Ostatnie zmiany w przepisach sprawiają, że firmy transportowe chcą samodzielnie rozliczać swoich kierowców

Już po raz kolejny masz poczucie, że nie rozliczasz kierowców ale jednak masz z tym tematem bardzo dużo wspólnego. Spada na Ciebie więcej pytań niż masz odpowiedzi. A firma, która rozlicza? No cóż, dzwonisz i piszesz, ale średnio jest z kim tam rozmawiać.

Spokojnie. Złap chwilę oddechu. Z tego artykułu dowiesz się, czy decyzja, którą być może rozważasz po raz kolejny, o samodzielnym rozliczaniu swoich kierowców, musi wiązać się z wielkim wyzwaniem.

Nie podejmuj gwałtownych ruchów. Na wszystko jest czas

Najważniejsze to uspokoić napięcie panujące w firmie. Do kierowców powinien od Ciebie wyjść jasny przekaz, komunikat, że wszystko robicie jako firma zgodnie z przepisami a zmiany jakie zadziały się w przepisach w ostatnim czasie, mogą zostać wprowadzone w firmie na ich korzyść. O wszystkich ruchach wpływających na ich wynagrodzenie, umowy – będziesz informował. Nic o Was bez Was. Tego typu rozmowy, komunikaty na pewno ostudzą emocje i pozwolą realizować dalej zadania transportowe a Tobie skupić się na znalezieniu najlepszego rozwiązania.

Zatem po kolei, oswajamy tego potwora jakim jest czas pracy kierowców, ewidencja i rozliczenia.

Czym jest ewidencja czasu pracy kierowców?

To nic innego jak rejestrowanie czasu pracy pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy, po to aby przygotować dokumenty potwierdzające czas pracy, do dokładnego przeliczenia przepracowanych przez nich godzin w danym miesiącu, bądź okresie rozliczeniowym i kolejno w celu prawidłowego przeliczenia należnego wynagrodzenia.

Ewidencję czasu pracy kierowcy rozlicza się i tworzy na podstawie danych pobranych z karty kierowcy, a wcześniej zapisane na niej za pomocą tachografu cyfrowego.

Najprawdopodobniej już pobierasz pliki DDD i przesyłasz je do firmy zewnętrznej, także tutaj nic dodatkowego Ciebie nie spotka, jeśli zdecydujesz się aby rozliczeń dokonywać we własnym zakresie a nie zlecać ich przygotowania na zewnątrz.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy kierowców?

Z ustawy o czasie pracy kierowcy jasno wynika, jakie obowiązki związane z czasem pracy, ma na sobie pracodawca. Brzmi bardzo poważnie, prawda?

To nic innego jak efekt zapisów na karcie kierowcy. Ustawodawca wymienił, bo musiał szczegółowe elementy ale to wszystko jest zapisane dzięki stosowaniu karty do tachografu przez kierowcą. Oczywiście zakładając, że jej używa i robi to przyzwoicie prawidłowo. Księgową przeraża to hasło – spokojnie można wyjaśnić i przypomnieć co się z nim wiąże.

O czym warto pamiętać, kiedy mówi się o ewidencji czasu pracy.

• liczbę przepracowanych godzin – wraz ze wskazaniem jaki był rodzaj wykonywanej czynności
• godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy – należy tu pamiętać, że doba kierowcy to kolejne każde 24 godziny, poczynając od godziny rozpoczęcia pracy pierwszego dnia po odpoczynku tygodniowym, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej – porę nocną należy określić w wewnątrzzakładowych dokumentach – są to wybrane 8 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00.
• godziny nadliczbowe – z wyszczególnieniem 50% i 100%, dodatków oraz godzin nadliczbowych oddanych na wniosek lub bez wniosku
• dni wolne wraz z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbę godzin dyżuru – godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz ze wskazaniem szczegółowym czy był to dyżur pełniony w domu lub czy wynikał z zamiany zdarzeń
• ilość nieusprawiedliwionych lub usprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Kto jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców?

Ewidencję czasu pracy kierowcy prowadzi ten, na rzecz którego świadczony jest przewóz drogowy oraz wykonywane są inne czynności z tym związane.

Najczęstszą formą zatrudnienia w transporcie jest nadal zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, system równoważny.

Zdarzają się jednak w przypadku pracowników sezonowych czy tzw. skoczków jest to umowa zlecenie, ale też coraz częściej pojawiają się kierowcy prowadzący własną działalność gospodarczą. Dla wszystkich należy bezsprzecznie ewidencję prowadzić, jednak dla osób na działalności czy na umowie cywilno-prawnej wyglądają one nieco inaczej.

Nie jest tak strasznie, więc może zewnętrzna firma wcale nie jest potrzebna?

Nie jest już przerażająco, więc czas zacząć myśleć o narzędziu czyli programie, w którym można by takie rozliczenia robić.

Rynek oferuje zaledwie kilka oprogramowań wartych teoretycznie uwagi. Zadajesz sobie pytanie czy testować wszystkie? Sprawdź, które mają darmową wersję i zobacz jak będzie wyglądał start – instalacja, serwis, kontakt, wsparcie. Nie ocenisz teraz wyliczeń, nie ocenisz czy firma zewnętrzna zrobiła coś źle lub policzyła niewłaściwie. To nie ten moment. Nie oczekuj tego od siebie.

Kieruj się tym, na czym najlepiej będzie Ci się początkowo pracowało. Jest dla Ciebie ważny kontakt z producentem, serwisem? Sprawdź czy program zapewnia takie wsparcie. Zobacz o co możesz pytać a co będzie musiało być w po Twojej stronie.

Może okaże się, że wszystko jest tak automatyczne, tak uproszczone, że po kilku dniach, po kilku podejściach do programu masz temat opanowany a dodatkowo księgowa wszystko rozumie i znajduje u Ciebie odpowiedzi na swoje pytania. A to dlaczego?

Dlatego, że masz wsparcie działu ekspertów od programu.

Program do ewidencji to coś więcej

Program do rozliczania czasu pracy kierowcy to nie tylko tworzenie dokumentów potwierdzających czas pracy, ale też możliwość stałego monitoringu wszystkich aktywności kierowców, zorientowanie w czasie prowadzenia pojazdu, liczbę godzin nadliczbowych, weryfikowanie ciągłości dobowego nieprzerwanego odpoczynku, kontrola odpoczynków tygodniowych czy również stała kontrola naruszeń.

Dosłownie wszystko co z kierowcą i jego aktywnością związane możesz mieć Ty i Twoi pracownicy w jednym systemie. Czy to nie pomoże w lepszym planowaniu czasu, który kierowca może wykorzystać na jazdę? Czy dzięki temu nie wykonacie większej ilości zleceń?

Poszukaj tej odpowiedzi na spokojnie wykonując swoje pierwsze analizy zapisów z karty kierowcy. Serwis programu zapewne poprowadzi Cię w tym i pomoże odszukać przydatne funkcje.

Samodzielne prowadzenie ewidencji czasu pracy skraca również czas obiegu dokumentów

Zdarza się, że brak mocy przerobowych w firmie rozliczającej czas pracy, powoduje nieterminowe rozliczenia, a przecież na podstawie dokumentów o czasie pracy kierowców tworzone są listy płac. W konsekwencji następuje opóźnienie wypłaty wynagrodzenia, co też może nieść za sobą kolejne konsekwencje.

Powiedz szczerze sam przed sobą, ile razy przychodziła do Ciebie księgowa, kadrowa z pretensjami, że ona będzie się musiała tłumaczyć przed kierowcami dlaczego dostali wypłatę zbyt późno.

„Coś ostatnio czytałem o dwóch ratach wypłaty dla kierowców… Może to jest sposób?” Słyszysz w głowie takie zdanie? Całkiem dobrze, że ono wybrzmiewa. Odpowiedź jak podejść do tematu, zapewne niebawem będzie w zasięgu Twojej ręki.

Brak wad samodzielnego rozliczania ewidencji czasu pracy kierowców?

Najczęstszą rozterką jest, czy należy mieć jakieś konkretne uprawnienia do tego, aby rozliczać czas pracy kierowcy – NIE TRZEBA POSIADAĆ DODOATKOWYCH UPRAWNIEŃ!

Wystarczy mieć podstawową wiedzę i znajomość ustawy o czasie pracy kierowcy, chęci a resztę otrzymasz wraz z oprogramowaniem na jakim będziesz pracować.

Kolejna rzecz, jaka często się przewija – brak mocy przerobowych w firmie, która wiąże się z koniecznością zatrudnienia dodatkowego pracownika. Większość opcji w programie powinna być tak mocno zautomatyzowana, że rozliczanie kierowcy trwa zaledwie chwilę.

Automatyzacje, powtarzalność schematu, proces – to przepis na oszczędność czasu i pewność, że wszystko jest liczone prawidłowo. Oczywiście, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, czas ten proporcjonalnie się zwiększą, natomiast zatrudnienie i rozliczanie 20-30 kierowców, nie wymaga dodatkowego pracownika na etacie.

Wiem ile kosztuje mnie usługa a ile będzie kosztował mnie program?

Ceny programów są różne, ale to co na co na co warto zwrócić szczególną uwagę, to sposób uregulowania korzystania z nich.

W pierwszej kolejności zastanów się ile osób chciałbyś aby miało dostęp do systemu w jednym czasie. Druga ważna kwestia, nad którą warto się zastanowić – czy chce podpisywać wiążącą umowę? Roczna umowa czy może subskrypcja, z której w każdej chwili mogę zrezygnować. Bo przecież biznes potrafi zaskoczyć.

Cena opłaty miesięcznej zależy od tego, ilu masz kierowców. Jeśli do 5 – zapłacisz 250 zł. Jeżeli 250 to cena będzie wynosiła 1875 zł miesięcznie. Oczywiście pomiędzy tymi dwoma pakietami są inne, z których możesz wybrać najbardziej optymalny w Twoim przypadku.

Jeżeli po kilku miesiącach uznasz, że jednak samodzielne rozliczanie czasu pracy kierowcy nie jest dla Ciebie, możesz po prostu bez konsekwencji zrezygnować z opłacania abonamentu, dzięki czemu nie masz poczucia, że decyzja o inwestycji była nietrafioną i nieopłacalną.

Są różne opcje. Sprawdź, która najlepiej sprawdzi się w Twoim i Twojej firmy przypadku. Rozwiązanie powinno być szyte na miarę. Znajdź takie, które będzie najbardziej pasowało.