Sztuczna inteligencja i rozliczanie wynagrodzeń kierowców

Prawidłowa ewidencja czasu pracy kierowców w celu uniknięcia roszczeń i mandatu z Państwowej Inspekcji Pracy

Wszystko zaczyna się od samego kierowcy i jego umiejętności w obsłudze tachografu. Dokładne i rzetelne rejestrowanie czasu pracy na tachografie jest niezwykle istotne w celu uniknięcia późniejszych rozczarowań przy weryfikacji swojej wypłaty. Prawidłowe rejestrowanie godzin pracy, w tym czasu załadunku i rozładunku, przerw oraz innych czynników wpływających na czas pracy, umożliwia właściwe obliczenie kwoty brutto (ustalenia łącznej kwoty przychodu).

Dniówka netto kierowcy, czy trzeba liczyć dokładnie ewidencję czasu pracy kierowców?

Oczywiście. Dniówka pozwoli szybko oszacowań kwotę przelewu – w ramach ustaleń indywidualnych, ale do prawidłowego obliczania podatków i ZUS trzeba tę kwotę przekształcić w składniki brutto na liście płac. Należy wspomnieć, że NIE MA wzoru matematycznego na obliczanie kwoty brutto wynagrodzenia. Wiemy jak obliczać z brutto, kwotę netto, ale nie wstecz – jest to tylko i wyłącznie metoda próbkowania: jakie brutto daje takie wynagrodzenie netto. Metodą prób i błędów – zwiększanie i zmniejszanie kwoty brutto po kilku-kilkunastu próbach daje nam poszukiwany wynik. Przy tej określonej kwocie brutto, po odliczeniu diet wirtualnych od podstawy ZUS. Takie działania trzeba wykonać dla każdego kierowcy niezależnie.

Zmienność diet wirtualnych (czyli kwoty potencjalnych kosztów w wysokości równowartości diety przysługującej na trasach zagranicznych) oraz parametrów podatkowych (KUP, PIT-2, inne) nie pozwala łatwo kopiować stawek między kierowcami. To oznacza dużo ręcznej pracy dla osób w transporcie albo w księgowości lub biurze rachunkowym.

M.in. dlatego stawki usług kadrowych dla firm transportowych są 2-3 krotnie wyższe niż standardowe rozliczania zwykłych pracowników. Obliczanie 2-3 krotne list płac, aby osiągnąć dla ZUS poziom kwoty przeciętnego wynagrodzenia jest jakby „podwójną robotą”.

Potrzebujesz tej wiedzy, aby rozliczać Pakiet Mobilności i uniknąć kar za zaniżone składki ZUS i PIT-4.

Oczekiwania dotyczące właścicieli firm są w dzisiejszych czasach kosmiczne. Polski Ład, biznes plan, księgowość, rachunkowość, podatki, inwestycje, stopy zwrotu – wszystko to powinien znać właściciel. Jest to oczywiście niemożliwe, dlatego właściciele firm zlecają niektóre obowiązki pracownikom lub firmom zewnętrznym. Jeśli zakres prac w firmie jest na tyle duży, że uzasadnia zatrudnienie na etat pracownika do rozliczania kierowców międzynarodowych, warto pamiętać aby wyposażyć taką osobę w niezbędna wiedzę. A w sumie to bardziej podłączyć ją do źródła, gdzie zawsze taką wiedzę znajdzie w zależności od okoliczności i bieżących potrzeb. Przepisy transportowe i kadrowe dla kierowców zmieniają się za sprawą polskich ustaw oraz zagranicznych regulacji Pakietu Mobilności.

Z jednej strony wiedza o czasie pracy kierowców, znajomość limitów czasu prowadzenia pojazdu, okresów odpoczynków tygodniowych a z drugiej sfera wynagrodzeń, czyli nadgodziny, dodatki nocne dla kierowców, dyżur 50% i dyżur 100%, przekroczenia średniotygodniowe w transporcie (wyliczenie wynagrodzenia). Tego nie da się nauczyć na pojedynczym kursie – świadomość, aby mieć kontakt do darmowej, a czasem odpłatnej wiedzy – to podstawa udanej rekrutacji na takie stanowisko.

Nikt nie ma ochoty aplikować na stanowisko, gdzie brak wiedzy wpływa na ryzyko kary i roszczeń pracowników (kierowców). Ale jeśli takie stanowisko jest wyposażone w narzędzia, np. oprogramowanie SuperTacho / EwiSystem (które wspomaga rozliczenie wynagrodzenia) oraz opiekuna merytorycznego, który telefonicznie odpowiada na pytania – wtedy wszystko nabiera sensu. Dobre oprogramowanie pomaga w spełnieniu odpowiednich warunków do wykonywania zadań na takim stanowisku.

Niedokładności w obliczeniach dniówek kierowców i sposoby ich unikania?

Dniówki stanowią istotny element wynagrodzenia kierowców. Jest to uproszczenie ustaleń sprowadzające się do naliczania konkretnej kwoty „na rękę” za dzień pracy, np. 350 zł netto. Warto zachować uproszczony model obliczania, nie stosować jakichś cząstkowych dodatków, bo uzyskana w ten sposób kwota „przelewu” to dopiero początek pracy wymaganej aby ubrać to wszystko w dokumenty urzędowe (ZUS i PIT-4).

Znanych metod wynagradzania „dniówkowego” kierowców w transporcie jest kilka:

• czysta dniówka netto za każdy dzień
• podstawa brutto na umowie + dodatek dniówkowy, np. 3600 zł brutto + 250 zł netto/dzień
• podstawa ZUS 6935 zł brutto + premia 100 zł netto za dzień „na rękę”
• itd…

ZOBACZ RÓWNIEŻ

Warto omówić swoją metodę z osobami, które zajmują się liczeniem kierowców lub ustawiają program komputerowy pod takie obliczenia. Dobre zrozumienie metody pozwoli uniknąć błędów w obliczeniach brutto na listach płac w biurze rachunkowym. Te obliczenia potem są przekształcane na składki ZUS i podatek – zatem sama dniówka to początek długiego procesu obliczania pieniędzy. Błąd, pomyłka – wpływa na wysokość ZUS i niedokładne zaliczki na podatek. Można niepotrzebnie osiągnąć II próg podatkowy lub daninę solidarnościową. Optymalizacja rozliczeń zakłada, że trzeba szczerze wskazać cel jaki firma chce osiągnąć stosując taką a nie inna metodę rozliczeń z kierowcami.

Jak rozliczać zwolnienia lekarskie kierowców z Pakietem Mobilności?

Zwolnienia lekarskie u kierowcy wpływają na obliczanie podstawy do ZUS przy rozliczeniach kierowcy międzynarodowego. Diety wirtualne (w ramach międzynarodowych przewozów drogowych) obniżają podstawę naliczania składek społecznych do poziomu 6935 zł brutto (prognozowane przeciętne wynagrodzenie), ale zwolnienie lekarskie (świadczenie chorobowe) dodatkowo obniżają tę podstawę, czyli ZUS będzie mniejszy niż od kwoty 6935 zł brutto.

Niestety większość programów komputerowych do rozliczania czasu pracy kierowców nie bierze pod uwagę kwot chorobowego oraz urlopów. Zatem również usługa rozliczania kierowców w pakiecie mobilności realizowana na takich programach będzie miała takie niedokładności. W takich przypadkach pozostaje ręczne korygowanie list płac i stawek do deklaracji ZUS.

Nie ułatwiają pracy diety wirtualne, które są rozumiane różnie, czasem doliczane jako dodatek dniówkowy, a potem odliczane jako ulga na ZUS. Diety wirtualne to nic innego jak diety zagraniczne z tytułu podróży służbowych i wpływają na podstawę wymiaru składek i zaliczki do podatku dochodowego.

Czy warto wychodzić naprzeciw takim potrzebom firm transportowych?

Z rozmów z niezadowolonymi księgowymi, które muszą się męczyć z takim rozliczeniem wynika, że podejmując decyzję o zleceniu usługi na rozliczanie czasu pracy kierowcy trzeba sprawdzić czy takie przypadki są obliczane tą samą metodą co potem jest to obliczane w programie Optima czy innym kadrowo-płacowym. Warto testowo obliczyć przykładowy miesiąc lub wziąć do testów oprogramowanie, które przynajmniej deklaruje takie algorytmy. To firma transportowa realizuje te mechanizmy zanim jeszcze trafią one do biura rachunkowego. Ale jeśli tego nie wykona, to zemści się to dokładnie co miesiąc przy tworzeniu list płac u księgowej. Świat jednak nie lubi próżni – jeśli czegoś brakuje, natura wymusza wypełnienie takiej luki.

Widząc taki problem, wbrew powszechnej opinii „NIE DA SIĘ”, wprowadziliśmy mechanizmy obliczania kwot brutto dla kierowców z uwzględnieniem wyliczonych wartości chorobowego i urlopowego.

Automatyczne obliczanie diet wirtualnych, stawek chorobowych oraz oczekiwanego netto do wypłaty – przyspiesza rozliczenia kierowcy do kilkunastu minut dla firmy 20-30 osobowej.

Czy automatyzacja zaszkodzi pracownikom firm transportowych i wykonujących rozliczanie czasu pracy kierowców usługowo?

Korzystanie z zautomatyzowanych narzędzi do rozliczania kierowców może znacznie ułatwić i zwiększyć dokładność procesu. Oprogramowanie specjalizowane umożliwia precyzyjne gromadzenie i analizowanie danych dotyczących czasu pracy, automatyczne obliczenia oraz generowanie raportów, co minimalizuje ryzyko niedokładności w wyliczaniu składników wynagrodzenia. W tej sytuacji ułomność człowieka zostanie zminimalizowana, a on sam będzie mógł zająć się tematami bardziej innowacyjnymi. Pamiętajmy AI odtwarza istniejące schematy – jeśli coś trzeba wymyślić, stworzyć ustawić pod indywidualne potrzeby – musi tam być człowiek.

Dlatego człowiek rozumiejący potrzeby firm, umiejący zadawać pytania do google, AI czy innych baz danych z wiedzą – będzie na wagę złota.

Musimy się nauczyć żyć z technologią, wtedy nie trzeba się je bać.

Konsultacja z ekspertem: rozwiązanie nieporozumień i wysokich kosztów zatrudnienia. Powiedz czego oczekujesz, a powiemy Ci jak to zrobić (nie oceniamy pomysłów – wskazujemy kierunek do celu).

W przypadku trudności związanych z niedokładnościami w rozliczanie czasu pracy kierowców, warto skonsultować się z ekspertem ds. wynagrodzeń lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy. Taki ekspert może pomóc zidentyfikować problemy, zasugerować kierunek działań lub odradzić, jeśli koncepcja jest mocno ryzykowna.

Uczciwość i dokładność w rozliczaniu kierowców jest kluczowa dla zachowania dobrych relacji z pracownikami, uniknięcia konfliktów i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa pracy w Polsce, ale jest też motorem rozwoju wizerunku firmy, postrzegania jej jako wiarygodnego pracodawcy. Jeśli wskażesz w ogłoszeniu, że wynagrodzenia są rozliczane obiektywnie, przez specjalistyczną firmę lub oprogramowanie, unikniesz zarzutu uznaniowości.

Podsumowując

Rozliczenie składników wynagrodzenia brutto może być czynnością zautomatyzowaną i dzięki między innymi AI może odbywać się szybko, bezproblemowo i zostawiając człowiekowi przestrzeń na inne, bardziej twórcze i kreatywne działania. Niezawodne, wspierające pracę oprogramowanie, dobrze i sprawnie działające a do tego wiedza ekspercka w zasięgu ręki, pod telefonem który jest odbierany – to warunki pracy, które stworzone pomogą zrekrutować na to stanowisko odpowiednią osobę. Osobę pasującą do kultury organizacji, z właściwą postawą, która chce nabywać kolejnych kompetencji i poszerzać swoją wiedzę, aby jeszcze lepiej wykonywać powierzone zadania i wspierać rozwój firmy, a tym samym siebie.