ITD zapowiada kontrolę w firmie transportowej – co musisz wiedzieć

Jak prowadzić ewidencję, aby nie obawiać się kontroli?

Fundamentem jest pobieranie plików z kart kierowców oraz pojazdów. Zwróć szczególną uwagę, aby robić to zgodnie z obowiązującymi terminami. Pozwoli to już na początku mieć dobry fundament. 

Następnie sprawdź umowy kierowców oraz teczki pracownicze. Raz na jakiś czas, a początek roku to dobra okazja, warto jest wrócić do fundamentów i sprawdzić, czy w miarę upływu czas w dokumenty nie wkradły się dziwne, nieproszone zapisy, czy wszystko jest nadal prawidłowo prowadzone. Jeśli za tę część w Twojej firmie odpowiada kadrowa – porozmawiajcie. Współpraca przy kontroli jest bardzo ważna.

Co zrobić gdy otrzymasz pismo od ITD?

Pojawia się stres, obawa, lęk przed nieznanym, przed tym że będzie weryfikowana Twoja praca, że ktoś zarzuci Ci błędy, wytknie nieprawidłowości a w efekcie nich zostanie nałożona kara. Pojawia się też pytanie – kto za to odpowiada? Firma dostanie mandat czy osoba rozliczająca? Wiele decyzji o sposobie rozliczania nie jest Twoich. Robisz tak bo ktoś Ci kazał, choć wiesz że powinno być inaczej, ale nie było dobrej okazji do zmiany i… jest jak jest. 

Jak zrozumieć pismo, które zapowiada kontrolę

Na takim dokumencie znajdziesz ogrom informacji i rzeczy do przygotowania. Pozornie wygląda to naprawdę przerażająco, ale jak krok po kroku przeanalizujesz co musisz specjalnie przygotowywać, a po co wystarczy sięgnąć do segregatora, folderu na dysku – okazuje się, że nie jest tak strasznie. 

Licencja, zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika, dokumenty kierowców wraz z ich teczkami, ewidencja za wskazany czas, wykaz urlopów, listy płac itp. 

Na dokumencie znajdziesz także dni, na jakie zapowiadana jest kontrola. Pamiętaj, nie możesz być poddawany dwóm kontrolom w jednym czasie, chyba że wyrazisz na to zgodę. Jeśli w jakiejś uczestniczysz, przygotuj pismo z odpowiedzią do ITD, powołując się na ten fakt. Przytocz organ kontrolujący, zakres dat (załącz pismo o kontroli) i poproś o wyznaczenie innego terminu.

Pamiętaj także, że możesz wnioskować o zmianę terminu kontroli z innych powodów. Jeśli pojawiają się okoliczności, które pozwalają na zmianę, napisz pismo do ITD, zadzwoń i porozmawiaj o sytuacji. Dogadajcie się jak najlepiej rozwiązać sytuacje, na kiedy przenieść kontrolę.

Gdzie odbywa się kontrola ITD?

Inspekcja Transportu Drogowego w piśmie zapowiedziała przeprowadzenie kontroli pod wskazanym adresem Twoje firmy. Nie obawiaj się. Możesz zdecydować o miejscu odbywania się czynności kontrolnych i możesz zdecydować, że będzie to w siedzibie ITD. 

Każda z sytuacji ma swoje plusy i minusy. Musisz rozważyć, co będzie dla Ciebie lepsze, w jakiej sytuacji będziesz się bardziej komfortowo czuć. Możesz obawiać się, że w firmie nie masz odpowiedniej przestrzeni. Często pracownicy myślą, że inspektorzy zobaczą coś czego nie powinni. Będą prosić o coś dodatkowo, spotkają w firmie kierowców co spowoduje ogólne poruszenie. 

Spotkanie w siedzibie w ITD ma swoje minusy. Jeśli czegoś zapomnisz, nie będzie to dostępne od ręki. Na spotkanie przyjedzie wyznaczona osoba, ale w trakcie nie będzie można zaprosić kogoś, kto nagle okazałby się pomocny (np. kadrowa, szef transportu).

Kto odpowiada za kontrolę ITD w firmie?

Firma i jej właściciel. Możesz być osobą wyznaczoną do uczestniczenia w kontroli, przygotowania dokumentów ale nie na tym kończy się Twoja odpowiedzialność. Ewentualna kara nakładana jest na firmę, na właściciela. W internecie możesz spotkać się ze “straszakami”, że karę może otrzymać każdy komu udowodni się, że miał wpływ na powstanie naruszenia. To trochę martwy przepis.

Podsumowanie

Szykujesz dokumenty, uczestniczy w kontroli, jesteś pośrednikiem między inspektorami a innymi pracownikami firmy. Pamiętaj, że współpraca między działami w takiej sytuacji jest bardzo istotna. Właściciel, szef transportu, kadrowa, Ty – wszyscy pracujecie na pozytywny przebieg kontroli i jej zakończenie. Twoja rola jest bardzo ważna i odpowiedzialna a zachowany spokój i wcześniejsze przygotowanie, bardzo Ci pomogą.