Artykuły
Rozliczanie czasu pracy kierowców – szybkie rozliczanie ewidencji czasu pracy kierowcy
Wiele firm wszystkie procesy finansowe i kadrowe prowadzi samodzielnie. Zatrudnia do tego odpowiednich specjalistów (np. księgowe, kadrowe). Specjaliści potrzebują stanowisk do pracy, wyposażenia, specjalistycznego oprogramowania. A czasem urlopu wypoczynkowego, czasem zdarzy się zwolnienie lekarskie lub dłuższa nieobecność spowodowana sprawami rodzinnymi – wtedy trzeba zapewnić zastępstwo w procesach…
Problem zaczyna się, gdy takich specjalistów brakuje na rynku pracy. Tak specyficzne kompetencje jak znajomość procedur rozliczania kierowców, delegacji w transporcie obsługi systemów informatycznych – nie pomagają w poszukiwaniu takich pracowników a osoby niedoświadczone wymagają wielu szkoleń, których w firmach transportowych nikt nie zapewnia.
Dlatego już ponad 15 lat temu, na wzór zwykłych biur rachunkowych czy doradców podatkowych, powstały firmy outsourcingowe specjalizujące się w rozliczaniu czasu pracy kierowców. Wyszkoleni, byli inspektorzy ITD i PIP, specjaliści z doświadczeniem z firm transportowych zaczęli świadczyć niezależne usługi rozliczania czasu pracy kierowców.
Z czasem, zwykłe skanowanie wykresówek czy analiza naruszeń z karty cyfrowej i tachografu, zmieniły się w usługi bardziej zaawansowane. Różnorodność firm transportowych, oczekiwania kierowców, korporacyjne zasady premiowania lub potrzeba optymalizacji kosztów ZUS w małych firmach rodzinnych zapoczątkowały erę „pakietów” napakowanych dodatkowymi usługami.
W cenie za ok. 40-50 zł / kierowcę miesięcznie otrzymujemy prostą usługę, bez doradztwa, raczej niskobudżetową niż zaawansowaną. W tej cenie nie ma liczyć na 5-ciogwiazdkową obsługę „concierge”. Ograniczony dostęp do specjalnej wiedzy, brak budżetu na nietypowe doradztwo powoduje raczej odtwórczą ofertę: „tak jak wszędzie mają wszyscy”.
Są też rozwiązania bardzo ekskluzywne, w cenie 280-350 zł / kierowcę miesięcznie, powiązane z usługą ręcznego pobierania danych z pojazdów, cyklicznymi szkoleniami dla nowych kierowców w cenie, odwołaniami, dokumentacją pracowniczą, tłumaczeniami pism zagranicznych, obsługę w wielu językach, kadry, płace, księgowość, usługi prawne w szerokim zakresie, reprezentacją pełnomocnika przed służbami kontrolnymi.
Pomimo tego, że słowa: „szyte na miarę”, „dopasowane do potrzeb„, „indywidualne podejście do klienta” – brzmią bardzo potocznie i nie oznaczają zupełnie nic, to najlepiej jest faktycznie mieć możliwość wybrać dla siebie konkretne opcje z szerokiej oferty firm tego typu.
Jak to zrobić? Cóż, to okazuje się też jest wyzwanie, bo w sumie to nie wiadomo, co się może przydać. Dlatego pomagamy bezpłatnie zdiagnozować potrzeby Twojej firmy i Twoje oczekiwania względem takiej usługi. Zwrócimy Twoją uwagę na dodatkowe aspekty, kruczki w umowach współpracy i gwarancję na usługę oraz odpowiedzialność za błędy (w końcu chodzi o wyliczanie wypłat dla Twoich kierowców).
Najbardziej efektywnym sposobem dopasowania opcji dla swojej firmy jest w miarę dobra analiza stanu faktycznego bieżących rozliczeń. Jeśli firma posiada system GPS z opcją pobierania zdalnego danych z tachografu – dobrze jest sprawdzić czy biuro rozliczeniowe ma wdrożone integracje z tym konkretnym typem systemu GPS. Nieuzasadnione będzie ręczne przygotowywanie tabel z przekroczeniami granic, gdy można je błyskawicznie zaimportować z systemu GPS (niestety to się okazuje dopiero przy pierwszych rozliczeniach, już po podpisaniu umowy).
Wartością dodaną jest doświadczenie z reprezentowania firm podczas kontroli ITD i PIP przeprowadzanych w przedsiębiorstwie. Wyzwaniem jest takie wsparcie dla zestresowanego właściciela firmy aby jednocześnie nie wchodzić w konflikt z kontrolującym. Odpowiednio przygotowany zestaw dokumentów w większości przypadków nie wymaga żadnej dodatkowej wiedzy i stresu ze strony przedsiębiorcy. Kontrolujący są zadowoleni, bo sam przebieg kontroli jest sprawny i bez negatywnych emocji po obu stronach. Etap analizy protokołu z naruszeniami i odwołania jest już potem prowadzony korespondencyjnie – zaangażowanie właściciela jest minimalne.
Trasy międzynarodowe i kontakt z kontrolami służb zagranicznych wymusił na dostawcach usług opcję wielojęzycznego wsparcia dla kierowcy w drodze. Opiekun/tłumacz/prawnik przejmuje inicjatywę i prowadzi „na zimno” rozmowy bezpośrednio z kontrolującym. Bywa, że te rozmowy kończą się negocjacjami wysokości mandatu lub przeniesieniem postępowania na drogę korespondencyjną, tak aby pojazd mógł kontynuować trasę i dostarczyć ładunek do celu.
Dodatkowymi (z tych najważniejszych wartości dostępnych na rynku usług rozliczania) jest udostępnianie dodatkowych narzędzi dla przewoźnika. Mogą to być czytniki do kart, wydzierżawione w ramach umowy, dodatkowa pomoc w uzyskaniu licencji, wypisów czy świadectw kierowcy lub przypilnowanie w imieniu przedsiębiorcy terminów odczytów (z powiadamianiem SMS-em kierowców i kierowników transportu), badań lekarskich, wsparcie przy szkoleniach BHP, itp.
Firmy rozwinięte technologicznie posiadają na pokładzie systemy do współdzielenia aplikacji do samodzielnej kontroli naruszeń, tworzenia delegacji, raportowania zestawień i wyników finansowych firmy w dowolnym momencie(bezpłatny dostęp przez przeglądarkę do zastrzeżonej strefy z danymi firmy).
Jak widać rozwój tych usług jest jak program lotów kosmicznych – rosnące potrzeby, zmieniające się technologie, coraz większa świadomość młodych logistyków i managerów transportu wymusza większą konkurencyjność usług rozliczania wzbogaconych bardzo dobrą obsługą i wartościami dodatkowymi, które wyróżniają najlepsze firmy na rynku pośród innych.
Jeśli stoisz przed decyzją – wybrać firmę, która weźmie odpowiedzialność za Twoje wynagrodzenia dla kierowców, zmienić obecnego dostawcę usługi czy może samodzielnie zacząć liczyć swoich kierowców – UMÓW SIĘ NA BEZPŁATNĄ PORADĘ – pomożemy Ci wybrać dobrą opcję zwracając uwagę na aspekty, o których sam(a) możesz nie wiedzieć.
