Pakiet Mobilności w programach płacowych (optima, gratyfikant, enova, r2płatnik)

Optima

Jest to program kadrowy, który jest bardzo często wybierany przez firmy transportowe*, a w przeprowadzonej ankiecie w dziale kadr i obszarze księgowości, aż 25 % to użytkownicy OPTIMY.

Logo Comarch OPTIMA

Kolejnym plusem jest to, że na stronie producenta możemy również znaleźć artykuł jak wdrożyć rozliczenie kierowcy uwzględniając tzw. diety wirtualne czy wynagrodzenie zagraniczne. Wiedza ta jest oferowana zupełnie za darmo jednak jest jeden haczyk… Wdrożenie algorytmów jest wymagające, a błąd przy wpisywaniu/kopiowaniu wzoru algorytmu może spowodować, że program czegoś nie policzy.

Zrzut ekranu z programu Comarch OPTIMA

Z drugiej strony nie potrzebujemy algorytmów czy wykupowania dodatkowych nakładek. Optima w wersji standardowej pozwala na wprowadzenie dodatkowych składników płacowych. Najważniejsze jest to, aby dobrze dostosować składniki, tak aby wpływały one odpowiednio na podstawę do ZUS i podstawę do PIT. Kiedy zostanie to przygotowane, wystarczy przepisać kwoty z wygenerowanych raportów do programu kadrowo płacowego.

Kadry i płace plus – warto też wspomnieć o dodatku oferowanym przez COMARCH’a. Tak zintegrowany system wspomagający rozliczanie kierowców. Nakładka pozwala skonfigurować program tak, aby wszystkie dane zaimportowały się prosto do listy płac. Cała operacja tworzenia listy płac w ten sposób przy 100 pracownikach, gdzie każdy miał minimum 6 składników, trwała około 7 minut. Użytkownikowi pozostaje jedynie sprawdzić czy zgadzają się kwoty do wypłaty z tymi z list płac.

Wymienione elementy powodują, że program będzie odpowiedni dla małych i średnich firm z różnych branż jak i dla firmy z większą ilością kierowców. Ze względu na automatyzacje, osobiście twierdzę, że jest to najbardziej ciekawy wybór dla biur rachunkowych. Automatyzacja skraca czas co przekłada się na większą wydajność.

Gratyfikant GT/NEXO

Drugi z bardzo często obsługiwanych programów w firmach transportowych, na którym liczone są wynagrodzenia delegowanego kierowcy. Na początku wprowadzenia pakietu mobilności, użytkownicy mogli się spotkać ze stwierdzeniem, że nie został on przystosowany do obsługi kierowców… ale to nie prawda.

Logo Gratyfikant GT

Pierwszy na tapet idzie Gratyfikant GT. Jak każdy inny system kadrowo płacowy posiada standardowe raporty czy funkcjonalności. W tych standardach również mieści się dość prosty system tworzenia składników płacowych i dodanie ich nie powinno być problemem. Jedyne wyzwanie jakie czeka użytkownika to dobre ustawienie tych składników a następnie ręczne wprowadzenie danych do programu. Jeżeli mamy raport składników list płac, odwzorowanie wynagrodzenia netto w programie kadrowo płacowym to kwestia przepisania kilku wartości do wybranego pracownika.

Logo Gratyfikant NEXO

Gratyfikant NEXO również posiada możliwość dodania składników do systemu. Ścieżka i zasady są całkiem podobne co w przypadku poprzednika jakim jest Gratyfikant GT. Dlaczego w takim razie o NEXO zostało wyróżnione? – Ponieważ drugim sposobem rozliczenia kierowcy delegowanego jest dodanie Naliczeń – ta opcja dostępna jest tylko w wersji Gratyfikanta NEXO PRO a sam Gratyfikant GT tego nie posiada. Użytkownik chcąc rozliczyć kierowcę w ten sposób musi przesiąść się na nowszy odpowiednik obecnego programu.

Kolejnym plusem NEXO są automatyzacje. Jest to świeży moduł, który dopiero stawia pierwsze kroki, ale pokazuje to, że program dalej będzie rozwijany. Na tę chwilę nie ma możliwości importu zewnętrznego pliku do listy płac, aby zautomatyzować pracę, ale przecież ani Gratyfikant GT ani NEXO nie miały być przygotowane do płac kierowcy międzynarodowego…

Zrzut ekranu z programu Gratyfikant GT oraz Gratyfikant NEXO

Oba programy, w zależności od przyzwyczajeń czy poczucia estetyki, polecił bym każdej firmie, która musi rozliczyć kierowcę delegowanego. Jest jednak małe „ale” – brak automatyzacji, czyli funkcja export/import dyskwalifikuje program w przypadku większej ilości kierowców. Mam nadzieję, że jest jednak kwestia czasu… i nacisku użytkowników.

Enova365

Logo Enova365

Na stronie producenta można znaleźć informacje, że program wspomaga zarządzanie firmy i w przypadku kierowców delegowanych jest do tego przygotowany. Działać to może jedynie po wykupieniu modułu dodatkowego i nie znajdziemy tego w standardowej wersji.

Nie znalazłem sposobu na to, jak w prosty sposób i bez wykorzystywania pomocy z zewnątrz przygotować import. Po kilkugodzinnych próbach i po przeczytaniu kilku artykułów dowiedziałem się, że bez pomocy opiekuna trudno będzie mi to wdrożyć.

Enova, tak jak wcześniej wymienione programy posiada możliwość dodawania własnych składników. Sposób rozliczenia jest podobny co w przypadku pozostałych programów. Jednak moim zdaniem, nawet Gratyfikant GT stworzył przyjemniejszą metodę wprowadzania danych.

Zrzut ekranu z programu Enova365

Ze względu na wymagającą konfigurację, trudno jest mi polecić to rozwiązanie. Z drugiej strony są firmy i osoby, które na co dzień funkcjonują na tym programie i bardzo sobie chwalą codzienną pracę. Co więcej, biura kadrowo płacowe często pracują na Enovie. Przy integrowaniu należy jednak pamiętać, że bez dobrego wdrożeniowca, automatyzacje, nawet te proste, mogą być niemożliwe.

R2Płatnik

Kolejny z popularnych programów kadrowo płacowych jest r2płatnik. Od zeszłego roku użytkownicy tego oprogramowania są świadkami fuzji z Symfonią od SAGE’a, który w mojej ocenie jest potężnym systemem finansowo księgowym. Zapewne początki zmian nie sprzyjały przy wdrażaniu Pakietu Mobilności, to jednak jest przekonany, że i to oprogramowanie dopasowane było do nadchodzących zmian.

Logo R2płatnik

Nie będzie niczym dziwnym, jak się powtórzę. Tak jak i w poprzednich przypadkach dodawanie składników jest, a sama procedura nie jest zbytnio skomplikowana. Ustawienie parametrów rozliczeniowych ZUS czy PIT i zależności chorobowe czy urlopowe nie powinny stanowić problemu i muszę przyznać, że interfejs edycji jest całkiem przyjazny. Nie potrzebujemy tutaj wiedzy informatycznej, aby w odpowiedni sposób powstały nagrody ABCD. Po ich utworzeniu pozostaje wpisać je w odpowiednie pola.

Zrzut ekranu z programu R2płatnik

Na szczęście nie trzeba tego wprowadzać ręcznie. R2platnik pozwala na eksport i import plików tekstowych i tych z rozszerzeniem Excel. Tyle i aż tyle, wystarczy aby móc dostosować do siebie programy kadrowe z tymi do rozliczeń kierowców. Po przeliczeniu wszystkich danych i uwzględnieniu urlopów czy chorobowych wystarczy zaimportować kwoty do wypłaty.

To wszystkie programy kadrowo płacowe?

Na szczęście nie. Z wartych uwagi wybrałem jeszcze dwie i jest to WaproGang od Asseco oraz RaksSQL.

Logo programu WaproGang

Integracje w Asseco nie są skomplikowane, a z informacji jakie udało mi się zebrać, nawet bez wiedzy programowej każda osoba powinna potrafić dodać odpowiednie składniki jak u poprzedników. Wiem też, że niestety na chwilę obecną nie ma modułu importu składników do WaproGANG i wprowadzanie składników odbywa się ręcznie. Uspokajam – program z biegiem doświadczenia staje się intuicyjny.

Logo programu RaksSQL

RaksSQL – jest to jedyny program, który mnie osobiście pokonał. Zatrzymałem się na wprowadzeniu składników płacowych, które w pozostałych programach nie stanowiły wyzwania. Taka przeszkoda nie pozwoliła mi stworzyć nagród ABCD, a więc pozostaje sposób przygotowany przez twórcę. Rozwiązanie zostało opisane na stronie producenta.

Oba wymienione programy spełniają swoje funkcje a ich użytkownicy, przy wsparciu z zewnątrz, potrafią dostosować program do potrzeb.

„Program wspomaga zarządzanie firmy”

Niezależnie od tego o jakim programie w firmie pisałem, powinien on wspomagać zarządzanie firmą. Inwestycje w TMS’y, GPS’y, systemy automatyzujące pracę spedytora czy te ułatwiające fakturowanie są oczywiste. Nieoczywiste natomiast są zmiany w kadrach i płacach mimo, że i w tym miejscu przydała by się innowacja. Dlaczego?

Ilość „papierkowej roboty” w tym dziale jest dość spora. Zatrudnianie, teczki pracownicze, badania, terminowość i naliczanie pensji, deklaracje ZUS, PIT, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie, szkolenia BHP czy chociażby pozwolenia na pracę, w których od stycznia zaszły zmiany. Ilość obowiązków i wymóg bycia dokładnym wymaga zapasu czasu lub większej ilości zatrudnionych osób. Dodatkowy problem pojawia się jeszcze przy wyliczaniu wynagrodzenia netto kierowcy przy uwzględnieniu ulg ZUS i PIT. Jak w takim razie program miałby pomóc?

I tutaj z pomocą (niczym skrzydłowy) przychodzi SuperTacho dzieląc odpowiednio wynagrodzenie na składniki i nagrody ABCD. To właśnie dzięki nim w dziale kadr łatwiej jest osiągnąć oczekiwane netto bez wielokrotnych przeliczeń „na chybił trafił”. Przepisywanie elementów jest o wiele prostsze i szybsze, szczególnie że programy kadrowe nie zostały przystosowane do wielokrotnej zmiany składnika.

Wzór na wyliczanie wynagrodzenia netto

Ręczne wprowadzanie to nadal problem. Możliwość pomyłki, nieprzyjazny system wprowadzania nowych, zmiennych składników wydłuża i będzie wydłużał proces. Nie zawsze można coś z tym zrobić, ale tam gdzie jest to możliwe warto zainwestować aby zyskać nawet 40 roboczogodzin miesięcznie. Import danych umożliwia prowadzenie ewidencji osobowej w prostszy, szybszy i bardziej dokładny sposób.

Niech ułatwia i usprawnia

Program ma ułatwiać pracę w dziale kadrowym, chociaż nie zawsze tak jest. Każdy z wymienionych tutaj programów jak i tych nie wymienionych, powinien:

• być zgodny z obowiązującymi przepisami,
• zsynchronizowany z programem płatnik,
• posiadać rozbudowany analizator wypłat,
• ułatwiać wystawianie deklaracji skarbowych oraz ZUSowskich,
• być przygotowany do importu-eksportu danych z innego programu,

To tylko niektóre, ale według mnie najważniejsze, funkcjonalności oprogramowania do naliczania płac, jakie należy wziąć pod uwagę. Program kadrowy wybiera się na lata i warto zadbać o to aby był on intuicyjny, łatwy w integracji i w rozsądnej cenie.

Pomagamy księgowym i firmom transportowym obliczać płace kierowców – chcesz wiedzieć jak to robimy? Przeczytaj ARTYKUŁ