Ewidencja czasu pracy kierowców dla początkujących i nie tylko

Najbardziej podstawowym elementem rozliczania czasu pracy jest ewidencja czasu pracy kierowcy. Obowiązek prowadzenia leży oczywiście po stronie firmy „posiadającej” kierowców. Po zmianach z 29 maja 2022 jest ona jeszcze bardziej ważna, bo musi już mieć formę dokumentu (elektronicznego lub papierowego). 

Czym dokładnie jest ewidencja?

Jest to dokument zawierający informacje o aktywnościach pracownika (lub kierowcy-zleceniobiorcy) z podziałem na dni oraz typ aktywności (rodzaj wykonywanej czynności – jazda, inna praca, dyspozycje, przerwy i odpoczynki). Taka podstawowa definicja pozwala nazwać ewidencją czasu pracy praktycznie dowolny dokument, rejestr, plik cyfrowy z karty kierowcy i tachografu cyfrowego czy nawet zestaw wykresówek z tachografu analogowego. Niestety taka ewidencja to jest dopiero początek nieco dłuższej drogi, której celem jest prawidłowe rozliczenie należnego wynagrodzenia.

Kto jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy?

Zgodnie z aktualnymi wymogami zarówno kierowcy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, jak i kierowcy współpracujący na podstawie umowy zlecenia (lub na działalności), mają gwarantowane minimalne składniki wynagrodzenia, które należy wypłacić (a oczywiście wcześniej je wyliczyć). Najczęściej robi się to na podstawie dokumentów – plików pobranych z karty kierowcy i tachografu.

Dla umów cywilnoprawnych określona została minimalna stawka godzinowa. Obecnie, luty 2024 roku jest to kwota 27,70 zł brutto za godzinę.

Nieco inaczej jest w przypadku kierowców zatrudnionych na umowę o pracę. Tutaj oprócz stawki minimalnej za normalną pracę są jeszcze inne gwarantowane dodatki.

Takimi składnikami są m.in.:

• wynagrodzenie za pracę ponad obowiązujące pracownika normy pracy (tzw. nadgodziny)
• dodatki za pracę w niedzielę i święta,
• wynagrodzenie za dyspozycję,
• przymusowe przerwy i przestoje.

Ten bardziej rozbudowany zestaw składników wynagrodzeń jest również wyliczany na podstawie wspomnianej wcześniej ewidencji czasu pracy. Są metody, aby uniknąć obowiązku tworzenia formalnie takiego dokumentu, ale wymaga to wówczas nadpłacania składników zmiennych, dlatego o wiele bardziej opłacalnym jest rzeczywiste tworzenie ewidencji czasu pracy, jako zestawienia będącego podstawą do wyliczenia wszystkich składników wynagrodzenia.

Ewidencja czasu pracy kierowcy: przygotowujemy dokumenty

Jak zatem przygotować ten kluczowy dokument, aby pozwolił on następnie łatwo wyliczyć należne składniki dla kierowcy?

Ewidencja czasu pracy podzielona jest na dni (doby). To właśnie doba jest podstawowym wycinkiem ewidencji, w którym następuje zliczanie składników płacowych. Wynika to bezpośrednio z art. 8 Ustawy o czasie pracy kierowców.

Przykład aktywności w dobie (zrzut analizy z programu EwiSystem):

Rys. 1:

Rozpoczęcie pracy o godzinie 7:14 powoduje, że doba (i składniki w niej zawarte) są rozliczane razem do godz. 7:14 następnego dnia. To w takim właśnie okresie 24 kolejnych godzin zliczana jest praca. W tym przykładzie:

• suma jazdy (7h:36m) – czyli mowa tu o czasie prowadzenia pojazdu
• innej pracy (4h08m)
• co daje razem 11h:44m rzeczywistej pracy

Oprócz jazdy i pracy mamy widoczne dwie przerwy po 45 minut, czyli razem 1h:30m. Ten okres jest pomniejszany o przerwę 15 minut (tzw. śniadaniową) udzielaną, jeśli wymiar pracy przekraczał 6 godzin.

• te 15 minut zalicza się do czasu pracy

Podsumowując przykład:

• praca:  11h:44m (jazda + inna praca) + 0:15 (śniadaniowa przerwa) = 11h:59m
• przerwy w pracy:  1h:30m – 0:15 = 1h:15m (przerwy zalicza się do dyżuru płatnego minimum 50% stawki)

Godziny nadliczbowe w czasie pracy kierowcy

Kolejnym krokiem rozliczania ewidencji jest sprawdzenie uprawnienia pracownika do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wymiar normalnej pracy wynika z przyjętego dla pracownika systemu zatrudnienia (podstawowy, równoważny, zadaniowy) oraz ustalonego wymiaru dla danego dnia. Zatem przyjmując, że w powyższym przykładzie kierowca miał pracować normalnie przez 8 godzin (system podstawowy) a przepracował faktycznie 11h:59m, to należy mu się wynagrodzenie za 3h:59m nadliczbowych.

Gdyby jednak zastosować system równoważny, z możliwością wydłużenia wymiaru normalnej pracy do 12 godzin, wówczas w powyższym przykładzie cała praca 11:59, będzie normalnym czasem pracy i nie będą przysługiwać dodatki za nadgodziny.

Bardzo istotne jest też rozróżnienie okresu jazdy dziennej liczonego od zakończenia jednego odpoczynku do rozpoczęcia kolejnego długiego odpoczynku (RYS. 2) od doby 24-godzinnej, w której to rozliczamy czas pracy (RYS. 2).

Rys. 2. Okres jazdy dziennej wg Rozp. WE 561/2006:

Kolejna doba rozpoczyna się po zakończeniu poprzedniej (24h). Nie ma podstawy prawnej pozwalającej skracać doby i rozpoczynać liczenie nowej doby przed zakończeniem poprzedniej.

Sam fakt, że kierowca po prawidłowym odpoczynku może rozpocząć kolejny okres jazdy zgodnie z przepisami WE 561/2006, nie zmienia definicji, że zliczanie czasu pracy do ewidencji należy kontynuować do końca doby, czyli okresu 24h.

Doba nie kończy się po odpoczynku, tylko po 24 godzinach. To się nie zmieni nawet jeśli zastosujemy dopuszczalny dla kierowców indywidualny rozkład czasu pracy. Definicja doby jest stała i określona w Ustawie o czasie pracy kierowców (trwa 24 godziny).

Indywidualny Rozkład Czasu Pracy

Ze względu na specyficzny rodzaj pracy kierowców w transporcie i różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy wprowadzono możliwość ustalania indywidualnego rozkładu czasu pracy (ustalania różnych początków i zakończeń pracy). Niestety mylnie jest to interpretowane, że dzięki zastosowaniu tego zapisu w regulaminie pracy można skracać doby.

Nie zmienia się w takim przypadku definicja doby, tylko identyfikuje się zdarzenia pracy po ponownym rozpoczęciu pracy i nie zaliczamy do nadgodzin. Doba nadal trwa 24 godziny. Przykład (RYS 3):

W tym wypadku zdarzenia po godzinie 5:30 rano nie będą zaliczane do nadgodzin. Zatem suma pracy w całej dobie nadal wynosi 11h:59m, ale nadgodziny będą naliczane tylko z pierwszej części:

6h:57m jazdy + 3h:11m innej pracy + 0:15m przerwy śniadaniowej = 10h:23m pracy

Rys. 4. Przykład dla systemu podstawowego:

Nadgodziny: 10h:23m pracy – 8h normy = 2h:23m

Do ustalania nadgodzin nie uwzględnia się zdarzeń po odpoczynku. Ignoruje się je, choć nadal, jako praca wykonana, są one do zapłacenia w tej samej dobie 24-godzinnej. Na tym właśnie polega Indywidualny Rozkład Czasu Pracy, a nie na skracaniu doby i rozpoczęciu nowej (doby) tuż po zakończeniu odpoczynku.

Podsumowanie ewidencji czasu pracy kierowców

Po odpowiednim zliczeniu pracy w dobach, ustaleniu liczby nadgodzin, dyżurów i dodatków za pracę w porze nocnej przechodzimy do pieniędzy. Poszczególne sumy należy przemnożyć przez odpowiednie wartości stawek i dodatków a tak odpowiednie kwoty przekazać kierowcy w formie wynagrodzenia.

Wiesz, że w Twojej firmie kierowcy dostają tak zwane dniówki? Może mają premię od tak zwanego frachtu albo „wydajności” czyli przejechanych kilometrów? Słyszeliśmy już chyba o każdym możliwym sposobie wynagradzania lub liczenia tego, ile kierowca ostatecznie zarobił.

Obecnie bardzo dużo mogą za Ciebie robić programy a w nich zastosowane automatyzacje. Dobrze ustawiony program będzie powtarzalny, co zmniejszy ryzyko pomyłek i błędnych wyliczeń, zatem nie obawiaj się.