Weryfikacja kontrahentów, czyli jak minimalizować ryzyko braku ściągalności frachtu

Weryfikacja rejestrów

Podczas weryfikacji kontrahenta warto nie tylko sprawdzić KRS, czy wobec zleceniodawcy nie otwarto postępowania upadłościowego, ale również zweryfikować, czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy podatnik nie został wcześniej wykreślony z rejestru i jaka była tego przyczyna. Ministerstwo finansów na swojej stronie internetowej udostępnia podstawowe informacje w tym zakresie, w tym również zgłoszony przez dany podmiot numer konta (tzw. biała lista podatników vat). Weryfikacja rejestru VAT powinna być zatem w każdym przypadku obowiązkowa.

Weryfikacja dokumentów finansowych

Co do zasady, spółka prawa handlowego ma obowiązek składania dokumentów finansowych, które również są cennym źródłem informacji, w szczególności jeśli zamierzamy rozpocząć długofalową współpracę z nowym kontrahentem.

Znajdziemy w nim informację dot. transakcji przedsiębiorcy, działalności gospodarczej, należności podatkowych, kondycji finansowej w ogólności. Możemy zatem zobaczyć, w jakim kierunku rozwija się firma, i jak na przestrzeni lat wyglądał jej rozwój. Jeśli dokumenty finansowe, pomimo takiego obowiązku, nie zostały ujawnione w KRS, może to negatywnie wypływać na obraz kontrahenta. Brak sporządzenia sprawozdania finansowego zazwyczaj świadczy o nierzetelnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych lub nieprawidłowościach w prowadzeniu firmy.

Krajowy rejestr sądowy i CEIDG

W Krajowym rejestrze sądowym znajdziemy również dane dotyczące postępowania naprawczego lub postępowania likwidacyjnego, dochowania obowiązku terminowego składania sprawozdań finansowych, zaległości podatkowych, jeśli takie wystąpiły.

Istotna jest także weryfikacja organów spółki. Jeśli w skład organów wchodzą również spółki, weryfikacji powinny podlegać też te spółki będące w zarządzie lub w gronie wspólników naszego kontrahenta.

Sprawdzić przedsiębiorcę, jeśli prowadzi jednoosobową działalnością gospodarczą, można w CEIDG, choć rejestr ten nie dostarczy nam tylu informacji co Krajowy rejestr sądowy. Oprócz podstawowych informacji dotyczących danych przedsiębiorstwa, daty rozpoczęcia wykonywania działalności i uzyskanych licencjach w branży transportowej, ujawniane są również wpisy dotyczące postępowania upadłościowego. Warto sprawdzić historię wpisu w rejestrze właśnie w tym zakresie.

Biuro informacji kredytowej

Instytucje finansowe w głównej mierze opierają się na informacjach gospodarczych dotyczących wiarygodności płatniczej, gromadzonych przez wyspecjalizowane podmioty. Przedsiębiorcy nie posiadają uprawnień do przeglądania takich wpisów, gdyż ustawa przewiduje katalog zamknięty podmiotów, które mogą uzyskać informacje na temat płatności. Są to przede wszystkim banki.

Weryfikacja kontrahentów może jednak opierać się w oparciu o inne dane dotyczące ich działalności gospodarczej, które w łatwy sposób dostępne są w Internecie. Na giełdach transportowych publikowany jest szereg informacji dotyczący wierzytelności, dokumentów, dowodów na rzetelność firmy, jednak nie powinno to usypiać naszej czujności.

Kopalnia wiedzy w Internecie

Szybkim źródłem informacji jest po prostu wyszukiwarka internetowa, która od razu wskaże nam wpisy dotyczące dłużnika i wierzyciela, faktury, braku zapłaty należności. Ustalenie podstawowych wiadomości o kontrahencie powinno również polegać na wyszukaniu powiązań podmiotowych.

Prywatnych giełd wierzytelności jest wiele i mogą dostarczyć nam dane w przedmiocie naszych kontrahentów. Wierzyciel podczas prowadzenia swojego biznesu powinien na co dzień wykorzystać te cenne źródło informacji i dokonywać weryfikacji przewoźnika, wierzytelności i klientów w ogólności.

Powiązania między podmiotami w przypadku spółek kapitałowych

W Internecie w łatwy sposób możemy sprawdzić partnera biznesowego, czy pełni lub pełnił jakąś rolę w jakiejś spółce, czy dany podmiot ma odpowiedni staż zakładowy, czy jest nowym przewoźnikiem w gronie przedsiębiorców. Im więcej negatywnych powiązań, tym ryzyko utraty naszych należności jest większe.

Weryfikacja kontrahentów i sprawdzenie partnera biznesowego powinna zatem przebiegać wielopłaszczyznowo, gdyż nawet najmniejszy szczegół może mieć ogromne znaczenie w odzyskaniu naszych wierzytelności. Jeśli świadczymy usługi długoterminowe w zakresie przewozów towarów, w szczególności powinniśmy zadbać o posiadanie odpowiednich dokumentów i ich bieżącej weryfikacji, podobnie jak dokonywać bieżącej weryfikacji kontrahenta.

W praktyce biznesowej, w szczególności w przypadku tzw. kredytów handlowych, możemy poprosić kontrahentów o dokumenty potwierdzające ich kondycję finansową. W tym celu kontrahent może wystąpić np. o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu z płatnościami należności publicznoprawnych.

Wpisy dotyczące postępowania upadłościowego

Jeśli wobec danego podmiotu zostało wydane postanowienie o ogłoszeniu upadłości, nasze należności już nie będą tak łatwe do odzyskania. Postępowanie upadłościowe prowadzi syndyk i wszystkie należności od upadłego trafiają na listę wierzytelności i jeśli cokolwiek uda nam się odzyskać – będzie to już sukces.

Choć nie każde postępowanie upadłościowe musi skutkować zakończeniem prowadzenia działalności gospodarczej, w praktyce stosunkowo rzadko dochodzi do sytuacji, że działalność gospodarcza jest kontynuowana a wszystkie należności zostają spłacone.

Na co zwrócić szczególną uwagę?

Prawidłowe sprawdzenie przewoźnika lub kontrahentów m.in. powinno uwzględniać:

• 1. Zgodność danych podanych w zleceniu usługi transportowej z danymi w rejestrze. W przypadku przedsiębiorców zagranicznych, możemy skorzystać z ogólnodostępnych rejestrów VAT, w tym VIES (rejestr VAT UE prowadzony przez Komisję Europejską), rejestrów działalności gospodarczych, KREPT;

• 2. Datę rozpoczęcia działalności – należy zachować ostrożność przy nawiązywaniu współpracy z podmiotami, które stosunkowo od niedługiego czasu funkcjonują na rynku;

• 3. Kapitał spółki – należy zachować ostrożność przy nawiązywaniu współpracy z podmiotami, które posiadają minimalny kapitał zakładowy (w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – 5.000 zł) lub niską maksymalną kwotę odpowiedzialności;

• 4. Organy spółki – jeśli podmiot nie ma organu uprawnionego do reprezentacji sugeruje się nie świadczyć usług dla takiego przewoźnika lub kontrahenta;

• 5. Dane dot. zawieszenia działalności – jeżeli działalność była zawieszona, świadczy to o przejściowych problemach danego kontrahenta (np. brak zlecanych usług, brak płynności finansowej etc.);

• 6. Informacje o zaległościach, postępowaniu naprawczym lub upadłościowym, egzekucji – jeśli kontrahent posiada w rejestrze dane o takim charakterze, przedsiębiorca powinien szczególnie się zastanowić, czy nawiązanie współpracy nie jest zbyt ryzykowne;

• 7. Opinie o podmiocie – weryfikacji powinny zostać poddane również ogólne opinie dotyczące danych kontrahentów, zawieranych przez nich transakcji; negatywne opinie o współpracy mogą sugerować ewentualne problemy podczas współpracy;

• 8. Sprawdzenie strony internetowej – jeśli kontrahent posiada stronę internetową, może to świadczyć o jego wiarygodności. Należy jednak poddać weryfikacji, na jaki podmiot strona internetowa została zarejestrowana. Jeśli zagraniczny kontrahent posługuje się stroną zarejestrowaną na podmiot w innym kraju, niż kraj siedziby, w szczególności w jednym z rajów podatkowych, należność i płatności od takiego dłużnika mogą być trudne do wyegzekwowania;

• 9. Sprawdzenie powiązań między podmiotami – dane dotyczące wykorzystania różnych podmiotów przy prowadzeniu działalności gospodarczej powinny wzbudzić naszą czujność, w szczególności gdy podczas weryfikacji okaże się, iż część tych podmiotów została już zlikwidowana, ogłoszono wobec nich upadłość lub nie posiada zarządu;

• 10. Weryfikacja danych finansowych kontrahentów – dokumenty finansowe obrazują kondycję finansową danego podmiotu i, choć zawierają dane z lat ubiegłych, mogą pomóc nam w ocenie zabezpieczenia spłaty naszych należności.

Check-lista weryfikacji kontrahenta

Przy nawiązywaniu współpracy powinniśmy gromadzić dokumenty dotyczące weryfikacji klientów i ocenić ryzyko nawiązania współpracy biznesowej. Pomocna może okazać się łatwa w wykorzystania check-lista weryfikacji kontrahentów, którą można pobrać klikając w link  >>>TUTAJ<<<.

Klient powinien bowiem zostać sprawdzony nie po wykonaniu usługi czy po przyjęciu zlecenia podczas załadunku towaru, ale przed nawiązaniem współpracy. Należności kontrahentów powinny podlegać bieżącej weryfikacji, aby nie okazało się, iż dłużnik jest już niewypłacalny.

Postępowania sądowe

Musimy mieć również na uwadze, że roszczenia ze zleceń transportowych ulegają stosunkowo szybko przedawnieniu i trzeba działać niezwłocznie. Oczywiście lepiej zapobiegać, niż leczyć, ale czasem nie obejdzie się bez postępowania sądowego, które do szybkich nie należy.

Dobrze pokierowany dłużnik może skutecznie utrudnić nam windykację należności, np. składając sprzeciw od orzeczenia sądowego lub wnosząc szereg pism procesowych mających na celu przedłużenie postępowania.

Niestety w praktyce często zdarza się, że postępowania toczą się bardzo długo, a gdy dojdzie już do przymusowej egzekucji przez komornika, nie ma z czego egzekwować. Dłużnik zdążył już pozbyć się całego majątku, w organach spółki nikt nie zasiada i nie ma kto ponieść konsekwencji.

Odpowiedzialność zarządu

Do odpowiedzialności za zobowiązania spółki mogą zostać pociągnięci członkowie zarządu, niemniej niejednokrotnie jest tak, że nie posiadają oni żadnego prywatnego majątku i sprawa się komplikuje.

Dla wierzyciela oznacza to poniesienie znacznych nakładów finansowych na prowadzenie sprawy sądowej najpierw przeciwko danemu podmiotowi, a następnie przeciwko zarządowi, w której to sprawie niezbędnym jest wydanie i opłacenie opinii biegłego sądowego z zakresu rachunkowości.

Z pewnością lepiej zainwestować trochę czasu w weryfikację kontrahentów przed nawiązaniem współpracy, niż „inwestować” w prowadzenie sporu sądowego i przymusowej egzekucji przeciwko niemu.

Lepiej późno niż wcale

Sprawdzenie przewoźnika już po załadunku to zdecydowanie zbyt późny moment na zabezpieczenie własnych interesów. W takim przypadku płatność i jej ewentualna egzekucja może okazać się wątpliwa w przyszłości.

Zatem podjęcie podstawowych czynności weryfikacyjnych, aby ochronić nasze interesy, skutecznie podpisać umowę i sprawdzić na pozór ciekawą ofertę, powinno wejść nam w nawyk.

Jeśli nie zadbaliśmy o nasze interesy przed nawiązaniem współpracy lub weryfikacja kontrahentów wykazała minimalne ryzyko ich niewypłacalności, w dalszym ciągu powinniśmy być czujni.

Nawet najdrobniejsze sygnały mogą świadczyć o problemach finansowych naszego kontrahenta, nawet przejściowych, a wiadomo – „Pierwszeństwo ma ten, kto wcześniej nabył prawo” i może okazać się, że nasze wierzytelności zostaną odzyskane, a tych, którzy zbyt długo czekali – już nie.