Aktualności

Pobierz paczkę z aneksami umów dla kierowców na 2023 – czyli jak nie stracić na wynagrodzeniach w Nowym Roku?

Czas najwyższy przygotować aneksy dla kierowców w transporcie międzynarodowym? Zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze elementy zmian w przepisach, które warto uwzględnić w aneksach umów na 2023 rok. Pakiet Mobilności i likwidacja diet zagranicznych znacząco wymusza reorganizację sposobu opisywania wynagrodzeń dla kierowców. Można nadal korzystać z nieformalnych metod obliczeń (dniówka, kilometrówka, kółko), ale doświadczenia z zamieszania w wynagrodzeniach z 2022 roku warto wykorzystać do nauki. Lepsze dopasowanie zasad wynagradzania do oczekiwań kierowców pozwala przyciągać ich z innych firm, gdzie jedynym pomysłem na płace jest „koperta pod stołem”. Warto w kalkulacjach wziąć pod uwagę również koszty rotacji kierowców, ryzyka szantażu i frustracji przedsiębiorcy w codziennym zarządzaniu firmą.

Co się zmieniło w wynagrodzeniach dla kierowców 2022 roku (pakiet mobilności)?

Pakiet Mobilności i likwidacja diet i noclegów zagranicznych – to chyba najbardziej kluczowe zmiany, które pociągnęły za sobą potrzebę zmian. W codziennej walce o przetrwanie w biznesie nikt z nas nie lubi zmian, z którymi ciężko sobie szybko poradzić. Szukanie wiedzy, pomysłów na obejście tych zmian, wiarygodnych gotowców denerwuje i zabiera czas.

Które zapisy w umowach mają znaczący wpływ na strukturę i koszt zatrudnienia?

Standardem w umowach dla kierowców jest wynagrodzenie minimalne (stawka 3010 zł brutto w 2022 roku, 3490 zł w I poł. 2023 i 3600 zł od lipca 2023), a gdy mamy już umowy przygotowane w bardziej zaawansowany sposób, znajdziemy tam podział składników np. na 200 zł/1000 zł stawki zasadniczej i dodatek na UE, ryczałty za składniki nadmiarowe (nadgodziny, nocne, dyżury). Takie zapisy są nadal ok i nie trzeba nic poprawiać. Natomiast stawka zasadniczego wynagrodzenia jest wyjściową kwotą do wielu składników:

  • stawka za dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych (50% dodatku lub 100% dodatku)
  • stawka za godziny dyżuru wynikającego z przerw oraz oczekiwania w podwójnej załodze (dyżur 50%)
  • stawka za godziny dyżuru wynikającego z postoju na załadunkach, oczekiwaniu na wznowienie pracy, pozostawania w dyspozycji, gdy przepisy nie określają jak taki czas postoju nazwać inaczej

Które „stare” elementy należy usunąć z umów dla kierowców?

Po zmianie ustawy o czasie pracy kierowców, w której zmieniono definicję podróży służbowej, w umowach pozostały zapisy o wyjazdach zagranicznych i może to powodować nieporozumienia. Zapisy w umowie o należnościach z tytułu podróży służbowej powodują, że należy takie świadczenia wypłacać. Dotyczy to zarówno podróży służbowych krajowych i zagranicznych – jeśli są zapisy – są one wiążące i tutaj trzeba rozróżnić potrzebę istnienia zapisów o podróżach zagranicznych oraz krajowych. Podróże służbowe krajowe (po Polsce) nadal funkcjonują normalnie, diety i ryczałty noclegowe wypłaca się bez obciążeń ZUS i PIT. Odpowiednie warunki, indywidualne dla firmy, warto zachować, np. prawo do naliczenia noclegu w dzień dla kierowcy.

Inaczej sytuacja będzie wyglądała dla podróży służbowej zagranicznej. Jeśli pozostawimy zapisy o przysługującej wypłacie tych należności, to należy je wypłacać, ale od 2 lutego 2022 będą one normalnie oskładkowane. Takie składniki są już częścią normalnego wynagrodzenia kierowców! Pozostawienie tych zapisów, powoduje, że stają się one czymś w rodzaju premii i podlegają pod normalne rozliczenia płacowe na liście płac (ZUS, PIT), itd.

Aneks czy porozumienie zmieniające?

Treść tych obu dokumentów może być bardzo podobna, ale ich stosowanie ma swoje określone zasady. Aneks, generalnie prosta forma zmiany zasad współpracy, stosujemy gdy zmiana jest kosmetyczna (zapisy nie mające wpływu na wynagrodzenie, nie pogarszające warunków pracy).

Porozumienie zmieniające (wypowiedzenie zmieniające) – stosuje się w bardziej zaawansowanych sytuacjach, gdy następuje znaczna zmiana zasad współpracy, pogorszenie warunków (obniżenie stawek, zmiana systemu zatrudnienia znacząco wpływająca na świadczenia dla pracownika). Propozycje zmian przedstawia się kierowcy i ten albo akceptuje zmiany i zgadza się na nowe warunki albo nie i wówczas uruchamia się procedura wypowiedzenia zmieniającego. Tryb wypowiedzenia oznacza, że nowe warunki kierowca musi przyjąć albo umowa zostaje rozwiązana wg normalnego trybu wypowiedzenia.

Stawka minimalna w umowie – czy można wpisać stawkę 200 zł? – fakty i mity wynagrodzenia minimalnego?

Analizując szereg przepisów pracowniczych (Kodeks Pracy, Ustawa o czasie pracy kierowców, Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu, itp.) można znaleźć sporo nieokreślonych ścieżek postępowania, ustalania zasad zatrudniania i wynagradzania kierowców, które mogą wydawać się kontrowersyjne, tylko dlatego, że są nieznane (nieszablonowe). Zdarzają się nawet internetowe analizy księgowych, specjalistów od płac – negujące inne stawki zasadnicze niż co najmniej „minimalne”. Niestety zamiast twardych faktów, które by to potwierdzały przytaczane są „sugestie”, nieokreślone „mandaty” jakie można otrzymać stosując takie praktyki. Czyli bardziej mamy do czynienia z opinią autora/rki niż z faktami na podstawie przepisów.

Jak wpisać wyrównania umówionej kwoty dla kierowcy – wg stawek netto lub jako dodatki brutto?

Metod jest kilka, tylko warto wiedzieć jakie mają one konsekwencje. Czasem będą one bez znaczenia dla końcowego wynagrodzenia, bo oczekiwane netto będzie wyższe niż doliczone zwyżki do nadgodzin, ale warto pamiętać i wiedzieć jak metoda wyrównywania kwoty umówionej nieformalnie wpływa na układ składników na liście płac. Zignorowanie zależności (brak podwyższenia podstawy nadgodzin czy podstawy urlopowej) jest zasadnym powodem roszczenia do uzupełnienia za 3 lata wstecz. Zatem należy dobrze ustalić metodę i stawki dotyczące nadgodzin i urlopu, aby po obliczeniu wstępnym przez firmę rozliczającą czas pracy kierowców płacy minimalnej i dodatków, księgowość prawidłowo uwzględniła to w programie kadrowo-płacowym. Brak komunikacji między firmą rozliczającą kierowców, a biurem rachunkowym to główny powód rozbieżności w obliczeniach.

Należy wiedzieć, że prawie zawsze programy płacowe bazują na składnikach brutto. Obliczanie wynagrodzeń z podawanych kwot netto polega na kilkukrotnym symulowaniu kwoty brutto, aby po przeliczeniu listy płac otrzymać wskazane netto. To oznacza ok 5-9 przeliczeń dla każdego kierowcy, aby „trafić” ze stawką. Zatem oczekiwane netto, umówione z kierowcą, zamieniane jest na stawki brutto zanim trafi do działu płac. Odpowiednia wartość końcowa brutto uwzględnia już diety wirtualne (obniżenie podstawy ZUS) i jest bezpośrednią gotową kwotą do wprowadzenia na listę płac. To skraca pracę kadrowej o 90% w zakresie symulowania i poszukiwania kwoty brutto, gdy wpływa na nią obniżenie składek ZUS z diet wirtualnych.

Gdy tak oszacowane wynagrodzenie brutto zawiera w sobie składnik typu PREMIA (z definicji jest to zawsze premia regulaminowa – zobacz artykuł o różnicy miedzy PREMIĄ a NAGRODĄ) to dział płac musi o tym wiedzieć, aby uwzględnić to w podstawie urlopowej i rozliczeniu godzin nadliczbowych. W przeciwnym razie, brak tej wiedzy, spowoduje nieprawidłowe obliczenia wypłaty i powód do roszczenia i dopłatę zaległości. Stawka umówiona „na rękę” musi być prawidłowo „ubrana” w odpowiednie składniki, aby po przeliczeniu listy płac otrzymać zgodną kwotę do wypłaty.

Świadomość tych zależności spowodowała, że do ustalonych nieformalnie stawek z kierowcami (netto dniówka, netto kwota za miesiąc) stosuje się NAGRODY a nie premie. NAGRODA jak składnik o nieokreślonej wysokości i nie wynikający z oficjalnych zasad obliczania – nie jest częścią podstawy nadgodzin oraz nie wchodzi do podstawy urlopowej. W większej części jest normalnie oZUSowany – ale to akurat wynika z zastosowania diet wirtualnych a nie nazwy składnika. Z powodu obniżenia podstawy wymiaru składek oraz podstawy zaliczki na podatek dochodowy nieoskładkowane mogą być różne elementy listy płac – np. nadgodziny, premia, a nawet zasadnicza. Zależy to od kolejności ustawienia tych składników na liście płac – czyli może to być zupełnie przypadkowe.

Umowa, obwieszczenia czy regulamin wynagradzania?

Umowy są obowiązkowe, wiec ten dokument spotkamy zawsze w firmie. Różnice polegają na zasadach wprowadzania tych dokumentów oraz kiedy są one opcjonalne, a kiedy obowiązkowe. Regulamin Pracy i Regulamin wynagrodzenia wymagany jest w firmach zatrudniających 50 pracowników. Poniżej tej liczby Regulamin jest opcjonalny, tzn. można go też mieć, ale nie jest to obowiązek. Jeśli w małej zastosujemy obwieszczenie, będzie to wygodny zbiór ogólnych zasad wspólnych dla wszystkich pracowników. Można w takim obwieszczeniu wydzielić osobny dział np. dla kierowców i w nim uregulować zasady pracy typowe dla kierowców, określić porę nocną, okres rozliczeniowy. Oczywiście te same informacje można też zawrzeć w umowie o pracę, ale wtedy każdorazowa najdrobniejsza zmiana wymaga aneksowania wszystkich umów.

Najbardziej rozbudowany zestaw zasad to Regulamin Pracy i Regulamin wynagradzania. Budując takie dokumenty opisujemy w nim obowiązki, zasady informowania o nieobecnościach, zasady jazdy, odpoczynków, metodę potwierdzania gotowości do wyjazdu (lista kontrolna), która zabezpiecza przed zarzutem niewyposażenia kierowcy w wypis z licencji czy ubezpieczenie.

Od zapisów w tych dokumentach będzie zależał sposób obliczania wynagrodzeń oraz późniejszej kontroli. W załącznikach do takich dokumentów umieszczamy konfigurację programów rozliczających – tak, aby parametry nieokreślone w przepisach, były jednoznaczne do kontroli czy firmy rozliczającej (np. obniżanie ryczałtów proporcjonalnie do nieobecności, czy wyrównywanie stawek premią czy nagrodą, identyfikacja aktywności i zamiana ich na pracę lub na dyspozycję, zaokrąglanie stawek, układanie początków dób pracowniczych, itp.). Z takich opisów można dość szybko wywnioskować, jaką metodą należy rozliczać urlopy, chorobowe czy podstawę nadgodzin.

 

>> POBIERZ paczkę z aneksami umów dla kierowców na 2023<<

 

Jak dopasować składniki wynagradzania do programu płacowego, rozliczeń ewidencji i oczekiwań kierowcy?

Funkcjonujemy zawsze w jakiejś sytuacji zastanej – zatem aby nie wywoływać niepotrzebnych frustracji i strachu przed nieznanym, warto uwzględnić układ historyczny. „Kiedyś” wypłata kierowcy składała się z podstawy i diet, czyli bardzo mocno jej wysokość zależna była od liczby dni w trasie. Dostosujmy zatem aktualny system obliczania płac do znanego i zakorzenionego mechanizmu „dniówek”. Różnica jest jednak taka, że teraz te wszystkie dodatki są normalnym wynagrodzeniem i trzeba je umieszczać na liście płac, oskładkować i opodatkować – przynajmniej w większej części.

Dla kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe podlegające pod Pakiet mobilności, trzeba oszacować poziom obowiązkowych dopłat za przejazdy cross trade i kabotażowe. Dla nich trzeba wskazać, że płace sektorowe są uzupełniane nagrodami lub premiami (pamiętając o konsekwencjach używania premii zamiast nagród). Z kolei przewozy międzynarodowe bilateralne i tranzytowe nie wymuszają uzupełniania żadnych stawek zagranicznych – zatem końcowa wysokość wynagrodzenia jest bardziej elementem negocjacji indywidualnych.

Okazuje się zresztą, że w sumie to ustalenia oczekiwań kierowców w stosunku do swoich zarobków bardziej determinują o jakich stawkach jest mowa w ogłoszeniach czy jak ostatecznie jest realizowany przelew „płacowy” – a płace sektorowe i ich wyrównanie jest mniej istotne, bo kierowcy i tak zarabiają więcej niże te wymagania zagraniczne.

Zaproszenie na Konferencję

Skutki nieporozumień w zapisach umowy i zasad obliczania wynagrodzenia kierowców

Jeśli nie połączymy oczekiwań kierowcy dotyczących kwoty „na rękę”, z zasadami obliczania składników listy płac, elementów wynagrodzenia kierowców, to końcowe koszty będą zawyżone a i tak będzie ryzyko roszczeń, jeśli na liście płac nie znajdą się odpowiednie wyrównania czy stawki godzinowe będą źle obliczone. Cały proces obliczania aktywności kierowcy oraz nazywania składników wynagradzania i potem umieszczanie ich na liście płac – jest podzielony na etapy. Na każdym z tych etapów pojawiają się osoby o różnym postrzeganiu swoich zadań i wpływu na kolejne etapy. Dlatego osoba rozliczająca ewidencję musi mieć stały kontakt z osobą tworzącą listy płac, aby informacje były rozumiane w ten sam sposób i kadrowa wiedziała, co jest już wliczone w składnikach ewidencji a co ona musi zrobić w swoim programie płacowym. Brak komunikacji powoduje, że giną kwoty albo są płacone podwójnie.

Przepisy pakietu mobilności i ustawy o czasie pracy kierowców

Tzw. Pakiet Mobilności od wielu miesięcy stał się wymówką na wszystkie wyjaśnienia problemów z rozliczaniem kierowców. „Nie da się”, „tak musi być”, „teraz to wszystko jest drożej”. Nie do końca to jest prawda – naturalnym jest, że szukamy winnego, gdy pojawiają się problemy, ale warto też dobrze rozumieć, co dokładnie jest przyczyną problemu. To nie Pakiet Mobilności zlikwidował diety kierowców. Zmiana była związana z dopasowaniem polskiej Ustawy o czasie pracy kierowców, ale w żadnym wypadku wymagania Pakietu mobilności nie narzucały likwidacji diet. Podobnie jak obniżanie podstawy ZUS nie zależy od podlegania kierowcy pod Pakiet. Odliczenie diet wirtualnych od podstawy ZUS można stosować zawsze gdy kierowca jest za granicą Polski, nawet gdy wykonuje przewozy bilateralne czy tranzytowe lub na potrzeby własne. Są to czysto polskie przepisy, nie wynikają z zagranicznych zasad. Warto zatem zweryfikować czy maksymalnie wykorzystujemy polskie zasady do minimalizacji kosztów ZUS, bo brak wiedzy jest przyczyną niepotrzebnych obciążeń w ponad połowie firm, które zgłaszają się do nas skonsultować czy ich sposób jest dobry.

Nie wiesz jak przygotować zapisy o premiach, czy jak dopasować?

Jeśli masz jakiś pomysł, ale nie wiesz jak go ubrać w zapisy w aneksie lub masz dylemat czy uzupełniać wynagrodzenie nagrodą, premią lub dopłatami UE i jak to wyjaśnić księgowej, żeby jej też było łatwiej robić co miesiąc wypłaty? Skonsultuj bezpłatnie swoje przemyślenia – możemy szybko zasymulować listę płac i wskazać Ci, które elementy warto skorygować, żeby osiągnąć swój określony wynik – np. stała pensja netto. Możemy nawet zasugerować zapisy do aneksu, które możesz wykorzystać w swojej firmie. Umów się na konsultacje, przeliczymy przykładowych kierowców i sprawdzimy razem czy możemy Ci pomóc.

Tagi