Dlaczego boimy się rozliczania czasu pracy kierowców?
![](https://ewiexpert.pl/wp-content/uploads/2021/02/obrazek-wyrozniajacy-tlo.jpeg)
Strach przed ewidencją czasu pracy kierowców
Gdyby chcieć porównać rozliczanie czasu pracy kierowcy do rozliczania zwykłego pracownika, to można to obrazowo przedstawić jako porównanie prowadzenia samochodu osobowego i ciężarówki. Dla tych, co nigdy nie siedzieli za kierownicą ciężarówki, zakres czynności jakie trzeba wykonać w takim aucie wywołuje strach i brak pewności siebie. Jednak dla wprawionych zawodowców manewry kilkunastometrowym kolosem i obsługa 16-biegowej skrzyni biegów to codzienność.
Podobnie jest z mechanizmami rozliczania kierowców, doświadczenie buduje pewność siebie.
Doba to nie to samo co okres 24-godzinny u kierowców
Na potrzeby analizy odpoczynków dziennych, czyli przepisów związanych z kontrolą drogową (przewóz drogowy), stosuje się ruchomy okres maksymalnie 24 godzin, licząc od zakończenia poprzedniego odpoczynku dziennego. W tych maksymalnie 24 godzinach (lub 30 dla podwójnej załogi kierowców) musi się zmieścić (zacząć i zakończyć) kolejny prawidłowy odpoczynek. Oznacza to, że gdy w ciągu dnia kierowca nie wykonuje zbyt wiele pracy, to prawidłowy odpoczynek zakończy się po 20-u a czasem i po 18 godzinach od rozpoczęcia pracy. Natomiast dla potrzeb rozliczania czasu pracy stosuje się definicję doby, która to NIE MOŻE być krótsza niż 24h i nie może się rozpocząć wcześniej niż przed zakończeniem poprzedniej doby „pracowniczej”. Ma to związek z tzw. synchronizacją doby – jeśli nie przypilnujemy, aby te doby nie nachodziły na siebie, to otrzymamy błędne wyniki obliczania godzin nadliczbowych.
![](https://images.surferseo.art/96602c0e-910d-4f40-8c46-17deff9b44dd.png)
Prawidłowe wyliczenie czasu pracy dla powyższego przykładu, to łącznie 28 godzin pracy i 4 dodatki za nadgodziny 50% naliczone dla kierowcy w dobie poniedziałkowej. Zastosowanie błędne synchronizacji wg pierwszego zdarzenia, czyli przepisów drogowych analizy odpoczynków, a nie analizy czasu pracy powoduje wynik 28 godzin pracy i 6 dodatków nadgodzinowych 50%. Jest to sztuczne naliczanie dodatków, których w perspektywie miesiąca może być nawet o kilkanaście za dużo, a to z jednej strony jest kosztowne ze względu na nienależne wynagrodzenie za nadgodziny a z drugiej formalnie powoduje przekroczenie limitu nadgodzin, co może spowodować konsekwencje w przypadku kontroli PIP. Aby tego uniknąć należy stosować definicję doby zawartą zarówno w Kodeksie Pracy jak i Ustawie o czasie pracy kierowców, czyli synchronizację
Synchronizacja BEZ NACHODZENIA dób pracowniczych – jedyna słuszna metoda rozliczania ewidencji czasu pracy kierowców
Indywidualny rozkład czasu pracy kierowcy– stosowany powszechnie w rozliczaniu ewidencji kierowców, pozwala na różne godziny rozpoczynania pracy kierowców w dobach, ze względu na specyfikę zadań przewozowych. Takie rozwiązanie powoduje, że stosowany w transporcie drogowym system tzw. „3 na 1”, pozwala wypracowywać wymiar miesięczny pracy, w skumulowanym okresie np. 3 tygodni, a potem kierowca odpoczywa tydzień w domu. Takie „ściśnięcie” pracy w 3 tygodniach wymaga szybszego rozpoczynania czasu pracy, odbierając tylko niezbędne odpoczynki dzienne i tygodniowe, co powoduje naruszanie zasady doby pracowniczej. Dzięki wprowadzeniu indywidualnego rozkładu czasu pracy, takie ponowne rozpoczynanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Wypracowany w ten sposób etat (160-176 godzin) w 3 tygodniach jest dopasowany do specyfiki transportu jest zgodny z prawem. O czym jednak nie wolno zapominać? Indywidualny rozkład czasu pracy nie zmienia definicji doby i nie ma wpływu na ich układ (nakładanie się). Doby nadal występują bez nachodzenia się na siebie, a tylko należy odpowiednio identyfikować zdarzenia pracy w nadgodzinach.
![](https://images.surferseo.art/3d0b0ba2-89b2-4d5b-b17b-6870903649c7.png)
Biorąc pod uwagę ten sam układ pracy kierowcy można zidentyfikować konkretne zdarzenia, które wystąpiły ponownie w tej samej dobie (ponowne rozpoczęcie/wznowienie pracy po odpoczynku, ale w tej samej dobie pracowniczej). I to te dwie godziny, zgodnie z przepisem, nie stanowią pracy w godzinach nadliczbowych. Prawidłowe rozliczenie powyższego przykładu to 28 godzin pracy (to się nie zmienia) i 2 dodatki nadgodzinowe 50% wynikające z 10h pracy jednym ciągiem w pierwszej dobie. Tych 2 nadgodzin z pierwszego dnia rozkład indywidualny nie niweluje.
Metoda od pierwszego zdarzenia – podwójne nadgodziny, sztuczne zwiększanie kosztów
Analizując różne metody obliczania rozkładu indywidualnego można spotkać metodę „od pierwszego zdarzenia”, czyli nakładania dób pracowniczych i obliczania ponownej pracy jako nowej doby – co jednak nie jest prawidłowe. Takie przesunięcie doby „w tył” powoduje podwójne zliczanie tych samych zdarzeń pracy w dwóch dobach (zdarzenia między 6:00 a 8:00), a to powoduje, że zdarzenia z drugiego między 14:00 a 16:00 zostają zaliczone jako nadgodziny a nie powinny. Przy synchronizacji z nachodzeniem się dób otrzymamy wynik 28 godzin pracy i 4 dodatków za nadgodziny 50%. Wybór błędnej synchronizacji dób pracowniczych powoduje naliczenie nienależnych nadgodzin i może formalnie naruszyć limit nadgodzin w danym okresie, co jest naruszeniem prawa.
![](https://images.surferseo.art/0d7ed8a2-c224-4c23-97c0-ed2fddcf704b.png)
Prawidłowe rozliczanie ewidencji czasu pracy kierowcy obniża koszty firmy transportowej
W prawidłowej synchronizacji dób, te 2 godziny pracy (6:00-8:00) w indywidualnym rozkładzie zmieszczą się w ramach normalnego wymiaru pracy zgodnie z założeniami tego przepisu. Indywidualny rozkład czasu pracy oczywiście nie daje żadnego prawa naruszenia nominalnego wymiaru etatu miesiącu lub w okresie rozliczeniowym (np. 3 miesięcznym). Gdyby się zdarzyło, że łącznie wykonana faktycznie praca przekroczy wymiar nominalny, to te nadmiarowe godziny staną się automatycznie nadgodzinami z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej czyli z dodatkiem 100%, czyli dwukrotnie droższe.
Równoważny system czasu pracy kierowcy – czas pracy kierowców w większości firm
Planowanie wymiaru pracy w ramach równoważnego systemu czasu pracy przewiduje możliwość wydłużania planu normalnej pracy nawet do 12 godzin. To powoduje, że dopiero praca wykonywana powyżej takiego planu, jest pracą w nadgodzinach. W przypadku kierowców trzeba jednak pamiętać o branżowym ograniczeniu pracy do 10 godzin w przypadku gdy występuje praca w porze nocnej, zatem nie wolno zaplanować wtedy 12 godzin, jeśli przewidujemy pracę w nocy.
![](https://images.surferseo.art/8d76980c-4242-4d85-82c1-331b5f6102b4.png)
Optymalizacja czasu pracy kierowcy
Optymalizację planowania pracy warto zacząć od ustalenia dni, w których przewidujemy mniej niż 8 godzin pracy. Zaoszczędzone w ten sposób godziny w planie, dopiero można wykorzystać do wydłużenia wymiaru w innych dniach, a tym samym zrównoważyć wystąpienie ewentualnych nadgodzin. W sytuacji gdy liczba godzin pracy nagminnie przekracza normę 8-godzinną, może się okazać, że system równoważny nie będzie przydatny, a wprowadzenie na okres dłuższy niż 1-miesiąc, wymaga powiadomienia odpowiedniego inspektora PIP.
Brak specjalistów z zakresu rozliczania czasu pracy kierowców
Do rozliczania kierowców nie potrzeba specjalnego „prawa jazdy”, ale jak widać liczba przełożeń w skrzyni biegów potrafi wpływać na ekonomię rozliczeń, dlatego nawet posiadacze automatycznych narzędzi do rozliczania powinni stale zdobywać wiedzę nt. nowych technik rozliczanie czasu pracy kierowców i pułapek podwójnego zliczania nadgodzin czy synchronizacji dób. Wyniki wyliczeń to nie suche liczby – od nich zależy wysokość wynagrodzenia kierowcy. Dla osób, które codziennie analizują takie sytuacje – nie jest to nic nowego, ale jak widać warto skupić się na branżowych różnicach pomiędzy rozliczaniem zwykłych pracowników administracyjnych czy produkcyjnych a rozliczaniem ewidencji czasu pracy kierowców w transporcie drogowym.