Odbiorcami wydruków są działy płac w firmie lub kadrowa w biurze rachunkowym. Dla takich osób realizujących dalsze procesy naliczania płac wystarczą zestawienia zbiorcze, bo kwoty wprowadzane są dalej do listy płac i nie musi tutaj być zestaw 20 tabelek. Ewidencja czasu pracy kierowcy ze szczegółami każdego dnia jest potrzebna do wglądu, więc najlepiej ustalić z odbiorcami naszych zestawień, czego dokładnie i na jakim etapie potrzebują. Można dzięki temu wysłać same zestawienia z kwotami, a dopiero później uzupełnić szczegółowe wydruki do zarchiwizowania na potrzeby ewentualnej kontroli. Programy kadrowe nie potrzebują mieć wczytanej całej ewidencji, tym bardziej, że bardzo często są niedopasowane do kierowców i ta ewidencja jest niedokładna i niczemu nie służy.

Oszacuj kwotę jaką powinien otrzymać kierowca. Sprawdź nieobecności. Zwróć uwagę na przełom miesięcy – czy są aktywności oraz czy są obliczone wyjazdy w tym okresie. Brak odczytów na końcu miesiąca może powodować pominięcie aktywności z ostatniego dnia. Zweryfikuj poprawność naliczonej premii/nagrody – czy po korekcie została ona ponownie naliczona. Jeśli wiesz, że ustawienia programu się nie zmieniły, a sam system pokazuje logiczne wyniki (sumowanie godzin aktywności powinno dać idealnie sumę pracy w ewidencji) – po kilka takich przeliczeniach i dokładnym sprawdzeniu zbuduje się zaufanie i kontrola będzie mogła być wyrywkowa.

Pliki DDD z tachografu lub zestawienie aktywności oraz granice GPS dla pojazdów do 3,5t. Od lutego 2022 r. w odczytach kart kierowców są aktywności oraz przekroczenia granic. Dlatego znając specyfikę tras (np. bilateralne + kabotaże) można bez większych trudności obliczyć Pakiet Mobilności. Metoda liczenia diet wg granic z tachografu i odpowiednio ustawionego kraju docelowego spowoduje naliczenie ulgi na ZUS i PIT – zatem na podstawie odczytów z karty aktualnie można obliczyć wynagrodzenia, znając dobrze specyfikę tras. Jeśli wiedza o przewozach jest ograniczona przydaje się wówczas dodatkowo rejestr załadunków / rozładunków, aby prawidłowo określić odcinki delegowania, tranzyty oraz bilateralne i cross trade’y. Dobrze jest zatem rozumieć specyfikę pracy firmy, wtedy danych do obliczeń oraz czasu na ich analizę potrzeba znacznie mniej.

Żadne. Certyfikaty, ukończone szkolenia czy kursy – mają uwiarygodnić wiedzę i świadczyć usługi na podstawie wiedzy, a nie kopiowania szablonów czy metod standardowo stosowanych dla firm. Zadania osoby rozliczającej mogą ograniczyć się do wczytywania danych do programu i drukowania zestawień dla biura rachunkowego. W ślad za tym nie idzie żadne wyjaśnienie, pomoc dla kadrowej i wszyscy robią to jakoś, nie mając możliwości skonfrontowania swoich przemyśleń, bo nie ma w tym procesie miejsca na wiedzę i dyskusje. Gdy rozmawiamy o kosztach wynagrodzeń, wszyscy są zgodni co do znaczącego poziomu, ale gdy dochodzi do analizy tych danych, to realizowane jest to najtańszym, prostym szablonem. Wg powiedzenia chytry traci 2x – tutaj jest to idealny przykład niepotrzebnych uproszczeń i oszczędności. Odpowiedzialność takiej osoby rozliczającej jest bardziej mentalna niż prawna, bo jako pracownik firmy realizuje zadanie, jakie jej zleca pracodawca. Wina za pomyłki i brak szkoleń, kompetencji spadnie zawsze na pracodawcę/przedsiębiorcę. Stąd w interesie wszystkich uczestników procesu rozliczania kierowców jest posiadać wiedzę i mieć skąd ją czerpać niż potrzeba wiszących certyfikatów na ścianie.

W zależności od zasad realizowania takich zadań reguluje to albo Kodeks Pracy albo Kodeks Cywilny. Pracownik firmy transportowej w przypadku błędu czy pomyłki ryzykuje utratą premii albo ewentualnie utratą pracy, co w dzisiejszej rzeczywistości nie jest jakąś tragedią, bo osoba z takimi kompetencjami (doświadczenie w rozliczaniu kierowców) znajdzie pracę w ciągu miesiąca. Osoba świadcząca usługi rozliczania odpowiada za jakość swojej usługi do 100% szkody – dlatego tutaj warto mieć świadomość, że brak wiedzy i kompetencji trzeba skompensować brakiem ryzyka w doradzaniu. Takie osoby doradzają tylko bezpieczne dla siebie rozwiązania, których nie trzeba będzie wyjaśniać, bronić ani nie trzeba specjalnie rozumieć. Większym problemem jest jednak odpowiedzialność psychiczna – strach przed popełnieniem błędu, od którego zależą zarobki innych pracowników, itp. Dlatego warto pytać, badać różne metody i dowiadywać się o nowościach ze świata rozliczania kierowców.