Artykuły
Jak skrócić czas rozliczeń kierowców z 2 dni do 60 minut i zaoszczędzić 36 400 zł miesięcznie?
Rozliczenia kierowców w firmach transportowych często są uznawane za mało istotny element pośród wielu ważniejszych, pilniejszych i większych problemów, z którymi boryka się przedsiębiorstwo.
Na przykładzie klienta firmy transportowej chcemy pokazać, jak wprowadzenie relatywnie prostych zmian, które nie burzą ustaleń z kierowcami, potrafią zaoszczędzić setki tysięcy złotych rocznie (w tym przypadku 436 800 zł).
Jak pomogliśmy firmie transportowej uporządkować rozliczenia z kierowcami?
Problem zarządzającego firmą transportową
Firma transportowa z zagranicznym kapitałem zgłosiła potrzebę uregulowania i poprawy rozliczeń z kierowcami, aby dostosować je do polskich wymogów prawnych.
W szczególności obawiano się kontroli związanych z szybkim wzrostem zatrudnienia.
Dotychczas dane z tachografu były pobierane, przetwarzane i kompletowane w centrali firmy za granicą. Następnie trafiały do polskiego oddziału w formie plików Excel, na podstawie których firma przygotowywała ewidencję czasu pracy i wypłaty dla kierowców.
Proces ten był czasochłonny, ręczny, i powodował kilka problemów:
-
1
Niewłaściwe wykorzystanie ulg i obniżek składek ZUS i PIT
Klient nie korzystał w pełni z dostępnych narzędzi, takich jak Diety Wirtualne i Sanitariaty, co skutkowało wyższymi kosztami zatrudnienia. Obciążenie finansowe klienta było przez to większe, niż powinno być. -
2
Czasochłonny proces rozliczeniowy
Przygotowanie kompletnych wypłat dla 28 kierowców trwało około dwóch tygodni, co było zbyt długie i komplikowało harmonogram wypłat. Kierowcy otrzymywali wynagrodzenia w dwóch transzach, do 10-ego dnia miesiąca otrzymywali podstawę, a do 20-ego dnia miesiąca otrzymywali premię, co nie było zgodne z założeniami centrali. -
3
Konstrukcja umów z kierowcami
Ryczałty, które otrzymywali kierowcy, były zbyt wysokie w stosunku do rzeczywistego czasu pracy. Klient dostrzegł potrzebę ich obniżenia, co mogłoby korzystnie wpłynąć na obniżenie podstawy wynagrodzenia urlopowego i chorobowego.
Zobacz, jak taki projekt mógłby wyglądać w Twojej firmie
W trakcie bezpłatnej analizy sprawdzimy, jakie obszary Twoich rozliczeń z kierowcami wymagają poprawy.
Specyfika branży klienta
Klientem jest europejski przewoźnik obsługujący ładunki lotnicze. Firma jest jednym z największych tego typu operatorów w Europie.
Do współpracy zgłosił się nowy polski oddział firmy, który rozwija swoją działalność na lokalnym rynku.
Branża: Transport i logistyka. Obsługa ładunków lotniczych.
Skala działalności: Firma zatrudnia ponad 1 100 kierowców na całym świecie.
W Polsce aktualnie operuje 28 kierowców, jednak firma dynamicznie rośnie i planuje zwiększyć zatrudnienie do 100 kierowców w najbliższych miesiącach.
Wprowadzone rozwiązania
Klient skontaktował się z nami za pomocą formularza na stronie internetowej. W ciągu 15 minut odpowiedzieliśmy na zapytanie, co zaowocowało krótką, 20-minutową rozmową na temat potrzeb i oczekiwań.
Początkowo klient chciał jedynie przetestować nasz program do rozliczania czasu pracy kierowców EwiSystem, jednak wspólnie zdecydowaliśmy o przeprowadzeniu audytu dotychczasowych rozliczeń, aby precyzyjnie określić obszary wymagające poprawy.
Otrzymaliśmy od klienta pliki cyfrowe z kart kierowców (pliki .ddd), składniki wynagrodzenia (wynagrodzenie zasadnicze i ryczałty) oraz listy płac.
Na podstawie tych dokumentów przeprowadziliśmy analizę w dwóch obszarach:
-
1
Możliwość zgodnej z prawem optymalizacji składek ZUS i PIT
-
2
Możliwość skrócenia czasu trwania procesu rozliczania kierowców
Przedstawiliśmy klientowi raport zawierający wyniki naszej analizy oraz omówiliśmy, jakie konkretne usprawnienia należy wprowadzić, aby rozliczenia były zgodne z prawem i zoptymalizowane pod kątem kosztów.
Pokazaliśmy także, jak samodzielnie wdrożyć proponowany zmiany przy użyciu naszego oprogramowania do rozliczania czasu pracy kierowców EwiSystem.
Na koniec przeprowadziliśmy instruktaż dla osoby zarządzającej oraz kadrowej, która miała zajmować się rozliczaniem kierowców, wprowadzając jednocześnie do programu wszystkie poprawki zgodnie z naszą analizą.
Efekty wprowadzonych rozwiązań
-
1
Skrócenie czasu rozliczeń
Dzięki wdrożeniu programu do rozliczania czasu pracy kierowców EwiSystem, czas potrzebny na rozliczenie 28-u kierowców skrócił się z dwóch dni do zaledwie 60 minut. Ta zmiana nie tylko zwiększyła efektywność, ale również umożliwiła firmie terminowe przygotowywanie i wypłacanie wynagrodzeń. -
2
Terminowe wypłaty
Firma obecnie wypłaca wynagrodzenia kierowcom w pełnej kwocie do 10 dnia miesiąca, co spełnia wymogi centrali. Eliminuje to wcześniejsze opóźnienia i rozbijanie płatności na transze, co poprawia relacje z kierowcami oraz ich satysfakcję z pracy.
-
3
Obniżenie kosztów pracy
Optymalizacja procesu rozliczeń, w tym poprawne wykorzystanie Diet Wirtualnych i Sanitariatów, pozwoliła na obniżenie składek ZUS i PIT o średnio 1 300 zł miesięcznie na kierowcy.Łączna oszczędność dla klienta przy 28-u kierowcach wyniosła 36 400 zł miesięcznie.
Jeśli klient zwiększyłby zatrudnienie do planowanych 100 kierowców, bez wprowadzenia proponowanych przez nas zmian, ponosiłby dodatkowe koszty w wysokości 130 000 zł miesięcznie.
Klient zdecydował się na indywidualne, dedykowane wdrożenie proponowanych rozwiązań przez naszą firmę, dzięki czemu wspólnie przeprowadziliśmy pierwsze rozliczenia kierowców w nowej formule.
To sprawiło, że zespół obsługujący rozliczenia zdobył pewność siebie i wiedzę, jak korzystać z programu. W ramach współpracy oferujemy stałe wsparcie merytoryczne i techniczne dotyczące każdego aspektu rozliczania czasu pracy kierowców.
Zobacz, jak taki projekt mógłby wyglądać w Twojej firmie
W trakcie bezpłatnej analizy sprawdzimy, jakie obszary Twoich rozliczeń z kierowcami wymagają poprawy.
