Urlop kierowcy, dni wolne i odpoczynek tygodniowy. Gdzie wypisać wnioski urlopowe?

Czy trzeba wypisać urlop na odpoczynek tygodniowy kierowcy?

Po pierwsze: odpoczynek tygodniowy nie musi być wcale związany z urlopem wypoczynkowym, tzn. kierowca nie musi brać urlopu aby odebrać odpoczynek np. w czwartek i piątek po powrocie z trasy. 

Po drugie: podczas urlopu wypoczynkowego kierowca wcale nie musi odpoczywać od pracy zawodowej – może np. pracować w innej firmie, zatem sam urlop wypoczynkowy w ewidencji czasu pracy, wcale nie oznacza odebrania prawidłowego odpoczynku tygodniowego.

Po takich krótkich wyjaśnieniach przechodzimy do sedna sprawy, czyli sytuacji, gdy kierowca kończy trasę, np. w sobotę i jest zobowiązany przepisami odpoczywać przez minimum 45 godzin, a jeśli dodatkowo musi odebrać rekompensatę odpoczynku skróconego sprzed 2-3 tygodni, to nawet będzie to 80 czy 100 godzin. To oznacza, że kierowca nie może pracować zawodowo przez kilka dni, np. od soboty do wtorku. 

Jak oznaczyć w ewidencji czasu pracy wolne w poniedziałek i wtorek? Pokutuje pogląd, że w takie dni wstawia się urlop, ale to jest niepotrzebne. Kierowca w tym czasie musi mieć czas wolny od pracy tak czy inaczej. Nie ma potrzeby wypisywania wniosku o urlop na te dni. 

Czy zmodyfikować wniosek urlopowy jeśli kierowca i tak ma odpoczynek w poniedziałek i wtorek?

Plany mogą się zmieniać. Zaplanowany nawet kilka miesięcy wcześniej okres urlopu “wakacyjnego”, wypisany i zatwierdzony wniosek urlopowy nie brał pod uwagę jak w praktyce ułożą się ostatnie dni pracy przed tym urlopem. Mogło być tak, że trasa skończy się w piątek i wówczas formalny odpoczynek tygodniowy przypada na sobotę i niedzielę i urlop wypoczynkowy rozpoczyna się normalnie od poniedziałku. Ale jeśli cały układ ewidencji się zmienił w ostatniej chwili, to warto skorygować wniosek urlopowy i oznaczyć odpowiednio jako W (wolne) w poniedziałek a formalny urlop wtedy rozpocznie się od wtorku. Oczywiście można też zostawić wg tego co było zaplanowane. Obie sytuacje są zgodne z prawem – jednak pozbawiają niepotrzebnie pracownika 1-2 dni dostępnego urlopu, co może wywołać niepotrzebne frustracje w firmie. 

Kiedy powstaje ewidencja i wstawia się urlop do kalendarza?

Brak korekty planu urlopu zdarza się niezwykle rzadko, gdyż, sama ewidencja powstaje w praktyce po fakcie. Po zakończeniu całego miesiąca, gdy osoba rozliczająca czas pracy kierowcy ma odczyt karty i jest w stanie stworzyć dokument ewidencji czasu pracy. Wówczas dostaje dopiero końcową wersję dni pracy i dni urlopu i praktycznie otrzymuje informację, aby wstawić do kalendarza urlop dopiero od wtorku lub środy w takim przykładzie. Ważne aby pamiętać, aby skorygować wniosek urlopowy w takim przypadku bo jest on dołączony do wydruku ewidencji czasu pracy i musi być zgodny z prawdą. 

Sedno sprawy – czy do dni urlopu wypoczynkowego wymagany jest wniosek urlopowy od kierowcy?

Tak. Bezdyskusyjnie. Urlop wypoczynkowy udziela się na wniosek pracownika, zatem nie ma takiej możliwości aby pracodawca wpisał do ewidencji dni urlopu i nie posiadał do tego podpisanych wniosków. Nie ma również takiej możliwości, aby kierowca “in blanco” zgodził się np. w zasadach zatrudnienia, że akceptuje wszystkie dni urlopu zaproponowane przez pracodawcę. Pracodawca może stworzyć Plan Urlopów, ale jest to nadal tylko sugerowany okres w jakim pracownicy, w danym roku, mogą wnioskować o urlop, np. gdy w firmie jest zapewnione zastępstwo aby utrzymać ciągłość działalności. Nadal jednak to sam kierowca musi złożyć podpisany wniosek o udzielenie w tym czasie dni płatnego urlopu wypoczynkowego.

Dni wolne dla kierowcy w trybie 3 na 1

Specyfika pracy kierowcy zakłada, że dni robocze kumulują się w określonym okresie, np. w 3 tygodniach, zachowując jedynie jednodniowe odpoczynki skrócone w tygodniu, a po całej trasie jest dopiero odbiór odpoczynków i rekompensat przez 5-6 dni. Taki tryb, zwany potocznie 3na1 czyli 3 tygodnie w trasie i 1 tydzień w domu charakteryzuje się tym, że ma kilka dni wolnych w tym 4-rtym tygodniu. Takie dni wolne będą wynikać z przepisowych odpoczynków i z przepisu muszą być wolne od pracy zawodowej, zatem nie ma ani potrzeby, aby żadnego przymusu, aby te dni oznaczać jako urlop wypoczynkowy. Są to po prostu dni wolne, jak wolna sobota, czy niedziela. Niepłatne, jeśli z harmonogramu wynika, że liczba dni nominalnych etatu została już wykorzystana w trakcie tych 3 tygodni pracy w trasie. Wszystko to będzie zależało od realnego przeliczenia dni na ewidencji czasu pracy. 

Czy dzień wolny w ramach odpoczynku tygodniowego jest płatny?

To zależy czy z harmonogramu wynika jest on planowany jako wolny czy roboczy. Może się zdarzyć, że nominalna liczba dni o godzin pracy w ramach etatu nie została wykorzystana do rozplanowania tego wymiaru w ramach tras (wydłużenie pracy do 12 godzin na dobę w systemie równoważnym wstawienie pracy jako 6-sty dzień w soboty. Może się jednak zdarzyć, że należy w ewidencji czasu pracy, z powodów formalno-przepisowych, pomimo, że kierowca nie może pracować ustawić dany dzień jako zaplanowany z wstawionymi godzinami. Taki dzień nie będzie “pracującym” realnie, ale będzie tam wstawiony “przestój”, czyli normalne wynagrodzenie za czas niezawinionego przez pracownika postoju. W rozliczaniu czasu pracy i godzin na ewidencji matematyka się musi zgadzać, co wymusza czasami właśnie zapłacenie za godziny etatowe w formie normalnej wypłaty 100% stawki za przestój (o stawce 60% za przestój piszą tylko specjaliści, którzy nie rozumieją czym jest stawka godzinowa lub miesięczna na umowie o pracę). Przestój jest warty 100% stawki zaszeregowania, czyli dokładnie tyle ile godzina pracy. Ale przestój NIE JEST PRACĄ. Dlatego na ewidencji czasu pracy prawidłowo wykazana są godziny etatowe, płatne (w ramach odpoczynku tygodniowego czy rekompensat), ale nie jest to PRACA.

Czy zawsze trzeba wypisać wniosek urlopowy dla kierowcy?

To pytanie zawiera w sobie błąd formalny. To nie pracodawca wypisuje wniosek dla kierowcy tylko kierowca wnioskuje o urlop wypoczynkowy składając odpowiedni dokument do pracodawcy. 

Pracodawca oczywiście może przygotować gotowe formularze, aby uprościć całą procedurę, ale jednak to kierowca składa wniosek a nie pracodawca go wypisuje kierowcy i mu wręcza.

Obowiązek przyjścia do pracy w sobotę i niedzielę po urlopie

Biorąc pod uwagę powyższe, zdarza się niestety wykorzystywanie złośliwe zasad po obu stronach barykady. Z jednej strony pracodawcy potrafią narzucać sztucznie dni urlopu gdy ten nie jest do niczego potrzebny b kierowca i tak miałby wolne, z drugiej kierowcy w ogóle nie chcą z tego urlopu korzystać, bo wolą zarabiać na dodatkach za wykonywane trasy, których podczas urlopu by nie otrzymywali (np. sanitariaty, nagrody, premie kwartalne). 

Jeśli koniec trasy wypadł np. w środę i odpoczynek tygodniowy będzie odbierany naturalnie w czwartek i piątek, to jest już jasne, że kierowca nie musi wypisywać wniosku o urlop na takie dni. Ale po odebraniu tych 2 dni wolnego w czwartek i piątek, nie ma żadnej przeszkody, aby pracodawca wezwał kierowcę do pracy (zaplanował mu dni robocze) w sobotę i niedzielę i wówczas taki weekend już nie będzie “dodatkowymi dniami” wolnymi w tygodniu. Zaplanowana impreza rodzinna czy wyjazd z kolegami na ryby będzie musiał się zmienić. 

Nie ma zasady mówiącej o tym, że weekendy (sobota, niedziela) mają być zawsze dniami wolnymi od pracy. Jeśli kierowca odbiera odpoczynek tygodniowy po swojej wielodniowej trasie właśnie w czwartek i piątek – jako dni wolne (bez urlopu), to nie ma żadnego powodu, aby w sobotę i niedzielę nie został normalnie ustawiony do pracy w ramach standardowego etatu. Jeśli pracodawca tak zaplanował kalendarz uwzględniając potrzebę dni wolnych po powrocie z trasy to dokładnie tak samo planuje dni robocze w weekend i kierowca nie może odmówić takiej pracy. 

W takim przypadku jedynym wyjściem, aby jednak zachować sobie te dni jako wolne od pracy, będzie wypisanie wniosku urlopowego na sobotę i niedzielę jako dni planowane do pracy i jeśli pracodawca się zgodzi, wówczas po odpoczynku tygodniowym w czwartek i piątek, będą 2 dni urlopu wypoczynkowego w sobotę i niedzielę. 

Jak widać wzajemne informowanie się o swoich potrzebach (np. weekendu wolnego z powodu rodzinnego wyjazdu i wydarzenia) czy dopasowanie się do działalności firmy i odbieranie urlopu wtedy gdy firma wskazała dobry czas na takie wyjazdy dłuższe w roku – wtedy wszyscy są w stanie się dopasować i współdziałać. Na każdą złośliwość pracodawcy – kierowca znajdzie sposób i odwrotnie. 

Czy pracodawca może przygotować wnioski urlopowe dla kierowcy do podpisu?

Tak. Pracodawcy stosują ułatwienia formalności – gotowe formularze, szablony lub wskazują praktycznie właśnie uwzględniając przepisowe odpoczynki, że urlop należy wstawić w ewidencji od wtorku i wówczas przygotowane są zakresy dat na wniosku, ale to zawsze kierowca taki wniosek podpisuje i składa pracodawcy jak “od siebie”.

Rozliczanie urlopów, odpoczynków i dni wolnych realizuje się na etapie rozliczania danych z tachografu/karty kierowcy dlatego tak ważne jest ustalanie z osobami rozliczającymi zasad informowani o urlopach, wstawiania kodów U – urlop na ewidencji i uwzględniania odpoczynków przy ustawianiu docelowym dni urlopowych po zjechaniu z trasy.

Zobacz proces tworzenia ewidencji czasu pracy kierowcy i obliczenia składników listy płac aby lepiej zrozumieć, na którym etapie wszystkie dane są łączone w całość. Jak na tej podstawie obliczane jest potem końcowe wynagrodzenie za pracę, urlop i ewentualne dodatki i chorobowe – zobacz wideo  50 kierowców w 6 minut