Artykuły
Księgowość dla firmy transportowej – problemy, fakty i mity
Temat księgowości dla transportu nie jest prosty. Zaskoczenie wywołane Pakietem Mobilności i wprowadzeniem diet kierowców do listy płac, nowe składniki wynagrodzenia w postaci sanitariatów, noclegów i innych kosztów – to cały czas powoduje pytania i blokuje biura rachunkowe przed współpracą z branżą transportową.
Firmy transportowe to trudny klient dla biura rachunkowego
To zależy od wielu sytuacji, ale taki opinie pracowników biur rachunkowych nie są odosobnione. „Kombinują”, „nie płacą w terminie” – wolę obsługiwać inne firmy. Tylko czy takie zarzuty nie dotyczą klientów z dowolnej branży?
Znamy również biura rachunkowe, które wyspecjalizowały się w obsłudze transportu a zasady współpracy, płatności i komunikacji po prostu ustaliły z klientami w umowie i wszystko działa.
Czy warto rozliczać firmę transportową w biurze rachunkowym?
Z punktu widzenia firmy transportowej takie usługi są poszukiwane. Małe i średnie podmioty nie potrzebują na stałe księgowej/kadrowej w biurze. Dlatego szukają biur rozliczających, aby zlecić obsługę.
Czego oczekuje się od biura rachunkowego dla transportu?
Zlecenie obsługi do profesjonalnego podmiotu to po prostu potrzeba poczucia bezpieczeństwa w zakresie podatków, finansów, plac i dokumentacji firmy.
Właściciel firmy transportowej oczekuje, że biuro ma wiedzę o Pakiecie Mobilności, rozumie transakcje wspólnotowe, rozliczanie paliwa, itd… Bardzo często szef transportu nie potrafi zdefiniować szczegółów. Szuka opiekuna, rozmawiającego zrozumiałym językiem, który doradzi, przypomni i naprawi sytuację, która wynika ze specyfiki realizacji zleceń transportowych.
MIT: księgowa powinna doradzać podatkowo
Księgowa nie jest doradcą podatkowym. Ale jest tak postrzegana. Jeśli biuro rachunkowe ma takie doradztwo w ofercie, tym lepiej, ale bardzo często chodzi o zwykłe zadbanie o informację bieżącą. Jeśli szef firmy wie na bieżąco – jaki ma przychód i zysk w księgach, to potrafi lepiej zaplanować wydatki, inwestycje. Zatem nie chodzi o doradztwo podatkowe, a czytelne dane, które właściciel sam przeanalizuje.
Największy problem z księgowością w transporcie?
Komunikacja. Czy księgowa zawsze wszystko musi umieć i wiedzieć? Jak rozmawiać z biurem rachunkowym księgowością firmy produkcyjnej, żeby komfortowo rozliczać wypłaty kierowców i nie utrudniać sobie pracy nawzajem?
Założenie, że każda księgowa/kadrowa od razu wyłapie o co chodzi w transporcie to fikcja. W zakresie kosztów wynagrodzeń, finansów kierowców firma transportowa zleca to kolejnej firmie i jeśli między tymi firmami cały czas w komunikacji pośredniczy ktoś z firmy transportowej, to nieporozumień będzie cała masa.
Jak obsługiwać firmy transportowe w biurze rachunkowym?
Kompleksowo. Kadry, płace, księgowość + Pakiet Mobilności. KPiR czy spółki – to nie powinien być problem kompetencji w biurze rachunkowym. Ale opieka nad firmą transportową MUSI być prowadzona w przystępnej komunikacji. Przypominanie o dokumentach, zgłaszanie wyniku finansowego na bieżąco, aby podejmować decyzje o zlecaniach, zakupach czy zatrudnieniu kierowców.
Za komfort współpracy odpowiedzialne są dwie strony, ale opiekun/specjalista trochę bardziej. To za to z chęcią płacą właściciele firm transportowych. Za prawidłową, profesjonalną obsługę – czyli wszystko co im pomaga, a nie powoduje więcej pracy.
Tworzenie zaledwie raportów kosztów, posługiwanie się jedynie przepisami krajowymi, brak znajomości regulacji unijnych, brak chęci zgłębiania wiedzy w związku z prowadzoną działalnością – to dyskwalifikuje z prowadzenia księgowości na szerszą skalę.
Czy warto zająć się rozliczaniem kierowców biurze rachunkowym?
Firm transportowych jest około 125 tys. w Polsce, a jeszcze więcej firm funkcjonujących w transporcie na potrzeby własne. Każda z nich musi mieć albo pracownika na etacie zajmującego się księgowością albo zdecydować się na wybrane biuro rachunkowe. Nie zwykłe biuro rachunkowe, ale takie które będzie znało specyfikę branży transportowej i będzie potrafiło swoje świadczone usługi dostosować do Klienta.
Specjalizacja na taką branże to możliwość wyższych cen za usługi, a uzupełnienie oferty o rozliczanie wynagrodzeń kierowców, to dodatkowy zysk dla biura.
Jak zacząć obsługiwać firmy transportowe w biurze rachunkowym?
Poznać tematykę transportową. Fakturowanie, stawki VAT, paliwa, podatek drogowy, rozliczenia w walutach. Działania związane ze świadczeniem usług księgowych dla firmy transportowej, daleko wykraczają poza zakres tworzenia sprawozdań finansowych czy też prowadzenia ksiąg przychodów.
Ewidencja czasu pracy kierowców i wynagrodzenia ustalane w kwotach „na rękę” z najróżniejszych zmiennych składników. Prowadzenie dokumentacji naruszeń, mandatów na wypadek ewentualnej kontroli inspekcji pracy albo ITD.
Można w tym zakresie współpracować z osobną firmą lub uruchomić taką obsługę w swoim biurze. Do rozliczania kierowców potrzebne jest przede wszystkim oprogramowanie oraz dostosowanie wiedzy kadrowej. Firma transportowa, albo ma taką firmę już, albo nawet nie musi wiedzieć, że biuro rachunkowe ma własną komórkę do rozliczeń kierowców.
Sprawdź czy Twoi klienci to firmy transportowe
Żadna usługa nie będzie miała sensu, jeśli nie ma na nią klientów. Bardzo często jednak informacja o tym, że biuro obsługuje transport nie jest poddawana analizie. Klient jak klient.
Jeśli zaciekawiła Cię opcja obsługi firm transportowych bo masz ich już kilka na samej księgowości, to zapytaj właścicieli czy byliby zainteresowani dodatkową obsługą np. kadrową i rozliczeń kierowców. Jeśli prowadzisz dla transportu również kadry i płace, to wiesz, że firmy rozliczające kierowców są bardzo różne i może warto pomóc swojemu klientowi (w pośrednio sobie) przejmując cały proces rozliczeń do swojego biura.
