Artykuły

Sanitariaty – przykładowe rozliczenie stawek do list płac kierowców

Jak wprowadzić koszty do listy płac kierowców? Gdzie te składniki powinny być w hierarchii elementów wynagrodzenia? Zobacz przykłady rozliczeń kierowców z uwzględnieniem sanitariatów i innych kosztów. Oświadczenie kierowcy o kosztach dodatkowych.

Jaka jest stawka sanitariatów kierowcy?

Wg ustawy o czasie pracy kierowców wysokość tego świadczenia ma być oszacowana na podstawie średnich cen tego typu usług za granicą. To oznacza, że teoretycznie należy zweryfikować wysokość opłat za toalety, prysznice, itd., ale w praktyce rozpiętość cen tych usług jest tak duża, że najlepiej oszacować je na rozsądnym średnim poziomie dla całej Europy.

Przyjmując, że toaleta może wynosić od 1 do 4 eur, a opłata za prysznic na parkingu od 4 do 10 eur można dość swobodnie oszacować dzienny, całościowy koszt. 2 prysznice, 3-4 toalety to od 10 do 25/30 eur dziennie.

Jak obliczać łączną kwotę za sanitariaty w miesiącu?

Po oszacowaniu „dziennej” stawki kosztu pojawią się na pewno pytania – a co niepełnymi dniami za granicą? Jak oszacować cząstkowo sanitariaty?

Tutaj przychodzi z pomocą zwykła logika i wykorzystanie mechanizmu diet wirtualnych. Te również są za dzień, ale mają wpisane w ustawie opcje cząstkowego liczenia za niepełne dni poza Polską.

Zatem opcja 1: to obliczania „ryczałtem” dni sanitariatów wg np. zakończenia dnia – czyli na koniec każdego dni naliczany jest pełny koszt.

Opcja 2 – obliczanie sanitariatów proporcjonalnie do liczby diet wirtualnych. Jeśli z rozliczenia miesiąca wychodzi np. 18 i 1/3 diet, to analogicznie obliczamy wartość 18 i 1/3 stawki za sanitariaty.

Dlatego warto ustandaryzować swoje obliczenia i podobnie jak diety wirtualne mają wartość 60/20 eur to stawkę sanitariatów również ustalić jedną dla całej Europy.

Rys.: Ustawienie obliczeń automatycznych w programie SuperTacho (EwiSystem)

Przykładowe obliczenie sanitariatów

Przyjęta stawka za sanitariaty:  25eur / dzień, rozliczanie proporcjonalne do liczby diet wirtualnych,, diety wirtualne dla ZUS:  60 eur,  diety wirtualne dla PIT:  20 eur. Obliczanie dni zagranicznych – wg doby 24h od pierwszego zdarzenia. Kurs walut z ostatniego dnia miesiąca:  4,4684 zł/1 eur.

Kierowca był za granicą łącznie 18 dni i 10 godzin, to oznacza:

  • diety wirtualne (ZUS): 18 i 1/2 x 60eur x 4,4684 = 4959,92 zł
  • diety wirtualne (PIT): 18 i 1/2 x 20eur x 4,4684 = 1653,31 zł
  • sanitariaty: 18 i 1/2  x 25eur x 4,4684 = 2066,64 zł

Przykładowe wynagrodzenie podstawowe obliczone na podstawie rzeczywistych danych na umowie wraz z ryczałtami, przeliczeniem składników zagranicznych:  7100 zł brutto

Pracodawca dodatkowo przyznał uznaniowo nagrodę w wysokości 4000 zł brutto.

Obliczenia 1 przykład – podstawowy:

przychód brutto:  7100 + 2066,64(koszty) + 4000 (nagroda) = 13 166,64 zł brutto

podstawa ZUS: 13 166,64 – diety(ZUS) – sanitariaty = 13166,64-4959,92-2066,64 = 6140,08 (niestety wymagane zaokrąglenie do przeciętnej) = 6935 zł brutto

podstawa PIT: 13 166,64 – diety(PIT) – sanitariaty = 13166,64-1653,31-2066,64 = 9446,69

Dalsze obliczenia już standardowo (odliczenia składem na ubezp. społeczne, KUP, obliczenie podatku, kwoty wolnej, itd…)  – na końcu daje to do wypłaty netto: 10 693,26

Komentarz:

Jak widać w tym przykładzie podstawa ZUS jest niższa od podstawy PIT zatem wszystkie dotychczasowe kalkulatory sobie poradzą. Schody zaczynają się gdy chcemy optymalnie wykorzystać ulgi i zmaksymalizować wynagrodzenie dla kierowców zachowując stały poziom kosztów ZUS. Ta sytuacja ma miejsce zwykle, gdy przychód brutto jest wynikiem dopasowania do oczekiwanego netto dniówkowego – np. 500-600 zł na rękę.

 

Obliczenia 2 przykład – maksymalne brutto dla ZUS 6935 zł:

Dla tych samych założeń, ale obliczając maksymalny przychód dla ZUS nie większego niż 6935 zł:

Kierowca był za granicą łącznie 18 dni i 10 godzin, to oznacza:

  • diety wirtualne (ZUS): 18 i 1/2 x 60eur x 4,4684 = 4959,92 zł
  • diety wirtualne (PIT): 18 i 1/2 x 20eur x 4,4684 = 1653,31 zł
  • sanitariaty: 18 i 1/2  x 25eur x 4,4684 = 2066,64 zł

Aby obliczyć maksymalna kwotę przychodu (optymalnego dla 6935 zł) należy obliczyć:

6935 zł + diety(ZUS) + sanitariaty = 6935+4959,92+2066,64 = 13961,56 zł brutto.

i odpowiednio zwiększyć nagrodę. Aby osiągnąć takie brutto trzeba zwiększyć nagrodę o 794,92 zł. Dane te automatycznie oblicza oprogramowanie, ale wynika to z powyższego obliczenia maksymalnej wartości przychodu brutto. Składnikiem ruchomym jest nagroda i to ona służy do dopasowywania ostatecznie stawek dla przykładu.

Jak oszacować maksymalną stawkę „na rękę” / dniówkę z powyższego przykładu?

11393 / 19 dni (w zaokrągleniu) = ok 599 zł netto na rękę  (przy brutto  13 961,56)

 

Obliczenia: 3 przykład – 19 dniówek po 500 zł na rękę:

Oczekiwane netto: 19 * 500 = 9500 na rękę.

W tym układzie algorytm należy odwrócić i znaleźć dla jakiego przychodu brutto i powyższych kosztów i diet wirtualnych ( ulgi ZUS i PIT) osiągniemy wartość 9500 zł do wypłaty na konto?

Niestety nie ma gotowego algorytmu na takie obliczenia – wymaga to kilkukrotnych powtórzeń metodą prób i i błędów – obliczając wszystkie potracenia aby sprawdzić, kiedy osiągniemy wartość 9500 zł netto.

W programie SuperTacho trwało to ułamek sekundy:

Dla 20, 30 czy 100 kierowców jest to kilka-kilkanaście sekund pracy komputera.

Ile stracisz jeśli nie zastosujesz sanitariatów?

Od każdego powyższego przeliczenia należy odjąć 2066,64 zł kosztów (składnik bez ZUS i bez PIT) i obliczyć ile stracimy:

a) przykład wg obliczeń z ewidencji i nagroda:

7100 + 4000 = 11 100 zł, uwzględnia się tylko diety wirtualne, co na końcu daje:  8626,62 zł na rękę za miast 10693,26 >> mniej na rękę dokładnie o koszty 2066,64 zł.

b) maksymalne brutto (optymalne):  6935 + diety(ZUS) = 6935 + 4959,92 = 11894,92

co daje maksymalne netto 9326,54 czyli mniej o 2066,64 zł,

a w przeliczeniu na dniówki: 490 zł na rękę zamiast 599 zł.

c) dla 9500 zł netto – kwota brutto wynosi 12 148,90 i zamiast 11 810,38 zł,

czyli dla tej samej wypłaty dla kierowcy, pracodawca zapłaci 338 zł więcej ZUS i podatku.

Podsumowanie i wnioski

Świadomość jak na składki ZUS i pit wpływają nowe składniki, że przy odpowiednim obliczaniu są to kwoty wolne od podatku, ZUS i obciążeń komorniczych pozwala bezkosztowo zwiększyć dniówkę nawet do 550-600 zł na rękę za dzień lub oszczędzić kilkaset złotych wypłacając takie same przelewy swoim kierowcom, np. dla 15 kierowców oszczędność wprowadzenia sanitariatów do regulaminu wyniesie ponad 5000 miesięcznie.

To oszczędność na kawałek etatu dla osoby, która zajmie się takimi rozliczeniami oraz koszt oprogramowania, które oblicza to w kilka sekund na podstawie odczytu karty kierowców.