Artykuły
Dlaczego boimy się rozliczania czasu pracy kierowców?
Strach przed ewidencją czasu pracy kierowców
Gdyby chcieć porównać rozliczanie czasu pracy kierowcy do rozliczania zwykłego pracownika, to można to obrazowo przedstawić jako porównanie prowadzenia samochodu osobowego i ciężarówki. Dla tych, co nigdy nie siedzieli za kierownicą ciężarówki, zakres czynności jakie trzeba wykonać w takim aucie wywołuje strach i brak pewności siebie. Jednak dla wprawionych zawodowców manewry kilkunastometrowym kolosem i obsługa 16-biegowej skrzyni biegów to codzienność.
Podobnie jest z mechanizmami rozliczania kierowców, doświadczenie buduje pewność siebie.
Doba to nie to samo co okres 24-godzinny u kierowców
Na potrzeby analizy odpoczynków dziennych, czyli przepisów związanych z kontrolą drogową (przewóz drogowy), stosuje się ruchomy okres maksymalnie 24 godzin, licząc od zakończenia poprzedniego odpoczynku dziennego. W tych maksymalnie 24 godzinach (lub 30 dla podwójnej załogi kierowców) musi się zmieścić (zacząć i zakończyć) kolejny prawidłowy odpoczynek. Oznacza to, że gdy w ciągu dnia kierowca nie wykonuje zbyt wiele pracy, to prawidłowy odpoczynek zakończy się po 20-u a czasem i po 18 godzinach od rozpoczęcia pracy. Natomiast dla potrzeb rozliczania czasu pracy stosuje się definicję doby, która to NIE MOŻE być krótsza niż 24h i nie może się rozpocząć wcześniej niż przed zakończeniem poprzedniej doby „pracowniczej”. Ma to związek z tzw. synchronizacją doby – jeśli nie przypilnujemy, aby te doby nie nachodziły na siebie, to otrzymamy błędne wyniki obliczania godzin nadliczbowych.
Prawidłowe wyliczenie czasu pracy dla powyższego przykładu, to łącznie 28 godzin pracy i 4 dodatki za nadgodziny 50% naliczone dla kierowcy w dobie poniedziałkowej. Zastosowanie błędne synchronizacji wg pierwszego zdarzenia, czyli przepisów drogowych analizy odpoczynków, a nie analizy czasu pracy powoduje wynik 28 godzin pracy i 6 dodatków nadgodzinowych 50%. Jest to sztuczne naliczanie dodatków, których w perspektywie miesiąca może być nawet o kilkanaście za dużo, a to z jednej strony jest kosztowne ze względu na nienależne wynagrodzenie za nadgodziny a z drugiej formalnie powoduje przekroczenie limitu nadgodzin, co może spowodować konsekwencje w przypadku kontroli PIP. Aby tego uniknąć należy stosować definicję doby zawartą zarówno w Kodeksie Pracy jak i Ustawie o czasie pracy kierowców, czyli synchronizację
Synchronizacja BEZ NACHODZENIA dób pracowniczych – jedyna słuszna metoda rozliczania ewidencji czasu pracy kierowców
Indywidualny rozkład czasu pracy kierowcy– stosowany powszechnie w rozliczaniu ewidencji kierowców, pozwala na różne godziny rozpoczynania pracy kierowców w dobach, ze względu na specyfikę zadań przewozowych. Takie rozwiązanie powoduje, że stosowany w transporcie drogowym system tzw. „3 na 1”, pozwala wypracowywać wymiar miesięczny pracy, w skumulowanym okresie np. 3 tygodni, a potem kierowca odpoczywa tydzień w domu. Takie „ściśnięcie” pracy w 3 tygodniach wymaga szybszego rozpoczynania czasu pracy, odbierając tylko niezbędne odpoczynki dzienne i tygodniowe, co powoduje naruszanie zasady doby pracowniczej. Dzięki wprowadzeniu indywidualnego rozkładu czasu pracy, takie ponowne rozpoczynanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Wypracowany w ten sposób etat (160-176 godzin) w 3 tygodniach jest dopasowany do specyfiki transportu jest zgodny z prawem. O czym jednak nie wolno zapominać? Indywidualny rozkład czasu pracy nie zmienia definicji doby i nie ma wpływu na ich układ (nakładanie się). Doby nadal występują bez nachodzenia się na siebie, a tylko należy odpowiednio identyfikować zdarzenia pracy w nadgodzinach.
Biorąc pod uwagę ten sam układ pracy kierowcy można zidentyfikować konkretne zdarzenia, które wystąpiły ponownie w tej samej dobie (ponowne rozpoczęcie/wznowienie pracy po odpoczynku, ale w tej samej dobie pracowniczej). I to te dwie godziny, zgodnie z przepisem, nie stanowią pracy w godzinach nadliczbowych. Prawidłowe rozliczenie powyższego przykładu to 28 godzin pracy (to się nie zmienia) i 2 dodatki nadgodzinowe 50% wynikające z 10h pracy jednym ciągiem w pierwszej dobie. Tych 2 nadgodzin z pierwszego dnia rozkład indywidualny nie niweluje.
Metoda od pierwszego zdarzenia – podwójne nadgodziny, sztuczne zwiększanie kosztów
Analizując różne metody obliczania rozkładu indywidualnego można spotkać metodę „od pierwszego zdarzenia”, czyli nakładania dób pracowniczych i obliczania ponownej pracy jako nowej doby – co jednak nie jest prawidłowe. Takie przesunięcie doby „w tył” powoduje podwójne zliczanie tych samych zdarzeń pracy w dwóch dobach (zdarzenia między 6:00 a 8:00), a to powoduje, że zdarzenia z drugiego między 14:00 a 16:00 zostają zaliczone jako nadgodziny a nie powinny. Przy synchronizacji z nachodzeniem się dób otrzymamy wynik 28 godzin pracy i 4 dodatków za nadgodziny 50%. Wybór błędnej synchronizacji dób pracowniczych powoduje naliczenie nienależnych nadgodzin i może formalnie naruszyć limit nadgodzin w danym okresie, co jest naruszeniem prawa.
Prawidłowe rozliczanie ewidencji czasu pracy kierowcy obniża koszty firmy transportowej
W prawidłowej synchronizacji dób, te 2 godziny pracy (6:00-8:00) w indywidualnym rozkładzie zmieszczą się w ramach normalnego wymiaru pracy zgodnie z założeniami tego przepisu. Indywidualny rozkład czasu pracy oczywiście nie daje żadnego prawa naruszenia nominalnego wymiaru etatu miesiącu lub w okresie rozliczeniowym (np. 3 miesięcznym). Gdyby się zdarzyło, że łącznie wykonana faktycznie praca przekroczy wymiar nominalny, to te nadmiarowe godziny staną się automatycznie nadgodzinami z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej czyli z dodatkiem 100%, czyli dwukrotnie droższe.
Równoważny system czasu pracy kierowcy – czas pracy kierowców w większości firm
Planowanie wymiaru pracy w ramach równoważnego systemu czasu pracy przewiduje możliwość wydłużania planu normalnej pracy nawet do 12 godzin. To powoduje, że dopiero praca wykonywana powyżej takiego planu, jest pracą w nadgodzinach. W przypadku kierowców trzeba jednak pamiętać o branżowym ograniczeniu pracy do 10 godzin w przypadku gdy występuje praca w porze nocnej, zatem nie wolno zaplanować wtedy 12 godzin, jeśli przewidujemy pracę w nocy.
Optymalizacja czasu pracy kierowcy
Optymalizację planowania pracy warto zacząć od ustalenia dni, w których przewidujemy mniej niż 8 godzin pracy. Zaoszczędzone w ten sposób godziny w planie, dopiero można wykorzystać do wydłużenia wymiaru w innych dniach, a tym samym zrównoważyć wystąpienie ewentualnych nadgodzin. W sytuacji gdy liczba godzin pracy nagminnie przekracza normę 8-godzinną, może się okazać, że system równoważny nie będzie przydatny, a wprowadzenie na okres dłuższy niż 1-miesiąc, wymaga powiadomienia odpowiedniego inspektora PIP.
Brak specjalistów z zakresu rozliczania czasu pracy kierowców
Do rozliczania kierowców nie potrzeba specjalnego „prawa jazdy”, ale jak widać liczba przełożeń w skrzyni biegów potrafi wpływać na ekonomię rozliczeń, dlatego nawet posiadacze automatycznych narzędzi do rozliczania powinni stale zdobywać wiedzę nt. nowych technik rozliczanie czasu pracy kierowców i pułapek podwójnego zliczania nadgodzin czy synchronizacji dób. Wyniki wyliczeń to nie suche liczby – od nich zależy wysokość wynagrodzenia kierowcy. Dla osób, które codziennie analizują takie sytuacje – nie jest to nic nowego, ale jak widać warto skupić się na branżowych różnicach pomiędzy rozliczaniem zwykłych pracowników administracyjnych czy produkcyjnych a rozliczaniem ewidencji czasu pracy kierowców w transporcie drogowym.
