Artykuły

Zmiana zasad płatności za SuperTacho (EwiSystem) – abonament wersji stacjonarnej od 2024 roku

Dopasowanie kosztów oprogramowania do sposobu użytkowania opcji. Aktualizacje przepisów kilka razy w miesiącu, rotacja kierowców, osobne stanowiska do diet, wypłat, naruszeń i zestawień ewidencji czasu pracy.

Zmiana modelu opłat od stycznia 2024 roku. Stare licencje pozostają aktywne, bez aktualizacji. Dlaczego zmiana formy płatności jest konieczna?

Usługi w abonamencie. Nowy trend w obsłudze firm.

Model abonamentowy za usługi, dostęp do systemów IT, ryczałtowe opłaty – to od kilku lat trend jaki rozszerza się na każą branżę. Również usługi rozliczania kierowców – to nic innego jak usługa w stałym miesięcznym abonamencie. Opieka nad firmą, nad rozliczeniami każdego kierowcy, czasami pomoc w kontrolach, wyjaśnienia z księgową – sporo różnorodnych opcji – dlatego jest opakowane w ryczałtową opłatę za „rozliczenie kierowcy za miesiąc”.

Ceny usługi rozliczania kierowców ustalone są prawie zawsze za każdego kierowcę, czasem za pakiet „za firmę” miesięczny, ale i ta zależy od od liczby obsługiwanych kierowców.

Z kolei cena jednostkowa za daną usługę zależy od zakresu opcji (np. dodatkowa obsługa incydentów na drodze w obcych językach, czy darmowy czytnik kart dla kierowców). Rozpiętość cenowa za takie usługi na rynku wynosi od 40 zł do nawet 300 zł miesięcznie za 1 kierowcę.

Pakiety „zakresowe” nazywane są bardzo różnie i różnie są też rozumiane (warto dopytać co wchodzi w zakres takiego pakietu):

krajówka, zagranica, dniówki netto, kierowca samozatrudniony, z opcją „dojazd do klienta”, dodatkowe szkolenia dla kierowców, odwołania i reprezentowanie przed służbami, wypożyczenie czytników do kart kierowców kart, kadry i płace, itd…

Im więcej kierowców tym… więcej pracy!

Zasada im więcej kierowców tym taniej, nie do końca jest praktycznie uzasadniona. Duże firmy borykają się z duża liczbą nieprzewidzianych sytuacji, sporą rotacją kierowców, a przez to dużym zaangażowaniem czasowym osoby rozliczającej przez cały miesiąc.

Stąd, przy skalowaniu firmy, pozyskiwaniu nowych klientów, cena za usługę rozliczania raczej jest na podobnym poziomie zarówno dla małych firm jak i dla tych z większą liczbą kierowców. Potrzeba konsultowania zmian w prawie, sugerowanie rozwiązań i pomoc w podejmowaniu decyzji – to teraz norma w powtarzalnej usłudze w ramach abonamentu.

Narzędzia potrzebne do rozliczania całej ścieżki wynagrodzeniowej

Oprócz wiedzy, którą można znaleźć w internecie, którą również sami komunikujemy na webinarach oraz w publikacjach eksperckich, każda osoba rozliczająca kierowców potrzebuje specjalistycznego oprogramowania. Systemów obsługujących proces rozliczeń kierowców nie ma zbyt wiele. Są to tylko polskie programy, bo za granicami zasady obliczania wynagrodzeń są diametralnie różne i nie ma systemów, które potrafią prawidłowo poruszać się w szczegółowych przepisach płacowych różnych państw.

Nawet porównywanie stawek zagranicznych czy tzw. płac sektorowych polega na bardzo nieformalnym porównywaniu minimalnej stawki godzinowej, a nie zasad obliczania nadgodzin, pracy w dni wolne czy składników dyżurowych kierowcy.

Skalowanie oprogramowania per stanowisko, pojazd czy kierowcę?

Skoro usługa rozliczania kierowcy, kadry, płace a nawet szkolenia – są wyceniane per 1 kierowca, to dlaczego systemu obsługujące te operacje są skalowane wg stanowisk komputerowych lub pojazdów?

Planowanie kosztów wynikających z wyceny per stanowisko komputerowe jest obciążone błędem, bo nie do końca jest jasne ile czasu lub ile osób będzie potrzebnych do rozliczenia określonej liczby kierowców. Dla przykładu – 1 stanowisko osoby, która zajmuje się od początku do końca wszystkimi operacjami może rozliczyć od 300-600 kierowców miesięcznie.

Ale jeśli proces rozliczania, np. 300 kierowców jest podzielony między kilka osób, naruszenia, wyjazdy i trasy zagraniczne, ewidencja i wynagrodzenia – to 1 stanowisko będzie problemem, a zakup 3 lub 4 stanowisk to już wydatek niewspółmierny do takiej liczby kierowców.

Subskrypcja na oprogramowanie per kierowca (tzw. SaaS)

Współczesne systemy IT nagminnie przechodzą w tryb tzw. SaaS-ów (Software as a Service) i są traktowane jako system z obsługą i wsparciem a nie „goły” program w pudełku. Pomoc techniczna, szybkie i częste aktualizacje, integracje wymagające stałego nadzoru – wszystko to już jest stałe, powtarzalne, realizowane co miesiąc.

Dlatego od 2 lat przygotowujemy się do takiego modelu oferowania oprogramowania stacjonarnego (nie WEB). Z końcem roku 2023 wstrzymujemy wsparcie dla aktualizacji starego systemu i przechodzimy w całości już na model całkowicie subskrypcyjny, opłacany w ramach abonamentu (nie wymagamy żadnej dodatkowej umowy). Stare licencje zostają w trybie „bez aktualizacji”, ale będą działać bezterminowo.

Chcesz używać – płacisz, nie używasz – nie płacisz

Taki model jest wygodny zarówno dla użytkowników jak i dostawców. Niski próg wejścia pozwala szybko zacząć pracę bez ryzyka niedopasowania opcji. Możliwość rezygnacji bez żadnych kar umownych czy dodatkowych opłat to podstawa współpracy w tym modelu. Podobnie jak świadczenie usługi – jeśli klient nie wymaga dyspozycji i dostępu do konsultacji i porad, to można zawiesić świadczenie usług i wstrzymał płatności.

Wybór pakietu z liczba kierowców lub ewentualnych dodatków niestandardowych – pozwala skalować koszty użytkowania wg rzeczywistych potrzeb.

Ile zapłaci mała firma, ile zapłaci średnia firma, a ile firma usługowa?

Firma mała mająca np. 5 kierowców – zapłaci miesięcznie ok. 250-300 zł, nie musi kupować systemu, którego nie zna za kilka tysięcy i ryzykować, że po miesiącu i tak zostanie zmuszona do wykupienia osobnej usługi z powodu braku specjalistów na rynku gotowych obsługiwać w firmie takie narzędzia.

Firma średnia, np. 50 kierowców, opłaci pakiet w wysokości 1250 zł miesięcznie mając do dyspozycji wszelkie automatyzacje pozwalające generować diety wirtualne, czy popularne ostatnio sanitariaty – całe rozliczenia zajmie kilka godzin w miesiącu i nie ma potrzeby martwić się o zaskakujące aktualizacje roczne i brak wsparcia serwisowego czy konsultacji. W cenie abonamentu zawarta jest dyspozycyjność ekspertów, serwisantów, którzy są opłacani, aby byli dostępni na zadanie.

Duże firmy rozliczające, mające pod opieką wiele firm transportowych, potrzebują wielu opcji oraz kilku-kilkunastu stanowisk komputerowych, na których realizują usługę komercyjną. Taka firma za 250 kierowców i dowolna liczbę stanowisk pracy zapłaci 1875 zł netto. Liczbę kierowców można dowolnie rozszerzać w cenie ok 8 zł / kierowcę. Daje to bardzo precyzyjne planowanie kosztów w zależności od rozwijania firmy i pozyskiwania kolejnych kierowców do rozliczania.

Skalowanie (cennik) się wg stanowisk czy pojazdów jest niepraktyczne, sztuczne. Dlatego zdecydowaliśmy się na nowoczesny model subskrypcji na oprogramowanie per kierowca, dopasowany jest do ogólnego modelu funkcjonowania branży transportowej i usług rozliczania kierowców.

Czy subskrypcja oznacza wersję WEB-ową? (internetową)

Nie. Sama nazwa „subskrypcja” to bardziej model płatności miesięcznych za dostęp do programu. Rzeczywiście niektóre programy znane z życia codziennego są wersjami aplikacji internetowych, ale oprogramowanie Supertacho / EwiSystem jest aplikacją całkowicie stacjonarną/komputerową. Aplikacja, dane kierowców i wszystkie operacje są wykonywane na komputerach użytkowników, bez wysyłania danych do internetu czy pracy na przeglądarce.

Systemy WEB-owe są coraz bardziej ograniczane ze względu na zagrożenia włamań i skutecznie blokują specjalne opcje wymagane przy rozliczaniu kierowców. Wczytywanie plików typu excel czy integracje z systemami płacowymi, skanowanie wykresówek czy obsługa czytników – bez programu stacjonarnego sporo takich funkcji nie będzie działać.

Można uruchomić opcjonalny moduł internetowy dla kierowców (podgląd naruszeń), ale jest to darmowa opcja, a nie standard funkcjonowania.

Masz pytania odnośnie funkcjonowania oprogramowania rozliczającego w wersji subskrypcyjnej – ZOBACZ PYTANIA I ODPOWIEDZI innych użytkowników >>>