Zapytaj swojego dostawcę o optymalizację ustawień programu do rozliczania czasu pracy kierowców

Odpowiadasz za naruszenia i wynagrodzenia kierowców?

Kiedy wprowadzając prosty rachunek matematyczny 2+2, kalkulator pokazuje cyfrę 3, zdziwienie na naszych twarzach maluje się automatycznie. Przy bardziej skomplikowanych działaniach obliczeniowych natychmiastowa weryfikacja poprawności wyniku nie jest już taka prosta. A gdy brakuje nam wiedzy – samodzielna weryfikacja jest bardzo trudna.

Brak wiedzy z zakresu czasu pracy kierowców (Rozp. 561/2006, UoCPK)?

Dopuszczasz możliwość błędu obliczeń w programach komputerowych? Cześć osób ufa, że skoro ktoś produkuje takie narzędzie, jak program do rozliczania ewidencji czasu pracy kierowcy, jest nieomeylny i dba o to, aby wyniki były bezbłędne. Tak, każdy producent stara się, ale czy to oznacza, że mu to wychodzi? Chcemy wierzyć, że tak, ale niestety, nie jest to takie proste. Narzędzia używane przez służby kontrolne (np. do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub Inspekcji Transportu Drogowego) nabywane są wg klucza „najtańszy”, spełniający kreślone założenia zamówienia, co wcale nie oznacza, że są nieomylne. Osoby znające ten sektor (obecni i byli inspektorzy ITD i PIP) oficjalnie komentują, że mnogość ustawień i poziom skomplikowania mechanizmów obliczeniowych bardzo utrudnia prawidłową weryfikację dokumentacji czasu pracy kierowców. Kontrole są prowadzone na zasadzie oszacowania wyników i przyjęcia pewnego poziomu minimalnych zasad.

Jeśli skontrolowanie dokładne dokumentów jest obiektywnie niemożliwe, uznaje się, że są prawidłowe! A to błąd!

Kiedy programy rozliczające czas pracy kierowcy dokonują skomplikowanych wyliczeń dotyczących chociażby nadgodzin, niewiele osób wnika w mechanizmy, metody, ustawienia. Zakłada się, że jest prawidłowo. Natomiast błędne stosowanie zaokrągleń, nieprawidłowe ustalanie okresów dobowych, podwójne zliczanie tych samych godzin pracy czy też pomijanie niektórych składników i okresów aktywności pozbawia kierowców należnych składników wynagrodzenia za ich czas pracy. A to, jak się okazuje, sytuacja nagminnie się powtarzająca. Powtarzająca i… niestety bardzo często świadomie akceptowana. Tak! Osoby rozliczające ewidencję czau pracy, również inspektorzy kontrolujący czas pracy, zdają sobie sprawę z nieprawidłowości, jednak nadal nie mając lepszego narzędzia – posługują się tym kalkulatorem pokazującym, iż „2+2 = 3”. Przedstawiamy zatem 4 sytuacje, które mają bezpośredni wpływ na rozliczenia z kierowcą.

Niepotrzebne zaokrąglenia lub uśrednianie stawki w kwartalnym okresie rozliczeniowym w ewidencji czasu pracy kierowców

Programy komputerowe do rozliczania kierowców, stosują własne interpretacje, sprzeczne ustawienia, które czasem wynikają z nieaktualnych wytycznych, a czasem z braku wiedzy. Nawet niewielkie zaokrąglenie na niekorzyść pracownika, w skali wypracowanych 180 czy też 200 godzin w miesiącu, powoduje zaniżenie wynagrodzenia o nawet 200 – 300 zł. – Taka kwota, w skali roku, czy nawet 3 lat roszczeniowych, daje spore rozbieżności i wywołuje tarcia na linii pracodawca-pracownik. Warto zrewidować swoje podejście do zapisów w umowach o pracę, ustawień narzędzi rozliczania czy weryfikacji kompetencji firmy zewnętrznej. Nieświadomość popełnianych błędów nie zwalnia z odpowiedzialności prawnej i moralnej przed pracownikiem. To pracodawca jest odpowiedzialny za prawidłowe warunki pracy, również za prawidłowe wynagrodzenia (pomimo, że zleca to profesjonalnym podmiotom zewnętrznym (firmom rozliczającym czas pracy kierowców).

Odwołania od nieprawidłowych wyników kontroli i uchylenie mandatów są najlepszym dowodem na to, że wszystkie służby kontrolne popełniają błędy, najczęściej wówczas, gdy protokoły i kary nakładane są bez dokładnej weryfikacji wyników kontroli. Jako Kancelaria wykorzystujemy błędy programów kontrolnych codziennie. Skuteczne odrzucenie złej analizy naruszeń lub podważenie kontroli wyników PIP w zakresie naliczenia błędnych należności dla kierowcy – to wynik złych wyników analizy programów komputerowych. Dlatego w pełni świadomie zwracamy uwagę na fakt, że zarówno programy kontrolne jak i używane w firmach transportowych posiadają tak dużo ustawień i o błąd i nieprawidłowości jest bardzo łatwo.

Unikanie rozliczania czasu pracy kierowców „na wiarę”?

Tak samo jak nie warto ufać, że pliki cyfrowe z kart kierowców są bezpłatne, obsługa tachografu przez kierowcę jest nieomylna, tak należy zakładać, że programy komputerowe do rozliczania kierowców mają błędy. Wszystkie programy. Bez wyjątku. Zarówno te używane przez służby kontrolne, zakupione w drodze przetargu jako najtańsze na rynku (!!!), jak i te inne komercyjne. Są to wytwory ludzkiej pracy, zatem mogą być (i są!) obarczone ludzkimi błędami. Żaden program komputerowy NIE MA CERTYFIKATU bezbłędności. Wystarczy zapytać o to dowolnego producenta!

Zrób przegląd swoich rozliczeń kierowców, tak samo jak przegląd samochodu!

Co jakiś czas warto zatem na kilku prostych przykładach zweryfikować tak podstawowe elementy jak obliczanie stawki godzinowej, czy wyrównanie płacy minimalnej ze składników prawnie zabronionych (ryczałty za pracę w nocy, nadgodziny czy dodatek stażowy).

Błędy w ustalaniu okresów dobowych, podwójne zliczanie tych samych godzin pracy, pomijanie nadgodzin w końcowym rozliczeniu ewidencji czasu pracy kierowców

Poziom skomplikowania definicji przepisowych różnych elementów rozliczania ewidencja czasu pracy kierowców sprawia, że komunikacja i rozumienie mechanizmów prawnych bywa utrudnione. Warto zwrócić uwagę na różnice pomiędzy znaczeniem okresu jazdy dziennej, obliczanego między odpoczynkami, a definicją doby pracowniczej, która zawsze trwa 24 godziny i nie może rozpoczynać się w trakcie trwającej poprzedniej doby! – Pomyłka w ustawieniach powoduje z jednej strony podwójne naliczanie pracy w okresach „nakładających się”, z drugiej np. podwójne naliczanie kary za przekroczenie czasu pracy, którego w rzeczywistości (w danej dobie) nie było, a jeszcze w innych przypadkach wykazanie pracy w sobotę (dzień wolny), podczas gdy powinna to być praca zaliczona jako nadgodziny do piątku. Takie problemy pojawiają się nawet w programach używanych przez służby kontrolujące kierowców. Warto zatem zweryfikować protokoły kontroli i jeżeli jest to zasadne, odwołać się od nich.

Pomijanie składników uzupełniających normy pracy dla kierowców

(Wliczanie wynagrodzenia za nadgodziny do stawki minimalnej w Polsce)

Dotyczy to m.in. takich elementów jak: przestój czy też wyrównanie do minimalnej krajowej. Bardzo zróżnicowane zasady wynagradzania, obniżone stawki zasadnicze (jak najbardziej zgodne z prawem) powoduje nieświadome popełnianie podstawowych błędów. Proste działania matematyczne, polegające na sumowaniu godzin pracy nie uwzględniają warunku, że niektóre z tych godzin muszą być rozliczane według innej stawki lub też nie mogą być traktowane jako wynagrodzenie minimalne. – Najbardziej znaną sytuacją z tej grupy błędów to zaliczanie wynagrodzenia za zrekompensowane nadgodziny do minimalnej krajowej. Skutkiem jest zaniżenie wynagrodzenia o kilkadziesiąt, a czasem nawet o kilkaset złotych w miesiącu!

Jeśli masz pytania, chcesz bezpłatnie zweryfikować swoje rozliczenia o czasie pracy kierowców – zgłoś się na bezpłatną konsultację

Pomijanie okresów aktywności podczas dojazdu z bazy do zagranicznych parkingów lub baz

Czego oko nie widzi… To przysłowie zupełnie nie powinno mieć zastosowania w analizie czasu pracy kierowcy. Dojazd, np. busem albo samochodem osobowym, do ciężarówki stojącej gdzieś na parkingu w Europie, jest dla kierowcy zawodową aktywnością. Niestety zdarzenie to nie są rejestrowane w zapisach tachografów cyfrowych– chociażby dlatego, że w busach takowych urządzeń nie ma. – Zatem jeśli pracodawca i osoby odpowiedzialne za rozliczenie kierowców wiedzą, że ci dojeżdżają do swoich pojazdów innym środkiem transportu bez możliwości rejestrowania zdarzeń przez tachograf, powinni uwzględnić te godziny w wynagrodzeniu i odpowiednio je powiększyć. Brak tych składników zaniża należności, np. z tytułu pracy w dni wolne oraz ubezpieczeń i obowiązków podatkowych, co może zainteresować niepotrzebnie odpowiednie urzędy.

„Rozlicza mnie firma XYZRK , więc na pewno jest dobrze…” – to jest MIT!

Nawet inspektorzy PIP przyznają się do nieprawidłowych analiz… ale wykryć można to dopiero wtedy, gdy przestaniemy wierzyć, że ludzie są nieomylni.

Tak jak nie wolno płacić za nadgodziny „premią”, tak samo złe nazewnictwo czy identyfikacja składników płacowych są nadal… złe, nawet jeśli kontrola PIP tego nie wykryła. Niezależnie od tego, czy rozliczenia prowadzone są wewnątrz firmy transportowej, czy też poprzez firmę zewnętrzną, to pracodawca ostatecznie będzie odpowiadał za nieprawidłowe rozliczenia z kierowcą. Jeśli kierowca czuje się poszkodowany, to bez dogłębnego wyjaśnienia obliczeń sprawa w końcu trafi do Sądu. A tam okazuje się, że kontrola PIP nie obejmowała dokładnego obliczania składników nadgodzinowych, tylko było ogólna i w 70% takich przypadków „prawidłowe” wyniki kontroli PIP są podważone, przez biegłych sądowych.

Roszczenia kierowcy z ewidencji czasu pracy – do 3 lat wstecz

Kierowca, jak każdy pracownik, ma aż 3 lata na to, aby zgłosić swoje roszczenia względem pracodawcy. Dlaczego o tym wspominamy? Bo na przełomie roku wszyscy pochylamy się nad umowami, ustalaniem formy wynagradzania. Aktualnie dochodzi do tego całe zamieszanie ze wzrostem kosztów wynikającym z Polskiego Ładu, Pakietu Mobilności 2022, inflacji i braku kierowców na rynku pracy. Dobrze jest sprawdzić swoje aktualne obliczenia, poszukać obszarów optymalizacji kosztów, przekierowania nadpłacanych składników na poczet podwyżek stawek minimalnych. Efektywniej rozliczać podróże zagraniczne i obniżyć koszty samych usług zewnętrznych lub oszczędności podatkowych.

Zarówno wersje DEMO programów jak i firmy oferujące rozliczanie ewidencji oferują takie bezpłatne usługi weryfikacji. Z jednej strony szacowany wzrost kosztów w różnych firmach może wynieść od 6% do 65%, a z drugiej strony po wnikliwej analizie, można wykazać czasami ponad 1000zł oszczędności na nadgodzinach, które mogą zniwelować w sporej części utratę rentowności firmy transportowej.

Optymalizacja ewidencji czasu pracy kierowców w 3 programach do rozliczania kierowców

Nie każdy taki dostęp do wielu programów posiada, ale można skorzystać z darmowego, próbnego wyliczenia w firmach, które to oferują. Producenci programów oferują testowe wyliczenia – warto skorzystać z porady producenta, który najlepiej wie jak ustawić program optymalnie, zgodnie z bieżącymi wytycznymi. Czy wyniki będą różne – niestety tak. Wtedy przyda się ktoś, kto te różnice wyjaśni. Zapytaj się – czy osoba, która Cię rozlicza, potrafi merytorycznie wyjaśnić różnice w wyliczeniach ewidencji. Jeśli usłyszysz – mamy dobrze, bo program jest dobry… bo używa go PIP lub ITD… – pomyśl, co to za argumenty?

Zapytaj ponownie – z czego wynikają różnice i nie daj się „spławić”.