Rozliczanie kierowców to proces. Zrób to sam lub zlecaj – ale najpierw zobacz o co chodzi!

Nowy trend na rynku transportowym – indywidualizacja procesów wewnętrznych.

Enigmatyczny nagłówek, ale oddaje uniwersalnie to co się dzieje na wielu płaszczyznach w branży TSL. Pojazdy elektryczne, napęd wodorowy, łańcuchy dostaw, digitalizacja, itd…

Można się zgubić… to nie dla mnie, mam ważniejsze sprawy.

Dla właścicieli wielu małych i średnich firm transportowych, których jest najwięcej na rynku, te hasła są zbyt górnolotne i nie mieszczą się w kręgu zainteresowań wśród tematów dnia codziennego.

Aktualnie mamy okres dopasowywania zasad wynagradzania kierowców po rewolucyjnych zmianach z lutego 2022. Wielu właścicieli firm transportowych oraz zarządzających firmami produkcyjnymi z własnym transportem testuje i dokonuje symulacji różnych metod rozliczania wynagrodzeń – tak aby nie stracić kierowców oraz nie zbankrutować z powodu niekontrolowanego wzrostu kosztów.

Jakie metody wynagradzania funkcjonują na rynku?

Najlepiej byłoby napisać – „zgodne z przepisami obliczanie wynagrodzenia za rzeczywisty czas pracy”. I prawdopodobnie w sporej liczbie firm tak jest, ale pozory mylą.

Likwidacja diet zagranicznych dla kierowców zaburzyła mechanizmy naliczania świadczeń, które teraz wymagają innej konstrukcji. Trzeba wszystkie elementy wprowadzić na listy płac dla kierowców wykorzystując ulgi na ZUS i podatek dochodowy, a nie jest to w pełni zrozumiałe nawet dla osób zawodowo zajmujących się kadrami czy księgowością.

Obciążenia po stronie pracodawcy (ZUS i zaliczki na podatek) sa tym bardziej bolesne dla budżetu firmy gdy mechanizm płacowy dla kierowców jest skonstruowany o kwoty NETTO (dniówki, % od frachtu,  za kółko  lub stałą pensja za miesiąc), np.: w przypadku ustalenia wynagrodzenia za dzień w wysokości 350 zł na rękę, wszelkie ulgi kl. średniej, kwoty wolne od podatku, koszty uzyskania przychodu czy wartość składek ZUS jest ryzykiem finansowym firmy, nie pracownika!

Takie mechanizmy były OK, gdy istniały diety zagraniczne!

.. bo stała wypłata z umowy wypłaca była np. ostatniego dnia miesiąca a potem kolejny przelew dotyczący diet był realizowany w okolicy 20-stego dnia kolejnego miesiąca. To było możliwe, bo diety nie podlegały terminom wypłaty wynagrodzenia (czyli do 10-tego dnia miesiąca).

Po zmianach wszystkie wypłacane należności np. za kwiecień, MUSZĄ być w dyspozycji pracownika (na koncie lub w gotówce) najpóźniej 10-tego dnia maja. To wynika z Kodeksu Pracy i te daty nie są „negocjowalne”. Mechanizmy podatkowe, księgowe – pozwalają te należności rozliczyć podatkowo w odpowiednio późniejszych terminach, ale same należności dla kierowców MUSZĄ być wypłacone w odpowiednim terminie (czyli do 10-tego).

Dobrze zrozum o co chodzi – na czym polega różnica!

Listy płac a przelew, zaksięgowanie do kosztów uzyskania przychodu firmy, termin wysłania deklaracji ZUS i PIT, odliczenie ulgi na ZUS i podatek za diety (wirtualne) zagraniczne – to wszystko są różne zagadnienia związane z terminami wypłaty kierowców.

Najważniejszy jest PRZELEW!

.. czyli wypłać kierowcom kwoty netto, na które się umówiliście. Jest wielce prawdopodobne, że posiadasz jakiś własny, indywidualny sposób naliczania płac pieniędzy dla kierowców (dniówka, potrącenia za koszty prywatne, dodatki za weekendy, itp.). Zatem bez potrzeby wnikania w dokumentację, która tworzy się dłużej niż zwykle, załatw jeden problem od ręki. Skoro wiesz, ile mają kierowcy dostać „na rękę” – zrób przelew.

Kolejnym krokiem, będzie obliczenie składek ZUS i zaliczek na PIT uwzględniając specyfikę przewozów bilateralnych i/lub delegowania.

Odpowiednio przygotowane składniki umowy:

• zasadnicze wynagrodzenie (odpowiednie aby wyrównać je dodatkiem za delegowanie)
• stały składnik za dyżur (obejmujący dyżury 50% i 100%)
• dodatek na oddelegowanie (dzięki temu nie trzeba obliczać od razu płac zagranicznych/sektorowych)
• ryczałt za pracę nadliczbową (obejmuje nadgodziny 50% i 100%, pracę w dni wolne i dodatki średniotygodniowe)
• ryczałt za pracę w porze nocnej.

Dzięki takiej konstrukcji w sposób stały można już odpowiednio uprościć wypłatę podstawowego wynagrodzenia. Odpowiednio ustalone wartości tych składników pokrywają przewidywaną liczbę godzin pracy zagranicznej (delegowanie) i nie ma potrzeby ich mozolnego naliczania, co się wiąże z tworzeniem czasochłonnych tabelek z ładunkami, granicami.

Przygotowujemy firmy transportowe do samodzielnego rozliczania wypłat kierowców!

W ramach bezpłatnych konsultacji diagnozujemy możliwość i czas potrzebny na wdrożenie pracowników firmy transportowej/produkcyjnej w świat rozliczania ewidencji kierowców.

Zależy nam na maksymalnie świadomej decyzji właścicieli i osób zarządzających – aby wybrali najlepszą ścieżkę dla swojej firmy. Np. przez 3 miesiące jako specjaliści dokonujemy symulacji, rozliczeń przygotowując firmę do samodzielności i gdy już pracownicy firmy są gotowi przejąć od nas mechanizmy, narzędzia i całe KNOW-HOW przygotowane dla nich – przekazujemy narzędzia i dokumenty oraz bazę danych kierowców z umowami i rozliczeniami pozostając w stałym kontakcie w ramach opieki eksperckiej i pomocy „na życzenie”.

NOWE CZASY – NOWE STANDARDY – strach ma wielkie oczy!

Największą obawą z jaką się spotykamy od kilku miesiecy jest strach przed porażką. Słyszymy – „..ale ja nie wiem, czy sobie poradzę sam(a)..”, „.. ale nie wiem czy mnie na to stać…”.

Odpowiadając – większość firm bez problemu podejmuje wyzwanie i radzi sobie z rozliczaniem samodzielnym – oszczędzając czas i pieniądze, bo rozliczanie samodzielne jest średnio o 50% tańsze od zlecania tego do firmy zewnętrznej. Narzędzia do rozliczania kierowców mają bardzo zróżnicowaną cenę – kompletne systemy w trybie opłat miesięcznych zaczynają się od 250 zł netto (miesięcznie) do ok 1500/1800 zł netto / miesięcznie dla firm zatrudniających ponad 200 kierowców.

Dlatego pomagamy podjąć wstępną decyzję, bez żadnych zobowiązań długoterminowych – przygotujmy firmę pod nadzorem, a potem wspólnie ustalimy czy firma wybiera ścieżkę SAMODZIELNOŚCI czy pozostania w pełnej obsłudze EKSPERTÓW  naszej firmy.