Regulamin Konferencji

Regulamin Ogólnopolskiej Konferencji Transportowej

„Konferencja merytoryczna ITD-PIP – Wrocław 2023”

Słowniczek pojęć:

Formularz zgłoszeniowy: formularz on-line, dostępny na stronie www.itd-pip.pl za pomocą którego dokonuje się zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji

Konferencja: Ogólnopolska Konferencja Transportowa „Konferencja merytoryczna ITD-PIP – Wrocław 2023”, która odbędzie się w dniach: 13 stycznia 2023 r. we Wrocławiu

Organizator: Kancelaria ITD-PIP sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu 52-315 przy ul. Kobierzyckiej 10, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy pod nr KRS 0000971302, NIP 8992847820, REGON 380801352, dalej KANCELARIA ITD-PIP

Partner: partner biznesowy Organizatora, prezentujący swoje usługi podczas Konferencji

Uczestnik: właściciel, wspólnik, udziałowiec lub pracownik Zgłaszającego, który został zgłoszony do udziału w Konferencji

Zgłaszający: osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, prowadząca działalność gospodarczą w zakresie transportu, delegująca Uczestnika lub Uczestników do udziału w Konferencji

Konferencja merytoryczna ITD-PIP – Wrocław 2023

1 Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników i Partnerów Ogólnopolskiej Konferencji Transportowej „Konferencja merytoryczna ITD-PIP – Wrocław 2023”, której organizatorem jest KANCELARIA TRANSPORTOWA ITD-PIP
Konferencja zorientowana jest przede wszystkim na przekazanie Uczestnikom wiedzy merytorycznej na temat obowiązującego stanu prawnego w zakresie transportu międzynarodowego.
Program Konferencji dostępny jest na stronie konferencja-transportowa.pl
Udział w Konferencji, w tym poczęstunek (bufet kawowy oraz lunch) jest płatny.
Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu oraz Regulaminu Hotelu, w którym organizowana jest Konferencja. Regulamin Hotelu dostępny jest na stronie internetowej hotelu (Q Hotel Plus Bielany). Organizator nie ponosi odpowiedzialności za nieprzestrzeganie postanowień Regulaminu Hotelu przez Uczestnika.

2 Zgłoszenie udziału

Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest zgłoszenie udziału za pomocą formularza zgłoszeniowego, opłacenie biletu zgodnie z typem reprezentowanej firmy. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia i zwrotu opłaty bez uzasadnienia.
Formularz zgłoszeniowy wypełnia Zgłaszający, wskazując maksymalnie dwóch Uczestników. Dane wskazane przez Zgłaszającego muszą być poprawne oraz zgodne ze stanem rzeczywistym. Zgłaszający zapewnia, że Uczestnicy wyrażają zgodę na udział w Konferencji oraz przetwarzanie ich danych osobowych w zakresie wskazanym w § 5. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za podanie danych nieprawdziwych lub niezgodnych ze stanem rzeczywistym, jak również za wskazanie Uczestnika do udziału w Konferencji bez jego zgody. Zgłaszający obowiązany jest podać do kontaktu służbowy adres mailowy.
Wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszeniowego i opłacenie biletu oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu i jest równoznaczne z chęcią zawarcia umowy pomiędzy Zgłaszającym a Organizatorami, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz formularzu zgłoszeniowym.
Zgłoszenie udziału w Konferencji powinno zostać dokonane nie później niż na 14 dni przed terminem Konferencji.
Zgłaszający, dokonując zgłoszenia na Konferencję, wybiera odpowiedni typ biletu zgodny z typem swojej organizacji (firma transportowa, firma usługowa wspierająca firmy transportowe, inna).
Zgłoszenie udziału jest rozpatrywane przez Organizatorów. Organizatorzy mają prawo odmówić udziału w Konferencji bez podania przyczyny, w szczególności w sytuacji gdy przekroczona zostanie liczba miejsc, wskazanych zostało więcej niż dwóch Uczestników lub Zgłaszający nie świadczy usług transportowych.
Akceptacja zgłoszenia następuje przez wysłanie przez Organizatorów wiadomości elektronicznej stanowiącej potwierdzenie udziału oraz potwierdzenie zawarcia umowy na warunkach wskazanych w niniejszym Regulaminie oraz formularzu zgłoszeniowym.
W dniu konferencji Uczestnik obowiązany jest potwierdzić swoją obecność, składając podpis na liście obecności. Uczestnik otrzymuje identyfikator oraz materiały konferencyjne, na które składają się materiały Organizatorów oraz Partnerów Konferencji.

3 Uczestnictwo w Konferencji

Uczestnik obowiązany jest do bezwzględnego przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu oraz Regulaminu Hotelu, w którym odbędzie się Konferencja.
Organizatorzy mają prawo wyprosić Uczestnika z Konferencji w przypadku nagannego zachowania lub zakłócania przebiegu Konferencji. W takim przypadku Uczestnikowi ani Zgłaszającemu nie przysługuje zwrot ewentualnie poniesionych kosztów.
Organizator może rejestrować przebieg Konferencji (sesja fotograficzna, filmowanie), na co Uczestnik oraz Zgłaszający wyrażają zgodę, a w szczególności na wykorzystanie ich wizerunków. Odmowa wykorzystania wizerunku powinna zostać zgłoszona Organizatorom nie później niż w ciągu dwóch dni po zakończonej Konferencji.

Udzielona zgoda obejmuje zgodę na nieodpłatne, nieograniczone czasowo oraz terytorialnie, wielokrotne wykorzystywanie i rozpowszechnianie wizerunku, utrwalonego w trakcie przebiegu Konferencji za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, w mediach elektronicznych, w szczególności na stronach internetowych i mediach społecznościowych, prasie, broszurach, ulotkach, gazetkach, za pośrednictwem wszelkich pozostałych mediów/kanałów dystrybucji informacji, w celu promowania działalności Organizatora oraz Partnerów, w tym na obrót egzemplarzami, na których utrwalono ten wizerunek, oraz na jego zwielokrotnianie wszelkimi dostępnymi aktualnie technikami i metodami. Wizerunek może być użyty do różnego rodzaju form elektronicznego przetwarzania obrazu, kadrowania i kompozycji, bez obowiązku akceptacji produktu końcowego, lecz nie w formach obraźliwych lub ogólnie uznanych za nieetyczne.

4 Płatności

Udział w Konferencji jest płatny zgodnie z cennikiem podanym w formularzu zgłoszeniowym na stronie www.itd-pip.pl.
Organizatorzy zapewniają poczęstunek w formie bufetu kawowego oraz lunchu. Organizatorzy nie zapewniają bezpłatnego noclegu, kosztów przejazdu oraz innych kosztów, które mogą powstać w związku z uczestnictwem w Konferencji. Uczestnik może wykupić nocleg w Hotelu, w którym organizowana jest Konferencja, na zasadach obowiązujących w tym Hotelu.
Na hasło: „Konferencja ITD-PIP” Uczestnik może otrzymać zniżkę na nocleg. Organizatorzy zastrzegają, że pula zniżek przyznanych przez Hotel jest mniejsza niż liczba Uczestników i może zostać ona wyczerpana.
Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji w terminie nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. Organizator nie zwraca opłat wniesionych za bilet.
Zgłaszający jest uprawniony do zmiany Uczestnika, nie później niż w terminie 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. Zgłaszający nie jest uprawniony do zmniejszenie liczby Uczestników wskazanych w wypełnionym i przesłanym formularz rejestrowym.

5 Ochrona danych osobowych

Na podstawie art. 13 ust.1 i ust. 2 ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), informujemy, iż:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Organizator

Kontakt z Administratorem Danych Osobowych w sprawie przetwarzania danych osobowych możliwy jest na adres e-mail: konferencja@itd-pip.pl

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach:
1. związanych z organizacją Konferencji, na podstawie wyrażonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), w przypadku uczestnictwa na zasadzie § 2 ust. 5 lit. a),
2. związanych z organizacją Konferencji, na podstawie zawartej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO), w przypadku uczestnictwa na zasadzie § 2 ust. 5 lit. b),
3. związanych z wykonywaniem obowiązków prawnych takich jak: ubezpieczeniowe, księgowo-podatkowe, archiwizacyjne, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
4. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w tym w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia ewentualnych roszczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
5. w celu marketingu usług własnych lub usług Partnerów, o ile taka zgoda została wyrażona, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub f) RODO.
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak odmowa podania danych uniemożliwiać będzie uczestnictwo w Konferencji.
Dane będą przechowywane przez Administratora przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celów oraz obowiązków wynikających z poszczególnych przepisów prawa – do momentu wypełnienia przez Administratora niezbędnego obowiązku prawnego ciążącego na nim.. W przypadku przetwarzania danych na podstawie wyrażonej zgody – do czasu jej wycofania lub z chwilą jej wycofania dalej archiwizowanie przez okres niezbędny w celu ewentualnego dochodzenia praw i roszczeń.
Administrator jest uprawniony do przekazywania Pana/Pani danych osobowych podmiotom trzecim w celu i w zakresie koniecznym do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym ZUS, US, organom kontrolnym, nadzorczym lub audytowym oraz w celu prawidłowego i należytego wykonywania zadań Administratora i w związku z zawartą umową, tj. podmiotom wspierającym Administratora w prowadzonej przez niego działalności: dostawcom usług pocztowych, kurierskich, dostawcom usług prawnych i doradczych, dostawcom usług w zakresie IT, podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje finansowe).
Dane osobowe (w szczególności imię i nazwisko Uczestnika oraz jego funkcję, dane Zgłaszającego, w tym adres siedziby, adres e-mail, numer telefonu) mogą zostać również przekazane do Partnerów Konferencji, o ile taka zgoda została wyrażona na podstawie § 2 ust. 5 lit. a.
Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich/organizacji międzynarodowych.
Z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z RODO oraz pozostałych przepisów prawa przysługuje Panu/Pani prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przeniesienia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody.
Ponadto informujemy, że przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy w Pana/Pani przekonaniu, przetwarzanie Państwa danych osobowych będzie naruszało przepisy RODO.
Pana/Pani dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu procesowi podejmowania decyzji, w tym profilowaniu i w ten sposób nie będą wywoływały skutków prawnych. Wszystkie dane osobowe wskazane przez Zgłaszającego podawane są dobrowolne, jednak odmowa ich podania uniemożliwia wzięcie udziału w Konferencji.

6 Reklamacje
1. Reklamacje Uczestników oraz Zgłaszających mogą zostać dokonane w formie pisemnej na adres: siedziby Organizatora lub pocztą elektroniczną: konferencja@itd-pip.pl , nie później niż w ciągu trzech dni od daty zakończenia Konferencji. Reklamacje zgłoszone w terminie późniejszym nie będą rozpatrywane.
2. Reklamacje zostaną rozpatrzone w ciągu 14 dni od daty ich otrzymania.

7 Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Konferencji oraz do zmiany niniejszego Regulaminu. O każdej zmianie Regulaminu Zgłaszający zostanie poinformowany niezwłocznie. Jeżeli Zgłaszający nie akceptuje postanowień zmienionego Regulaminu, powinien o tym poinformować Organizatora w ciągu 7 dni od daty otrzymania informacji o zmianie Regulaminu pod rygorem przyjęcia, że na zmianę wyraża zgodę.
Organizator zastrzega sobie prawo do przełożenia terminu Konferencji lub jej odwołania z przyczyn od niego niezależnych.
Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 października 2022 r .