Rozliczenie kierowcy i Polski Nowy Ład 2.0 nowa ewidencja z dyżurami
Kolejne zmiany przepisów w trakcie roku podatkowego wpłyną na koszty w firmach. Co zmienia Polski Ład 2.0? Jak wypłacać wynagrodzenia kierowcom?
Polski Ład 2.0 wchodzi od lipca, a to oznacza, że wypłaty wykonywane po 1 lipca 2022 r. będą już rozliczane wg nowej, niższej stawki podatkowej (12%), bez ulgi dla klasy średniej i „rolowania podatku dochodowego” – czyli wynagrodzenia za czerwiec będą już wypłacane zgodnie z zasadami obowiązującymi po zmianach. Programy kadrowo-płacowe są już w większości zaktualizowane – ważne jest, aby w systemach branżowych dla kierowców, tam gdzie obliczana jest ewidencja i wynagrodzenia kierowców sprawdzić, czy wypłaty za czerwiec są gotowe do obliczeń wg nowej skali podatkowej (12%, bez ulgi dla klasy średniej).
Co zmienia Polski Ład 2.0 w transporcie?
Dla kierowców, którzy zaliczają się do pierwszego progu podatkowego, oznacza to niższą zaliczkę na podatek dochodowy, czyli z tych samych zarobków otrzymają więcej kwoty netto.
Dla przedsiębiorców będzie to z kolei oznaczało, że pieniądze wypłacone kierowcom, będą niżej opodatkowane, a to wywołuje ponownie dyskusję nad metodami rozliczania kierowców, „dniówek” i formą przekazania pieniędzy (przelew, gotówka „z bankomatu”).
Od kilku miesięcy niektórzy przewoźnicy dopasowywali przelewy do kwot/stawek, jakie były wygodne dla biur rachunkowych/księgowych. Nie mając lepszego pomysłu wypłacali środki dla kierowców w formie zaliczek lub innych mniej formalnych składników.
Brak kosztów w firmie podwyższa podatek dochodowy
Brak uwzględniania na liście płac wszystkich środków wpłaconych kierowcy powodowało mniej kwalifikowanych kosztów prowadzenia działalności, a przez to wyższe podatki firmowe oraz wyższe obciążenia ZUS wynikające ze składki zdrowotnej. Teraz to się może zmienić.
Warto ponownie przeliczyć wszystkie koszty związane z wynagrodzeniem kierowcy porównując to z obciążeniami przedsiębiorcy, gdy te same środki lub część tej wypłaty dla kierowcy traktuje jako element wypłaty gotówki z bankomatu. Niższe podatki dla pracownika, oraz mechanizmy podwyższania ulgi na ZUS za wyjazdy zagraniczne powodują, że ryzyko ukrywania rzeczywistego wynagrodzenia jest nieopłacalne w porównaniu do faktycznych korzyści podatkowych i ZUS-owskich.
Nowa ewidencja czasu pracy kierowców
Rozliczanie czasu pracy kierowców zostało również skorygowane zmianą ustawy z 29 maja 2022 r. wymagającą dodatkowego zestawienia dyżurów w ewidencji czasu pracy kierowców.
Zmianie Ustawy o czasie pracy kierowców towarzyszy wymaganie, aby ewidencja pracy kierowców za czerwiec posiadała dodatkowo zestawienie okresów dyżuru i dyspozycji ze wskazaniem, czy dyżur jest pełniony w domu. Ewidencję czasu pracy kierowcy należy od teraz już prowadzić w formie dokumentacji – może być elektronicznie (np. wydruki do pliku PDF, lub skany dokumentów), ale nie mogą to być tylko archiwizowane pliki ddd lub wykresówki.
Mniej kłopotliwą zmianą z tej ustawy jest obowiązek archiwizowania ewidencji przez 10 lat, ale skoro może to być w formie elektronicznej, to nie powinien to być kłopot dla większości firm.
Czy trzeba zmieniać umowy dla kierowców / robić aneksy od lipca?
Nie. Zmiany ustawy o podatku od osób fizycznych zmieniają systemowe mechanizmy, których nie zapisuje się w umowach. Skala podatkowa, koszty uzyskania przychodu pracownika – to są parametry kadrowe, które ustala się na poziomie akt osobowych lub po prostu wynikają z przepisów.
Zatem formalnie, nie ma potrzeby tworzenia aneksów. Zmiana jest raczej techniczna, czyli w systemach komputerowych trzeba odpowiednio oznaczyć, szczególnie w przypadku rozliczeń za czerwiec 2022 r., czy będzie już wg nowych zasad czy po staremu. Dla list płac i wypłat robionych ostatniego dnia miesiąca, rozliczamy jeszcze po staremu. Większość firm realizuje wypłaty jednak po zakończeniu miesiąca, czyli w lipcu, zatem trzeba zaznaczyć, że czerwiec jest już rozliczany wg nowej skali podatkowej.
Uproszczenie i obniżenie rozliczeń kierowców
Cała zmiana finalnie upraszcza sposób rozliczania wynagrodzeń oraz obniża podatek płacony za pracownika. Usuniecie symbolicznych korzyści, którą powoduje likwidacja ulgi dla klasy średniej w zamian za usunięcie potrzeby obliczania skomplikowanego wzoru – jest dobrym rozwiązaniem. Korzyści z tej zmiany można określić na poziomie nawet kilkuset złotych na kierowcę.
Gdy masz „dniówkę” lub umowę w netto – nic się nie zmieni dla pracownika
W transporcie większość kierowców ma ustalenia indywidualne dot. rozliczeń w formie dniówki lub konkretnej kwoty netto. Dlatego zmiany Polski Ład 2.0 w takiej sytuacji obniża nieco koszty pracodawcy. Stąd sugestia, aby ponownie sprawdzić poziom realnych kosztów firmy, gdy kierowca jest rozliczany w pełni wraz z premiami i nagrodami na liście płac oraz jak rozliczenie wyższych diet zagranicznych obniża ZUS płacony od tego wynagrodzenia.
Sporo firm niepotrzebnie rezygnuje z ulgi ZUS, zanim zacznie ona faktycznie działać
Brak wiedzy o zasadach obniżenia ZUS dla kierowców w transporcie międzynarodowym, techniczne ograniczenia programów kadrowych powodują, że sporo firm nie wie jak w prosty sposób skorzystać z obniżenia podstawy naliczania składek ZUS i zaliczek na podatek i ratują się mniej formalnymi rozwiązaniami, np. płacenie poza listą płac.
Jeśli naliczasz 5922 zł brutto, to tracisz na podatku!
Gdy nadwyżki wynagrodzenia ponad kwotę 5922 zł, są przesuwane na inne miesiące lub wypłacane jako zaliczka i nie rozliczone z dietami wirtualnymi, nieświadomie pozbawiamy się kosztów w swojej firmie i od tych pieniędzy i przychodu przedsiębiorca płaci wyższy podatek i składkę zdrowotną, a gdyby dodać te składniki jako nagrodę do listy płac, byłyby one zwolnione z ZUS (i składki zdrowotnej), oraz w pewnym zakresie również nieopodatkowane.
