Artykuły
Pobudza jak mocne espresso. Kontrola ITD, kontrola PIP, kontrola ZUS – jak się rozpoczyna i jak kończy?
Kontrola jaka by nie była, to nie kojarzy się dobrze i raczej budzi negatywne emocje. Nie ma co się dziwić. Jako przedsiębiorca starasz się być wszechstronny. Wielowątkowość jest wpisana w codzienność niczym poranna kawa i niejednokrotnie pobudza jak mocne espresso.
Firmy transportowe często są kontrolowane przez różne organy państwowe, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy, Inspekcja Transportu Drogowego czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Kontrole te mają na celu zapewnienie przestrzegania przepisów prawa w zakresie bezpieczeństwa pracy, czasu pracy, zatrudnienia pracowników i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz zabezpieczenia w transporcie drogowym.
Prowadzenie księgowości oraz działalności w transporcie drogowym nie jest prostym biznesem.
Jako przedsiębiorca starasz się prowadzić swoją firmę dobrze, zgodnie z przepisami i z poszanowaniem prawa. Niestety przychodzi czasem taki dzień, kiedy czas zaczyna biec od dnia doręczenia zawiadomienia i zegar zaczyna tykać na Twoją niekorzyść przedsiębiorco. Trzymasz właśnie list od szanownej instytucji, która w najbliższym czasie spotka się z Tobą i właśnie informuje Cię o zamiarze wszczęcia kontroli. Na szczęście ten uszczęśliwiający Cię dokument zawiera określenie zakresu przedmiotowego kontroli oraz czas przeprowadzenia czynności kontrolnych.
Kto może zawitać do Twojej firmy?
Możesz spodziewać się kontroli Państwowej Inspekcji Pracy a także mogą do Ciebie zawitać inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego a także inspektor kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pamiętaj, że te osoby zawsze muszą być w posiadaniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Innych podmiotów już nie będziemy wymieniać. Nie chcemy Cię przerazić rożnymi skrótami podobnymi do na przykład CŚB, nie taka rola tego artykułu. Tych trzech na wstępie wymienionych instytucji, możesz prędzej czy później się spodziewać. I wcale nie musi to oznaczać czegoś bardzo złego, ale jednak może. Przebieg kontroli w dużej mierze zależy od Ciebie, drogi przedsiębiorco. Trzeba to jasno powiedzieć.
Kontrole urzędowe w firmach transportowych – na co zwracają uwagę?
Kontrole urzędowe w firmach transportowych mają nadrzędny cel sprawdzenia, czy przestrzega się przepisów dotyczących transportu, zatrudnienia pracowników oraz opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), Inspekcji Transportu Drogowego (ITD) czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) mają prawo do takiej kontroli w przypadku wystąpienia.
Teoretycznie kontrola to sprawdzenie bezpieczeństwa i przestrzeganie przepisów
Oczywistym jest, że wiele z tych kontroli spowodowanych jest inicjatywą anonimowego donosu do instytucji od „pokrzywdzonego” kierowcy albo nierzadko konkurencji. Tak, niestety w branży transportowej wszystkie chwyty dozwolone. Może nie dozwolone, ale praktykowane to na pewno. Starasz się o super kontrakt? Bijesz się z konkurencją o super Klienta i trasy? Spodziewaj się nieczystej gry i być może właśnie kontroli z tytułu „uprzejmie donoszę”.
Przed kontrolą (obojętne z jakiej instytucji) warto dokładnie sprawdzić dokument dotyczący zatrudnienia pracowników. Akta osobowe to podstawa. Ich schludne prowadzenie nie zaszkodzi delikatnie mówiąc, a może wręcz znacząco wpłynąć na postawę np. inspektora kontroli ZUS.
Dobre praktyki, przestrzeganie przepisów
Co jest najprostszym sposobem na to, aby w trakcie przeprowadzenia kontroli być spokojnym? Masz rację, przestrzeganie przepisów. Tak proste i tak trudne jednocześnie. Wszyscy wiemy, jak bardzo zawiłe i skomplikowane są zagadnienia z zakresu transportu oraz przepisów, które go dotyczą. Zawiłości to jedno, drugie to interpretacje które bywają skrajnie odmienne. Często także zdarza się, że sami urzędnicy nie wiedzą jak podejść do zagadnienia, ponieważ nie są specjalistami od transportu. I co tu zrobić? Współpracować, rozmawiać, szukać zrozumienia, porozumienia i komunikacji.
A co na drodze? Przeczytaj w artykule Kontrola inspekcji transportu drogowego – 5 punktów, na które najczęściej zwracają uwagę kontrolujący!
Kontrola ITD na drodze jest o tyle też ważna, że może ściągnąć wizytę do firmy.
Cudzoziemcy – od kilku lat zasilają zespoły pracownicze. Kto skontroluje czy pracują legalnie.
W sprawie legalności zatrudnienia pojawi się w firmie inspektor kontroli ZUS ale przede wszystkim Państwowa Inspekcja Pracy. Dodatkowo może pojawić się Straż Graniczna ale bądźmy szczerzy, zdarza się to niezwykle rzadko.
W przypadku cudzoziemców przede wszystkim kontrolowany jest ich legalny pobyt i zatrudnienie, zatem czy pracodawca dokonał:
- powiadomienia urzędu pracy o zatrudnieniu
- wyrobił oświadczenie o powierzeniu pracy z powiatowego urzędu pracy
- wyrobił zezwolenie na pracę z urzędu wojewódzkiego
Pracodawco, masz do wyboru powyższe trzy ścieżki, jeśli praca cudzoziemca wymaga zalegalizowania (są sytuacje, kiedy nie będzie takiej konieczności). Pamiętaj o spójności dokumentów, właściwej ich kolejności (najpierw legalizacja, potem umowa), dbałości o literówki w przypadku obcych nazwisk. Szczegóły mają ogromne znaczenie.
O sprawie legalności zatrudnienia kierowców z Ukrainy przeczytasz więcej w tym ARTYKULE
Wszczęcie kontroli – zawiadomienie o zamiarze kontroli
Od dnia doręczenia zawiadomienia masz czas na szczegółowe przygotowanie się. Zakres kontroli został Ci podany, zatem nie powinno być trudno. No chyba, że nic nie masz, wtedy pojawia się problem. Zadań związanych z zakresem kontroli może być sporo a tym więcej, im większą masz załogę kierowców a mniejsze wsparcie wśród pracowników biurowych.
Pamiętaj, że w trakcie przeprowadzanej kontroli nie może zostać podjęta kolejna, chyba że wyrazisz na to zgodę. Czas trwania czynności kontrolnych jest różny w zależności od instytucji oraz wielkości przedsiębiorstwa.
Co znajdziesz na piśmie?
Oznaczenie podmiotu objętego kontrolą (czyli Twojej firmy, a jeśli masz ich kilka i różnią się zaledwie subtelnie w nazwie, masz pewność który podmiot jest w kontrolowany), oznaczenie organu kontroli, imię i nazwisko inspektor kontroli ZUS, okręgowego inspektora pracy czy też urzędnika reprezentującego inspekcję transportu drogowego. Dowiesz się także o zakresie przeprowadzania kontroli.
A co po kontroli?
To jest najważniejszy dokument. Z protokołu kontroli dowiesz się jakie czynności kontrolne zostały wykonane, co zostało ustalone wraz z podaniem podstaw prawnych. Jeśli masz zastrzeżenia co do jego treści albo nie zgadza się z ustaleniami protokołu kontroli, masz czas na złożenie zastrzeżeń. W kontroli możesz brać czynny udział. Protokół kontroli nie jest dla Ciebie jasny? Warto go skonsultować zanim przygotujesz samodzielnie pismo.
ZUS przeprowadza kontrolę
Ważne jest, aby dokładnie przygotować się do kontroli ZUS i przestrzegać przepisów dotyczących zatrudnienia pracowników oraz opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Właściwe zgłaszanie pracowników i robienie tego w terminie, to podstawa. Odprowadzenie należnych składek, to druga bardzo ważna rzecz w trakcie kontroli. Kolejną może okazać się podstawa, z której odprowadzane są składki. I tutaj w przypadku transportu mogą pojawić się różne interpretacje. Na to należy być gotowym i mieć pewność co do wdrożonego u siebie systemu wyliczania wynagrodzenia, a co za tym idzie podatków i składek. Pomocny tutaj może okazać się ekspert, który już niejednokrotnie prowadził kontrole ZUS.
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) kontroluje przestrzeganie przepisów prawa pracy, w zakresie zatrudnienia pracowników oraz warunków pracy. Oto najważniejsze kwestie, które kontroluje PIP:
- Bezpieczeństwo i higiena pracy – PIP sprawdza, czy pracodawcy przestrzegają przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, czyli m.in. czy personel ma odzież ochronną, sprzęt i środki pracy są bezpieczne, czy został odpowiednio przeszkolony
- Czas pracy – PIP kontroluje, czy przestrzega się przepisów dotyczących czasu pracy, czyli m.in. czy pracownicy nie pracują ponad normy, nie są przemęczeni, czy wykonują czynności zgodnie z zawartymi z nimi umowami
- Zatrudnienie pracowników – PIP kontroluje, czy przestrzegają przepisów dotyczących zatrudnienia pracowników, czyli m.in. czy wymagane dokumenty związane z zatrudnieniem, czy wynagrodzenie w terminie oraz czy odprowadzają wymagane składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
- Warunki pracy – PIP kontroluje, czy przestrzegają przepisów dotyczących warunków pracy, czyli m.in. czy pracownicy wyposażeni w sprzęt, wilgotność i oświetlenie, czy mają dostęp do przestrzeni do wykonywania pracy oraz czy są odpowiednio szkoleni do wykonywania swoich zadań.
- Przestrzeganie prawa pracy – PIP kontroluje przestrzeganie prawa pracy tzn. wynagrodzenia, urlopy, nadgodziny i i inne zagadnienia związanymi z prawem pracy.
Kontrole PIP mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony praw pracowniczych. Są w odczuciu pracowników narzędziem do wymuszania właściwych praktyk u przedsiębiorców.
Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) jest organem kontroli, który odpowiada za przestrzeganie przepisów prawa w transporcie drogowym. Oto najważniejsze kwestie, które kontroluje ITD:
- Warunki techniczne pojazdów – ITD kontroluje, czy pojazdy spełniają wymagania techniczne i są zgodne z normą homologacji, rejestracji, oznakowania – to na drodze, a w firmie?
- Licencja oraz wypisy (ich właściwa ilość, właściwe pojazdy zgłoszone do licencji)
- Przygotuj pliki z kart kierowców oraz tachografów.
- Dokumenty zatrudnienia kierowców wraz z ich badaniami, kwalifikacjami, uprawnieniami.
- Czas pracy kierowców – ITD kontroluje, czy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców, czy przestrzega przepisów dotyczących czasu pracy, jazdy i właściwych przerw oraz odpoczynków
- ….
Inspekcja Transportu Drogowego może poprosić o wiele dokumentów w zależności od specyfiki transportu jaki wykonujesz. Kontrole ITD mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa i przestrzeganie przepisów dotyczących transportu drogowego oraz czasu pracy kierowców, co także bezpośrednio przekłada się na bezpieczeństwo.
I o tym trzeba pamiętać. Wykonując transport drogowy, powierzając mienie w postaci pojazdów nieodpowiednim osobą, bez uprawnień, badań, zmęczonym, pracującym ponad siły (i normy), stwarzamy realne zagrożenie dla nich oraz innych uczestników ruchu drogowego.
Nikt nie jest zadowolony z zapowiedzi przeprowadzenia kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS czy ITD. Nikt nie lubi czynności kontrolnych (chyba, że sam kontrolujący). Utrudnianie kontroli to chyba najgorszy plan jaki może przyjąć przedsiębiorca. Jeśli jednak wpiszemy te nieplanowane sytuację w swoją świadomość i zaakceptujemy fakt, że mogą się zdarzać, będzie łatwiej funkcjonować.
