Porozmawialiśmy z kilkuset firmami transportowymi, które nie są naszymi Klientami i zapytaliśmy ich o poziom zadowolenia z umowy o świadczenie usług ewidencji czasu pracy. Jakie wnioski płyną z odbytych rozmów? Tego dowiesz się z poniższego artykułu ale w niektórych przypadkach wypowiedzenie umowy wisi na włosku.

Oto jakie są wyniki naszej ankiety:

Klient zadowolony – nie narzeka, nie ma potrzeb, wszystko działa poprawnie, świadczenie usług przez firmę od ewidencji jest dla niego akceptowalne.

Nie zawsze i nie wszędzie jest źle. Z naszych rozmów wynika, że są przedsiębiorcy zadowoleni z poziomu obsługi, a ewidencja czasu pracy jest według nich prowadzona poprawnie. Co to w praktyce oznacza i czy zawsze to samo? Niestety nie. Kiedy pytamy, sięgamy głębiej, okazuje się wielokrotnie, że zleceniodawca (firma transportowa) jest zwyczajnie niezaangażowana w temat. Sam proces obsługi nie jest jej znany i wcale jej nie interesuje. Od dnia zawarcia umowy ktoś coś dla nich robi, wysyła jakieś dokumenty, kontroli nie było, jest okej. Niestety nadal w branży to dość częsta postawa i strony umowy nie dążą do zmiany, bo jest tyle spraw ważniejszych…

Taki układ sprawdza się do czasu – kontroli, sprawy w sądzie z inicjatywy kierowcy, a co najgorsze wypadku drogowego, którego konsekwencje są bardzo poważne. Należy pamiętać, ze wtedy wszystko zaczyna mieć znaczenie:

• renoma pracodawcy przy rekrutacji kierowców
• brak pewności czy dokumentacja jest rzetelna, unikanie wymagających zleceniodawców, co wpływa na sytuację finansową firmy

Co najczęściej boli firmy transportowe przy usłudze ewidencji czasu pracy?

1. Brak kontaktu z „opiekunem”, jeśli w ogóle jest jakiś opiekun. Nie odbierają telefonów, nie odpisują na maile, słaby kontakt.

Masz podpisaną umowę albo „jakoś” funkcjonujesz z firmą usługową. Kiedy dzwonisz – nie odbierają telefonu. Czekasz, ale nie oddzwaniają. Piszesz maila. Znowu czekasz. Nadal nic. Znany Tobie scenariusz?

Niestety odpowiedź dotycząca braku komunikacji z usługodawcą była bardzo częsta. W przypadku wypowiedzenia umowy, telefon nagle dzwoni i jest odbierany…Tylko wtedy bywa już zbyt późno.

Masz pytanie tu i teraz, bo zadał Ci je kierowca, Twoja księgowa. Nie chcesz czekać tygodnia na odpowiedź, bo ekspertowi powinna ona zająć chwilę. Masz to przecież w pakiecie, tak jak obiecywali. I co teraz? Kiedy zaczynasz mówić, że skłaniasz się ku rozwiązaniu umowy, coś się zmienia… po czym za kilka tygodni sytuacja braku kontaktu wraca.

2. Nie dostaję dokumentów na czas, a jak już dostaję, to nie rozumiem co w nich jest.

Starasz się dbać o pracowników i pilnujesz tego, aby wypłaty były na czas w dość powtarzalnym terminie. Nie wszystko jednak zależy od Ciebie i musisz tłumaczyć się przed kierowcami nie ze swoich błędów. Dokumenty od firmy rozliczającej nie trafiają na czas do Twojego działu rozliczeń, który przygotowuje wypłaty wynagrodzeń. Choćbyś stanął na rzęsach, nie zrobisz wypłat na czas, bo dokumenty dostajesz już po terminie. Dostajesz rzeczy, które nie są dla Ciebie jasne? Nawet nie masz kogo zapytać, bo nie udzielają odpowiedzi, nie tłumaczą co znajduje się w zestawieniach, raportach, listach.

3. Nie mam wsparcia, brak informacji o zmianach prawnych.

Robią bo robią. Miesiąc w miesiąc dostaję ten sam zestaw, w którym nie wiem co jest. Kiedy pytam, mętnie odpowiadają bez konkretów. Nieustannie czytam o zmianach przepisów i pojawiają mi się pytania, czy one dotyczą także mnie i moich kierowców? Czy może coś powinno być inaczej liczone, inaczej wyglądać? Może jakieś rozwiązanie jest dla mnie korzystniejsze ale nie wiem jak o to zapytać?

Podsumowując – dlaczego nie są aktywni w naszym teoretycznie partnerstwie, które powinno działać w dwie strony? Nie informują mnie o zmianach. Mam poczucie że moje dokumenty są robione „po staremu” i omijają mnie dobre rozwiązania. Zaczynam myśleć o rozwiązaniu umowy.

4. Brak możliwości rozliczenia części miesiąca (kierowca zakończył umowę)

W przypadku rozwiązania umowy z kierowcą w środku miesiąca, musisz czekać z rozliczeniem do zamknięcia okresu rozliczeniowego i standardowej daty wyliczeń (wstrzymane masz wszystko – liczbę przepracowanych godzin, świadectwo pracy, nieusprawiedliwione nieobecności, ilość urlopu wypoczynkowego, informację o godzinach nadliczbowych). Rozwiązanie umowy z kierowcą powinno być potraktowane priorytetowo, a firma nie szykuje dla Ciebie dokumentów częściowych. Nie możesz się doprosić a wyjaśnienia, że jest to dla Ciebie istotne, nie przynoszą rezultatów. Firma w tym zakresie nie jest elastyczna i dopiero ewentualnie możliwość wypowiedzenia i zakończenia umowy powoduje jakieś ustępstwa i skłania do rozmów o Twoich potrzebach, a to one powinny kreować kształt współpracy

5. Wstrzymanie wyliczeń ewidencji z powodu braku danych, bez których można zrobić dobre wyliczenia.

Wielokrotnie słyszeliśmy, że usługodawca nie przesyłał dokumentów ewidencji czasu pracy, wyliczeń, raportów, tylko dlatego że nie otrzymał np. informacji o ewentualnych urlopach u kierowców. Wyliczenia powinny były powstać, a jeśli okazałoby się, że jakiemuś pracownikowi pracodawca udzielał urlopu, należałoby zrobić korektę dokumentacji.

To wszystko może sprawnie działać. Pisaliśmy o tym w artykule Sztuczna inteligencja i rozliczanie wynagrodzeń kierowców.

Tak bierna postawa ze strony firmy rozliczającej bardzo mocno razi i jest nie do wytłumaczenia. W trakcie trwania umowy, zleceniodawca powinien otrzymywać każdego miesiąca umówione, ustalone dokumenty bez względu na to, czy z jego strony wszystko co niezbędne, zostanie dostarczone. Pamiętaj, masz prawo tego oczekiwać na podstawie umowy od swojego usługodawcy.

6. Brak współpracy z biurem rachunkowym (integracje z programami kadrowo płacowymi)

Jeżeli system rozliczania czasu pracy nie integruje się płynnie z innymi narzędziami, których firma już używa, takimi jak systemy płacowe, systemy zarządzania flotą itp., może to spowodować dodatkowe straty czasu na przepisywanie zestawień, a to powoduje frustrację i skłania firmę do poszukiwania bardziej zintegrowanego rozwiązania. Otrzymujesz dokumenty, z którymi i tak Twoja księgowa, kadrowa, czy osoba zajmująca się kierowcami, musi jeszcze coś zrobić. Jakaś tabelka, Excel, wyliczenia. Zadajesz sobie pytanie, czy tak musi być i zaczynasz myśleć o zakończeniu umowy, skoro usługa nie zdejmuje do końca pracy z Ciebie i Twojego zespołu.

7. Rozwiązanie umowy przed jej zakończeniem nie jest możliwe. Grożą mi potężne kary finansowe za wcześniejsze zerwanie. Jestem więźniem skomplikowanej umowy/ decyzji.

Zostawiliśmy ten powód na koniec, ponieważ budzi on największy nasz sprzeciw. W jakim celu usługodawca wiąże ze sobą klienta taką umową, której nie można wypowiedzieć? Realizacja usługi nie wymaga inwestycji, zatem blokowanie długoterminowe opcji rozwiązania umowy powinno budzić wątpliwości dot. intencji. Nie zawsze są one złe, ale warto uzyskać wyjaśnienie.

Rozwiązanie umowy powinno być możliwe w rozsądnym okresie wypowiedzenia, dla każdej ze stron – oczywiście po uregulowaniu wszystkich zobowiązań (realizacji usługi oraz płatności za nią). Współpraca powinna być dobrowolną, świadomą decyzją, podyktowaną tym że chcemy a nie musimy działać wspólnie.

Podsumowanie

Powodów niezadowolenia słyszeliśmy znacznie więcej, ale wybraliśmy tych 7 najczęściej się pojawiających. Czy któryś z powyższych punktów wywołuje Twoje emocje? Może to czas sprawdzić rynek usług rozliczania kierowców i wykorzystać opcje porównywania ofert do celów negocjacyjnych?

Ciekawi Cię typowy zakres usług albo poszerzony zakres i aktualne ceny? Chcesz wiedzieć jak naprawić współpracę lub przenieść obsługę bez niepotrzebnych nerwów? Zgłoś się na bezpłatną konsultację >>>>>