Raporty związane z czasem pracy kierowców. Jakie informacje są wymagane?

W branży transportowej nie mamy zwykłej listy obecności, tylko szereg raportów służących do weryfikacji czasu pracy kierowcy a jednym z nich jest ewidencja czasu pracy kierowców.

Tworząc raport, który ma odzwierciedlić czas pracy kierowcy potrzebujemy szeregu informacji, które mają w tym pomóc a zebranie ich w całość nie zawsze jest łatwe i oczywiste.

Poniżej mamy kilka podstawowych elementów, które zawiera karta ewidencji czasu pracy kierowców, jako składnik dokumentacji pracowniczej. Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy jest weryfikowany przez organy kontrolne (PIP, ITD) – wymaga tego Ustawa o Czasie Pracy Kierowców art.25 , jak również zapisy Kodeksu Pracy art. 149 pkt 1. Ewidencję czasu pracy kierowców pracodawca udostępnia kierowcy na jego wniosek i przechowuje ją przez okres 10 lat, po zakończeniu okresu nią objętego art. 25 pkt.6 UoCPK .

Co jest potrzebne do prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Rozliczanie czasu pracy kierowcy wymaga narzędzi – tachografu cyfrowego i karty kierowcy. Przy użyciu programu możemy z danych zawartych na tych urządzeniach przygotować komplet dokumentów potwierdzających czas pracy kierowców zatrudnionych w firmach transportowych. Dodatkowo potrzebne nam będą informacje o nieobecnościach, takich jak urlop, zwolnienie lekarskie.

Dane z karty kierowcy i tachografów cyfrowych, oraz zapisów na wykresówkach w przypadku tachografów analogowych – to na nich opiera się w głównej mierze prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców w transporcie drogowym. Dla każdego pracownika przygotowywana jest indywidualna ewidencja czasu pracy i zawiera:

Dane dotyczące kierowcy oraz pojazdu

W tej części raportu zawarte są informacje na temat kierowcy, takie jak: imię, nazwisko, identyfikator, numer karty kierowcy, prawa jazdy itp. Daje nam to możliwość jednoznacznej identyfikacji każdego kierowcy oraz uniknięcie pomyłki przy analizie i weryfikacji danych w zakresie czasu pracy.

Jeśli chodzi pojazd to najczęściej przy ewidencji podawany jest numer rejestracyjny – dane te zawarte są również na plikach z tachografu oraz karcie kierowcy.

Data i godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy kierowcy

Art. 11 UoCPK – Czas pracy kierowcy nie może przekroczyć 8h na dobę i przeciętnie 40 h w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy kierowcy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nie przekraczającym 4 miesięcy z zastrzeżeniem art. 15, który nam mówi, że dla kierowców wykonujących przewóz drogowy jest dopuszczalne przedłużenie wymiaru pracy do 12 h, w ramach równoważnego systemu pracy kierowcy.

Czas prowadzenia pojazdu

Jest również częścią ewidencji czasu pracy kierowców. Możemy mówić o dziennym czasie prowadzenia pojazdu, czyli np. 4,5 h jazdy, następnie 45 minut przerwy, kolejne 4,5 h jazdy, 45 min przerwy i tutaj może pojawić się dodatkowa jazda. W ramach odstępstwa od reguły (9 h jazdy dziennej jako normy), kierowca może dopuścić się wydłużenia do 10 h. Oprócz wymogów dotyczących czasu odpoczynku, kierowcy zawodowi muszą również przestrzegać przepisów dotyczących przerw w trakcie jazdy.

Jeśli chodzi o tygodniowy to kierowca nie może prowadzić pojazdu dłużej niż 56 godzin w ciągu tygodnia, ani 90 godzin w ciągu dwóch kolejnych tygodni.

Ograniczenia dotyczące czasu prowadzenia pojazdu mają na celu zapobieganie nadmiernemu zmęczeniu kierowcy, które może wpływać negatywnie na jego zdolności do skupienia i reakcji, co zwiększa ryzyko wypadków.

Ewidencjonowanie innej pracy kierowcy

Inna praca jest również uwzględniana w godzinach pracy kierowcy. Obejmuje ona swym zakresem każdy rodzaj wykonywanej czynności nie związany z prowadzeniem pojazdu i mieści się w liczbie godzin przepracowanych każdego dnia. Do tych czynności zaliczamy: załadunki, rozładunki, serwis samochodu itp. czyli tzw. młoteczki. O młoteczkach przeczytasz więcej w naszym wcześniejszym >>>ARTYKULE. Elementem innej pracy nie jest czas dyspozycji oraz dyżurów. Te informacje pomagają w zrozumieniu pełnego obrazu czasu pracy kierowcy i przygotowania rozliczenia czasu pracy kierowców.

Odpoczynki Art. 8 i 9 UoCPK

Czas dziennego odpoczynku

Kierowca musi mieć co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu doby, można skrócić codzienny odpoczynek do minimum 9 godzin, ale tylko trzy razy w ciągu tygodnia.

Regularny odpoczynek tygodniowy i skrócony odpoczynek tygodniowy

Pakiet Mobilności wprowadził dodatkowe opcje do odbierania odpoczynków tygodniowych dla kierowców w transporcie międzynarodowym. Standardowo każdy kierowca powinien odbierać regularny odpoczynek tygodniowy, który wynosi minimum 45 godzin. Sytuacje drogowe powodują jednak, że odpoczynek ten może być skrócony, ale nie mniej niż do 24 godzin. W zależności od układu poprzednich odpoczynków i samej trasy (krajowa / zagraniczna) rekompensatę tego skrócenia (tyle ile brakowało do 45h) trzeba odebrać w jednym kawałku albo w kolejnym tygodniu, albo nawet do końca trzeciego tygodnia po tym skróceniu. O tym, która wersja przepisu zadziała w danej sytuacji decyduje układ poprzedniego odpoczynku regularnego.

Nieobecności w czasie pracy kierowców

W branży transportowej prowadzenie ewidencji nieobecności ma wpływ na planowanie tras, wynagrodzeń (często się wynagradza brak absencji, uwzględnia się specjalny zapis w regulaminie pracy). Prowadzi się ją na podstawie dokumentów takich jak wniosek urlopowy, zwolnienie chorobowe, karta obecności lub elektronicznych zapisów.

Prowadzenie dokładnej ewidencji nieobecności jest ważne dla kierowców, którzy mają prawo do odpowiedniego urlopu i korzystania z innych uprawnień. Dla pracodawcy jest równie ważne, ponieważ muszą monitorować i zarządzać obecnością pracowników oraz zapewnić zgodność z przepisami i regulacjami dotyczącymi czasu pracy i odpoczynku.

Należy pamiętać, że konkretne zasady i procedury dotyczące ewidencji nieobecności mogą się różnić w zależności od przepisów prawa pracy i wewnętrznych zasad obowiązujących w firmie.

Typy nieobecności, które mogą być ewidencjonowane, obejmują:

Dni urlopowe, zarówno płatne, jak i bezpłatne. Należy określić rodzaj urlopu (np. urlop wypoczynkowy, urlop macierzyński itp.), wpływa to na limit dni wolnych dostępnych w danym roku kalendarzowym.

Zwolnienie lekarskie są to dni, w których pracownik był nieobecny z powodu choroby lub urazu. Ilość usprawiedliwionych nieobecności jest weryfikowana przez ZUS a także Inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy. Inspekcji transportu drogowego także będzie trzeba przedstawić czasem takie dokumenty.

Urlop macierzyński/opiekuńczy – to rodzaj nieobecności związany z macierzyństwem, ojcostwem lub opieką nad członkiem rodziny.

Nieobecności z innych powodów, np. wolne zgodnie z przepisami prawnymi, nieobecności związane z koniecznością stawiennictwa w sądzie, krwiodawstwem.

Oprócz tych podstawowych informacji, ewidencja czasu pracy kierowcy może zawierać także dodatkowe dokumenty potwierdzające czas pracy, np. zapisy na wydruku z tachografu, w sytuacji kiedy karta kierowcy przestanie właściwie działać, albo zostanie zgubiona czy też skradziona.

W tym temacie zapraszamy do lektury naszego wcześniejszego materiału – Zgubiona karta kierowcy, skradziona lub uszkodzona – czy to oznacza możliwość jazdy bez karty?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców jest bardzo istotnym w transporcie drogowym. Posiadanie danych z karty kierowcy jest tego fundamentem.