Program do ewidencji czasu pracy kierowcy – może czas zacząć to robić samemu zamiast zlecać firmie zewnętrznej?

Wybierz dobrze, a wynagrodzenia będą „liczyły się same”.

Prowadzisz swoją firmę od kilku lat a może nawet kilkunastu. Wykonujesz przewozy międzynarodowe. Nie masz potrzeby być wielkim przedsiębiorstwem, ale rozwój daje Ci radość i satysfakcję. Skalujesz swój biznes ale nie jest to głównym celem. Zatrudniasz pracowników, jesteście zgranym zespołem, macie do siebie zaufanie. Jako właściciel firmy jesteś wielozadaniowy. Twoja firma to nie wielka korporacja, ale są chwile kiedy ilość zadań jest zbyt wielka dla jednej osoby. Każdy oczekuje, że będziesz znał każde zagadnienie, każdy temat będzie prosty a podejmowane decyzje słuszne. Masz zaufanie swojego zespołu, cieszysz się opinią pomocnego, ale są chwile w których nie wiesz co zrobić, ale zostajesz z tym sam.

Znasz to uczucie? Pada pytanie, wątpliwość a Ty zwyczajnie nie wiesz.

Zastanawiasz się, szukasz rozwiązań we własnym zakresie. No bo jak właściciel może nie wiedzieć. A co jeśli dochodzi jeszcze sytuacja, w której to zleceniobiorca, z którego usług korzystasz nie spełnia oczekiwań? Frustracja rośnie każdego dnia a na horyzoncie brak rozwiązania, alternatywy. Masz wiele pilnych tematów, które tu i teraz wymagają decyzji i działania. To co może poczekać, czeka na swoją kolej ale cały czas jest z tyłu głowy i wraca w najmniej oczekiwanym momencie, a do tego masz wrażenie że co chwilę.

A wraca raz w miesiącu, przy okazji wynagrodzeń dla kierowców międzynarodowych.

Firma, od ewidencji czyli specjalizująca się w czasie pracy kierowców, nie sprawdza się.

Temat rzeka. Od firm, z którymi rozmawiamy słyszymy bardzo wiele zarzutów w stosunku do usługodawców od rozliczania czasu pracy kierowców. Znasz to?

1. Nie ma dobrego kontaktu z firmą. Nie odbierają telefonów, nie odpisują. Nie ma ich wtedy kiedy potrzebuję się skontaktować.
2. Nie wysyłają dokumentów w terminie i rozliczanie kierowców, wynagrodzenie kierowy – nie są przygotowane na czas.
3. Nie rozumiem co mi wysyłają – lista płac a na niej czas pracy, nadgodziny pracownika, wyliczenia wirtualnych diet, pakiet mobilności – co to wszystko oznacza.
4. Księgowa pyta a ja nie wiem. Co miesiąc odbywamy tę samą rozmowę.
5. Nie mogę rozwiązać umowy, bo nie wiem jak. Nie tłumaczą mi jak mogę to zrobić. Czuję się przywiązany i nie wiem jak się zabrać za zmianę.
6. Nie wiem za co płacę, mam dosyć współpracy i potrzebuję zmiany.

Czas na działanie.

Pojawia się koncepcja. Może można robić to wewnątrz firmy? Niestety razem z koncepcją pojawiają się wątpliwości. Kiedy one zostaną rozwiane, decyzja będzie prostsza i pomoże zmianę wdrożyć w życie.

Czy potrzebuję zatrudnić dodatkową osobę, która przejmie rozliczanie czasu pracy kierowców?

Nie ma takiej potrzeby. Ewidencja czasu pracy oraz lista płac mogą być bardzo zautomatyzowanym działaniem i powtarzalnym procesem. Dobrze wprowadzone w strukturę firmy, mogą być tylko dodatkiem do główny zadań, które wypełniają codzienność.

Czy potrzebuję zakupić nowy sprzęt biurowy, komputer?

Nic z tych rzeczy. Programów na rynku jest zaledwie kilka, ale śmiało możemy powiedzieć, że nie mają one wymagań kosmicznych. Oczywiście, w zależności który z nich ostatecznie wybierzesz, warto przetestować te, które dają taką możliwość, aby mieć pewność że wszystko dobrze działa. Korzystaj ze wsparcia technicznego. Dział serwisu, informatycy powinni zawsze być pomocni i wspierać Cię w testach. Sprawdź jak to działa przy różnych programach, aby później nic Cię nie zaskoczyło. Ma to duże znaczenie, ponieważ nie kupujesz programu raz w roku ale będziesz raczej z niego korzystać znacznie dłużej. Firma transportowa ma i tak wystarczająco dużo zmiennych, aby jeszcze w tym obszarze generować kolejne. Wybierz dobrze, a wynagrodzenia będą „liczyły się same”.

Czy zakup programu jest drogi?

Rozważ rozwiązanie najbardziej optymalne dla Twojej firmy. Zalety programu, poziom ułatwień jakie wprowadzi w życie Twoje i Twojej organizacji, powinny być tak duże, że warte ceny jaką za niego płacisz. Wiedza ekspertów serwisowych, którzy wspierać Cię będą w pracy jest nieoceniona. Przekonasz się o tym testując programy.

Czy potrzebuję specjalistycznych szkoleń dla siebie, księgowej, osoby która przejmie rozliczanie czasu pracy kierowców?

Zdecydowanie nie. Jeśli program jest dobrze wdrożony, wszystko wyjaśnione, pytania nie pozostały bez odpowiedzi – nie będą Wam potrzebne dodatkowe szkolenia. Serwis techniczny czuwa nad poprawnością aplikacji, aktualnością funkcjonowania zgodnie z przepisami. Nic nie powinno zaskoczyć w trakcie użytkowania. Pierwsze kroki w programie przy wsparciu działu technicznego, pozwolą na wypracowanie dobrych praktyk, które będą służyły w każdym miesiącu. Wypracowane zostaną procesy powtarzalne, automatyczne, dzięki którym praca każdego miesiąca będzie maksymalnie sprawna i szybka.

Czy zawsze mogę wrócić do opcji zlecania ewidencji firmie zewnętrznej?

Oczywiście. Nie ma w tym zakresie najmniejszego problemu. Jeśłi pojawią się trudności, problemu – zawsze można skorzystać z jednorazowego wsparcia, konsultacji, większej analizy aby rozwiać wątpliwości, utwierdzić się w swoich przekonaniach. Odzyskać z jakiegoś powodu utracone poczucie bezpieczeństwa i przekonania o prawidłowości działań. Pamiętajmy, wyliczanie odbywa się w oparciu o niezmienne dane pochodzące z kart kierowców ale podlega ono dalszej obróbce w oparciu o dokumenty wewnątrzzakładowe.

Zalety posiadania ewidencji wewnątrz firmy?

1. Masz dokumenty na czas. Wynagrodzenie kierowcy także dzięki temu jest wyliczone i wypłacone na czas.
2. Dokumenty są dokładnie takie, jak potrzebujesz Ty i Twoja księgowa.
3. Dzięki wsparciu działu serwisu, dokładnie rozumiecie jak działa program, co generuje, co oznaczają konkretne zestawienia i do czego służą
4. Wsparcie techniczne jest dostępne zawsze w godzinach pracy i odpowiada na Wasze wątpliwości, ułatwiając pracę tu i teraz.

Jak mamy zacząć działać, żeby sprawdzić czy to ma sens?

Dane z kart kierowców pobieracie zapewne systematycznie i automatycznie. Na podstawie danych z karty kierowcy będą wykonywane wszystkie wyliczenia i dalsze wymagane przepisami działania, między innymi wyliczanie wynagrodzenia. Przygotuj kilku kierowców i dotychczas otrzymywane dokumenty od firmy zewnętrznej.

Chcesz sprawdzić jak to działa? Przygotuj się do testów. Sprawdź dostępne na rynku programy. Poczytaj, pobierz na bezpłatne testy. Zapisz pytania, wątpliwości jakie rodzą się w Twojej głowie, albo w głowach Twoich pracowników. Nie ma złych pytań. Zgłębiaj zagadnienie, tak abyś miał pewność że koncepcja jest słuszna a przyjęte rozwiązania rozwiążą Twój problem.

Pytaj. Nikt nie wie wszystkiego. Nasi serwisanci pomogą, eksperci udzielą odpowiedzi na najbardziej złożone zagadnienia.

Chcesz sprawdzić jedne z programów bezpłatnie w pełnej wersji przez 14 dni?

>> wypełnij formularz