Zmiana przepisów o delegowaniu, wysokości diet, sposobie naliczania kosztów, dwóch ratach wypłaty… To wszystko już weszło w życie. To już się dzieje. Rozliczenie czasu pracy kierowcy robione we wrześniu za sierpień u Twoich Klientów, będziesz robić już według nowych przepisów! Dodatkowo zmiany obowiązują od „środka” miesiąca – to nie ułatwia sprawy.

Pojawia się pytanie – kto i w jaki sposób ma wdrożyć te zmiany w Twojej firmie?

Zanim wspólnie odpowiemy sobie na to pytanie warto sprawdzić jak rozlicza się wynagrodzenia kierowców w firmach transportowych i produkcyjnych z własnym transportem.

Poniżej wyróżnione 3 główne metody – warto jednak zaznaczyć, że w każdej z nich znajdziemy kilkadziesiąt różnych OPCJI. OPCJA 1: czyli całkowite ignorowanie przepisów lub tylko niektórych zasad, OPCJA 2: proste zestawienia z firmy zewnętrznej lub kompletne rozliczanie od pobierania plików do list płac i księgowości oraz OPCJA 3: programy komputerowe – od banalnych i darmowe aplikacji do zaawansowanych systemów ze sztuczną inteligencją liczącą dniówki i diety wirtualne…

A zatem – są 3 główne metody rozliczania czasu pracy kierowców:

1. rozliczanie „ręczne” / „na pokaz”, czyli są jakieś tabelki, stawka minimalna na umowie, dniówka netto do ręki – i jakoś to będzie (przepraszam za sarkazm – przyp. aut.);
2. outsourcing usług – czyli jedna z kilkuset firm rozliczających na rynku robi to wg swoich standardów, swojej metody i wysyła gotowe zestawienia do firmy transportowej;
3. samodzielne rozliczanie na jednym z kilku programów komputerowych do rozliczania kierowców dostępnych na rynku transportowym.

Pierwszą grupę chwilowo pomińmy. W kontekście zmian w przepisach takie firmy najczęściej nawet nie wiedzą, że kolejne zmiany w prawie przybliżają moment skutecznej weryfikacji dokumentacji płacowej kierowców przez służby kontrolne. Jawne ignorowanie prawa w dobie cyfryzacji danych, to odroczony wyrok dla własnej firmy.

Opcja 2. i 3. są wbrew pozorom bardzo powiązane. Usługi komercyjnego rozliczania kierowców bazują na oprogramowaniu, które obsługuje specjalista ekspert świadczący tę usługę komercyjnie.

W świetle kontrowersyjnych zmian w przepisach o wynagradzaniu kierowców warto zrozumieć ograniczenia programów rozliczających kierowców, aby zrozumieć newsy i porady opiekunów odpowiedzialnych za prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń kierowców za sierpień 2023 oraz kolejne miesiące.

Zaoferują CI tylko to, co dostaną w ramach aktualizacji oprogramowania, na którym rozliczają Twoją firmę. Nie wdrożą obliczeń, których nie otrzymali od prawników od oprogramowania.

Podobnie ma firma transportowa, która samodzielnie rozlicza swoich kierowców – albo poprawiasz rozliczenia ręcznie, albo korzystasz z opcji jakie oferuje Ci Twoje oprogramowanie do rozliczania kierowców. Zatem zapytaj o opcje jakie dostajesz w aktualizacji.

Jakie OGRANICZENIA ma firma rozliczająca Twoich kierowców?

No właśnie. Od czego zależy zakres obsługi Twojej firmy? Czy Twoja firma zależy od systemów komputerowych innej firmy? Co to oznacza w praktyce dla Ciebie?

Jeśli zmiana w prawie wchodzi w życie po 14 dniach od zatwierdzenia końcowej wersji treści ustawy i do tego w środku miesiąca – BĘDZIE PROBLEM! Kodowanie tych zmian, przebudowanie systemu, który musi uwzględnić nowe rzeczy, ale być w pełni zgodny ze starymi zasadami (bo przecież czasem rozlicza się wstecznie nawet 3-4 lata) – to zweryfikuje KTO DA RADĘ…

Zmiana stawek, metody rozliczania i nowe składniki kosztowe (sanitariaty i zwrot innych kosztów wyjazdu kierowcy) – zaczynają działać od 19 sierpnia 2023. Do 18 sierpnia wysokość diet wirtualnych zależy od kraju i metody obliczania odcinków zagranicznych, np. 41 EUR na Czechy. Od 19 sierpnia wysokość diety to już 60 EUR bez względu na kraj.

Jeśli firma, która Cię rozlicza nie dostanie od producenta odpowiednio wcześniej nowych funkcji oraz szkolenia z zasad obsługi tych opcji, nie ma możliwości, aby zaproponować Ci nowe zapis do umów. Nie może Ci zaproponować nowej metody, bo nie ma pojęcia czy i jak będzie można tę metodę potem ustawić w programie.

Jak dopasować zmiany w okresie przejściowym nowej Ustawy?

Podobnie firma z własnym programem na pokładzie – zdana jest na wydajność produkcyjną dostawców systemów IT. Takich dostawców w Polsce jest 3 (tak – realnie 3!). To od metod zaprogramowanych w tych firmach przez ostatnie 2-3 tygodnie zależą koszty i możliwość obniżenia ZUS i pit w firmach z transportem – czyli również w Twojej!

Zrozumienie potrzeb? – Dowiedz się co może Ci technicznie zaoferować Twój opiekun od rozliczeń kierowców (od usługi czy dostawcy programu). Czy pod koniec sierpnia ma już gotowy system do rozliczenia wynagrodzeń w trybie mieszanym (po staremu i nowemu) – jeśli nie – ustal jak tymczasowo rozwiązać ten problem. Albo może wymagasz już więcej? Nowe opcje? Znaj standard rynkowy – sprawdź czy masz ten standard u siebie?

Czy zmiany można wdrożyć w późniejszym terminie?

Część, oczywiście, że tak. Nowe składniki kosztowe mogą być wprowadzone nawet „nigdy”. Ale od 19 sierpnia systemy obliczające ulgę na ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy muszą obliczać już wg nowej stawki diety wirtualnej (60eur / 20eur). Zatem część zmian można odroczyć, ale część wymaga już szczegółowego liczenia na nowo – tu i teraz.

Jeśli w ostatnich dniach miesiąca dodatkowo wdrożysz nowe opcje kosztowe – sanitariaty, koszty dojazdu, noclegów poza pojazdem – liczba operacji jakie musi wykonać osoba rozliczająca to kilkanaście / kilkadziesiąt działań na 1 kierowcę.

Gdy zatrudniasz 10, 20 a może 100 kierowców – to już konkretny problem. Koszt czasu, koszt ryzyka pomyłki, koszt wypalenia i frustracji osoby odpowiedzialnej za ten proces. Ten koszt – to również problem z jakim należy się zmierzyć i sprawdzić czy warto go ponosić w kontekście spektakularnych korzyści z nowych opcji obliczanych ręcznie, czy jednak znaleźć automatyzacje w programie?

Jak postępować w okresie przejściowym?

Jest to kolejny MOCNY temat do omówienia w kontekście procesu wdrażania zmian Nowej Ustawy >>>  czytaj kolejną część

Poznaj funkcję Ewisystem – przekonaj się, jak łatwo można rozliczyć kierowcę.