Ile osób jest potrzebnych do zrobienia listy płac dla kierowców?

Jaka ma być podstawa wymiaru składek w 2023 roku?

Odpowiedź jest niejednoznaczna, bo zależy od przyjętej metody rozliczania wynagrodzeń kierowców. Jeśli kierowca zarabia łącznie np. 5000 zł brutto, to podstawa do ZUS jest równa tej wartości (5000 zł), bo nie została przekroczona wartość przeciętnego wynagrodzenia i nie działają mechanizmy odliczania diet wirtualnych od podstawy ZUS. Jeśli wynagrodzenie brutto będzie wyższe, np. 10 000 zł, to wtedy podstawa do ZUS może być obniżana o wartość diet wirtualnych, ale nie bardziej niż do poziomu 6935 zł (w 2023 roku). Wszystko zależy od kwot jakie kierowca uzyskuje i wartości odliczeń, jakie obliczamy w etapie rozliczenia wyjazdów zagranicznych. A zatem, jeszcze raz – najczęściej zadawane pytania o rozliczanie kierowców…

Czy kierowców zatrudnionych na umowie o pracę obowiązuje minimalna stawka 6935 zł brutto na umowie?

Takich pytań jest ostatnio bardzo dużo. Ile osób jest potrzebnych? – Jedna. Dwie. A może trzy?

Prześledź cały proces i sprawdź, na jakim etapie występują problemy i z czego mogą wynikać złe emocje w rozmowach o czasie pracy kierowców. Zauważamy, że jest dużo negatywnych odczuć, gdy w rozmowach z księgowymi poruszany jest temat rozliczania czasu pracy kierowców w transporcie międzynarodowym, pytań jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe, skąd brać podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i do czego służy w rozliczeniu kierowcy prognozowane przeciętne wynagrodzenie.

Gdy od lutego 2022 nie wolno już oficjalnie wypłacać zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowej zagranicznej, okazało się, że proste wynagrodzenie kierowcy stało się wyzwaniem rodem z horroru.

Postrach wywołuje metoda obniżania składki ZUS do kwoty przeciętnego wynagrodzenia, zrozumienie pojęcia diet wirtualnych i pytania: „ile ma wynosić wynagrodzenie zasadnicze?”

Jak radzić sobie z nieznanym? Jak unikać stresu z powodu strachu przed kompromitacją („przecież Pani to powinna wiedzieć…”). Warto poznać etapy procesu rozliczania kierowców i wiedzieć czego oczekuje pracownik na danym etapie i jakie dane generuje dla osoby w kolejnym etapie. Dobre rozumienie potrzeb odbiorcy naszej pracy i odważne komunikowanie, czego się oczekuje od przygotowanej dokumentacji ułatwia wszystkim pracę.

Zawartość raportów, wydruków może być dość swobodnie ustawiana – warto zatem zamiast drukować dla kadrowej 12 zestawów tabel i ewidencji, wygenerować jedno przydatne dla niej zestawienie kwot, które da się łatwo wprowadzić do programu kadrowo-płacowego na listę płac. W niniejszym artykule prześledzimy proces od pobrania danych z karty kierowcy do stworzenia listy płac kierowcy w transporcie międzynarodowym.

Etapy od sczytania karty kierowcy do wypłacenia wynagrodzenia kierowcy

Etap 1: sczytania karty kierowcy

Kierowca jeździ i przewozi towary. Jego praca jest rejestrowana na tachografie i na karcie kierowcy. Kartę kierowcy należy odczytywać maksymalnie co 28 dni. Do tego są przeznaczone różne czytniki lub taką opcję proponują również systemy GPS.

Odczyt danych z karty kierowcy może wykonać sam kierowca, albo osoba (np.: spedytor) mająca dostęp do systemu GPS.

Takie odczyty należy przechowywać co najmniej przez rok od daty odczytu. Mogą być potrzebne przy kontroli, a przede wszystkim na ich podstawie wylicza się należne wynagrodzenie za pracę. Odczytanie karty kierowcy to kluczowy etap całego procesu rozliczenia czasu pracy. Bez niego nie uda się rzetelnie policzyć nadgodzin, dyżurów, pracy w porze nocnej, czyli ważnych składników wynagrodzenia.

Etap 2: wczytania danych do programu rozliczeniowego

Odczyty kart kierowców importujemy do programu rozliczającego czas pracy.

Importem danych może zajmować się np.: spedytor jeżeli ma dostęp do programu, osoba rozliczająca czas pracy kierowcy, lub nawet księgowa jeżeli to właśnie ona zajmuje się tym procesem od początku do końca, a może być to już robione przez zewnętrzne biuro rozliczeniowe.

Sam import danych to prosta czynność, ale jeżeli etap sczytywania karty kierowców wykonuje ktoś inny to wymagana jest tu komunikacja i zdarzają się nieporozumienia. W tym miejscu można zweryfikować poprawność odczytów, poprawność certyfikatów i braki wymaganych danych.

Etap uzupełnienia nieobecności

Informacje o nieobecnościach są wprowadzane do programów kadrowych, SAPów, czy innych wewnętrznych systemów. Bardzo często udaje się te dane wyeksportować z tych systemów i zaimportować do programu do rozliczania czasu pracy kierowców. Ten etap wymaga dodatkowo integracji obu programów, ale jak raz zostanie to zrobione, to comiesięczne przekazywanie informacji o absencji staje się łatwe i eliminujemy błędy, które przecież każdemu z nas mogą się zdarzyć.

Wprowadzone informacje o urlopach, chorobowych, czy innych nieobecnościach wpływają na wyliczoną stawkę zasadniczą, wysokość wyliczonych ryczałtów. Pomyłki nie są bez znaczenia i często są wyłapywane na etapie rozliczania ewidencji lub tworzenia listy płac.

Etap tworzenia podróży służbowych

Po zmianach przepisów, które miały miejsce w lutym 2022 zwrot kosztów w postaci diet i ryczałtów za noclegi przysługuje kierowcom tylko w podróżach krajowych. W przypadku podróży zagranicznej możemy rozliczyć tylko faktycznie poniesione koszty (na podstawie rachunków lub faktur). Jednak delegacje zagraniczne są potrzebne do prawidłowego naliczenia pracy na terenie UE i ulgi do obniżenia składek ZUS i podatku dochodowego.

Osobą wprowadzającą delegacje jest zwykle księgowa, kadrowa, spedytor, osoba rozliczająca, firma zewnętrzna. Na tym etapie warto wiedzieć na co zwrócić uwagę. Na ile znajomość dokładnego czasu przekroczenia granicy ma znaczenie i jaki wpływ na wysokość diet wirtualnych ma wybranie odpowiedniego docelowego państwa podróży zagranicznej.

Tworzenie delegacji wspomagają automaty, które oczywiście wymagają kontroli, bo gdy kierowca wstawi błędny kod kraju na granicy lub o tym zapomni należy to skorygować. Więcej o temacie kodów krajów dowiesz się z tego artykułu – Po co wstawiać kody krajów do tachografu cyfrowego.

Etap przeliczenia ewidencji czasu pracy kierowców

Księgowa, Osoba rozliczająca, firma zewnętrzna (biuro księgowe) – w tym momencie jest potrzebne doświadczenie i praktyka. Jeszcze jest szansa na ostatnie poprawki, skorygowanie błędów, uzupełnienie braków.

Jeżeli ten etap jest powierzony firmie zewnętrznej to musi ona być w dobrym kontakcie z księgową albo właścicielem firmy, z osobą z którą może skonsultować stawkę wynagrodzenia poszczególnych kierowców. Podczas przeliczania ewidencji wylicza się ilość godzin pracy w nadgodzinach, w godzinach nocnych, czas pracy w niedzielę lub święta, czas dyżurów. Bardzo często na tym etapie wszystkie te składniki zostają przeliczone przez odpowiednie stawki i otrzymujemy konkretną kwotę do zaksięgowania, czy nawet kwotę netto do wypłacenia dla kierowcy.

Gdy poprzednie etapy są wykonane prawidłowo, to samo przeliczenie ewidencji nie jest trudną czynnością, ale jest potrzebne wprawne oko by wychwycić ewentualne błędy. Na tym etapie jest ważna współpraca między osobami, które robiły poprzednie etapy i księgową, która będzie tworzyła listę płac.

Etap stworzenia listy płac

Etap najtrudniejszy, o którym jeszcze rok temu byśmy nie rozmawiali w kontekście czasu pracy kierowców. To księgowa zostaje na tym ostatnim kroku i pilnuje wszystkiego, żeby się zgadzało. Dostarczając jej odpowiednie raporty (ilością przepracowanych godzin, czas pracy za granicą, czy ilość/wysokość wirtualnych diet) z pewnością ułatwimy jej pracę i pomożemy w stworzeniu listy płac na czas. Trzeba pamiętać, że zawsze mogą się pojawić jakieś wyjątki, nieoczekiwane błędy, które będą wymagały poprawienia i ponownego przeliczenia ewidencji.

Każdy z etapów powinien być wykonywany najszybciej jak to możliwe, żeby opóźnienia nie skumulowały się na ostatnim etapie i żeby nie powstawały niepotrzebne stresujące sytuacje związane z terminem wypłat.

Podsumowanie

Podsumowując, za każdy etap powyższego procesu może być odpowiedzialna inna osoba, ale może być tak, że wszystkim zajmuje się jedna osoba. Nie zależnie od tego, za który etap jesteśmy odpowiedzialni, dobrze wiedzieć jak przebiega cały proces. Pozwala to na lepsze zrozumienie, wyłapanie „zapalnych miejsc” i wyeliminowanie błędów.

Jeżeli kilka osób zajmuje się rozliczeniem czasu pracy kierowców i wyliczeniem listy płac to warto zadbać o komunikację i przepływ informacji, bo bez poprawnie sczytanych danych, czy prawidłowo stworzonych delegacji będzie trudno policzyć ulgę obniżającą składkę ZUS, czy wysokość zaliczki na podatek dochodowy.

Warto skorzystać ze wszystkich dostępnych mechanizmów, aby przyspieszyć pracę (np.: import granic, import nieobecności, eksport raportu składników listy płac, eksport diet wirtualnych) szczególnie, że bardzo często chcemy mieć wszystko zrobione „do dziesiątego”, a jak widać proces jest złożony i często wymaga współpracy kilku osób.

Jeśli zajmujesz się wyliczaniem wynagrodzeń kierowcy, to może zainteresować Cię także ten artykuł – Lista płac kierowcy – po nowemu? Nagroda AB(C)D i elementy nieoskładkowane.