Ciągle rozmawiamy się z firmami, które informacja o obowiązku zgłaszania kierowców do systemu IMI ominęła lub nigdy wcześniej nie jeździli na zachód i nie podlegali pod Pakiet Mobilności. Kiedy po wybuchu wojny okazało się, że kierunki wschodnie nie są możliwe do wykonywania działalności przewozowej, firmy transportowe wybrały bezpieczny kierunek zachodni i stanęły przed koniecznością zgłaszania kierowców w systemie IMI.

Czym jest system IMI?

IMI (internal market information system) jest to system wymiany informacji na rynku wewnętrznym europejskiego obszaru gospodarczego. Jest to portal do zgłoszenia delegowania kierowców do państw członkowskich w transporcie międzynarodowym. Oczywiście nie jest to jedyna funkcja systemu IMI, ale w tym artykule na niej się skupiamy.

Rejestracja pracowników przez IMI jest w pewien sposób ułatwieniem, ujednoliceniem komunikacji z organami kontrolnymi we wszystkich państwach członkowski UE.

Jakie są kary za brak aktualnej deklaracji w systemie IMI?

Brak dobrej pamięci albo systemu, który pilnuje pracownika, którego obowiązkiem jest dokonywanie zgłoszeń kierowców, może być naprawdę bolesny w konsekwencjach. Nie mówi się wiele o tych kontrolach, ale one realnie się dzieją każdego dnia. Jeśli nie zgłosisz kierowcy, zapłacisz kilkaset EURO mandatu. To utracone bezsensownie pieniądze, które mogłyby zostać w Twojej kieszeni.

Oczywiście, obowiązek zgłaszania delegowania kierowców do systemu IMI spoczywa na przedsiębiorcy. Przeważnie jest tak, że nie zajmuje się tym osobiście sam właściciel firmy, czy tez prezes a zleca te działania pracownikowi. Konsekwencje jednak zawsze spoczywają na firmie i to ona poniesie konsekwencje za brak odpowiedniego zgłoszenia, bądź za błędy w nim występujące.

Organy kontrolne każdego z krajów Unii Europejskiej indywidualnie podchodzą do taryfikatora. Wysokość kar za brak deklaracji lub braku pełnych danych są bardzo zbliżone do siebie.

• za brak aktualnej deklaracji grozi kara w wysokości 700-750 euro
• za błędy w deklaracji, np. niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu nawet do 25 tysięcy euro

Są sposoby, aby okiełznać IMI

Dla wielu każdorazowe zgłoszenie delegowania kierowców do systemu IMI to żmudna dodatkowa robota. Nic dziwnego, każda zmiana w danych czy to firmowych, czy kierowcy albo wymiana pojazdów musi być niezwłocznie aktualizowana, aby w razie kontroli nie było żadnych niejasności dla strony służb kontrolnych i niepotrzebnego stresu dla kierowcy. Masz przynajmniej 3 sposoby na to, aby rozwiązać temat zgłoszeń swoich kierowców do systemu IMI.

1. Robi to Twoja firma od rozliczeń kierowców – masz to w pakiecie i nic więcej Cię nie musi interesować.
2. Rozliczasz kierowców samodzielnie. Jeśli korzystasz przy tym z jakiegoś programu do ewidencji czasu pracy kierowców, to sprawdź czy Twój program nie może tego robić niemal automatycznie. Prawdopodobnie, jeśli masz wprowadzone dane wszystkich kierowców, to niemal „jednym kliknięciem” możesz dokonać zgłoszenia wszystkich pracowników.
3. Ostatnia opcja – robisz to Ty bądź Twój pracownik. I takie rozwiązanie też jest w porządku na pewnym poziomie rozwoju Twoje firmy. Pytanie jak długo będzie się sprawdzało i kiedy zapłacisz pierwszy mandat za brak dobrej pamięci Twojej lub pracownika.

Radzisz sobie sam i wykorzystujesz swoje zasoby pracownicze, zatem, jak podejść do zagadnienia aby było zrobione dobrze i nie było ryzyka mandatu.

Pamiętaj, do systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym należy zgłaszać kierowców co najmniej raz na pół roku, bo taką maksymalną długość może mieć jednorazowy okres delegowania.

Delegowanie kierowców, za pośrednictwem IMI, zgłaszać należy do poszczególnych krajów dla jakich wykonywany jest transport międzynarodowy typu cross trade czy kabotaż. Zgłoszenie musi być już zrealizowane w momencie rozpoczęcia delegowania czyli operacji transportowej.

• w przypadku przewozów typu cross trade zgłoszenie należy dokonać osobno dla kraju wydającego towar jak i w kraju przyjmującym
• w przypadku przewozów kabotażowych zgłoszenie dotyczy kraju po jakim jest wykonywany przewóz towarów
• przewozy tranzytowe nie podlegają zgłoszeniu w poszczególnych krajach, jednak spotkaliśmy się z sytuacjami, gdzie kierowcy wykonujący cross trade, mieli weryfikowane zgłoszenia delegowania do krajów, przez które przejeżdżali tranzytem
• transport bilateralny – nie podlega zgłoszeniom w systemie IMI

System IMI – o czym musisz pamiętać?

• zatrudniając nowych kierowców, dokonywania zgłoszeń w systemie IMI można dokonać dopiero w pierwszym dniu rozpoczęcia pracy
• deklaracje należy składać drogą elektroniczną poprzez portal https://www.postingdeclaration.eu/landing, po wcześniejszym założeniu konta
• maksymalne zgłoszenie delegowania kierowców ważne jest przez 6 miesięcy od daty jego dokonania
• po tym okresie, lub nawet jeszcze przed należy odnowić deklarację, uprzednio weryfikując czy żadna z podanych informacji nie uległa zmianie – np. zmiana numeru dokumentu tożsamości, zmiana adresu zamieszkania. Oczywiście te dane powinny być na bieżąco weryfikowane i uzupełniane, jednakże odnowienie deklaracji jest dobrym momentem na to, aby poprawić wszelkie nieprawidłowości
• należy pamiętać, aby na bieżąco aktualizować wszelkie zmiany takie jak np. zmianę zarządzającego transportem, zmianę adresu siedziby firmy, numery telefonów

Dane potrzebne do dokonania zgłoszenia delegowania kierowcy w systemie IMI

Dane kierowców, które są konieczne do złożenia deklaracji:

• imię, nazwisko
• data urodzenia
• pełny adres zamieszkania
• numer dokumentu tożsamości – dowód osobisty lub paszport
• numer prawa jazdy

Dane dodatkowe konieczne:

• numery rejestracyjne pojazdów wykorzystywanych w transporcie międzynarodowym przez danego kierowcę

Podsumowując, pamiętaj:

• wyznacz osobę, która będzie się tym zajmowała
• ustal to z nią, aby dobrze rozumiała zakres swoich obowiązków oraz odpowiedzialności (nikt nie chce płacić mandatów)
• sprawdź czy pracownik potrafi to robić, nie ma problemów natury technicznej, które w przyszłości mogą stanąć na drodze wywiązywania się z powierzonego zadania
• zdecyduj, co w razie nieobecności takiego pracownika – kto przejmuje zadanie (są urlopy, chorobowe, dłuższe nieplanowane nieobecności a czasem)
• spisz to, udostępnij pracownikom aby wiedzieli kto jest za te czynności odpowiedzialny, kogo pytać o ewentualne szczegóły, do kogo zgłosić ewentualną kontrolę z IMI
• zdefiniuj co się wydarzy, jak już przyjdzie kontrola

Na pewno sobie poradzisz. To nie jest nic trudnego. Jednak niewłaściwie, niedbale prowadzone może kosztować nawet 25 tys. EURO.