Ile kosztuje rozliczanie kierowców?

A jeśli współpraca ma charakter długoterminowy? Wolno „gotowana żaba” nie sygnalizuje, że coś z usługą jest nie tak? Nie ma negatywnych skutków tu i teraz. Nie boli od razu. A zatem – nie podejmujesz nagłych decyzji, nie zajmujesz się tematem, bo nie boli. Masz ważniejsze problemy do ogarnięcia. Powoli zapominasz, przyzwyczajasz się i ostatecznie pilnujesz czy tylko kwota na fakturze jest „akceptowalna” aby zaspokoić sumienie, trzeba to mieć zrobione, ale najlepiej jak najtaniej. Tak m.in. dzieje się z usługami rozliczania Twoich kierowców. Trwa to już tyle lat, nie boli nic jakoś specjalnie, ważne, że jest tanio i moje poczucie obowiązku jest zaopiekowane. Jakby co to będzie ok.

A co gdy jednak zaczyna to źle wyglądać i działać. Jest rozsądnie cenowo, super! Jednak czy ten spokój w sytuacji krytycznej utrzyma się? Czy w usługach płacimy „za robienie” rzeczy, czy za coś jeszcze?

Może czas odpowiedzieć sobie właśnie na to pytanie – za co płacę?

Główne zadanie „usługi” to rozliczanie czasu pracy kierowców, a czy o coś jeszcze mogę pytać? A co jeśli nie rozumiem dokumentów, które od nich dostaję w ramach prowadzonej ewidencji czasu pracy kierowców? Co się stanie jeżeli będę mieć kontrolę Inspekcji transportu drogowego lub PIP, a co jeśli temat będzie dotyczył kontroli zagranicznej?

Mówią, że są specjalistami branży transportowej, ale każde pytanie muszą skonsultować wewnętrznie. Potrzebują czasu, aby się dowiedzieć. Hitem jest komentarz eksperta: cyt.: „…nie odpowiemy na to pytanie, bo jeszcze nie było webinaru…” – serio?

Przykład: zadaj trudne pytanie: „kiedy należy zrekompensować odpoczynek tygodniowy skrócony 2x pod rząd?„…

Wczytać pliki każdy potrafi, wydrukować zestawienia i wysłać – raczej mały problem, ale żeby wyjaśnić księgowej zawartość zestawień, wskazać metodę jak te zestawienia wykorzystać dalej – nie jeden raz już takie pytania przerosły eksperta. Czy usługa to tylko klikanie zestawień czy jednak coś więcej? Jak odpowiedzieć na zadane przez kierowcę pytanie dotyczące dobowego nieprzerwanego odpoczynku czy skrócenia i rekompensaty lub art. 12/561 i dojazdu do domu? Ile razy pytania dotyczące czasu pracy kierowców pozostały bez odpowiedzi? Ile maili w sprawie dokumentacji pracowniczej wpadło do SPAM-u? Czy takich sytuacji możesz podać więcej?

Jak powinno to działać? Uwaga! Przedstawiamy Ci listę kilku zagadnień, których na pewno możesz oczekiwać od firmy rozliczającej ewidencję czasu pracy kierowców w ramach usługi w dowolnej cenie.

Jest taki poziom usługi, poniżej którego nie da się zejść. Ale nie ma co ukrywać, socjalne minimum w niskiej cenie – to byle jaka usługa, dająca złudne poczucie bezpieczeństwa. Mówimy to wprost. Ty coś wysyłasz coś oni odsyłają. Wszyscy uważają, że taki jest standard. Nie zastanawiamy się nad „zawartością” usługi… Zapewne do czasu wizyty Państwowej inspekcji pracy, ale póki co jest w porządku.

A co dokładnie jest celem realizacji usługi rozliczania? Czy to jest sztuczna fikcja? Sztuka dla sztuki? Ludzie latają w kosmos, sztuczna inteligencja maluje obrazy. Czy można oczekiwać jakiegoś konkretu od specjalistów od transportu? Co zrobić jeśli chcesz czegoś więcej? Ewidencja czasu pracy kierowców to nie jest temat, który warto pomijać i lekceważyć.

1. Firma powinna być dla Ciebie dostępna

Nie chodzi o godzinę 20:00 w sobotę, ale standardowo od poniedziałku do piątku w godzinach pracy. Dzwonisz, piszesz, odbierają, oddzwaniają, odpisują. Nie trwa to dwa dni, ale maksymalnie godzinę.

Niech oddzwania do Ciebie Twój indywidualny opiekun, który zna Twoją firmę, pracuje z Tobą, pracuje na Twoich danych i zna specyfikę Twojego biznesu. Dzięki temu nie musisz co chwilę tłumaczyć nowej osobie po raz kolejny całej sytuacji, całego zagadnienia, tego jak płacisz, jaki masz system, co ustalone z kierowcami a co z działem księgowości. Skracasz w ten sposób czas rozmowy, skracasz czas rozwiązania problemów.

Masz rozterkę? Ty uważasz inaczej niż Twoi kierowcy lub Twój dyspozytor? Nie wiecie kto ma rację i według jakiej zasady postąpić? Nie ma problemu. Masz jednego opiekuna, którego pytasz. Zyskujesz niezależną, obiektywną, wolną od emocji opinię. No i uwaga, rację czasem może mieć ktoś inny niż Ty 🙂

2. Przyszedł Tomek, Kazik, Vasyl, Ihor i mówi, że się zwalnia. Tu i teraz

A co z rozliczeniem „od ręki”? Znasz przypadek? Kierowcy to nie łatwy temat. Brakuje ich na rynku, mają ogromną łatwość w poszukiwaniu nowych pracodawców i rotowaniu miejscami zatrudnienia. To nie czasy, kiedy w firmie pracowało się po 10-15 a nawet więcej lat. Jeśli kierowca przepracuje chociaż kilkanaście miesięcy, to już jesteś zadowolony…

Co najciekawsze, wina nie leży po Twojej stronie. Dobrze płacisz, masz dobre i uczciwe warunki zatrudnienia. Jesteś dobrym pracodawcą i wykonujesz wszystko zgodnie z obowiązującymi przepisami. Chcesz też w porządku postąpić właśnie z tym kierowcą i rozliczyć się z nim tu i teraz, mimo że jest 12, 15 czy jakikolwiek inny dzień miesiąca.

Prosisz firmę o rozliczenie kierowcy, który właśnie odchodzi i słyszysz nie da się tak szybko.

A powinno się dać. Firma powinna dać Ci taką możliwość, aby móc w razie potrzeby rozliczyć nawet w 15-20 minut. Dzwonisz do opiekuna, przedstawiasz jaka jest sytuacja i chwilę później masz na mailu wszystko czego potrzebujesz. Kierowca odchodzi, a Ty dzięki sprawnym i poukładanym procesom na taką okoliczność (rozwiązanie stosunku pracy) oraz dobrym działaniu firmy rozliczającej, załatwisz wszystkie sprawy z „tu i teraz”. Masz policzony czas pracy kierowcy, masz pewność prawidłowej ewidencji i w razie kontroli nic Cię nie zaskoczy.

Kierowca rozliczony, jego sprawy są pozamykane. Co zyskujesz dzięki takiemu rozwiązaniu? Święty spokój i skupiasz się na bieżących, ważniejszych zadaniach.

3. Znasz sytuacje, w których księgowa albo kadrowa zadaje pytanie o rozliczenia czasu pracy kierowców lub dotyczące ewidencji a Ty nie znasz odpowiedzi?

Co to za dokumenty mi Pan przesyła i co mam z nimi dalej zrobić? Jak mam rozumieć dokumentację od firmy rozliczającej? Co to wszystko ma wspólnego z wynagrodzeniem, jakie Pan ustalił z kierowcą? Nic tu się nie zgadza. Takie pytania trafiają do Ciebie jako do właściciela a Ty rozkładasz ręce. Dzwonisz do rozliczających, którzy coś tłumaczą, przekazujesz to do księgowej, ona się denerwuje i zadaje kolejne pytania już w atmosferze pretensji i niezadowolenia. Kolejne telefony, odebrane lub też nie. Kolejne pytania, na które padają mniej bądź bardziej sensowne odpowiedzi ale Ty nadal przekazujesz jak w głuchym telefonie. STOP!.

A gdyby tak wymienić numerami telefonów Twojego opiekuna od ewidencji czasu pracy kierowców z Twoją księgową, kadrową, szefem transportu? A gdyby tak opiekun nie bał się Twoich pracowników? Do tego miał wiedzę księgowo-kadrową i rozumiał, o co pyta księgowa w związku z podatkami a kadrowa w związku z listami płac? Gdyby potrafił doradzić co będzie najbardziej optymalnym wyjściem w Twojej sytuacji? Co by to dla Ciebie oznaczało?

Najprościej ujmując, masz kolejny problem z głowy. Komunikacja się skraca o niepotrzebne przekazywanie informacji, których niejednokrotnie nie rozumiałeś (ale przecież szef „nie może” się do tego przyznać). Problemy wyjaśniane są szybciej i poza Tobą. Nie musisz znać języka kadrowej, księgowej, bo zna go Twój opiekun od rozliczania. Efektem tej współpracy są korzystne finansowo rozwiązania dla Ciebie, czyli oszczędności. Masz pewność, że wszystko jest dobrze policzone i nie obawiasz się np. Państwowej Inspekcji Pracy. Wreszcie księgowa akceptuje raporty, dokumenty, kadrowa listy płac robi na czas a Ty na końcu tylko klikasz przelew. Nierealna wizja? To może być codzienność. Szanuj swój czas i oczekuj takiej właśnie obsługi i miej profesjonalne doradztwo. Ale jeszcze zanim to nastąpi, zobacz co robisz aby firma rozliczająca miała w oparciu o co zrobić wyliczenia.

4. Zanim mi przyślą swoje raporty, muszę im wysłać całe mnóstwo rzeczy, o których co miesiąc muszę pamiętać

Dane z kart kierowców, granice, dane z załadunkami (TMS-y). Masz wrażenie, że co chwilę musisz to szykować? Dopiero wysyłałeś, a właśnie minęły kolejne tygodnie i dzwoni przypomnienie w Twoim telefonie, że musisz przygotować dane dla firmy od rozliczeń.

A co było jak nie przysłałeś? Proste, nie dostałeś wyliczeń, raportów a księgowa i kadrowa się „wściekały”. Nic nie było na czas. Dlaczego? Bo byłeś wtedy na urlopie i zwyczajnie zapomniałeś.

A gdyby tak…. (marzenia właściciela firmy transportowej):

Spokojnie odpoczywasz, a firma, której płacisz za ogarnięcie tematu rozliczeń, sama pobiera dane z GPS’ów, kart kierowców, tachografów… wszystkie niezbędne dane i jeszcze dopytuje kadrową o urlopy. Dostajesz tylko SMS-a: Wszystko gotowe, miłego dnia!

To jest poziom obsługi, którego powinieneś chcieć dla siebie, bo to się zwyczajnie opłaca na dłuższą metę.

5. Przepraszam, mam pytanie o rozliczenia, mogę?

Tak, ale jest to już usługa doradztwa i wykracza poza comiesięczne wyliczenia. Ale pytanie dotyczy Twoich dokumentów! Chcesz coś zrozumieć, dopytać, poprosić o lepsze rozwiązanie, poprawić, bo coś nie pasuje. Masz poczucie, że może coś powinno być inaczej?

Kolega od innej firmy usługowej dostaje inne raporty, wyliczenia a w sumie wiesz, że Wasi kierowcy zarabiają podobnie i trasy macie te same. Pytasz, ale nikt Ci tego nie tłumaczy. Czujesz, że nie masz nad tym kontroli, że płacisz za coś co budzi Twoje wątpliwości, ale nie masz z kim tego przedyskutować. Każde Twoje pytanie wiąże się z doliczeniem do faktury drobnej kwoty. W sumie to już nie wiesz, co jest w ustalonej kwocie za kierowcę. To cokolwiek, co dostajesz czy faktycznie rzetelne rozliczenia czasu pracy kierowców i wynagrodzeń?

Opiekun się opiekuje, doradza, optymalizuje, pomaga podjąć najlepszą decyzje według swojej wiedzy. Twoje dobro i korzyść naprawdę go interesują i obchodzą. Twoje sprawy, to jego sprawy a wszystko to w ramach bieżącej obsługi, ustalonej stawiki a nie za dodatkowe opłaty. Masz dzięki temu poczucie bezpieczeństwa, jesteś w stanie przewidzieć oraz kontrolować koszty. Spokojnie rozwijasz działalność swojej firmy transportowej a firma rozliczająca robi swoje.

Zatem – dlaczego ceny podobnych usług się różnią? – Podsumowanie

Zadaj sobie raz jeszcze pytanie, za co płacisz? Czy za klikanie i wysyłkę maili? Czy poczucie zaopiekowania, jak w prywatnej klinice, jak na wakacjach all-inclusive, jak w dobrej restauracji za steka..

Ale zadaj sobie też inne pytanie: ILE JA ZA TO PŁACĘ?

Czy wg Ciebie masz prawo oczekiwać czegoś więcej?

Porównaj dokładnie zakresy usług i cenniki. Zrób „jazdę próbną” usługi i przetestuj czy cena jest warta tego co otrzymasz. Niech ta próbka będzie typowym rozliczeniem za 1 miesiąc. Sprawdź jak będziesz się czuł jako Klient? I czy usługa za 50 zł jest w stanie objąć zakresem „all-inclusive” ?

Chcesz porównać zakresy usługi porozmawiać co jest w „tanich” liniach lotniczych i czy potrzebujesz full-exclusive? A może wystarczy jakiś pośredni poziom, dopasowany do faktycznych potrzeb (z lekkim zapasem na przyszłość)?