W poprzedniej informacji poruszyliśmy temat zliczania zdarzeń do samych dni / dób. Logika obliczeniowa powinna być spójna i z takim samym podejściem zabieramy się za kolejny etap – czyli jak obliczać częściowe kawałki wyjazdów i sumować do niepełnych diet.

W mediach można znaleźć przytoczone stare scenariusze obliczania wyjazdów służbowych i porównanie ich do nowych zasad. Problem ma swój początek w założeniach interpretacyjnych do obliczania dni ( link do publikacji:  OBLICZANIE DNI ZAGRANICZNYCH ). Jeśli tam będzie niespójnie, to potem matematyka będzie źle działać.

Od momentu (czyli od 19 sierpnia 2023), gdy czas przebywania za granicą przestał być konkretnie powiązany z trasą / wyjazdem na kilka dni, pojawił się problem z obliczaniem cząstkowych diet. W jakim okresie zamykać zaliczanie i pokazać 1/3  albo 1/2 diety?

Doby a nie trasy

Skoro analizujemy czas pobytu w dniach (czyli dobach), które są z definicji Ustawy o czasie pracy kierowców (art 8) okresem 24 godzin począwszy od pierwszego zdarzenia i w tym przypadku – rozpoczęcia pobytu poza Polską. Okres takiej analizy trwa 24 godziny i ponownie następuje sprawdzenie, czy na poczatku kolejnej doby kierowca jest poza Polską i rozliczamy nową dobę obliczania czasu czy czekamy na ponowne przekroczenie granicy.

W powyższym przykładzie odcinki „pomarańczowe/zagraniczne” dadzą 1 pełną dietę w 1 dniu (24h za granicą w tym dniu), 1/3 diety w drugim dniu (6h za granicą w tym dniu), i analogicznie, w kolejnych dniach „zagranicznych” sumujemy czas poza PL w ramach doby i ta suma w danym dniu określa jaka jest część diety zaliczonej do łącznej sumy, np. trzeci dzień z pobytem za granicą rozpoczyna się od wyjazdu z PL i od tego momentu w okresie 24h sumujemy odcinki zagraniczne.

Działa – matematyka w dietach, definicja doby i logika uznania kosztów

I to jest kluczem do bezpiecznego i komfortowego rozliczania diet wirtualnych. Zmiany w przepisie wymagają niestety gruntownego przebudowania mechanizmów obliczania diet. Nie są to już diety per wyjazd tylko są analizowane per dzień, czyli DOBA ROZLICZENIOWA. Definicja doby jest w naszej firmie od zawsze wyznacznikiem wszelkich analiz – bo wpływa to na obliczanie nadgodzin, indywidualnego rozkładu czasu pracy, dodatków 100% za przekroczenia średniotygodniowe oraz ustalanie dni wolnych.

Aspekt DOBY jest w rozliczaniu kierowców fundamentem do wielu algorytmów i teraz również stał się podstawa sumowania czasu do obliczenia przysługującej wartości diety w DOBIE:  1/3,  1/2  czy pełnej stawki.

Diety przysługują w danym miesiącu, w poszczególnych DOBACH (dniach)

Diety wirtualne obniżają podstawę do ZUS oraz do zaliczek na podatek dochodowy. Rozliczając miesiąc bierzemy pod uwagę każdy dzień – dzieląc cały okres od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca na okresy 24h, sprawdzając codziennie moment rozpoczęcia danej doby – czy kierowca jest jeszcze za granicą (kontynuacja poprzedniej doby) czy już nie – wówczas doba zagraniczna się nie zaczyna aż do chwili gdy ponownie kierowca przekroczy granicę Polski.

Sprawdź czy tak działa TWOJA metoda, bo wpływa to na Twoje wypłaty

To, jak obliczane są diety po nowemu, zależy od OPROGRAMOWANIE DO ROZLICZANIA KIEROWCÓW, na którym są one tworzone. Potem już KWOTA końcowa trafia do księgowości i nikt NIE MA MOŻLIWOŚCI tego zweryfikować. Jest to już tylko suma końcowa. Metody rozliczania już nikt wtedy nie skontroluje, ale diet może być za dużo lub za mało co wpływa na ZUS i podatek.

Jeśli nawet korzystasz z usług firmy rozliczającej – POMYŚL! – stosuje ona dokładnie tę metodę jaką ma dostępną w swoim programie rozliczającym. Jednym z 2-3 realnie obliczających te składniki. Niestety niewiele wtedy zależy od samej firmy rozliczającej.

Możesz samodzielnie spróbować to obliczyć

wtedy najlepiej zrozumiesz różnice i ich faktyczny wpływ na wyniki kosztów ZUS-u.

Masz pytania  >>>   kliknij konsultację OBOK >>> podczas konsultacji wyjaśnimy dokładnie oraz możesz dostać bezpłatne oprogramowanie do testowania tych DIET.

#3 Kontrowersje w interpretacjach Ustawy – od kiedy liczyć nowe stawki