Jak ustawić okres rozliczeniowy w firmie transportowej?

Okres rozliczeniowy w rozumieniu kadr i płac

W firmie transportowej można się pogubić w definicjach. Okres rozliczeniowy, o którym mowa w tej publikacji, dotyczy rozliczeń wynagrodzeń, składników i godzin na ewidencji czasu pracy kierowcy. W niektórych przypadkach jest on również ważny w aspekcie kontroli Inspekcji Transportu Drogowego, ale skupimy się na rozliczeniach kadrowych kontrolowanych przez Państwową Inspekcję Pracy.

Ile wynosi długość okresu rozliczeniowego dla kierowcy w transporcie drogowym?

To zależy. Wg przepisów może to być od 1 do 4 miesięcy kalendarzowych. Pojawiają się czasem zapytania o okres 12-miesięczny, ale takiej możliwości nie ma. Warto wyjaśnić, że nie wszystkie zasady z Kodeksu Pracy można stosować wprost do kierowców. Jednym z takich ograniczeń jest właśnie długość okresu rozliczeniowego. Jeśli jakiś przepis jest ujęty specjalnie w Ustawie o czasie pracy kierowców, to stosujemy ten specjalny a nie jego odpowiednik z Kodeksu pracy. Wg Ustawy o czasie pracy kierowców dla kierowców można zastosować maksymalnie 4-miesięczny okres rozliczeniowy.

Do czego służy okres rozliczeniowy w firmie transportowej?

Tak jak w innych firmach zatrudniających pracowników – okres rozliczeniowy służy do “zamknięcia rozliczeń płacowych w określonych ramach czasowych. Dotyczy to m.in. oddawania nadgodzin, rekompensowania pracy w dni wolne, sprawdzania wymiaru czasu pracy w systemie zatrudnienia. Wszystkie elementy rozliczeniowe mają się “zamknąć” w tym właśnie okresie, np. oddawanie nadgodzin czy rozliczenie pracy w dni wolne. Jeśli nie udało się zrekompensować nadmiaru pracy czasem wolnym w ramach okresu, pozostaje zapłacić wynagrodzenie na koniec takiego okresu rozliczeniowego. 

Czy można przenosić nadgodziny i dni wolne poza okres rozliczeniowy?

Nie. Niektórzy mogą się z tym nie zgodzić, bo co nie jest zabronione jest dozwolone, ale jeśli takie działanie narusza cel przepisu oraz w większości przypadków jest niekorzystne dla pracownika – należy jasno zdecydować, że wszystko zamykamy w ramach okresu rozliczeniowego – bo po to on jest.

Zawiadomienie PIP o długości okresu rozliczeniowego

Jest taki wymóg dla firmy transportowej, gdy stosuje dłuższy niż 1 miesiąc okres rozliczeniowy i wprowadza dla kierowców równoważny system czasu pracy. W praktyce dotyczy to 90% firm transportowych. Jest to zwykła formalność i wbrew obawom, wcale nie powoduje kontroli PIP w firmie. Wręcz odwrotnie – jeśli firma spełnia wymogi przepisów – nie ma po co jej kontrolować. Zawiadomienie można wykonać na kilka sposobów – czasem nawet wydarzyło się ono automatycznie przy okazji wcześniejszej kontroli PIP.

Gdzie zapisać informacje o okresie rozliczeniowym?

W regulaminie pracy lub obwieszczeniu oraz w informacji o warunkach zatrudnienia dla (kierowcy). W zapisie o długości okresu warto również zapisać dokładny układ miesięcy, które obejmują okresy rozliczeniowe, np. styczeń-marzec, kwiecień-czerwiec, itd.

Czy można zmieniać długość okresu rozliczeniowego w trakcie roku?

Tak. W okresie zimowym można go wydłużyć, aby mieć możliwość dopasowania wymiaru do zmienności warunków drogowych i zleceń, a w okresie letnim skrócić aby wykorzystać sezonowość i dużą liczbę zleceń oraz rotację pracowników. Taką zmienność można z góry zapisać w Regulaminie Pracy.

Czy można rozliczać kierowców kwartalnie, w ramach okresu rozliczeniowego?

Tak. Metoda rozliczania składników wg ryczałtów (za nadgodziny, dyżury i prace w nocy) powoduje, że można wypłacać stałe wynagrodzenie co miesiąc, bez szczegółowego tworzenie rozliczeń i ewidencji czasu pracy, a dopiero na koniec okresu rozliczeniowego dopasować cały kwartał do wykonanej pracy, rozliczyć pracę w dni wolne i sprawdzić rzeczywisty wymiar nadgodzin. Takie metody stosuje się przede wszystkim w przewozach krajowych, gdzie jest spora powtarzalność. Warto tez sprawdzić czy taki układ ma jakikolwiek wpływ na ekonomię rozliczeń – bo jest to opcja a nie pomysł na optymalizację.