Dlaczego firmy transportowe zmieniają biura rozliczające kierowców? 8 powodów!

Brak kontaktu z opiekunem lub brak jednego, stałego opiekuna

Początek niezadowolenia pojawia się zwykle wtedy, gdy przypisany opiekun notorycznie nie odbiera telefonu. Oczywiście, w firmach występują sytuacje, gdy ktoś nie może odebrać telefonu, jednak w standardzie firm rozliczeniowych powinno być ustalone szybkie oddzwonienie.

Wiele firm transportowych zgłasza problem w komunikacji z ich biurem rozliczeniowym. Z naszego doświadczenia wynika, że szczególnie frustrujące dla firm transportowych są sytuacje, gdy pojawia się:

Niezrozumiałe odpowiedzi, brak szybkiej reakcji na pytania oraz trudności w wyjaśnieniu szczegółów wyliczeń mogą prowadzić do frustracji i skutkować błędami w naliczeniach wynagrodzeń, opóźnieniami w płatnościach czy błędach w dokumentacji.

Opiekun nie tłumaczy zagadnień w zrozumiały sposób

Kolejnym problemem powodującym frustrację wśród firm transportowych, a w szczególności wśród osób zaangażowanych w koordynację rozliczeń kierowców, jest to, że opiekunowie często nie odpowiadają na zadane pytanie wprost.

Zamiast tego bardzo ogólnikowo tłumaczą problem lub zagadnienie.

W efekcie, po rozmowie z opiekunem, wciąż nie wiadomo, z czego pewne rzeczy wynikają i w jaki sposób rozwiązać dany problem.

Jeśli dwa powyższe problemy dotykają Twoją firmę, najczęstszym rozwiązaniem, które obserwujemy, jest zmiana biura rozliczającego kierowców.

Niezrozumiały cennik, ukryte koszty i problem z realizacją usług

Otrzymujesz faktury z dodatkowymi opłatami za usługi, które początkowo miały być w zakresie usług?

A może są usługi, z których nie możesz skorzystać w pakiecie, bo nie ma dostępnych terminów lub są tak odległe, że w rzeczywistości nie możesz z nich skorzystać?

Jeśli tak, to niestety nie jest to wyjątkowa sytuacja.

Widzimy, że firmy transportowe wielokrotnie zmieniają biuro rozliczeniowe, ponieważ nie mają pewności co do zakresu opłacanej usługi.

Największe rozczarowanie przychodzi wtedy, gdy zakłada się, że pewne usługi znajdują się w pakiecie, a na fakturze znajdują się dodatkowe pozycje np.:

Niejasne zapisy w umowie mogą prowadzić do niespodziewanych kosztów.

Może się okazać, że dodatkowe opłaty, które początkowo miały być w cenie podstawowej, zostaną doliczone później. Takie praktyki w biurach rozliczających czas pracy kierowców mogą znacząco wpłynąć na budżet Twojej firmy i zwiększyć koszty operacyjne, dlatego sprawdź, czy na Twojej fakturze nie ma takich pozycji.

Kary umowne przy wypowiedzeniu i długi czas trwania umowy

Branża transportowa wymaga bycia elastycznym. Bywa, że zmieniający się rynek wymusza potrzebę przekształcenia firmy i zmianę profilu jej działalności. W takich sytuacjach umowy z biurem rozliczającym wymagają wprowadzenia zmian, a nawet całkowitego wypowiedzenia.

Często widzimy biura rozliczeniowe, które konstruują umowy w taki sposób, by za zerwanie umowy naliczana była kara umowna. Wysokość kary umownej często jest na tyle duża, że bardziej opłacalnym, przynajmniej pod względem finansowym, jest „przemęczenie się” i wytrwanie do końca trwania usługi.

Problem jest frustrujący w szczególności wtedy, gdy umowa została zawarta na kilka lat wprzód. Jest to naturalnie działanie krótkoterminowe, mające na celu „wycisnąć” z klienta jak najwięcej. Klient zmieni swoje biuro rozliczeniowe tak szybko, jak to możliwe.

Zauważamy na rynku również sytuacje, gdzie kary umowne są egzekwowane w przypadku zamknięcia działalności, zmiany profilu lub przekształcenia firmy transportowej. Do takich zachowań mamy szczególnie negatywny stosunek.

Umowy z długim okresem wypowiedzenia mogą blokować możliwość szybkiej zmiany biura rozliczającego czas pracy kierowców, gdy jakość usługi nie spełnia oczekiwań. Długotrwałe zobowiązania mogą również ograniczać elastyczność w rozwoju, co może być problematyczne w sytuacjach, gdy zmieniają się potrzeby firmy.

Biuro rozliczeniowe nie doradza optymalnego sposobu rozliczeń

Wynagrodzenia kierowców stanowią jeden z kluczowych elementów kosztów firmy.
Prawidłowo wykonana ewidencja potrafi zaoszczędzić, w zależności od skali firmy, nawet setki tysięcy złotych rocznie.

Problem, jaki widzimy na rynku, jest jednak następujący: bardzo często rozmowy dotyczące optymalizacji rozliczeń pomiędzy biurem rozliczeniowym a zarządzającym firmą transportowej wygląda następująco:

W trakcie wyboru biura rozliczeniowego koniecznie zapytaj o to, w jaki sposób sprawdzają najbardziej opłacalną formę rozliczeń i ile kosztuje taka usługa. Jeśli biuro nie będzie chciało powiedzieć, w jaki sposób robi taką analizę, zasłaniając się tajemnicą ich działalności – to zły znak.

Profesjonalne biuro rozliczeniowe powinno być na bieżąco z przepisami prawa oraz branżowymi standardami. Często jednak biura nie dostosowują swoich usług do zmieniających się przepisów, ani nie wychodzą z inicjatywą w zakresie optymalizacji kosztów. Brak wiedzy na temat aktualnych regulacji może prowadzić do błędów w rozliczeniach, a co za tym idzie do problemów w przypadku kontroli.

Wymuszanie swoich tabelek z odcinkami UE (TMS) lub granicami

Zauważyliśmy też, że cześć biur rozliczających wymaga przesłania przez firmy transportowe danych do rozliczenia w odpowiednim formacie, czyli uzupełniania tzw. „tabelek”. Biura przesyłają swoją własną „formatkę”, którą należy wypełnić własnymi danymi.

Problem polega na tym, że wynika to z lenistwa lub nieznajomości gotowych rozwiązań przez biura rozliczeniowe. Obecnie wszystkie dane potrzebne do przygotowania ewidencji i sporządzenia gotowej listy płac mogą zostać pobrane zdalnie, z różnych systemów informatycznych, bez potrzeby przygotowywania ich ręcznie przez firmy transportowe.

W dobrej praktyce wygląda to w ten sposób, że firma transportowa udostępnia dane do logowania do zdalnych systemów, które przechowują potrzebne dane. Następnie biuro rozliczające kierowców pobiera je i rozpoczyna proces rozliczania kierowców.

Często spotykamy się także z wymogiem uzupełniania TMS-ów przez biura rozliczające.
Realia jednak są takie, że przygotowywanie TMS-ów nie jest potrzebne do tego, aby wykonać ewidencję czasu pracy kierowców.

W efekcie pracownik w firmie transportowej spędza kilkanaście godzin, a czasem kilka dni na przygotowanie rzeczy, które lądują w szufladzie biura rozliczeniowego.

Jeśli Twoje biuro rozliczające wymaga od Ciebie uzupełniania tabelek lub TMS-ów, to płacisz za ich niekompetencję podwójnie. Pierwszy raz wtedy, gdy nie robią tego za Ciebie, a powinni, a drugi raz wtedy, gdy ktoś z Twojej firmy poświęca czas na przygotowanie tych danych.

Ciągłe pośrednictwo pomiędzy biurem rozliczającym a kadrową

Firmy transportowe zlecają temat związany z rozliczaniem kierowców głównie dlatego, aby całkowicie oddelegować ten proces na zewnątrz i mówiąc wprost – o nim nie myśleć.

Tymczasem rzeczywistość pokazuje, że zarządzający lub inna osoba w firmie transportowej notorycznie, co miesiąc, jest zaangażowana w cały proces i jest łącznikiem pomiędzy biurem rozliczeniowym a kadrową.

Problem ten najczęściej spowodowany jest tym, że kadrowa otrzymuje od biura rozliczeniowego dokumenty, np. raporty, które są dla niej niezrozumiałe, coś nie nie zgadza, brakuje kilku złotych do „równej kwoty”.

Te rzeczy generują u kadrowej wiele pytań, które zadaje właścicielowi lub zarządzającemu.

Nie jest to jednak wina lub brak wiedzy kadrowej – to biura rozliczeniowe korzystają z narzędzi (programów do rozliczania czasu pracy kierowców), które nie są przystosowane do potrzeb i realiów programów kadrowo-płacowych (np. Optimy, Enovy, Symfonii, Gratyfikanta itd.).

To wszystko powoduje wiele napięć na linii kadrowa – firma transportowa – biuro rozliczające, a efekt jest taki, że co miesiąc osoby zarządzające firmą są zaangażowane w cały proces rozliczania kierowców.

Wysyłanie gotowego rozliczenia chwilę przed wypłatami (sztuczne wydłużanie czasu rozliczenia)

Powyższy punkt brzmi jak absurd, ale niestety jest często spotykany na rynku.

Biura rozliczające z premedytacją zwlekają z odesłaniem klientowi gotowych rozliczeń, aby nadać usłudze dodatkowej wartości.

Obecne realia są takie, że rozliczenie 20 kierowców w odpowiednio przygotowanej firmie trwa ok. 60 minut.

Biura rozliczające wychodzą jednak z założenia, że gdy odeślą gotową ewidencję w kilkadziesiąt minut po otrzymaniu plików cyfrowych z tachografu, klient może poczuć, że płaci zbyt dużo w stosunku do nakładu pracy biura rozliczającego.

Dlatego też biura rozliczające… zwlekają z wysłaniem gotowej dokumentacji.

Nierzadko kilka dni.

Nasza rada: przy wyborze biura rozliczeniowego zapytaj, jak długo trwa rozliczenie Twojej liczby kierowców.

Jeśli usłyszysz czas podawany w dniach – możesz podejrzewać, że firma nagina rzeczywistość lub wykorzystuje przestarzałe narzędzia, które rzeczywiście wymuszają wielokrotnie większy nakład pracy.

Podsumowanie

Jeśli wszystko wskazuje na to, że Twoje biuro rozliczające kierowców popełnia wiele z powyżej wymienionych błędów, być może to najwyższy czas, aby zmienić firmę rozliczającą. Koniec roku to dobry moment na zamknięcie pewnego rozdziału i otworzenie nowego.

Zmiana biura rozliczającego nie jest skomplikowana. Cały proces przenoszenia niezbędnych danych można wykonać w ok. 1 dzień roboczy.

Nie musisz się także martwić o to, że zmiana biura rozliczającego będzie mieć wpływ na wynik potencjalnej kontroli.

Wszystkie dane potrzebne przy kontroli ITD lub PIP są dostępne w posiadanych przez Ciebie plikach PDF, plikach cyfrowych z tachografu, na mailu lub są dostępne w segregatorze w biurze Twojej firmy.