkać metodę „od pierwszego zdarzenia”, czyli nakładania dób pracowniczych i obliczania ponownej pracy jako nowej doby – co jednak nie jest prawidłowe. Takie przesunięcie doby „w tył” powoduje podwójne zliczanie tych samych zdarzeń pracy w dwóch dobach (zdarzenia między 6:00 a 8:00), a to powoduje, że zdarzenia z drugiego między 14:00 a 16:00 zostają zaliczone jako nadgodziny a nie powinny. Przy synchronizacji z nachodzeniem się dób otrzymamy wynik 28 godzin pracy i 4 dodatków za nadgodziny 50%. Wybór błędnej synchronizacji dób pracowniczych powoduje naliczenie nienależnych nadgodzin i może formalnie naruszyć limit nadgodzin w danym okresie, co jest naruszeniem prawa.
Pamiętaj, że obojętne czy rozliczasz się samodzielnie czy korzystasz z usług firmy zewnętrznej, która robi to za Ciebie, w oparciu o przekazane dane – Ty jako pracodawca, podmiot ponosisz odpowiedzialność za źle naliczane wynagrodzenia.