W artykule poruszamy kluczowe problemy w rozliczeniach kierowców i wskazówki jak sobie radzić aby wszyscy zainteresowani byli zadowoleni.

1. Jak ustalać zasady rozliczania kierowców z firmą rozliczającą?
2. Sprzeczne interpretacje w rozliczaniu składników oddelegowania
3. Czy wypłata do 10tego jest rzeczywiście obowiązkowa?
4. Etapy rozliczania kierowców, jakie dane są potrzebne i kiedy?
5. Czy premie, nagrody i dodatki są oskładkowane?
6. Ile czasu zajmuje rozliczenie kompletne czasu pracy kierowcy?
7. Jak radzą sobie z rozliczaniem kierowców różne firmy w Polsce? (pomysły, koszty, wady i zalety)

A kiedyś to było lepiej,..

Dawne rozwiązania, gdy część wynagrodzenia wynikająca z umowy była przelewana na konto w pierwszych dniach (do 10-tego), a kolejny przelew („za diety”) był realizowany pod koniec kolejnego miesiąca, już dawno uległy zmianie. Mimo to, warto raz na jakiś czas wrócić do fundamentów i przypomnieć sobie co jest ważne, kiedy na tapet weźmiemy rozliczanie czasu pracy kierowców.

Ma to również znaczenie gdy te zasady ustalimy sobie w kontekście oferty pracy dla kierowców, którzy dopytują – „Jak będzie rozliczany czas pracy?”. Oczywiście popularne są dniówki „na rękę”, ale coraz częściej w trakcie współpracy wybrzmiewają potrzeby oficjalnego płacenia składek, zaświadczeń o zarobkach do kredytu czy pytania o emeryturę.

„Biznes is biznes”, czyli jak dogadać takie potrzeby z firmą rozliczającą kierowców?

Potrzeby firmy transportowej pod względem przedstawienia w prosty sposób zasad współpracy dla kierowcy muszą zostać zaopiekowane, przedstawione przez firmy świadczące popularne usługi rozliczania ewidencji czasu pracy kierowców. Zaletą firmy transportowej będzie pokazanie, że wynagrodzenia są płatne np. do 5tego dnia miesiąca, że obliczenia są dostępne do wglądu dla kierowcy, że kierowca może liczyć na bezpośrednie wsparcie kogoś, kto wyjaśni mu przepisy drogowe.

TO JEST WYZWANIE DLA FIRM ROZLICZAJĄCYCH – czyli daj Klientowi, to czego potrzebuje, rozwiń zakres usługi, podnieś cenę i zrealizuj usługę na wyższym poziomie niż konkurencja.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ

Obecne czasy są idealne do rozwijania biznesu wspierającego branżę, bo większość firm boryka się z brakiem specjalistów, nie są w stanie sami realizować wielu procesów – brakuje im wiedzy. ZOSTAŃ PROFESJONALNYM DORADCĄ FIRM TRANSPORTOWYCH.

Z jakimi wyzwaniami trzeba się mierzyć?  Co musisz potrafić wyjaśnić swojemu klientowi? Czytaj dalej…

SPRZECZNE INTERPRETACJE

Szum informacyjny i brak dobrego rozumienia mechanizmów obliczania płac sektorowych spowodował kiedyś ogromne opóźnienia w obliczaniu wynagrodzeń kierowców. Pomieszanie przepisów oddelegowania kierowców z ustawą o delegowaniu pracowników zatrudnionych w polskich przedsiębiorstwach powodowało mylne przekonanie, że kierowca musi mieć stawkę 6935 zł brutto na umowie – co nie jest prawdą. Warto wyjaśniać kierowcom, właścicielom firm transportowych, że ustawa o umowach o pracę i stawkach się nie zmieniła. Eksperci powinni uspokajać i wyjaśniać do skutku – zasady i wskazywać prawidłowe wzory zapisów, umów.

Wypłata do 10-tego – nowy (stary) obowiązek

Termin wypłaty zależy od ściągalności danych z kart kierowców i tachografów oraz od sprawności przeliczania w firmie rozliczającej. Pamiętajmy, że kierowcy mają kredyty, zobowiązania i ogromna wartością jest gdy mogą otrzymać przelew np. 4-tego lub 5 dnia miesiąca. Jeśli metoda liczenia dniówek jest po aby było łatwiej – to zróbmy przelew wg obliczeń dniówki, a firma rozliczająca powinna dopasować potem kwoty brutto do tego przelewu i spokojnie biuro rachunkowe ma czas aby zrobić listę płac na 10tego lub nawet później. Takie opcję są oczekiwane przez Klientów i spełniają ich potrzebę wyjścia naprzeciw kierowcom. Przejęcie rozmów z biurem rachunkowym, szybkie dostarczanie zestawień brutto do programów płacowych – to nowe trendy w rozliczaniu ewidencji czasu pracy kierowców.

Wynagrodzenie za pracę, za dany miesiąc, np. za maj – musi być wypłacone pracownikowi (kierowcy) najpóźniej 10-tego dnia następnego miesiąca, czyli do 10-tego czerwca, ale im szybciej tym lepiej.

Próba utrzymania starej zasady dwóch wypłat (podstawy i diet) nie jest już żadnym rozwiązaniem, a wsparcie ze strony firmy rozliczającej jest na wagę złota. Bo tylko dobre firmy potrafią robić to bez opóźnień i dokładnie dopasowują się do kwot dniówek.

Aby pomóc zrozumieć pułapki w procesie rozliczania kierowców (bez diet zagranicznych) przygotowaliśmy [>> nagrania poszczególnych etapów rozliczania czasu pracy kierowców <<]. Są to nagrania przykładowe, ale pomagaj zobrazować schemat postępowania:

Etap 1 – przygotowanie danych. 

Pobranie zdalne plików .DDD lub pozyskanie ich od kierowców lub działu transportu. Pozyskanie informacji o nieobecnościach (urlopy, chorobowe) – aby nie tracić czasu można skorzystać z gotowych zestawień z kadr – bez potrzeby wpisywania tego ręcznie, co powoduje pomyłki.

Poprawki oczywistych błędów obsługi (np. wpis manualny „młoteczków” na cały weekend). Takie poprawki nie wymagają konsultacji, są oczywiste i są niesamowicie doceniane – gdy firma rozliczająca nie dopytuje o każdą drobnostkę właściciela firmy.

Dobra analiza sposobu wynagradzania i praktyczne zweryfikowanie tras pozwala rozliczyć wynagrodzenia bazując tylko na danych z karty kierowców (gdzie są aktualnie również oznaczone przejścia graniczne).

W nagraniu powyżej przypominamy zasady przewozów bilateralnych, cross-trade oraz tak kluczową sprawę jak to, czy dany kraj faktycznie wymaga rozliczania wszystkich przewozów czy tylko kabotażowych (lub żadnych).  Rutyna i uogólnienie postępowania może doprowadzić do niewydolności działów rozliczeń kierowców w firmach.

Etap 2 – praktyczne wyliczenie

Bazując na pozyskanych danych rozpoczyna się obliczanie diet wirtualnych (których nie wypłaca się już, ale sa potrzebne). Można to robić ręcznie, co powoduje opóźnienia lub ustawiając scenariusze generowania granic i odcinków zagranicznych – wymusić obliczenia automatyczne od razu dla wielu kierowców.

Po dietach przychodzi czas na dopasowywanie kwot brutto do dniówek netto, wynikających z obliczenia liczby dni w trasie x stawka umówiona, np. 400 zł na rękę.

Kalkulator wynagrodzeń kierowcy, który można znaleźć w internecie pozwala na takie obliczenia, ale niestety nie jest w stanie uwzględnić chorobowego, wynagrodzenia urlopowego kierowcy. Dlatego w przypadku dniówek wydłuży się czas obliczeń na takim kalkulatorze.

Unikalne mechanizmy obliczające kwoty brutto na podstawie “dniówek kierowcy” czy wskazanych przez “kierownika transportu” kwot netto upraszczają komunikację oraz zdejmują z działu kadr czy księgowości problem wielokrotnego rozliczania wynagrodzeń przy szacowaniu kwoty netto, gdy należy uwzględniać stawki diet wirtualnych, płac sektorowych oraz składników specyficznych dla pracy kierowcy.

[elementor-template id=”7479″]

Etap 3 – przekazanie danych do księgowości

To jeden z najbardziej wymagających etapów, gdy dochodzi do konfrontacji z innym ekspertem wykorzystującym zestawienia czasu pracy kierowcy. Przekazanie zestawień składników listy płac do biura rachunkowego, gdzie trzeba się liczyć z ograniczeniami technicznymi programów płacowych – wymaga otwartości na dopasowanie nazewnictwa, układu zestawień lub formatu przesyłanych plików.

Omówienie sposobu “czytania” wydruków z podziałem na nagrodę AB(C)D dla systemów kadrowo-płacowych wiąże się często z potrzebą przygotowania programu płacowego i szablonu listy płac pod zestawienia Pakietu Mobilności z obniżeniem podstawy ZUS.

To nie do końca określone składniki są nieoZUSowane, tylko całe wynagrodzenie zsumowane z zasadniczej, nadgodzin, dopłat, premii, nagród i wszystkich normalnych elementów jest na końcu korygowane o wartość diet i część całej kwoty nie podlega pod składki na ubezpieczenie społeczne. Czasem to będzie określony składnik przygotowany do prowadzenia jako „bez ZUS”, a czasem podaje się ostateczne kwoty do ZUS, PIT i kwoty zwolnione ze składek.

Zasada obliczania tych składników listy płac na podstawie kwoty brutto i wartości diet wirtualnych nie jest typowa. Nieozusowanie części wynagrodzenia jest specyficznym podejściem do rozliczania wynagrodzeń i wymaga spokojnego omówienia sposobu wprowadzenia tego do kadr.

Brak takiej rozmowy, wyjaśnień, może spowodować zachowawcze działanie po stronie biura rachunkowego i nieobniżenie ZUS-u z powodu braku technicznych możliwości odliczenia diet wirtualnych.

Dopasowanie zestawień pod konkretne biuro rachunkowe – zdecydowanie ułatwi życie wszystkim. Warto o to zadbać w ramach współpracy z firmą rozliczającą, bo łatwiej jest dopasować składniki do biura rachunkowego, niż zmusić biuro rachunkowe do ręcznego obliczania list płac kierowców. Temat programów płacowych i ich dopasowywania do delegowania kierowców i Pakietu Mobilności poruszaliśmy w innym artykule:  >>TUTAJ<<

Ile czasu zajmuje rozliczenie kierowców?

To zależy od metody. Metoda „nic nie robić” jest najszybsza – bo nic nie trzeba liczyć, księgowa wprowadza do płac tylko stawkę z umowy, jak dla standardowego pracownika, a reszta należności ginie w otchłani ustnych ustaleń z kierowcą.

Pośrednią metodą jest wprowadzenie do oficjalnych zestawień kwoty „medialnej”’ 6935 zł brutto i oskładkowanie jej w całości – a jakąś mniejszą część wypłaca się zaliczkowo na poczet przyszłych dochodów.

Takie rozliczania są łatwe i szybkie teraz, ale w przyszłości wywołają potrójne korekty i obliczanie wszystkiego w zaległościach, korekty ZUS i podatku firmy, podatku dochodowego kierowcy i utratę wizerunku w oczach kierowców, innych pracowników.

Dokładne rozliczenie trwa albo tye samo – gdy korzysta się z pomocy komputerów, albo kilka-kilkanaście dni, gdy rozliczane jest ręcznie na kalkulatorach internetowych czy w excelu.

Ile to kosztuje?

Cenniki można znaleźć na stronach, ale ceny kształtują się od 40-180/200 zł za kierowcę. Jak widać tak spora rozbieżność musi od czegoś zależeć. Samo klikanie w programach komputerowych nie jest trudne, ale jak je ustawić, jak rozmawiać z księgowa i jakie jeszcze usługi dodatkowe są w tej cenie – warto dopytać o ofertę z różnych poziomów cenowych. W myśl zasady chytry traci dwa razy – droższa usługa w pierwszej chwili, może się okazać tańsza w perspektywie kilku miesięcy i lat – gdy wizerunek dobrych rozliczeń np. przyciągnie z polecenia innych kierowców, którzy oprócz dobrych zarobków szukają powtarzalnych wypłat zależnych od rzeczywistej pracy, a nie uproszczeń matematycznych.

ROZLICZANIE KIEROWCÓW “PO NOWEMU”

Wszystko jest nowe. Organizacja pracy, delegowanie kierowców, nowe przepisy… Warto zatem dopasować swoje podejście do nowych czasów. Z powodów piętrzących się trudności z ustaleniem zasad wymiany informacji, biura rachunkowe często wypowiadały usługi księgowe dla firm transportowych. O liczbie problemów związanych ze zmianą biura rachunkowego nie trzeba tutaj wspominać. Może warto jednak zorganizować rozmowę aby dopasować możliwie najlepiej zestawienia z rozliczeniami kierowcy pod biuro rachunkowe – bo to jest tylko odpowiednie dopasowanie ustawień systemów IT, a nie niechęć do współpracy. WARTO ROZMAWIAĆ!

W ten sposób FIRMA ROZLICZAJĄCA realnie może wpłynąć na sytuację biznesową swoich klientów – pomóc im lub stwarzać problemy. Usługi powinny raczej pomagać w biznesie, a nie go utrudniać…

Zlecać czy rozliczać samemu?

Właściciele firm transportowych mają wystarczająco problemów, aby przyjmować dodatkowe obciążenia merytoryczne i operacyjne na siebie. Jeśli tylko mogą coś zlecić, aby ktoś od początku do końca zajął się tematem – to zlecają. Ale z braku chęci dopasowania się firm rozliczających – powstaje nisza do rozmów do przejściu z obsługi zewnętrznej do rozliczania samodzielnego. Decyzja zawsze należy do właściciela firmy transportowej, ale powodowana jest jednak podejściem firmy, która go obsługuje. Odpowiednio zaopiekowany KLIENT nie myśli o zmianach sposobu realizacji rozliczania. Warto tylko brać pod uwagę realne problemy takiej firmy i je rozwiązać. Ustalić cenę takiej usługi, bo samodzielne rozliczanie to również koszt pracownika, sprzętu i zdobywania wiedzy. Każda z opcji to wybór, a nie przymus.

Podsumowanie: Jak rozliczanie wpływa na pozycję firmy transportowej?

Kierowcy to podstawa firmy transportowej – bez nich wszystkie inne procesy się nie wydarzą. Dlatego przejrzyste zasady, powtarzalne rozliczenia, możliwość rozmowy i wyjaśnienia wyników wyliczeń, dopasowanie składników motywacyjnych (dniówek) – to wyzwania dla osób rozliczających – albo tych, które świadczą takie usługi komercyjnie, albo dla tych co szukają pracy bezpośrednio w firmach transportowych. Tak czy inaczej wszyscy muszą się rozwijać, aby dopasować się do zmieniającego się świata.