Nadgodziny w transporcie – jak je zrozumieć i rozliczać poprawnie?

Kierowca, a pracownik biurowy – co ich łączy, a co dzieli w kwestii nadgodzin?

Odpowiedź jest nieco zawiła: wszystko i nic. Teoretycznie można zastosować analogię rozliczania czasu pracy pracowników stacjonarnych, ale przeliczanie kierowców w porównaniu do pracowników biurowych czy produkcyjnych, tylko do pewnego momentu jest zbieżne.

Podobieństw jest wiele

1. pojęcie wykonywania czynności, czyli praca
2. normy pracy, czyli zasady, kiedy każdy pracownik pracuje w ustalonej normie godzinowej
3. zasady ustalania dni wolnych, rekompensaty za pracę w nadgodzinach, niedzielę czy święta
4. stawki i dodatki wynikające z pracy w porze nocnej.

Podobieństw jest wiele i dlatego dla osób mających doświadczenie w liczeniu pracowników produkcyjnych, zrozumienie reguł rozliczania kierowców nie powinno być ogromnym wyzwaniem.

Natomiast dla osób beż żadnej wiedzy, zrozumienie zawiłych zależności już tak. Trzeba poświęcić dużo czasu, aby dotrzeć do sedna problemu. Najlepszym krokiem jest zacząć od początku, czyli przyjrzyjmy się zasadom rozliczania, jakie stosowane są w przypadku pracowników spoza branży transportowej.

Czas pracy i doba

Każdego pracownika (administracyjnego, produkcyjnego) dotyczą zasady

• organizacji pracy
• rozpoczynania pracy
• wymaganych przerw i odpoczynków

Kodeks Pracy ustala takie minimalne wymagania, np. odpoczynek dzienny minimum 13 godzin, a przerwa w pracy minimum 15 minut.

Każdy z pracowników stacjonarnych ma ustalone godziny pracy, np. 8:00 do 16:00 lub 7:00 do 15:00. Czasem, dla zatrudnionych w systemie równoważnym, ten rozkład godzin pracy może być dłuższy niż 8, czasem krótszy.

Standardem jest, że w dni robocze rozpoczyna się pracę o konkretnej godzinie, np. o 8:00 i kolejnego dnia również przychodzi się do pracy na tę samą godzinę. Wynika to podstawowej reguły rozliczania pracy i analizy w DOBIE.

Definicja doby zarówno dla pracowników stacjonarnych jak i dla kierowców jest IDENTYCZNA. Doba to kolejne 24 godziny licząc od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym rozkładem. Jeśli w poniedziałek rozpoczęcie pracy następuje o godzinie 8:00, to doba trwa 24 godziny, czyli do 8:00 we wtorek. Analogicznie każdy kolejny dzień.

W żadnym wypadku odpoczynek 9-cio czy 11-godzinny nie kończy doby.

Mnogość nazw przyczyną problemu?

Wyjaśniając szereg nieporozumień spotykanych w Internecie, zwracamy uwagę na niepożądane skróty myślowe i określenia slangowe (branżowe): doba kierowcy, cykl pracy, cykl jazdy – to tylko czasami pokrywa się z definicją doby i 24 godzin. Tzw. „cykl dzienny kierowcy” czy „doba kierowcy” dotyczy definicji „okresu jazdy dziennej” liczonego od odpoczynku do następnego odpoczynku.

Stąd właśnie biorą się sygnały, że doba kierowcy trwa 22 godziny, albo 21 godzin a czasem nawet 30.

Doba trwa 24 godziny i nie jest ani krótsza, ani dłuższa, a jej koniec jest stały (po 24 godzinach). I co również warte podkreślenia: nie zależy od zakończenia odpoczynku odbieranego w trakcie tej doby. Kolejna doba rozpoczyna się pierwszym zdarzeniem pracy po zakończeniu poprzedniej doby.

Doba, a pora nocna – warte zapamiętania

Definicję doby wykorzystuje również przepis o pracy w porze nocnej. I tutaj należy zwrócić uwagę, aby nie liczyć kilku dób nakładając je na siebie poprzez rozpoczynanie kolejnej doby zaraz po odpoczynku w trakcie trwania poprzedniej doby. Jeżeli właśnie w tym momencie popełnimy błąd, który swoją drogą pojawia się w niektórych programach do ewidencji czasu pracy kierowców, spowodujemy tym samym podwójne zliczanie pracy i podwójne naruszenia 10 h pracy w porze nocnej za ten sam okres.

Doba, a nadgodziny

Doba to również fundament do zasad rozliczania pracy w nadgodzinach oraz pracy w dni wolne. Zgodnie z Kodeksem Pracy, suma pracy w danej dobie, jeśli przekracza zaplanowany wymiar, powoduje pracę w nadgodzinach. Aby to wyliczyć, sumuje się zdarzenia pracy w dobie i ustala ile czasu jest ponad zaplanowany czas. Dla poniższego przykładu norma pracy wynosi 8 godzin, a suma pracy w dobie to 10. Pojawia się praca w nadgodzinach. Warto zauważyć, że zdarzenie pracy o 3 w nocy nie jest pracą w nowej dobie. Gdyby to wystąpiło w „kalendarzowej” sobocie, to nadal nie mamy w takim układzie do czynienia z pracą w dzień wolny.

Kiedy dodatek za nadgodziny?

Nie ma znaczenia, że zdarzenia pracy są „rozrzucone” w dobie w różnych godzinach. Kluczowa jest suma zdarzeń pracy i dla powyższego przykładu wynosi ona 10 godzin, czyli 2 ponad normę. Takie dwie godziny ponad normę zgodnie z przepisami powodują obowiązek doliczenia do wynagrodzenia dodatku za nadgodziny (50% lub 100%).

Dla wszystkich umów, gdzie stawka zasadnicza wynosi 4242 zł (lub mniej), wynagrodzenie za miesiąc, w którym wystąpiły nadgodziny musi zostać powiększone o wynagrodzenie za wykonaną pracę ponad normę oraz za dodatki (jeśli te nie zostały zrekompensowane czasem wolnym). Wynagrodzenie za pracę MUSI zostać wypłacone z wypłatą za miesiąc, w którym praca wystąpiła (Kodeks Pracy art. 85 §2).

Czas wolny za nadgodziny

Rekompensata nadgodzin czasem wolnym dotyczy tylko rekompensaty dodatków. Za pracę wykonaną zawsze należy się wynagrodzenie (art. 80 Kodeksu Pracy), a wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach NIE WOLNO wliczyć do wynagrodzenia minimalnego w Polsce (art. 6 pkt. 5 ppkt. 3 Ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Błędnie stosowana metoda przenoszenia pracy nadmiarowej do dnia, gdzie jest rekompensowana nadgodzina, powoduje błąd w obliczaniu podstawy minimalnego wynagrodzenia. Dzieje się to w najpopularniejszych programach – wynika z nieprawidłowego ustawienia po aktualizacji systemu (warto to zweryfikować przy każdej aktualizacji).

Jeśli dodatki zostaną zrekompensowane czasem wolnym i ostatecznie w danym miesiącu suma pracy wyniesie np. 160 godzin (159h normalnie + 1nadgodzina), to ta 1 godzina jest pracą nadliczbową i wynagrodzenie za nią NIE MOŻE być wliczone do 4242 zł (wynagrodzenia minimalnego).

Jak widać w powyższym przykładzie, gdyby uwzględnić tylko sumę pracy w danym miesiącu, to uzyskane zostanie 160, czyli tyle ile norma w takim miesiącu, ale rozliczając wynagrodzenie należy uwzględnić 159 godzin normalnej pracy (1 godzina jest obniżona tytułem rekompensaty za dodatki nadgodzinowe), następnie wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia 4242 zł, a dopiero potem dodać wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach, czyli 27,70 zł.

Oznacza, to, że w każdym miesiącu, w którym wystąpiły nadgodziny, wynagrodzenie powinno uwzględniać przysługujące obowiązkowo wynagrodzenie za wykonana pracę nadliczbową (nawet gdy zrekompensowano dodatki nadliczbowe). Aby odpowiednio poradzić sobie z terminowością wypłaty wynagrodzenia za pracę i inne składniki z umowy o pracę, warto rozważyć stosowanie ryczałtów za pracę w nadgodzinach lub prawidłowo obliczać rzeczywiste wynagrodzenie po zakończeniu miesiąca i wypłacać wszystkie składniki najpóźniej w dniu wypłaty, czyli 10. dnia następnego.

Podsumowując

Programy do rozliczania ewidencji, które są dostępne na rynku, dostarczają użytkownikom ogromną liczbę opcji. Niektóre z nich, użyte nieświadomie, zaburzają definicję doby oraz nie uwzględniają obowiązku wyrównania wynagrodzenia minimalnego w przypadku rekompensaty dodatków za godziny nadliczbowe.

Warto jest wszystkie wątpliwości konsultować z dostawcą programu, na którym dokonuje się obliczeń. Eksperci wspierający użytkowników z pomagają w bieżących problemach i odpowiadają na pytania.