Ewidencja czasu pracy kierowców dla początkujących

Ewidencja pracy kierowcy. Nieodłączny element każdej firmy transportowej oraz wszystkich podmiotów, które posiadają transport ciężki na potrzeby własne. Rozliczenie na podstawie karty kierowcy i tachografu cyfrowego może stwarzać sporo problemów – stąd ten artykuł. Zajmujesz się rozliczaniem? A może dopiero rozpoczynasz swoją przygodę? Zobacz o czym powinieneś pamiętać niezależnie od tego czy jesteś osobą początkującą czy zaawansowaną w tej dziedzinie.

Najbardziej podstawowym elementem rozliczania czasu pracy jest Ewidencja czasu pracy kierowcy. Jest to dokument zawierający informacje o aktywnościach pracownika (lub kierowcy-zleceniobiorcy) z podziałem na dni oraz typ aktywności (jazda, inna praca, dyspozycje, przerwy i odpoczynki). Taka podstawowa definicja pozwala nazwać ewidencją czasu pracy praktycznie dowolny dokument, rejestr, plik cyfrowy kierowcy i tachografu cyfrowego czy nawet zestaw wykresówek z tachografu analogowego. Niestety taka ewidencja to jest dopiero początek nieco dłuższej drogi, której celem jest prawidłowe rozliczenie należnego wynagrodzenia.

Kto jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców?

Zgodnie z aktualnymi wymogami zarówno kierowcy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, jak i kierowcy współpracujący na podstawie umowy zlecenia (lub na działalności), mają gwarantowane minimalne składniki wynagrodzenia, które należy wypłacić (a oczywiście wcześniej je wyliczyć). Najczęściej robi się to na podstawie plików pobranych z karty kierowcy i tachografu.

Dla umów cywilnoprawnych określona została minimalna stawka godzinowa. W 2021 roku jest to kwota 18,30 zł brutto za godzinę. – Umowa zlecenie, o dzieło, czy działalność gospodarcza nie określa innych obowiązkowych dodatków, np. z tytułu pracy w porze nocnej czy pracy w dni wolne. Nadal jest to dość elastyczna forma współpracy. Należy jednak pamiętać, że liczba godzin pracy zarejestrowana na tachografie (karcie cyfrowej lub wykresówce, ewentualnie innym rejestrze pracy) musi być przemnożona przez wartość 18,30 zł brutto i dopiero taka kwota ma zostać odpowiednio oskładkowana – tłumaczy Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. Uprawnieni inspektorzy PIP weryfikują zapisy z tachografów z Ewidencją Czasu Pracy Kierowcy i kwotami wypłaconymi z tytułu wynagrodzenia.

Nieco inaczej jest z kierowcami zatrudnionymi na umowę o pracę. Tutaj oprócz stawki minimalnej za normalną pracę są jeszcze inne gwarantowane dodatki. Takimi składnikami są m.in.: wynagrodzenie za pracę ponad obowiązujące pracownika normy pracy (tzw. nadgodziny), dodatki za pracę w niedzielę i święta, wynagrodzenie za dyspozycję, przymusowe przerwy i przestoje. Ten bardziej rozbudowany zestaw składników wynagrodzeń jest również wyliczany na podstawie wspomnianej wcześniej ewidencji czasu pracy. Są metody, aby uniknąć obowiązku tworzenia formalnie takiego dokumentu, ale wymaga to wówczas nadpłacania składników zmiennych, dlatego o wiele bardziej opłacalnym jest rzeczywiste tworzenie ewidencji czasu pracy, jako zestawienia będącego podstawą do wyliczenia wszystkich składników wynagrodzenia.

Ewidencja czasu pracy kierowcy: przygotowujemy dokumenty

Jak zatem przygotować ten kluczowy dokument, aby pozwolił on następnie łatwo wyliczyć należne składniki dla kierowcy? Ewidencja czasu pracy podzielona jest na dni (doby). To właśnie doba jest podstawowym wycinkiem ewidencji, w którym następuje zliczanie składników płacowych. Wynika to bezpośrednio z art. 8 Ustawy o czasie pracy kierowców:

„1. Dla celów rozliczania czasu pracy i ustalania uprawnienia do wynagradzania za pracę w godzinach nadliczbowych, przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której kierowca rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.”

Przykład aktywności w dobie (zrzut analizy z programu SuperTacho):

Rys. 1:

Jak łatwo zauważyć, rozpoczęcie pracy o godzinie 6:00 powoduje, że doba (i składniki w niej zawarte) są rozliczane razem do godz. 6:00 następnego dnia. To w takim właśnie okresie 24 kolejnych godzin zliczana jest praca. W powyższym przykładzie suma jazdy (7h:36m) i innej pracy (4h08m) daje razem 11h:44m rzeczywistej pracy.

– Oprócz jazdy i pracy mamy widoczne dwie przerwy po 45 minut, czyli razem 1h:30m. Ten okres jest pomniejszany o przerwę 15 minut (tzw. śniadaniową) udzielaną, jeśli wymiar pracy przekraczał 6 godzin. Te 15 minut zalicza się do czasu pracy – kontynuuje ekspert. Zatem w powyższym przykładzie ostatecznie jest:

– praca:  11h:44m + 0:15 = 11h:59m

– przerwy w pracy:  1h:30m – 0:15 = 1h:15m

(przerwy zalicza się do dyżuru płatnego minimum 50% stawki)

Tak zostanie to zapisane w ewidencji czasu pracy dla tego dnia.

Godziny nadliczbowe w czasie pracy kierowcy

Kolejnym krokiem rozliczania ewidencji jest sprawdzenie uprawnienia pracownika do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wymiar normalnej pracy wynika z przyjętego dla pracownika systemu zatrudnienia (podstawowy, równoważny, zadaniowy) oraz ustalonego wymiaru dla danego dnia. Zatem przyjmując, że w powyższym przykładzie kierowca miał pracować normalnie przez 8 godzin (system podstawowy) a przepracował faktycznie 11h:59m, to należy mu się wynagrodzenie za 3h:59m nadliczbowych.

Gdyby jednak zastosować system równoważny, z możliwością wydłużenia wymiaru normalnej pracy do 12 godzin, wówczas w powyższym przykładzie cała praca 11:59, będzie normalnym czasem pracy i nie będą przysługiwać dodatki za nadgodziny.

– To właśnie dlatego czasami dochodzi do nieporozumień w zakresie oczekiwań kierowców i faktycznych wyliczeń nadgodzin. Ten sam dzień może być rozliczony bardzo różnie. Bardzo ważne jest, aby obie strony:

pracodawca i pracownik, znali i rozmieli zasady rozliczania czasu pracy ustalone w firmie (system zatrudnienia, ustalony wymiar pracy na poszczególne doby, okres rozliczeniowy. Niezrozumienie metod naliczania wynagrodzenia, jest najczęstszym powodem skarg do PIP lub skierowaniem roszczeń na drogę sądową. Warto od samego początku wytłumaczyć kierowcy jak odczytywać ewidencję czasu pracy porównując ją z zapisami na tachografie (karcie kierowcy, wykresówce) – mówi Mariusz Hendzel.

Bardzo istotne jest też rozróżnienie okresu jazdy dziennej liczonego od zakończenia jednego odpoczynku do rozpoczęcia kolejnego długiego odpoczynku (RYS 2) od doby 24-godzinnej, w której to rozliczamy czas pracy
(RYS 2).

Rys. 2. Okres jazdy dziennej wg Rozp. WE 561/2006:

Kolejna doba rozpoczyna się po zakończeniu poprzedniej (24h). Nie ma podstawy prawnej pozwalającej skracać doby i rozpoczynać liczenie nowej doby przed zakończeniem poprzedniej. Sam fakt, że kierowca po prawidłowym odpoczynku może rozpocząć kolejny okres jazdy zgodnie z przepisami WE 561/2006, nie zmienia definicji, że zliczanie czasu pracy do ewidencji należy kontynuować do końca doby, czyli okresu 24h. Doba nie kończy się po odpoczynku, tylko po 24 godzinach. To się nie zmieni nawet jeśli zastosujemy dopuszczalny dla kierowców indywidualny rozkład czasu pracy. Definicja doby jest stała i określona w Ustawie o czasie pracy kierowców (trwa 24 godziny).

Indywidualny Rozkład Czasu Pracy

Ze względu na specyficzny rodzaj pracy kierowców w transporcie i różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy wprowadzono możliwość ustalania indywidualnego rozkładu czasu pracy (ustalania różnych początków i zakończeń pracy). Niestety mylnie jest to interpretowane, że dzięki zastosowaniu tego zapisu w regulaminie pracy można skracać doby. Przepis brzmi:

„Art. 8 pkt 2. Indywidualny rozkład czasu pracy pracownika ustalany przez pracodawcę może przewidywać różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy; w takim przypadku ponowne wykonywanie pracy przez pracownika w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.”

A zatem nie zmieniamy tutaj definicji doby, tylko identyfikujemy zdarzenia pracy po ponownym rozpoczęciu pracy i nie zaliczamy do nadgodzin. Doba nadal trwa 24 godziny. Przykład (RYS 3):

W tym wypadku zdarzenia jazdy po godzinie 3:00 rano nie będą zaliczane do nadgodzin. Zatem suma pracy w całej dobie nadal wynosi 11h:59m, ale nadgodziny będą naliczane tylko z pierwszej części:

6h:26m jazdy + 4h:08m innej pracy + 0:15m przerwy śniadaniowej = 10h:49m pracy

Rys. 4. Przykład dla systemu podstawowego:

Nadgodziny: 10h:49m pracy – 8h normy = 2h:49m

Do ustalania nadgodzin nie uwzględniamy zdarzeń po odpoczynku, ignorujemy je chociaż nadal, jako praca wykonana, są one do zapłacenia w tej samej dobie 24-godzinnej. Na tym właśnie polega Indywidualny Rozkład Czasu Pracy, a nie na skracaniu doby i rozpoczęciu nowej (doby) tuż po zakończeniu odpoczynku.

Podsumowanie tego przypadku:

11h:59m pracy, 2h:49m nadgodzin z dodatkiem 50%, 1h:15m dyżuru 50%.

Z dalszych szczegółowych analiz będzie wynikało jednak, że zdarzenia z Indywidualnego Rozkładu Czasu Pracy, których nie uwzględniliśmy do naliczania nadgodzin z dodatkiem 50%, będą musiały być wypłacone jako dodatki 100% z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej. Czyli dwukrotnie drożej. – Dlatego zanim zdecydujemy się na zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy zalecamy dokonanie kilku przykładowych wyliczeń na historycznych rzeczywistych danych w celu sprawdzenia czy wybór Indywidualnego Rozkładu jest na pewno uzasadniony – mówi Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP.  Można bowiem bez żadnego problemu realizować przewozy drogowe o różnym charakterze i kierowcy mogą rozpoczynać swoją pracę o różnych godzinach w zależności od potrzeb, gdyż zdecydowana większość kierowców nie musi mieć ustalonych żadnych rozkładów godzin pracy:

„Ustawa o CPK art. 11 pkt 2a. Rozkładów czasu pracy nie ustala się dla kierowcy wykonującego przewóz rzeczy lub okazjonalny przewóz osób.” (UWAGA: planowane jest usunięcie tego zapisu z ustawy – dlatego warto zweryfikować aktualną treść art. 11 ustawy)

Podsumowanie Ewidencji czasu pracy kierowców

Po odpowiednim zliczeniu pracy w dobach, ustaleniu liczby nadgodzin, dyżurów i dodatków za pracę w porze nocnej poszczególne sumy należy przemnożyć przez odpowiednie wartości stawek i dodatków i tak odpowiednie kwoty przekazać kierowcy w formie wynagrodzenia. – Jak widać, sam proces rozliczania ewidencji wymaga pewnego zakresu wiedzy i doświadczenia. Firma może wybrać dwie drogi: rozliczać samodzielnie za pomocą dedykowanego oprogramowania (np. SuperTacho), lub zdecydować się na wykupienie usługi rozliczania w Kancelarii. Każda z tych dróg ma swoje zalety i pewne trudności. Jednak bez względu na to, która opcja zwycięży, warto pogłębiać swoją wiedzę nt. rozliczania.

Zobacz nasze webinary i darmowe szkolenia ON-LINE z rozliczania czasu pracy kierowcy

Szkolenia prowadzone są przez ekspertów Kancelarii z zakresu rozliczania czasu pracy, Rozporządzenia 561, Pakietu Mobilności czy tematów prawnych związanych z zatrudnianiem kierowców, Border Force, etc. – zachęca ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP, Mariusz Hendzel.