Jak wprowadzić w dokumentach nowe stawki dla kierowców?

Co się zmieniło w wynagrodzeniach dla kierowców 2023 roku?

Pojawienie się sanitariatów w strukturze wynagrodzeń kierowców to kluczowa zmiana tamtego roku.  W codziennej walce o przetrwanie w biznesie nikt z nas nie lubi zmian, z którymi ciężko sobie szybko poradzić. Szukanie wiedzy, pomysłów na obejście tych zmian, wiarygodnych gotowców denerwuje i zabiera czas. Przychodzi taka chwila i często jest to właśnie początek roku, że nie da się zmian odkładać w nieskończoność. 

Które zapisy w umowach mają znaczący wpływ na strukturę i koszt zatrudnienia?

Standardem w umowach dla kierowców jest wynagrodzenie minimalne (stawka 3600 zł od lipca 2023, a teraz 4242 zł), a gdy mamy już umowy przygotowane w bardziej zaawansowany sposób, znajdziemy tam podział składników np. na 200 zł/1000 zł stawki zasadniczej i dodatek na UE, ryczałty za składniki nadmiarowe (nadgodziny, nocne, dyżury) oraz zwrot kosztów oraz sanitariatów. Stawka zasadniczego wynagrodzenia jest wyjściową kwotą do wielu składników:

• stawka za dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych (50% dodatku lub 100% dodatku)
• stawka za godziny dyżuru wynikającego z przerw oraz oczekiwania w podwójnej załodze (dyżur 50%)
• stawka za godziny dyżuru wynikającego z postoju na załadunkach, oczekiwaniu na wznowienie pracy, pozostawania w dyspozycji, gdy przepisy nie określają jak taki czas postoju nazwać inaczej

Aneks czy porozumienie zmieniające?

Treść tych obu dokumentów może być bardzo podobna, ale ich stosowanie ma swoje określone zasady. Aneks, generalnie prosta forma zmiany zasad współpracy, stosujemy gdy zmiana jest kosmetyczna (zapisy nie mające wpływu na wynagrodzenie, nie pogarszające warunków pracy).

Porozumienie zmieniające (wypowiedzenie zmieniające) – stosuje się w bardziej zaawansowanych sytuacjach, gdy następuje znaczna zmiana zasad współpracy, pogorszenie warunków (obniżenie stawek, zmiana systemu zatrudnienia znacząco wpływająca na świadczenia dla pracownika). 

Propozycje zmian przedstawia się kierowcy i ten albo akceptuje zmiany i zgadza się na nowe warunki albo nie i wówczas uruchamia się procedura wypowiedzenia zmieniającego. Tryb wypowiedzenia oznacza, że nowe warunki kierowca musi przyjąć albo umowa zostaje rozwiązana wg normalnego trybu wypowiedzenia.

Jak wyrównać umówioną ustnie kwotę dla kierowcy?

Metod jest kilka – premie, dodatki funkcyjne, sanitariaty. Warto jednak rozumieć jakie mają one konsekwencje. Czasem będą one bez znaczenia dla innych elementów całej wypłaty, ale czasem konkretna metoda metoda wyrównywania kwoty umówionej nieformalnie wpływa na cały układ składników na liście płac i dopasowanie tego nie jest “wprost” jedną kwotą. 

Zignorowanie tych zależności (brak podwyższenia podstawy nadgodzin czy podstawy urlopowej) jest powodem roszczenia za 3 lata wstecz. Zatem należy dobrze ustalić metodę i stawki dotyczące nadgodzin i urlopu, aby po obliczeniu wstępnym przez firmę rozliczającą czas pracy kierowców płacy minimalnej i dodatków, księgowość prawidłowo uwzględniła to w programie kadrowo-płacowym. Brak komunikacji między firmą rozliczającą kierowców, a biurem rachunkowym to główny powód rozbieżności w obliczeniach.

Świadomość tych zależności spowodowała, że do uzyskania oczekiwanych stawek “na rękę” stosuje się NAGRODY a nie premie. NAGRODA jako składnik uznaniowy,  nie zależy od spełniania mierzalnych efektów a jej przyznanie nie jest obowiązkowe dlatego nie wchodzi do podstawy urlopu ani nadgodzin. Jako element wynagrodzenia jest normalnie oZUSowany i wliczany jest do emerytury. Podział techniczny składników listy płac na elementy bez ZUS i bez podatku wynika już z zasad tzw. diet wirtualnych, czyli obliczania ulg za dni pobytu za granicą. Programy płacowe w biurach rachunkowych wymagają specjalnej konfiguracji pod te ulgi za diety wirtualne. Można to wykonać albo w specjalnych rozszerzeniach tych programów albo stosując uniwersalny mechanizm podziału składników na tzw. ABCD, czyli podział np. całej nagrody lub premii na część A (opodatkowaną i ozusowaną), część B (tylko opodatkowaną), część C (tylko ozusowaną) i część D (bez zus i bez podatku). Niejasności w zrozumieniu tych mechanizmów warto omówić na konkretnych przykładach i na tej podstawie dobrać dla siebie odpowiednią metodę obliczeń.

Umowa, obwieszczenia czy regulamin wynagradzania?

Umowy są obowiązkowe, więc ten dokument spotkamy zawsze w firmie. Różnice polegają na zasadach wprowadzania tych dokumentów oraz kiedy są one opcjonalne, a kiedy obowiązkowe. Regulamin Pracy i Regulamin wynagrodzenia wymagany jest w firmach zatrudniających 50 pracowników. Poniżej tej liczby Regulamin jest opcjonalny, tzn. można go też mieć, ale nie jest to obowiązek. Jeśli w małej firmie zastosujemy obwieszczenie, będzie to wygodny zbiór ogólnych zasad wspólnych dla wszystkich pracowników. Można w takim obwieszczeniu wydzielić osobny dział np. dla kierowców i w nim uregulować zasady pracy typowe dla kierowców, określić porę nocną, okres rozliczeniowy. Oczywiście te same informacje można też zawrzeć w umowie o pracę, ale wtedy każdorazowa najdrobniejsza zmiana wymaga aneksowania wszystkich umów.

Najbardziej rozbudowany zestaw zasad to Regulamin Pracy i Regulamin wynagradzania. Budując takie dokumenty opisujemy w nim obowiązki, zasady informowania o nieobecnościach, zasady jazdy, odpoczynków, metodę potwierdzania gotowości do wyjazdu (lista kontrolna), która zabezpiecza przed zarzutem niewyposażenia kierowcy w wypis z licencji czy ubezpieczenie.

Od zapisów w tych dokumentach będzie zależał sposób obliczania wynagrodzeń oraz późniejszej kontroli. W załącznikach do takich dokumentów umieszczamy konfigurację programów rozliczających – tak, aby parametry nieokreślone w przepisach, były jednoznaczne do kontroli czy firmy rozliczającej (np. obniżanie ryczałtów proporcjonalnie do nieobecności, czy wyrównywanie stawek premią czy nagrodą, identyfikacja aktywności i zamiana ich na pracę lub na dyspozycję, zaokrąglanie stawek, układanie początków dób pracowniczych, itp.). Z takich opisów można dość szybko wywnioskować, jaką metodą należy rozliczać urlopy, chorobowe czy podstawę nadgodzin.

Jak dopasować składniki wynagradzania do programu płacowego, rozliczeń ewidencji i oczekiwań kierowcy?

Funkcjonujemy zawsze w jakiejś sytuacji zastanej – zatem aby nie wywoływać niepotrzebnych frustracji i strachu przed nieznanym, warto uwzględnić układ historyczny. „Kiedyś” wypłata kierowcy składała się z podstawy i diet, czyli bardzo mocno jej wysokość zależna była od liczby dni w trasie. Dostosujmy zatem aktualny system obliczania płac do znanego i zakorzenionego mechanizmu „dniówek”. Różnica jest jednak taka, że teraz te wszystkie dodatki są normalnym wynagrodzeniem i trzeba je umieszczać na liście płac, oskładkować i opodatkować – przynajmniej w większej części (nie sanitariaty)

Okazuje się zresztą, że w sumie to ustalenia oczekiwań kierowców w stosunku do swoich zarobków bardziej determinują o jakich stawkach jest mowa w ogłoszeniach czy jak ostatecznie jest realizowany przelew „płacowy” – a płace sektorowe i ich wyrównanie jest mniej istotne, bo kierowcy i tak zarabiają więcej niże te wymagania zagraniczne.