Rozliczanie czasu pracy kierowców

Trzy zaawansowane działania, które musisz znać w rozliczaniu czasu pracy kierowców. Rozliczanie czasu pracy kierowców to obowiązek każdej firmy transportowej. Doskonale o tym wiesz. Ale czy wiesz, ile czyha na Ciebie pułapek? Przedstawimy Tobie 3 najważniejsze elementy ewidencji kierowców, które mają bezpośredni wpływ na powstałe wyliczenia czasu pracy.

Gdyby chcieć porównać rozliczanie czasu pracy kierowcy do rozliczania zwykłego pracownika, to można to obrazowo przedstawić jako porównanie prowadzenia samochodu osobowego i ciężarówki. Dla tych, którzy nigdy nie siedzieli za kierownicą ciężarówki, zakres czynności jakie trzeba wykonać przy obsłudze 40-tonowego pojazdu, wywołuje strach i brak pewności siebie. Jednak dla wprawionych zawodowców manewry kilkunastometrowym kolosem i obsługa 16-biegowej skrzyni biegów to codzienność. Podobnie jest z mechanizmami rozliczania czasu pracy kierowców- tutaj też doświadczenie buduje pewność siebie.

Doba to nie to samo co okres 24-godzinny

Na potrzeby analizy odpoczynków dziennych, czyli przepisów związanych z kontrolą drogową, stosuje się ruchomy okres maksymalnie 24 godzin. Liczy się go od zakończenia poprzedniego odpoczynku dziennego, w którym to musi się zmieścić (zacząć i zakończyć), kolejny prawidłowy odpoczynek. Oznacza to, że gdy w ciągu dnia kierowca nie wykonuje zbyt wiele pracy, to prawidłowy odpoczynek zakończy się po dwudziestu, a czasem i po osiemnastu godzinach od rozpoczęcia pracy. Natomiast dla potrzeb rozliczania czasu pracy kierowcy stosuje się definicję doby, która to NIE MOŻE być krótsza niż 24h i nie może się rozpocząć wcześniej niż przed zakończeniem poprzedniej doby „pracowniczej”. Ma to związek z tzw. synchronizacją doby – jeśli nie przypilnujemy, aby te doby nie nachodziły na siebie, to otrzymamy błędne wyniki obliczania dodatków za nadgodziny.

Prawidłowe wyliczenie dla powyższego przykładu to łącznie 28 godzin pracy i 4 dodatki za nadgodziny w wysokości 50% naliczone dla kierowcy w dobie pierwszej. Zastosowanie błędne synchronizacji wg pierwszego zdarzenia, czyli przepisów drogowych analizy odpoczynków, a nie analizy czasu pracy powoduje wynik 28 godzin pracy i 6 dodatków nadgodzinowych 50%. – Jest to sztuczne naliczanie dodatków, których w perspektywie miesiąca może być nawet o kilkanaście za dużo. A to z jednej strony jest kosztowne ze względu na nienależne wynagrodzenie za nadgodziny, a z drugiej formalnie powoduje przekroczenie limitu nadgodzin, co może spowodować konsekwencje w przypadku kontroli PIP. Aby tego uniknąć należy stosować definicję doby zawartą zarówno w Kodeksie Pracy jak i Ustawie o czasie pracy kierowców, czyli synchronizację BEZ NACHODZENIA dób pracowniczych – tłumaczy Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP.

Indywidualny rozkład czasu pracy (ewidencja czasu pracy)

Stosowany powszechnie w rozliczaniu kierowców, pozwala na różne godziny rozpoczynania pracy kierowców w dobach, ze względu na specyfikę zadań przewozowych. Takie rozwiązanie powoduje, że stosowany w transporcie system tzw. „3 na 1”, pozwala wypracowywać wymiar miesięczny pracy w skumulowanym okresie 3 tygodni, a potem kierowca odpoczywa tydzień w domu. Takie „ściśnięcie” pracy w 3 tygodniach wymaga szybszego rozpoczynania pracy, odbierając tylko niezbędne odpoczynki dzienne i tygodniowe, co powoduje naruszanie zasady doby pracowniczej. – Dzięki wprowadzeniu indywidualnego rozkładu czasu pracy, takie ponowne rozpoczynanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Wypracowany w ten sposób etat (160-176 godzin) w 3 tygodniach jest dopasowany do specyfiki transportu jest zgodny z prawem. O czym jednak nie wolno zapominać? Indywidualny rozkład czasu pracy nie zmienia definicji doby i nie ma wpływu na ich układ (nakładanie się). Doby nadal występują bez nachodzenia, a tylko należy odpowiednio identyfikować zdarzenia pracy w nadgodzinach – zwraca uwagę Ekspert.

Biorąc pod uwagę ten sam układ pracy kierowcy, można zidentyfikować konkretne zdarzenia, które wystąpiły ponownie w tej samej dobie (ponowne rozpoczęcie/wznowienie pracy po odpoczynku, ale w tej samej dobie pracowniczej). I to te dwie godziny, zgodnie z przepisem, nie stanowią pracy w godzinach nadliczbowych. Prawidłowe rozliczenie powyższego przykładu to 28 godzin pracy (tu nic się nie zmienia) i 2 dodatki nadgodzinowe 50% wynikające z 10h pracy jednym ciągiem w pierwszej dobie. Owych 2 nadgodzin z pierwszego dnia rozkład indywidualny nie niweluje.

Analizując różne metody obliczania rozkładu indywidualnego można spotkać metodę „od pierwszego zdarzenia”, czyli nakładania dób pracowniczych i obliczania ponownej pracy jako nowej doby – co jednak nie jest prawidłowe. Takie przesunięcie doby „w tył” powoduje podwójne zliczanie tych samych zdarzeń pracy w dwóch dobach (zdarzenia między 6:00 a 8:00), a to powoduje, że zdarzenia z drugiego dnia, między 14:00 a 16:00, zostają zaliczone jako nadgodziny a nie powinny. Przy synchronizacji z nachodzeniem się dób otrzymamy wynik 28 godzin pracy i 4 dodatków za nadgodziny 50% – czyli też źle bo nadal za dużo. Wybór błędnej synchronizacji dób pracowniczych powoduje naliczenie nienależnych nadgodzin i może formalnie naruszyć limit nadgodzin w danym okresie, co jest naruszeniem prawa.

W prawidłowej synchronizacji dób, wspomniane 2 godziny pracy (6:00-8:00) w indywidualnym rozkładzie zmieszczą się w ramach normalnego wymiaru pracy – zgodnie z założeniami tego przepisu. Indywidualny rozkład czasu pracy oczywiście nie daje żadnego prawa naruszenia nominalnego wymiaru etatu w miesiącu lub w okresie rozliczeniowym (np. 3 miesięcznym). Gdyby się zdarzyło, że łącznie wykonana faktycznie praca przekroczy wymiar nominalny, to te nadmiarowe godziny staną się automatycznie nadgodzinami z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej, czyli z dodatkiem 100%. W praktyce jednak jest to kompensowane przestojem w innych, mniej przepracowanych dniach.

Planowanie wymiaru pracy w ramach równoważnego systemu czasu pracy…

…przewiduje możliwość wydłużania planu normalnej pracy nawet do 12 godzin. To powoduje, że dopiero praca wykonywana powyżej takiego planu, jest pracą w nadgodzinach. W przypadku kierowców trzeba jednak pamiętać o branżowym ograniczeniu pracy do 10 godzin w przypadku, gdy występuje praca w porze nocnej. Zatem nie wolno zaplanować wtedy 12 godzin, jeśli przewidujemy pracę w nocy.

Optymalizacja rozliczania czasu pracy kierowców (ewidencja czasu pracy)

Optymalizację planowania pracy warto zacząć od ustalenia dni, w których przewidujemy mniej niż 8 godzin pracy. Zaoszczędzone w ten sposób godziny w planie można wykorzystać do wydłużenia wymiaru w innych dniach, a tym samym zrównoważyć wystąpienie ewentualnych nadgodzin. W sytuacji, gdy liczba godzin pracy nagminnie przekracza normę 8-godzinną, może się okazać, że system równoważny nie będzie przydatny, a wprowadzenie na okres dłuższy niż miesiąc, wymaga powiadomienia odpowiedniego inspektora PIP – warto zatem zastanowić się, czy system równoważny zawsze ma sens zastosowania.

Kto może rozliczać czas pracy kierowców?

Do rozliczania kierowców nie potrzeba specjalnego „prawa jazdy”, ale jak widać „liczba przełożeń w skrzyni biegów” potrafi wpływać na ekonomię rozliczeń. Dlatego nawet posiadacze automatycznych narzędzi do rozliczania powinni stale zdobywać wiedzę nt. nowych technik rozliczania i pułapek podwójnego zliczania nadgodzin czy synchronizacji dób. Wyniki wyliczeń to nie suche liczby – od nich zależy wysokość wynagrodzenia kierowcy. Dla osób, które codziennie analizują takie sytuacje, nie jest to nic nowego. Ale jak widać warto skupić się na branżowych różnicach pomiędzy rozliczaniem zwykłych pracowników administracyjnych, czy produkcyjnych, a rozliczaniem ewidencji czasu pracy kierowców w transporcie drogowym.

Przykład widoku: Ewidencja czasu pracy kierowcy

Dla osób początkujących zwrot „czas pracy kierowców” to tajemnica, dlatego zamieszczamy poniżej przykłady wyglądu takiego dokumentu. Do tworzenia takiej dokumentacji może słuzyć zwykły arkusz kalkulacyjny, ale zaprojektowanie funkcji liczącej aktywności w kierowcy w Excelu może być wyzwaniem dla większości osób, nawet z doświadczeniem w analizie karty kierowcy i tachografu. Czas pracy kierowcy to specyficzna nisza w branży transportowej. Na rynku powstały aplikacje wspomagające tą operację. Używane zarówno w firmach zatrudniających kierowców jak i w biurach rachunkowych, które świadczą takie usługi komercyjnie w ramach outsourcingu.

Przykłady rozliczenia kierowcy transportu drogowego:

Przykład 1: Ewidencja czasu pracy kierowcy – program SuperTacho (źródło: google.pl)

Ewidencja czasu pracy – program 4Trans (źródło: google.pl)

Ewidencja czasu pracy – program tachospeed (źródło: google.pl)