Czas pracy kierowców – zakres wiedzy na stanowiskach w firmie transportowej

Czas pracy kierowcy, już z definicji, kojarzy nam się nierozerwalnie z samym kierowcą. Jednak praktyka pokazuje, że temat ten dotyczy nie tylko tych, którzy bezpośrednio kierują pojazdem, a niemalże całego przedsiębiorstwa. Na jakie aspekty należy zwracać uwagę oraz kto powinien posiadać wiedzę z tego zakresu?

Kierowca i osoba rozliczająca czas pracy kierowcy – tradycyjnie od tych dwóch stanowisk oczekuje się perfekcyjnej znajomości zasad prowadzenia pojazdy, obsługi tachografu, zasad odbierania odpoczynku tygodniowego. Jednak czy to wystarcza? Czy tylko te dwie osoby powinny dysponować odpowiednią wiedzą? Zdecydowanie nie. Przyjrzymy się dokładnie jakie aspekty czasu pracy kierowcy dotyczą innych stanowisk i osób w firmie transportowej.

Kierowca – wizytówka firmy na drodze

Podstawowym zadaniem kierowcy jest przewieźć ładunek z punktu A do punktu B nie naruszając przepisów regulujących czas pracy kierowcy. Kierowca musi mieć praktyczną wiedzę z tego zakresu, aby nie popełniać błędów, które mogą być stosownie ukarane przez osoby kontrolujące. W przeciwnym razie to właśnie on, dopuszczając się do naruszeń sprawi, że firma (i on sam) zostanie narażona na mandat.

Praktyczne naruszenia czasu pracy kierowcy

Naruszenie odpoczynku dziennego poprzez zbyt późne jego rozpoczęcie. Potocznie nazywa się to przeciągnięciem czasu pracy ponad 13/15 godzin, ale co to dokładnie oznacza? Pojedynczy kierowca musi rozpocząć kolejny odpoczynek dzienny najpóźniej po upływie 15 godzin od zakończenia poprzedniego odpoczynku. Uwzględniając taki okres aktywności pracy, łatwo obliczyć, że w okresie 24-godzinnym zmieści się już tylko odpoczynek skrócony, 9-godzinny. Zdarza się, że po tak długiej aktywnej pracy, kierowca potem odpoczywa dłużej niż 9 godzin. Wyruszenie w kolejną trasę np. po 12 godzinach odpoczynku niestety nie pozwala zaliczyć odpoczynku 11-godiznnego jako „prawidłowego”. Nadal oficjalnie zaliczony jest odpoczynek skrócony i jako taki podlega ograniczeniu do maksymalnie 3 takich skróceń, licząc je między odpoczynkami tygodniowymi. Taki błąd (zaliczenie odpoczynku 11-godzinnego zamiast 9-godzinnego) może skutkować nieświadomym zrealizowaniem łącznie 4-rech skróceń 9-godzinnych, a to już jest błąd.

Wydłużenie czasu jazdy/czasu pracy na powrót do bazy/miejsca zamieszkania

Wszystkim dobrze jest znany art. 12 z Rozporządzenia nr 561 / 2006, który pozwala kierowcy naruszyć (odstąpić od stosowania) dowolnego przepisu o czasu pracy, jazdy lub odpoczynku. W przypadku gdy potrzebny jest dłuższy czas prowadzenia pojazdu na dojazd do parkingu, kierowca może dojechać do bezpiecznego miejsca wykonując odpowiednio wydruk (lub kilka wydruków) z tachografu z opisem powodu odstąpienia od przepisów. Do 2020 roku nie było wskazane konkretne dopuszczalne naruszenie tych zasad. Pakiet Mobilności 2020 wprowadził rozszerzenie art. 12/561, wskazując, że zarówno kierowcy w transporcie krajowym jak i międzynarodowym mogą wydłużyć swój czas jazdy dziennej oraz czas jazdy tygodniowej o 1 lub nawet 2 godzin w sytuacji gdy powracają do bazy/domu, a jakaś wyjątkowa sytuacja uniemożliwiła zrealizować to w prawidłowym czasie pracy. Taki konkretny okres 1 lub 2 godzin daje bardzo konkretny zasięg dojazdu i kierowca może komfortowo, bez żadnych bezprawnych czynności dojechać do miejsca w którym odbierze tygodniowy okres odpoczynku.

Na tej samej zasadzie można przedłużyć czas pracy (opóźnić rozpoczęcie odbierania odpoczynku dziennego).

Podobnie kierowca powinien realizować tygodniowy czas pracy, przerwy w prowadzeniu pojazdu. Dlatego kierowca powinien obowiązkowo znać następujące ustawy i przepisy w nich zawarte:

– Rozporządzenie WE nr 561 2006 Parlamentu Europejskiego i Rady Europy, szczególnie art. 4 oraz art. od 6 do 9, no i oczywiście 12.

– Rozporządzenie WE 165/2014, w zakresie dotyczącym obsługi tachografów i dokumentowania swojej pracy (art. 32-37)

– Ustawa o czasie pracy kierowców (art. 13 – przerwy w pracy)

Dlaczego znajomość przepisów przez kierowcę jest tak ważna?

– pozwala rozumieć polecenia pracodawcy, które są zgodne z przepisami;

– świadomość nieuniknionego naruszenia przepisów pozwala wcześniej zareagować i dokonać wyjaśnień zgodnie z wymogami prawa (aby uniknąć kary za naruszenie);

– unikać błędnych informacji i manipulacji dokonywanych przez nieuczciwych pracodawców, dyspozytorów czy nawet kontrolujących.

Osoba rozliczająca – odpowiedzialność w firmie

Osoba rozliczająca zbiera informacje od kierowców (pliki .DDD z tachografów lub kart) i za pomocą specjalistycznych programów do ewidencji (np. SuperTacho), przygotowuje stosowne dokumenty. Są nimi wszelkie raporty dotyczące diet, delegacji czy należnego wynagrodzenia. Od pracy i przede wszystkim wiedzy takiej osoby zależy czy dokumenty te będą korzystne pod względem finansowym dla firmy, czy też nie. Po wstępnej analizie specyfiki pracy kierowców w danej firmie osoba rozliczająca czasu pracy kierowców powinna znać następujące rozporządzenia i ustawy:

– Rozporządzenie WE 561/2006, szczególnie art. 4 oraz art. od 6 do 9, no i oczywiście art 12.

– Rozporządzenie WE 165/2014, w zakresie dotyczącym obsługi tachografów i dokumentowania pracy kierowców (art. 32-37) – Ustawa o czasie pracy kierowców – w całości

Dlaczego znajomość przepisów przez osobę rozliczającą jest tak ważna?

– pozwala prawidłowo realizować swoje obowiązki, dostosować sposób organizacji pracy do specyfiki pracy w danej firmie. W przypadku nierzadkich zapytań i roszczeń pracowników prawidłowa argumentacja i znajomość zasad rozliczania chroni przed pozwami i egzekwowaniem roszczeń przed sądem.

Merytoryczne wyjaśnienia dla kierowców, którzy zgłaszają wątpliwości, zatrudnionych w firmie, mają decydujący wpływ na ich dalsze decyzje np. o porzuceniu pracy lub skierowaniu zawiadomień do PIP.

Spedytor – organizator pracy (dyspozytor)

Dokąd pojedzie kierowca po ładunek, jak długo będzie w trasie i gdzie powinien zawitać wracając, aby jego praca była jak najbardziej efektywna? Jak maksymalnie, jednak zgodnie z normami, wykorzystać dostępność pracowników? Jak sprawić, aby firma mogła przewieźć więcej towaru w krótszym czasie? Tym właśnie powinien zająć się spedytor – jego rola w firmie jest niezwykle ważna, ponieważ to od jego kompetencji i wiedzy zależy kondycja przedsiębiorstwa. Spedytor musi wiedzieć ile czasu jazdy ma do dyspozycji kierowca w ciągu dwóch kolejnych tygodni, jakie ma ograniczenia w czasie prowadzenia pojazdu gdzie kierowca może, a gdzie nie odbierać odpoczynek tygodniowy.

To spedytor właśnie ustali przebieg danego zlecenia – znając szczegóły dotyczące załadunku, rozładunku, specyfiki towaru oraz trasy jaką kierowca musi przebyć, zaplanuje odpowiednią ilość czasu prowadzenia pojazdu i przyjmie lub nie dane zlecenie do realizacji. Kierowanie się tylko chęcią zysku bez obiektywnej analizy rzeczywistej możliwości realizacji danego zlecenia może okazać się ekonomicznie nieuzasadnione. Naruszenie norm czasu pracy kierowcy coraz częściej w sposób nieunikniony wiąże się z nałożeniem grzywny podczas kontroli, a to już stawia pod znakiem zapytania rentowność takiego przewozu.

Spedytor, podobnie jak kierowca powinien obowiązkowo znać następujące przepisy dotyczące czasu pracy:

– Rozporządzenie WE 561/2006, szczególnie art. 4 oraz art. od 6 do 9, no i oczywiście 12.

– Ustawa o czasie pracy kierowców

Dlaczego znajomość przepisów przez spedytora jest tak ważna?

Doświadczenie i dobra komunikacja z kierowcą pozwala przewidzieć możliwe zagrożenia i problemy podczas przejazdu daną trasą – zatory na drogach, problemy techniczne z pojazdem. Uwzględnienie odpowiednio do sytuacji, dodatkowych kilku godzin rezerwy czasowej, pozwoli zrealizować mniej zleceń, ale bez dodatkowych kosztów w postaci kar za naruszenia lub za nieterminową realizację.

Właściciel – osoba kontrolująca

Dosięgając niemalże szczytu struktury firmy, dosięgamy samego „mózgu” całej operacji. Jakie jest zadanie szefa w przedsiębiorstwie? Oprócz stawiania sobie kolejnych celów i dążenia do rozwoju firmy, niezwykle ważna jest również… kontrola. Kontrola tego, co dzieje się w przedsiębiorstwie, jak przebiegają niektóre procesy, jak wygląda dokumentacja i przede wszystkim weryfikacja błędów. Zaostrzające się przepisy nie pozostawiają wątpliwości:

Właściciel (osoba zarządzająca) powinien obowiązkowo znać wszystkie przepisy dot. czasu pracy kierowcy dotyczące transportu, ile czasu jazdy kierowcy przysługuje, pracowników, dokumentacji, podatków oraz innych specjalistycznych regulacji, np. przewozu odpadów, materiałów niebezpiecznych czy zwierząt. Czy to jest możliwe ? W niewielu wypadkach pewnie tak, ale w większości przedsiębiorstw poszczególne etapy i zakres wiedzy są przypisane do konkretnych pracowników administracyjnych lub pozostawione w gestii samych kierowców. Stąd wszystkie osoby wymienione wcześniej powinny jak najdokładniej znać swój zakres przepisów i jak najbardziej precyzyjnie komunikować się między sobą aby ta ogromna machina jaką jest przedsiębiorstwo transportowe działała prawidłowo.

Informacja o problemach podczas załadunku i opóźnieniu powinna być jak najszybciej przekazana do dyspozytora, aby ten wspólnie z kierowcą ustalił czy wymagana jest korekta terminu dostawy lub podjęcie innych działań aby opóźnienie zniwelować. Zaplanowanie tygodniowego okresu odpoczynku, prawidłowych godzin pracy, wymiar pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym będzie możliwa do kontroli ITD jeszcze przez 12 miesięcy, zatem warto zadbać o skrócony odpoczynek tygodniowy, dobowy odpoczynek, 56 godzin jazdy tygodniowej, 11 godzin odpoczynku dobowego czy okres prowadzenia pojazdu.

Dzienny okres odpoczynku, dzienny czas prowadzenia, 10 godzin pracy w nocy

Z kolei sam kierowca, jeśli jest profesjonalistą, każdą nietypową sytuację na drodze udokumentuje w postaci wydruku i opisu tak, aby podczas rozliczania jego danych, osoba rozliczająca mogła uwzględnić te uwagi w dokumentach, np. opis związany z pomyłką w obsłudze tachografu, awaria pojazdu czy nieprzewidzianym przestojem w punkcie rozładunku.

Właściciel mając zaufanie do swoich pracowników pełni rolę nadzorczą – dbając o ich poziom wiedzy (zlecając specjalne szkolenia, inwestując w specjalistyczne narzędzia do pracy – systemy GPS, zdalna analiza czasu pracy, wsparcie prawne, szybkie i przejrzyste oprogramowanie do codziennej pracy spedytora, kierowcy, księgowej) może zająć się pozyskiwaniem nowych kontrahentów lub po prostu odpocząć.

Zatem czy wszyscy muszą wiedzieć wszystko?  Nie, ale warto od samego początku rozdzielić odpowiednio kompetencje w firmie i zadbać o odpowiedni poziom wiedzy na każdym szczeblu wsparty profesjonalnymi narzędziami do pracy.

Jak poszerzać wiedzę? – analizować czas pracy kierowców

Aby nie dopuszczać do błędów, być pewnym siebie podczas kontroli, a prowadzona dokumentacja była zgodna z przepisami, należy dbać o to, aby wiedza pracowników była nieustannie aktualizowana. Jako Kancelaria Transportowa ITD-PIP, od lat prowadzimy szkolenia dla kierowców, osób rozliczających oraz dla spedytorów i samych właścicieli. Otrzymujemy wiele sygnałów, że wiedza, jaką przekazaliśmy podczas spotkań, okazała się być niezwykle pomocna podczas kontroli lub dalszej edukacji pracowników.