Jak zacząć rozliczać kierowców – zarabiaj na swojej wiedzy!

Tematyka czasu pracy kierowców jest bardzo niejednoznaczna. Slang branży transportowej zupełnie nie pomaga w komunikacji. Czym innym jest „pauza” gdy rozmawiają kierowcy krajowi, a inaczej ten skrót myślowy rozumieją kierowcy międzynarodowi, gdy pytają o „długą pauzę w kabinie”.

Slang branży transportowej i nieporozumienia w komunikacji

Gdy rozmawiamy o pobieraniu danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, to jedni rozumieją to jako „kasowanie pamięci” karty kierowcy i tachografu, a dla bardziej wyuczonych to skopiowanie danych do pliku komputerowego. Dane w karcie kierowcy oraz w tachografie normalnie zostają. Nie da się ich skasować „na żądanie” – muszą być kompletne i wiarygodne dla kontroli drogowej.

Tzw. pliki DDD, to nic innego jak plik komputerowy, który zawiera informacje zapisane wcześniej podczas pracy kierowcy. Zawartość takiego pliku jest szyfrowana, dlatego nie da się go podglądać jak zwykłe zdjęcie czy plik tekstowy. Ale można wykorzystać aplikacje dedykowane, dostępne w internecie oraz na smartfonach. I znowu pojawia się „slang” – DDD to po prostu rozszerzenie pliku: „nazwa_pliku.ddd”. Plik z czasem pracy może mieć rozszerzenie .esm, .dtg, .dtc, ale nie to jest ważne – zawartość pliku jest zawsze zgodna z wymaganiami technicznymi i każdy z takich plików jest akceptowany przez programy do obsługi kierowców.

Na podstawie danych z plików tworzy się ewidencję czasu pracy kierowców, a na jej podstawie oblicza wynagrodzenie za nadgodziny, pracę w nocy czy dyżury. Ewidencja czasu pracy kierowcy jest jednym z podstawowych dokumentów potwierdzających czas pracy kierowców wymaganych przepisami. Od 29 maja 2022 dokument ten ma określoną formę i musi zawierać określone dane, które udowadniają kiedy i jak pracował kierowca. Składniki nietypowe wynikają z ustawy o czasie pracy kierowców, ale sporo zależy również od wiedzy i doświadczenia osoby rozliczającej te dane. Większość parametrów ustawionych w programach komputerowych jest powiązana ze specyfiką firmy i w żaden sposób nie wynika z przepisów. Jeśli specjalista używa szablonu do wszystkich firm jakimi się zajmuje, to raczej na pewno część z tych firm ma niedopasowane wyniki i traci. Traci na źle obliczonych podstawach do ZUS, zdublowanych nadgodzinach, których nie ma oraz wywołuje frustracje u kadrowej, która nie wie jak ma czytać taką ewidencję i stworzyć z niej listę płac.

Z czym trzeba się mierzyć przy analizie i rozliczaniu pracy kierowców?

Wielowątkowe powiązania różnych ustaw i rozporządzeń to spore wyzwanie dla prawników, a niestety osoby zatrudnione w firmach transportowych to w większości nie są prawnicy. Potrzeba zrozumienia tych przepisów uaktywnia mechanizmy „radź sobie!”. To oznacza, że każdy trochę po swojemu dostosowuje się do sytuacji i wymyśla swój styl podejścia do przepisów.

Każdy robi jak potrafi. Jeśli kadrowa zostaje obarczona obowiązkiem rozliczania kierowców wykorzystuje analogie do pracowników zwykłych (produkcyjnych, administracyjnych). Jeśli nie rozumie ewidencji czasu pracy kierowcy, to pomija niektóre składniki lub zalicza je do elementów listy płac, które naliczają podwójne kwoty za nadgodziny.

Gdy pomagamy „odkręcać” dokumenty na potrzeby kontroli PIP okazuje się, że nikt nie zapytał kadrowej – jaki wzór dokumentu jest dla niej przydatny. Jaką metodą oblicza urlopy i chorobowe (np. czy obniża ryczałty nadliczbowe o nieobecności).

Nieporozumienia ciągną się od wielu lat i nikt już nie pamięta, dlaczego taka metoda liczenia została wybrana, jakie były pierwotne założenia do wynagrodzeń i jak to powinno być wczytane do programu kadrowo-płacowego wg dzisiejszych zasad. Nie ma specjalistów – więc wszyscy robią „jak zawsze” – tylko nikt nie wie jak to ostatecznie powinno być.

Skąd czerpać info gdy brakuje specjalistów od rozliczania kierowców?

Często ciężar stworzenia zasobów potrzebnych do funkcjonowania przedsiębiorstw spada na samych przedsiębiorców. Ci z kolei, mając milion spraw na głowie, pochopnie zlecają temat „do załatwienia” np. do biura rachunkowego. Takie biuro obsługuje od zawsze „standardowe” firmy, przed 2022 kierowca był zwykłym pracownikiem z umową na 3000-3500 zł brutto i dietami, których nie trzeba było rozliczać na liście płac. Było łatwo.

Teraz, gdy wszystkie składniki wpadły na oficjalne listy płac – biura obarczone takimi wyzwaniami – nie są w stanie dostosować się ani technicznie ani merytorycznie z dnia na dzień. Zaczynają szukać pomocy w internecie lub co gorsza – ignorują takie wymogi i działają nadal „po staremu”.

Jest listopad 2023 a jeszcze bardzo wiele firm nie wprowadziło sanitariatów, jako rozwiązania. I nie mówimy tu o firmach, w których nie jest to korzystne rozwiązanie. Jest bardzo wiele firm, które mimo tego, że skorzystałby na wprowadzeniu tego zwrotu kosztów, rezygnują z tego. Z jakich względów? Przeważnie z braku wiedzy.

Wolna amerykanka ekspercka – wymagania formalne: brak

Mimo, że stanowisko rozliczającego nie wymaga posiadania specjalnych certyfikatów, kursów, nie ma specjalnych wymagań, to ciężko stać się naprawdę dobrym specjalistą. Przede wszystkim doświadczenie i przepracowane sytuacje wyposażają w wiedzę, szersze patrzenie na temat rozliczeń.

Jakie umiejętności decydują o prawidłowym rozliczaniu ewidencji czasu pracy kierowcy?

O wymaganych kompetencjach będzie decydowała metoda rozliczania i specyfika danej firmy. Gdy firma rozliczająca obsługuje kilkadziesiąt firm, to zróżnicowanie może być ogromne. Często dla uproszczenia sprawy, zalecane są szablonowe mechanizmy, ustawienia i zapisy w umowach pomimo reklam o „indywidualnym podejściu do klienta”.

Jak wygląda proces rozliczania wynagrodzenia kierowcy:

• pobranie danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego
• analiza danych w celu sprawdzenia naruszeń (i skomentowania ich dla kierowcy) oraz wykryciu oczywistych błędów obsługi (rejestrowania pracy)
• ustalenie dni nieobecności usprawiedliwionych (urlopy, chorobowe)
• wygenerowanie na podstawie granic zapisanych na karcie kierowcy odcinków zagranicznych, do obliczenia diet wirtualnych (do obniżenia ZUS od wynagrodzenia)
• ewidencja czasu pracy kierowców – obliczenie zależności między dniami pracy, naliczanie nadgodzin, pracy w nocy i dyżurów (specyficzne okresy dla transportu)
• na podstawie ewidencja czasu pracy kierowców – obliczenie kwot brutto wynikających z liczby godzin poszczególnych elementów na ewidencji czasu pracy kierowcy
• (opcjonalnie) dopasowanie kwot brutto do ustaleń nieformalnych z kierowcą (do kwoty netto za dzień czy kilometrówki)
• tworzenie zestawień dla biura rachunkowego wg ustalonych zasad, tak aby kadrowa szybko i komfortowo mogła rozliczyć płace

Czy powyższy proces jest straszny? Raczej nie. Czy można w nim wprowadzić korekty pod każdą firmę nieco inaczej – oczywiście, że tak. Parametry rozliczania ustawia się dla każdej firmy osobno raz – na początku współpracy i potem te zasady są już stałe. Dlatego MOŻESZ oczekiwać dopasowania metod rozliczania – tylko wyraź głośno takie oczekiwanie.

Jest to konkretny ciąg operacji, które są powtarzane co miesiąc i wspierane przez dostępne na rynku programy komputerowe. Dlatego praca rozliczacza kierowców nie jest „straszna” – wymaga tylko skupienia, zdolności kojarzenia faktów i czytania (przepisów) ze zrozumieniem.

Czy da się zarobić na rozliczaniu czasu pracy kierowców?

Oczywiście. Znamy wiele firm, które świadczą usługi rozliczania kierowców i dobrze radzą sobie na rynku. Wyspecjalizowane biura rachunkowo i kadrowo-płacowe, które poszerzyły zakres świadczonych usług właśnie o branżę transportową. Kształcą się, zdobywają wiedzę i umiejętności, dzięki czemu mogą swoim Klientom zaoferować więcej, za lepsze pieniądze.

Jaka jest odpowiedzialność osoby rozliczającej czas pracy kierowców?

Taka jak każdego świadczącego usługi. Jako pracownika firmy transportowej (wewnętrzny dział rozliczeń) jest to potrójna wysokość otrzymanego wynagrodzenia. Firma zewnętrzna odpowiada za swoją usługę do wysokości szkody jaka powstała w wyniku tej usługi. W praktyce chodzić może o odsetki za opóźnienie składki czy podatek w wyniku niezrealizowania w terminie usługi, odszkodowanie za błędy w obliczeniach, itp. Na takie zagrożenia można się ubezpieczyć od odpowiedzialności i można uniknąć kosztów finansowych, ale niesmak pozostanie. Źle naliczone wynagrodzenie dla kierowcy podważa wiarygodność firmy transportowej, marka pracodawcy traci, a to może oznaczać utratę kierowców i zagrożenie realizacji kontraktów…