Artykuły
Sanitariaty kierowcy – zapisy do umów i regulaminów
Jeśli zastanawiasz się nad wprowadzeniem sanitariatów, jako zwrotu kosztów ponoszonych przez kierowców w trasie, poniżej znajdziesz informacje o wysokości stawek, metodach wprowadzenia i przykład ustawień w programie do rozliczania kierowców.
Sanitariaty zamiast nagród A, B, C
Wprowadzenie sanitariatów wymaga zapisów do regulaminu wynagradzania. Jest to element kosztowy, który trzeba oszacować, wpisać jego wysokość oraz ustalić, np. rozliczenie proporcjonalne do naliczania diet wirtualnych.
Zapisy warto skonsultować, gdyż definicje ustawowe są tutaj dość dwuznaczne, a składnik wpływa na wysokość zobowiązań podatkowych i ubezpieczeniowych – lepiej to zrobić raz a porządnie i korzystać z zalet w pełnej wersji.
Składnik kosztowy (sanitariaty, zwrot za noclegi czy inne udokumentowane koszty) – jest do wypłaty. Co oznacza, że trzeba zweryfikować swoje metody przyznawania nagród.
Metoda na dniówkę: sanitariaty + nagroda D
Aby mieć dokładne dopasowanie stawki dniówki netto, należy odpowiednio ustawić sobie hierarchię składników. Elementem na końcu, wyrównującym brutto z dokładnością do grosza w wypłacie netto, będzie nagroda D. Jest ona zależna od diet wirtualnych ZUS i PIT, dlatego jest wolne od składek i na tyle elastyczna, że służy do wygodnego do pasowania przelewu netto dla kierowcy.
Zapisy do regulaminu wynagradzania
W treści, gdzie są umieszczane składniki kosztowe, zwrot kosztów podróży krajowych, dodać akapit, lub punkt, w którym należy umieścić zapisy (treść przykładowa, wymaga konsultacji prawnej):
Od dnia np. 1.09.2023 wprowadza się dla kierowców następujące składniki kosztowe (zgodnie z Ustawa z dnia 28.07.2023 Dz.U. 2023 poz. 1523):
a) sanitariaty w wysokości 20EUR, rozliczane proporcjonalnie wg zapisów art. 26g i 26h Ustawy o czasie pracy kierowców.
b) innych udokumentowanych kosztów, przedstawianych każdorazowo przez kierowcę po zakończeniu miesiąca wg wzoru określonego w Załączniku nr. xxx
Kiedy warto wprowadzić zmiany dot. sanitariatów i pozostałych kosztów?
Odpowiedź jest bardzo indywidualna. Aby skorzystać z zalet tych składników – warto wprowadzić je jak najszybciej – ale strategia ustalania wynagrodzeń jest elementem bardzo delikatnym i wymagającym świadomego podejścia.
Podsumowanie i wnioski
Przepisy o sanitariatach zostaną z nami przez najbliższe kilka lat, dlatego warto się nimi zainteresować, sprawdzić i zasymulować obliczenia we własnej firmie, aby mieć jasny obraz oszczędności i nakładu pracy związanego z wyliczaniem tych składników.
Z pomocą powinny przyjść programy rozliczające kierowców i firmy, które takie usługi świadczą. Bez pomocy technologii obliczanie tego ma rację bytu tylko w małych firmach. Jeśli zatrudniasz 10 i więcej kierowców oraz rozliczasz się z nimi na podstawie dniówek netto – stosowanie tej metody i sanitariatów będzie niemożliwe jeśli dział płac nie otrzyma gotowych kwot od osoby zajmującej się rozliczaniem czasu pracy i wynagrodzeń kierowców na podstawie tachografu.
Żaden program płacowy w biurze rachunkowym nie jest w stanie obliczyć kwot netto na podstawie tak „dziwnych” składników branżowych.
