Jak rozliczyć pracę kierowcy w trybie OUT?

Co to jest tryb OUT w tachografie?

To oznaczenie okresu pracy kierowcy wyłączonego ze standardowych przepisów. OUT = poza przepisami.

Jest to nietypowa sytuacja, bo zakładamy, że skoro w pojeździe jest tachograf, to podlega pod obowiązki rejestrowania aktywności kierowcy, ale są wyjątki, które wyłączają jazdę kierowcy z ograniczeń narzuconych Rozporządzeniem 561/2006.

Przykład:  jazda po budowie, zamkniętym odcinku drogi, bazie firmy

Kierowca wyjeżdża ciężarówką (np. „wywrotką”) z bazy firmy na budowę oddaloną o 20 km od tej bazy. Jedzie po drogach publicznych, zatem musi normalnie używać karty i tachografu do rejestrowania swojej jazdy, pracy. Jednak po dojechaniu na miejsce, jego praca będzie polegała na przejazdach po budowie przez 10-11 godzin, przewożąc gruz lub materiały z jednego miejsca budowy na drugie.Po takim dniu kierowca znowu wraca do bazy po drodze publicznej pojazdem podlegającym pod normalne przepisy.

Gdyby zliczyć wszystkie czynności jazdy w ciągu dnia, uzbierałoby się, np. 11-12 godzin. Takiej aktywności nie da się zrealizować na drogach publicznych, bo maksymalny czas jazdy dziennej to 9/10h. Ale to nie jest droga publiczna! Na takie właśnie nietypowe sytuacje jest przewidziany TRYB OUT.

Odcinek, gdy pojazd wykonywał przejazdy „poza drogami publicznymi” będzie pracą kierowcy, ale nie jest „jazdą” w rozumieniu przepisów kontrolowanych przez ITD. Takie okres jazdy jest wyłączony z definicji „przewozu drogowego” i należy go oznaczyć znacznikiem OUT w tachografie. Każda czynność jazdy będzie wtedy specjalnie traktowana i nie spowoduje naruszenia przepisów.

Jazda w trybie OUT to „inna praca”

Tu się pojawia sedno problemu. Z jednej strony każda aktywność zawodowa kierowcy musi być zarejestrowana i rozliczona potem w ewidencji czasu pracy kierowcy, ale nie jest to typowa czynność jazdy, więc trzeba to inaczej rozliczyć. Aby wszystko było zgodne z Kodeksem Pracy i Ustawą o czasie pracy kierowców, takie czynności traktuje się jako czynności „innej pracy”, ale nie jazdy. Dla rozliczenia wynagrodzenia nie ma to znaczenia, bo obie czynności to praca, ale tryb OUT pozwoli uniknąć kary za przekroczenie jazdy, która de facto – nie jest jazdą w rozumieniu przepisów o transporcie drogowym (bo nie jest po drodze publicznej).

Jak rejestrować aktywności w trybie OUT?

Zgodnie z definicjami w tracie trybu OUT kierowca nie jest zobowiązany używać tachografu, a tym samym karty kierowcy, ale….

Jak potem rozliczyć czas pracy tego kierowcy na potrzeby wynagrodzeń? Jak wykryć „pracę w nadgodzinach” bez aktywności? Jak wypełnić lukę w aktywnościach między dojazdami do tej przykładowej „budowy”?

Wpis manualny czynności po wyjęciu karty, na okres „brak danych”

Tyle w teorii. Faktycznie przepisy najpierw zwalniają kierowcę z obowiązku rejestrowania „na bieżąco” aktywności w tachografie, a potem te same przepisy nakładają obowiązek wykazania wszystkich aktywności za bieżący dzień i 28 dni wstecz. Dotyczy to zarówno pracy na magazynie czy warsztacie, jak i właśnie jazdy w trybie OUT. Takie czynności uzupełnia się, tzw. wpisem manualnym przy wkładaniu karty do tachografu, np. w momencie gdy kierowca wyjeżdża w drogę powrotną do bazy z „budowy” w powyższym przykładzie. Niestety wpis ręczny takich czynności jest operacją trudną, gdy kierowca nie ma doświadczenia. Pracodawca ma obowiązek przeszkolić kierowcę w tych czynnościach, ale różnie z tym bywa.

Jak rejestrować i rozliczyć aktywności kierowcy w trybie OUT?

Używać karty „normalnie”. Fakt, że przepisy pozwalają nie używać, ale potem te same przepisy stwarzają większy problem, powoduje, że w praktyce lepiej jest używać normalnie karty, ale prawidłowo oznaczać start i koniec Trybu OUT.

Zarejestrowane czynności jazdy w trybie OUT, na karcie kierowcy, będą potem odczytane do programu rozliczającego ewidencję czasu pracy kierowców i zostaną rozliczone jako czynności pracy, tzw. „młoteczki”. Jednocześnie nie będą stwierdzone naruszenia maksymalnego wymiaru jazdy czy braku przerwy 45 minut pomiędzy odcinkami 4,5h jazdy.

Wydruk z tachografu i opisanie Trybu OUT

Takie nietypowe sytuacje w pracy kierowcy (nawet jeśli zdarzają się często) należy opisać na wydruku z tachografu. Jest to ważne w świetle nakładania kar przez inspektorów ITD czy służby zagraniczne. Wydruk z opisem powodu włączenia trybu OUT umożliwia uniknięcie dodatkowych wyjaśnień podczas kontroli drogowej, bo sytuacja jest opisana od razu jasno i wyraźnie.

Ten sam wydruk będzie ratunkiem, gdy kierowca mimo wszystko nie używał karty kierowcy i nie ma zarejestrowanych aktywności. Wtedy taki wydruk czynności z pojazdu, opisanie tego wydruku „jazda w trybie OUT po budowie” lub „przejazd serwisowy po naprawie zawieszenia”, przypisuje czynności pojazdu do konkretnej osoby (kierowcy) i wypełnia obowiązek „wykazania” aktywności podczas kontroli.

Zalecam jednak normalne używanie karty wraz z każdorazowym wydrukiem wskazującym powód odstępstwa od typowych zasad. Pozwala to mieć aktywności na karcie, uniknąć kary a wydruk jest dowodem, którego nie da się zignorować podczas kontroli, a w razie problemów – pozwala odwołać się od próby nałożenia kary przez inspektora, który nie zrozumiał sytuacji.

Analiza trybu OUT podczas rozliczania kierowców

Jeśli karta kierowcy była normalnie używana w tachografie podczas trybu OUT (zalecamy), to wszystkie aktywności (jazda, inna praca, dyspozycja, postoje) są oznaczone technicznie, że są w trybie OUT. To pozwala na prawidłowe „wyłączenie” takiej jazdy analizy naruszeń.

Zarówno programy kontrolne ITD jak i zagraniczne – mają opcję takiej analizy tych aktywności. Dlatego potrzebny jest wydruk z opisem każdorazowo takiej sytuacji, aby inspektor wiedział, że dany dzień czy cały okres ma analizować ze szczególnym zwróceniem uwagi na takie czynności wyłączone z licznika jazdy.

Rozliczenie pracy w trybie OUT na ewidencji czasu pracy kierowcy?

Jeśli aktywności są zarejestrowane – nie różnic się to niczym od normalnego rozliczania pracy. Wszystkie czynności jazdy w trybie OUT są traktowane jak praca, zatem normalnie naliczone zostanie wynagrodzenie, nadgodziny, praca w porze nocnej itd.

Gdy jednak kierowca nie będzie używał karty, a potem nie zrobi wpisu manualnego za ten okres wskazując czynności pracy ręcznie, wykres pracy wygląda tak:

i odpowiedzialność za prawidłowe wykazanie tych czynności lezy na osobie rozliczającej. Rozwiązania są dwa: import danych z pojazdu na ten okres (pojazd rejestrował normalnie wszystkie czynności, tylko nie było karty) lub ręczne dodanie czynności pracy w programie rozliczającym.

Pamiętaj!

Jeśli masz problemy z prawidłowym rozliczaniem takich sytuacji, pozwól, że POMOŻEMY. Od lat dostarczamy przewoźnikom i firmom rozliczającym oprogramowanie, które wszelkie takie nietypowe sytuacje przewiduje w swoich opcjach. Od automatu wypełniającego brak danych czynnościami z pojazdu, po ignorowanie błędów obsługi tachografu czy wpisów „innej pracy” na cały weekend zamiast odpoczynku. Obliczamy też wynagrodzenia netto-brutto (wraz z urlopami) kierowców dla biur rachunkowych i działów płac firm transportowych.