Jak uzyskać 7824 dla ZUS dla kierowców ze składników ABCD?

Biura rachunkowe rzadko korzystają z programów rozliczających kierowców z tachografu. Otrzymują rozliczenia od firm rozliczających / działów rozliczeń firmy transportowej, gdzie podane są kwoty netto do wypłaty oraz kwota ulgi na ZUS, czyli tzw. „diety wirtualne”.

W 2022 roku standardowa metoda rozliczania wynagrodzeń pracowników została „zaorana” w przypadku kierowców w transporcie międzynarodowym. Kwota brutto, którą kadrowa obliczała w miarę sprawnie w programie płacowym zawierała w sobie elementy zwrotu kosztów, dlatego dla kierowców należało obniżyć podstawę oskładkowania do wartości wynagrodzenia przeciętnego na dany rok. W 2022 roku było 5922 zł, w 2023 roku jest to 6935 zł, a w 2024 będzie 7824 zł.

Czy programy kadrowo płacowe rozliczają diety wirtualne?

Tak. Przynajmniej niektóre z nich. Najpopularniejsze (Optima, Enova) wprowadziły do oferty moduł rozliczania kierowców, w którym podając kwotę ulgi na ZUS, całość przeliczeń jest dokonywana przez system płacowy. Firma rozliczająca oblicza TYLKO liczbę dni i kwotę w EUR, a większość rozliczeń robi biuro rachunkowe.

Zmiany na przełomie roku w Kodeksie Pracy i parametrach wynagrodzeń

Od kilku lat – na przełomie roku jest ich bardzo dużo. Polski Ład, zmiana stawki minimalnej 2x w roku, kwoty wolne od podatku, ulgi dla młodych, itp…   Producenci programów kadrowo-płacowych nie mają lekko. Ale na szczęście sporo parametrów jest potrzebnych dopiero podczas obliczania wypłat za styczeń. Zatem nie trzeba się aż tak spieszyć z nowymi parametrami na początku roku. A co, gdy temat dotyczy kierowców? Gdy wypłata za grudzień w pierwszym tygodniu stycznia już musi uwzględniać nowe stawki?

Biura rachunkowe i działy kadr samodzielnie rozliczające ulgi ZUS mogą nie mieć jeszcze aktualizacji programów. Co wtedy?

Firmy rozliczające kierowców szybciej aktualizują parametry dla kierowców

Dlatego pozyskanie zestawień z obliczonymi już składnikami pod ZUS i podatek dochodowy jest możliwe nawet w grudniu, gdy kierowcy już są na urlopach i w domach – można zrobić listy płac „na styczeń”. Biura rachunkowe wpisuje gotowe kwoty – bez wymagań żadnego dodatku do rozliczania kierowców.

Przykładowa struktura wynagrodzenia (listy płac) kierowcy

Metoda dzielenia składników z umowy tak, aby uzupełnić je do określonej kwoty pod ZUS oraz odliczeń składników nieopodatkowanych to prosta operacja matematyczna.

Dla zobrazowania poniżej zamieszczona struktura jest przykładem, ale widać na niej w jakiej kolejności (patrząc od góry rysunku) odliczane są ulgi podatku (20eur / dzień) oraz ulgi ZUS za diety wirtualne (60eur / dzień). W środku struktury są dodatkowo sanitariaty, które nie są powiązane z dietami wirtualnymi, bo z definicji ustawy są w całości nieoskładkowane (gdy umieścimy na liście powyżej stawki przeciętnego wynagrodzenia – 7824 zł).

W taki sposób stworzona struktura listy płac pod kierowców zadziała w dowolnym programie płacowym, nawet w takich bez modułu do rozliczania kierowców.

Jak widać, mechanizm obniżania ZUS działa od „góry” więc powoduje, że obejmuje różne składniki (bez względu na ich nazwę) i jeśli normalnie są one oskładkowane to ten mechanizm robi z nich składniki nieoZUSowane i nieopodatkowane.

Stąd biorą się pojęcia Nagroda / premia  bez ZUS i bez PIT,  albo z ZUS, ale bez PIT, itp.. Konkretny podział techniczny został przez nas nazwany już w 2022 roku jako SKŁADNIKI / Nagrody ABCD.

Wykorzystaliśmy możliwość tworzenia własnych składników listy płac w każdym programie płacowym. Tworząc taki składnik ustawia się w jego parametrach:
[ ] wlicza się do ZUS,
[ ] wlicza się do podstawy podatku,
[ ] wlicza się do podstawy urlopu,
itd…

Dzięki temu każdy program kadrowo-płacowy typu (Optima, Enova, Symfonia, R2Płatnik, Gratyfikant, itd..) jest w stanie prawidłowo i co do 1 grosza obliczyć wynagrodzenie kierowcy z uwzględnieniem diet wirtualnych.

W ten sposób można skonfigurować KAŻDĄ LISTĘ płac i wykorzystać kwoty podawane jako składniki ABCD. Wg naszego pomysłu składniki:

• A (ZUS-tak, PIT-tak, chorobowe-tak, URLOP-opcjonalnie)
• B (ZUS-nie, PIT-tak, chorobowe-nie, URLOP-opcjonalnie)
• C (ZUS-tak, PIT-nie, chorobowe-tak, URLOP-opcjonalnie)
• D (ZUS-nie, PIT-nie, chorobowe-nie, URLOP-opcjonalnie)

Sumowanie odpowiednie tych kwot w programie płacowym powoduje, że powstaje wartość 7824 zł (6935 zł) dla ZUS,  odpowiednie podstawa do podatku oraz kwoty wolne od składek. Nie potrzeba wtedy żadnego modułu transportowego, ręcznego obliczania i zaokrąglania wyników do kilkudziesięciu złotych podczas wyliczeń. Dział płac otrzymuje gotowe kwoty do wpisania, a wręcz gotowe pliki do zaimportowania do swojego programu.