Rozliczanie kierowców w biurze rachunkowym

1. Usługowe rozliczanie kierowców – dlaczego warto to oferować?

Biuro rachunkowe pomaga firmom w zarządzaniu finansami i płacami pracowników. Kiedy pracodawca zatrudnia kierowców, tak jak, np. firma transportowa lub firma produkcyjna z własnym transportem, biuro rachunkowe, oprócz księgowości, może zajmować się także obliczaniem wynagrodzeń dla kierowców zatrudnionych w ramach międzynarodowych przewozów drogowych lub krajowych przewozów drogowych.

Niestety w biurach rachunkowych rzadko oferuje się usługi związane z rozliczaniem kierowców. Rozliczanie kierowców, zatrudnionych w stosunku pracy, postrzegane jest jako bardzo skomplikowane i nieopłacalne. Problemem jest, np. Pakiet Mobilności, który brzmi niezrozumiale dla osób spoza branży transportowej i jest największym wyzwaniem w ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia kierowcy i stworzeniu dobrze policzonej listy płac. Obliczanie podstawy opodatkowania, podstawa składki zdrowotnej czy należności z tytułu podróży służbowych mogą odstraszać.

Dlatego właśnie właściciele biur rachunkowych mają tutaj okazję do rozwoju i znalezienia swojej specjalizacji. Jeśli chcesz się skoncentrować na obsłudze jednoosobowych działalności lub spółek prawa handlowego oraz połączyć to z branżą transportową, to można na tym zarobić więcej niż na standardowej obsłudze firm oferowanej przez typowe biura księgowe.

2. Jaka jest konkurencja wśród biur rachunkowych, które rozliczają kierowców?

Na rynku jest mało osób (a tym samym firm), które znają zarówno zagadnienia związane z zarządzaniem kadrami i płacami, jak i specyfikę zatrudniania oraz wynagradzania kierowców w transporcie. Słowo klucz od kilku lat to 'Pakiet Mobilności’ i płace zagraniczne. Niewielu specjalistów w Polsce potrafi sobie z tym poradzić, ale to jest właśnie szansa na rozwój.

Połączenie umiejętności rozliczania płac i zrozumienia branży transportowej zaczęło się rozwijać od około dwóch lat, czyli od momentu zmian w Ustawie o czasie pracy kierowców i uwzględnienia wszystkich składników płacowych w wynagrodzeniach kierowców. Dotychczas firmy zewnętrzne zajmujące się głównie rozliczaniem pierwszego etapu wynagrodzeń kierowców na podstawie tachografów, tworzeniem rejestrów czasu pracy, nie zajmowały się obsługą ZUS-u, podatków i kwestiami kadrowymi kierowców. Jednak od około dwóch lat takie kompleksowe usługi zyskują na popularności, a firmy transportowe coraz częściej poszukują jednego biura, które zajmie się kompleksowo rozliczeniami kierowców od A do Z.

3. Ile trzeba zapłacić za usługę rozliczania kierowców i kadry oraz płac w transporcie?

Ponieważ jest niewielu dostawców oferujących kompleksowe usługi rozliczania i płac dla kierowców, ceny są wysokie. Jednak firmy transportowe po prostu szukają biura, które oferuje takie usługi, niż tracić czas na porównywanie wielu ofert, aby oszczędzić kilka złotych na rozliczeniu jednego kierowcy.

Firma zewnętrzna, robiąca tylko rozliczanie kierowców, pobiera opłatę od 50 do 120 zł netto za każdego kierowcę. Końcowa cena zależy od różnych czynników, takich jak: czas realizacji, zakres obowiązków (np. wynagrodzenie brutto z netto czy prowadzenie ręczne ustawianie odcinków zagranicznych w ramach Pakiet Mobilności). Czasem w ramach tych usług można również skorzystać z dodatkowych opcji, takich jak pomoc prawna czy szkolenia, co może podnieść cenę jeszcze bardziej.

Natomiast osobno, biuro rachunkowe, zajmuje się obsługą kadr i płac dla firm oraz ich kierowców. Jeśli pracodawca transportowy korzysta odrębnie z rozliczania kierowców w firmie zewnętrznej, to biuro rachunkowe musi po otrzymaniu podstawowych wyliczeń, dopasować kwoty i składniki godzinowe samodzielnie. Może być też tak, że firma rozliczająca Pakiet Mobilności robi więcej po swojej stronie, wtedy biuro rachunkowe otrzymuje gotowe rozliczenia, które wykorzystuje do tworzenia list płac dla kierowców. Na listach płac uwzględnia się wszystkie składniki wynagrodzenia i podaje się kwoty brutto, a nie netto. W firmach transportowych z kierowcami niestety ustala się dniówki w netto lub ogólne kwoty wyliczone w formie „do wypłaty”.

Dlatego właśnie biura rachunkowe nie chcą świadczyć usług polegających na ręcznym dopasowywaniu płac i składników wynagrodzeń dla kierowców zgodnie z Pakietem Mobilności. Odmawiają obsługi takich klientów, bo często cała odpowiedzialność za obliczenia zrzucana jest na biuro rachunkowe. Firma rozliczająca nie pomaga. Dlatego warto przejąć całość usługi dla siebie!

Jeśli podstawowe informacje o kierowcach, ich kwoty netto oraz dni nieobecności są przygotowane w dziale transportowym, to całą resztę potem wprowadza się już do programu do zarządzania kierowcami i ich płacami. To w takim programie obliczane są wszystkie składniki transportowe dla kierowców i powstaje gotowe zestawienie składników listy płac, w pełni zrozumiałe dla biura rachunkowego.

 

Rys. Przykładowe zestawienie składników listy płac kierowcy (kliknij aby pobrać PDF)

 

Obliczone są składki ZUS (z podstawy 7824 zł brutto, tj. wg prognozowane przeciętne wynagrodzenie w 2024r.), podatki dla kierowców z podstawy obniżonej o 1/3 wartości diety wirtualnej, itd.. Gotowe kwoty chorobowego czy urlopu wypoczynkowego kierowcy z prawidłowo uwzględnionych składników zmiennych za poprzednie miesiące – taka usługa może być oferowana od 80 nawet do 120-150 zł netto za każdego pracownika.

Ile można zarobić na rozliczaniu kierowców co miesiąc?

Łącząc obie usługi, można zapewnić sobie przychód z rozliczania kierowców w wysokości 150-250 zł netto miesięcznie za 1 pracownika. Łatwo policzyć, że obsługując firmę transportową, która zatrudnia 5-7 kierowców oraz zleci prowadzenie księgowości, to przychód na poziomie 2000 zł netto miesięcznie.

Dochody w biurze rachunkowym mogą być tym wyższe im bardziej kompleksowe i szybkie usługi otrzyma klient w jednym miejscu. Firma transportowa unika problemów z przekazywaniem danych między różnymi usługodawcami, takimi jak biuro rachunkowe i firma rozliczająca. Właściciel firmy transportowej nie musi angażować się w pośrednictwo w ustaleniach między tymi podmiotami, wszystko jest w jednym miejscu – w Twoim biurze!

4. Jakie są sposoby, aby wyróżnić się oferując usługi rozliczania kierowców w biurze rachunkowym?

Właściciele firm transportowych mają problem ze znalezieniem takich usług i chcą go zlecić najlepiej w jednym miejscu, od początku do końca. Chcą, aby księgowa w biurze rachunkowym zajęła się obsługą faktur, VAT-u, podatków, ale i rozliczeniem wynagrodzeń kierowców.

Biuro rachunkowe, mając wiedzę i narzędzia do rozliczania kierowców może zaoferować specjalną usługę, która jest rzadko spotykana na rynku. Wszystkie dane obliczone na podstawie plików z kart kierowców i tachografów cyfrowych trafiają do programów kadrowo-płacowych takich jak Optima, Enova, Gratyfikant, itp. – jest to unikalna oferta w biurach rachunkowych.

5. Jaka jest korzyść z dodania usługi rozliczania kierowców do usług biura rachunkowego?

Gdy obsługa księgowa i płacowa dla firmy transportowej przebiega bezproblemowo, właściciel nie zmienia biura rachunkowego. Dzięki temu biuro może utrzymać klientów, rosnąć i zatrudniać pracowników. To pozwala firmie na stabilizację, podniesienie cen oraz rozwój pracowników.

Biura rachunkowe i księgowe, które podjęły taką inicjatywę, dostają więcej zapytań od firm transportowych i zdobywają nowych klientów. Taką inicjatywę można również wspólnie poprowadzić z firmami rozliczającymi kierowców. Większość z nich nie jest w stanie oferować usług kadrowo-płacowych.

Zdecydowanie jednak łatwiej uruchomić w biurze rachunkowym rozliczanie kierowców, niż w firmie rozliczającej dział kadrowo-płacowy.

6. Dlaczego właściciele biur rachunkowych boją się rozliczania kierowców?

Płace i podatki są sprawami, które zazwyczaj są jasno określone w umowie o pracę. Jednak niektóre dodatkowe formy wynagrodzenia w transporcie, takie jak dniówki, płatności w obcej walucie dla kierowców czy Pakiet Mobilności, mogą być bardziej skomplikowane i trudniejsze do zrozumienia dla zwykłej kadrowej.

Slang transportowy może zniechęcać kierowców do pracy, ale tak naprawdę to tylko „potoczne określanie” mechanizmów znanych w księgowości. Oznacza on obniżanie podstawy do obliczenia składek ZUS (np. za chorobowe czy zwrot kosztów za pranie ubrań) oraz podatku dochodowego dla kierowców, którzy mają składniki na liście płac nieopodatkowane.

Na szczęście, wszystkie te rzeczy są teraz obliczane przez programy komputerowe do rozliczania kierowców. Po zmianie przepisów w 2022 roku nie trzeba już rozliczać diet i noclegów zagranicznych. Obsługa płacowa nabrała wartości, bo wszystkie elementy wypłaty muszą być na liście płac – to powoduje wzrost zapotrzebowania na usługi kadrowe dla transportu.

Motywatorem do rozpoczęcia samodzielnego rozliczania kierowców niech będzie fakt, że obliczanie urlopów czy podstawy oskładkowania, wysokości zasiłków chorobowych – odbywa się na podstawie rzeczywistej liczby godzin pracy w ewidencji czasu pracy kierowcy. To jest jeden z podstawowych błędów w sytuacji, gdy biuro rachunkowe nie otrzymuje tych obliczeń od firmy rozliczającej.

Dlatego najlepiej, gdy policzy to sobie samodzielnie!

7. Jak sprzedać usługi rozliczania kierowców dla firm transportowych?

Można po prostu ogłaszać lokalnie, że Twoje biuro rachunkowe pomaga firmom transportowym w rozliczaniu wynagrodzeń kierowców oraz rozlicza Pakiet Mobilności.

Jeśli umieścisz takie informacje na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych, z pewnością dostaniesz wiele zapytań o ofertę.

Dodatkowo możesz także doradzać w sprawach podatkowych (masz licencję doradcy podatkowego), to Twoje biuro rachunkowe będzie miało przewagę nad innymi. Firmy transportowe bardzo często potrzebują dobrego doradcy. Nie musisz konkurować ceną – warto stworzyć prosty cennik dla pracowników zwykłych oraz kierowców, oraz określić koszt usług księgowych.

Kogo takie usługi zainteresują:

• firmy transportowe (transport międzynarodowy, krajowy),
• firmy produkcyjne z własnym transportem,
• oraz firmy rozliczające kierowców, bez pomysłu na kadry i płace.

Obserwując ogłoszenia na stronach internetowych czy na Facebooku można stwierdzić, że przyciągają zainteresowanie firm transportowych.

Odpowiadając na takie zapytania, należy pamiętać, że transportowcy mają już złe doświadczenia z biurami rachunkowymi. Osoby, które szukają biura rachunkowego do rozliczania transportu, zazwyczaj mają już za sobą złe doświadczenia z niskiej jakości usługami.

Oferując swoje usługi, warto skupić się na konkretach (pokazać co biuro rachunkowe ma w ofercie):

• czas pracy kierowców oraz księgowość, kadry i płace w jednym miejscu,
• informacje na temat czasu pracy kierowców i Pakietu Mobilności,
• wzory dokumentów dla kierowców,
• kalkulacje netto do brutto,
• itp…

Im więcej zadań biuro rachunkowe zrobi za właściciela firmy transportowej i jego pracowników, tym więcej ten właściciel będzie gotów zapłacić za tę usługę, nawet bez negocjacji.

8. Jak zacząć rozliczać kierowców w biurze rachunkowym?

Najważniejsze to zacząć od początku i zrozumieć temat. Możesz poszukać informacji w internecie o usługach takich jak te. Możesz także zebrać od swoich pracowników listę pytań i obaw związanych z pomysłem na rozliczanie kierowców.

Aby wyspecjalizować się w takich usługach, trzeba stale szukać wiedzy. Na szczęście tej jest dość dużo w internecie. Ogromne kompendium tej wiedzy znaleźć można w naszych webinarach lub w trakcie wdrożenia naszego oprogramowania do rozliczania kierowców dla biur rachunkowych.

Zatem oprócz wiedzy, podstawowym narzędziem, aby rozpocząć usługi rozliczani będzie oprogramowanie. Takich aplikacji jest kilka na rynku. Różnią się ceną, zasadami licencjonowania, funkcjonalnością. Możemy jednak poszczycić się największym zainteresowaniem naszymi rozwiązaniami właśnie wśród biur rachunkowych i specjalistów od usługowego rozliczania kierowców. Niska cena na start, możliwość zarabiania nawet na kilku kierowcach – nie odstrasza chętnych do zarabiania na takiej usłudze.

Jak działają programy do rozliczania wynagrodzeń kierowców

Programy komputerowe, które łączą dane z tachografów (kart kierowców) z zasadami Kodeksu Pracy, tworzą gotowe zestawienia do wypłaty. Wczytywanie plików z czynnościami kierowców, do tego zestawienia gotowe z nieobecnościami (urlopy, chorobowe) i do tego stawki z umowy – pozwalają szybko i automatycznie obliczyć całą resztę elementów listy płac. Szeroki zakres ustawień dopasowujemy podczas wdrożeń, które oferujemy dla każdego biura rachunkowego bez ograniczeń.

Oprogramowanie do rozliczania kierowców dla biura rachunkowego jest dostępne na naszej stronie bez dużych kosztów. Możesz zacząć od obsługi 1-2 firm, kilku kierowców i zacząć zarabiać już od pierwszego miesiąca świadczenia takiej usługi.

9. Podsumowanie – biuro rachunkowe, pakiet mobilności i płace kierowców

Rozszerzenie usług biura rachunkowego o kompleksowe rozliczanie dla kierowców w firmie transportowej może być dobrym pomysłem. Specjalizacja w tym obszarze pozwala na ustalenie wyższych cen za swoje usługi, co z kolei generuje większe przychody. Te dodatkowe środki mogą być przeznaczone na szkolenia i rozwój pracowników biura.

Pamiętaj! Firmy transportowe mogą potrzebować pomocy i porad w różnych kwestiach. Zatrudnianie kierowców, tworzenie umów czy rozliczanie pracowników z zagranicy – to bardzo ciekawy segment, w którym przydatne usługi są opłacane bez negocjacji.

Warto zgłębić wiedzę na temat branży, rozumieć jak ona działa. Oferujemy wsparcie w szkoleniu pracowników i wdrażaniu zasad usługi w biurach rachunkowych. Ponadto możemy Ci pomóc w odpowiadaniu na pytania, które zadają Twoi klienci.

Zacznij już dziś i zrób kilka przykładowych rozliczeń kierowców, aby sprawdzić praktycznie cały proces. POBIERZ bezpłatnie pełną wersję programu na 14 dni, bez żadnych zobowiązań, podając tylko swój e-mail i numer telefonu.