Wypłata kierowcy – co słyszy kadrowa a co ma na myśli właściciel
Sposobów na rozliczanie się z kierowcami jest bardzo wiele. Dniówki, kilometrówki, procent od wartości wykonanych zleceń – widzieliśmy już chyba każdy najbardziej pokręcony sposób liczenia wynagrodzenia. To co umówione z pracownikiem to jedno. Drugie, to „ubranie” tego w odpowiednie dokumenty. I wszystko zgodnie z prawem i według obowiązujących przepisów. Grunt to rozmowa na linii właściciel a kadrowa, która te dokumenty ostatecznie dostaje, wprowadza do programów płacowych. Brak zrozumienia, brak umiejętności tłumaczenia powoduje frustracje obu stron.
A gdyby tak ktoś tłumaczył z języka właściciela na język kadrowej i odwrotnie…
Co do tej pory zaobserwowaliśmy?
Wiele rozmów jakie prowadzimy z kadrowymi i biurami rachunkowymi rozliczającymi firmy transportowe wskazuje, że znajomość wysokości kwoty netto do wypłaty oraz wartości diet wirtualnych w żaden sposób nie pomaga w prawidłowym obliczeniu wynagrodzenia brutto oraz składek ZUS i zaliczek na PIT.
Gdyby nie to obniżanie ZUS, to naliczenie wartości brutto dla pracownika byłoby standardowe – czyli szybka metoda kilku prób generowanie kwoty brutto w programie płacowym. Ale w chwili, gdy metoda obliczania zmienia się w trakcie obliczania, to cały proces trwa zdecydowanie dłużej i jest niedokładny.
Okazuje się, że sporo firm zaniedbało ustalenia z biurami rachunkowymi – jak, po likwidacji diet zagranicznych po 2 lutego 2022 r. a teraz dodatkowo po zmianach od sierpnia 2023 i wprowadzeniu nowych składników bez ZUS i podatku, wyrównywać wynagrodzenie dla swoich kierowców.
Część firm podniosła wynagrodzenia na umowie, inna grupa wprowadziła dodatkowe premie za pracę zagraniczną, a jeszcze inni zaczęli stosować nagrody. Najgorzej wybrali Ci, którzy „stare” diety zamienili na wypłaty „pod stołem” licząc, że opłacalnym jest takie ukrywanie wypłat, aby nie płacić ZUS. Analizy porównawcze jakie wykonujemy bezpłatnie wskazują, że płacenie „w kopercie” czy „z bankomatu” wcale nie jest bardziej opłacalne podatkowo. A dochodzi do tego ryzyko szantażu lub problemów, gdy sytuacja wyjdzie na jaw.
Jak rozmawiać z kadrową, żeby mogła zrobić prawidłową listę płac kierowcy?
Odpowiedź: po ludzku! Konkretnie, ze wskazaniem na czytelność zestawień czasu pracy, wyjaśnijmy zawartość ewidencji czasu pracy kierowcy – nowe raporty z Pakietem Mobilności, nie są zrozumiałe i kadrowe mogą mieć kłopot ze zrozumieniem ich w przypadku płac kierowców.
Dobre zrozumienie tego, czego oczekuje kadrowa do wynagrodzenia pozwala przygotować tak ewidencję pracy kierowcy i takie obliczenia z firm rozliczających, że kadrowa rozlicza kierowcę jak zwykłego pracownika. Niektóre programy płacowe posiadają wbudowane mechanizmy dla kierowców, ale wszystkie bez wyjątku można w prosty sposób ustawić do prawidłowego obniżania ZUS o odpowiednią wartość diet wirtualnych.
Kadrowe nie wiedzą czym uzupełniać „brak” diet zagranicznych
Drugim efektem likwidacji diet (oprócz obniżania ZUS i PIT) jest potrzeba obliczania kwoty brutto z kwot netto obliczanych indywidualnie z kierowcą (dniówki netto, kilometrówki, „kółka”). Wiemy dokładnie, że takie metody są standardem, więc wychodzimy z konkretnymi pomysłami dla kadrowych. Najlepszym elementem wyrównującym stawkę wynagrodzenia do oczekiwanej kwoty są nagrody. Nie wpływają one na podstawę nadgodzin, można je swobodnie ustalać, wypłacać lub nie a w razie konfliktu – nie są one elementem roszczeniowym. Właściciel firmy transportowej ma dzięki takiej opcji sporo swobody i może się dowolnie umawiać ze swoimi kierowcami na własne metody naliczania „kasy”.
Pouczanie kadrowej, że „ma robić dobrze i to jej problem jak” – nie jest najlepszą metodą na wyjście z problemu. Są już wypracowane metody rozliczania, dopasowania dokumentów – wystarczy chcieć dostarczać prawidłowo przygotowane zestawienia. Obecnie branża już ma nowe standardy i na dokumentach wykazywane są: składniki brutto, odpowiedni podział na elementy obowiązkowe i składniki wyrównujące a dodatkowo są spójne z elementami listy płac jakie może każda kadrowa ustawić w programie płacowym.
Masz firmę rozliczającą – niech rozmawia z Twoimi kadrami
Wydłużanie łańcucha komunikacji nikomu nie służy. Ty o coś pytasz firmę rozliczającą, ona coś odpowie, odpisze po dwóch tygodniach. Przekazujesz to do swojej kadrowej, biura rachunkowego – a ono sypie kolejnymi pytaniami.
Dzisiaj już firmy usługowe przejmują kontakt z biurem rachunkowym, aby stworzyć dokumenty ewidencji czasu pracy w taki sposób, aby jak najlepiej upraszczały pracę kadrowej. Zapytaj o to swoją firmę.