Likwidacja diet dla kierowców

Listopad 2021: z przepisów dla kierowców w transporcie międzynarodowym usuwana jest typowa definicja podróży służbowej. Kierowca zostaje uznany za pracownika, który „domyślnie” nie jest w podróży służbowej, gdyż przemieszczanie się jest jego normalnym zajęciem. Nie do końca dobre zrozumienie tego co dokładnie jest napisane w ustawie, powoduje panikę i strach przed tym, że diety noclegi dla kierowców będą oskładkowane, a dodatkowo pikanterii dodaje jakiś „fake-news”, że tych świadczeń nie można uznać za koszt pracodawcy.

Definicja podróży służbowej

Zmiany w Ustawie o czasie pracy kierowców są konsekwencją wyroków z 2014 roku (Sąd Najwyższy w sprawie noclegów w kabinie) i 2016 roku (Trybunał Konstytucyjny – usunięcie błędnych zapisów o stosowaniu przepisów kodeksu pracy dla kierowców). Postępowania sądowe z tamtego okresu w sprawie diet i ryczałtów bazowały na bardzo nieprecyzyjnej definicji podróży służbowej. Efektem tego zamieszania było wprowadzenie dla kierowców zatrudnionych na umowę o pracę, konkretnej definicji podróży służbowej (tzw. delegacji), jako wyjazdu poza miejscowość gdzie jest siedziba firmy. To zabezpieczyło na kilka lat roszczenia w sprawie wynagrodzeń kierowców.

Nowe zasady rozliczania delegacji kierowcy

Wprowadzane zmiany usuwają tą definicję wskazując, że wszelkie świadczenia powinny być uznane za wynagrodzenia kierowców, a tym samym opodatkowane i oskładkowane do ZUS. To oczywiście powoduje wzrost kosztów dla przewoźników drogowych i problemy firm transportowych. Projekt ustawy zostawia jednak furtkę dla firm, które w sposób świadomy zdefiniują zasady podróży służbowej dla swoich pracowników. Obowiązujący wszystkich, również kierowców w transporcie drogowym, Kodeks Pracy, zezwala na samodzielne kształtowanie zasad rozliczania swoich pracowników, w tym przypadku – kierowców.

Prawidłowo naliczone świadczenia typu DIETA i NOCLEG (ryczałt) nie są oskładkowane

Internetowe mity o likwidacji u kierowców kosztów diet oraz zaliczanie wszystkiego do wynagrodzeń może powodować poczucie zagrożenia zwiększenia kosztów pracy w transporcie, a to dla branży transportowej jest znaczące. Wynika z faktu, że w sytuacji, gdy nie dostosujemy swoich dokumentów (umów, regulaminów) do nowej treści ustawy, faktycznie kierowcy nie będzie w delegacji i nie będzie mu przysługiwał zwrot kosztów diet i noclegów. Stąd pogląd, że takich elementów nie wolno wypłacać, a jeśli już zostaną wypłacane, to nie będą faktycznie rozliczone jak koszty podróży, tylko jako rodzaj premii, czyli oskładkowany składnik wynagrodzenia kierowcy.

Na taką sytuację, zawsze najlepsza jest szczegółowa analiza przepisów i dobre zrozumienie definicji i zmian jakie zostają wpisane do ustaw. Planowane zmiany nie usuwają całkowicie możliwości rozliczenia kosztów diet i ryczałtów noclegowych z pracy kierowcy, trzeba tylko prawidłowo zdefiniować zasady ich przysługiwania. Jako prawidłowo naliczone, nie są dochodem (wynagrodzeniem), tylko świadczeniem nieopodatkowanym i nieoskładkowanym – zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Panika w transporcie drogowym w sprawie diet

… jest sztucznie napędzana przez nieprecyzyjne skróty myślowe i artykuły mające za zadanie wywołać emocje, a nie zgłębianie wiedzy prawniczej dla transportu drogowego. Brak możliwości odliczenia diety od podatku dochodowego firmy – nie jest manipulacją. W sytuacji gdy pracodawca zaniecha wprowadzenia poprawek do zasad zatrudniania kierowcy, po prostu sam stworzy sobie trudną sytuację. Optymalizacja tych kosztów jest jak najbardziej możliwa, a warto nad tym spędzie trochę więcej czasu, bo w połączeniu ze zmianami dot. pakietu mobilności (przepisów pakietu) może się okazać, że wzrost kosztów wcale nie będzie znaczący dla przewoźników, a w wielu przypadkach wręcz będą te koszty niższe.

Wielowątkowość sytuacji wymaga pomocy eksperta

Polski Ład, Pakiet Mobilności, skomplikowane zasady identyfikacji tras podlegających pod płace minimalne (zmiany wchodzące od lutego 2022) trzeba analizować kompleksowo. Tam gdzie część nowych przepisów w połączeniu ze wzrostami cen paliwa i ogromną inflacją powoduje utratę rentowności firmy po szczegółowej analizie tras (eksporty, kabotaże, cross-trade, tranzyty, przewozy bilateralne) – może się okazać, że można skompensować wzrost kosztów, obniżeniem podatków lub wyłączeniem części tras z płacy minimalnej UE.

Takie analizy wykonujemy codziennie dla naszych Klientów – jeśli chcesz niezobowiązująco sprawdzić inne podejście do tematu i rzeczową odpowiedź na pytanie czy to już faktycznie koniec firm transportowych – ustal termin rozmowy – wyjaśnimy jak się przygotować do tych zmian.