Jak zwiększyć ulgę na ZUS w programach rozliczających czas pracy kierowców? Czy w ogóle można? Jeśli można, to jaki jest tego cel?

Z takimi pytaniami od naszych Klientów spotykamy się często, w momencie kiedy pracodawca chce kierowcy dać podwyżkę. Tylko skąd wygospodarować środki i jak to zrobić, aby nie płacić wyższych składek do ZUS?

Mamy na to kilka sposobów, ponieważ możliwości liczenia diet wirtualnych jest kilka.

Dokładnie od 2 lutego 2022 roku, kiedy wszedł Pakiet Mobilności, rzesze polskich pracodawców zaczęło zachodzić w głowę, jak teraz poradzić sobie z rozliczaniem wynagrodzenia kierowcy.

Co to są diety wirtualne w czasie pracy kierowców?

Diety wirtualne to nic innego, jak wcześniejsze diety (przed 2 lutego 2022 roku) w wysokości określonej przez każde państwo. Były one zwrotem zwiększonych kosztów wyżywienia pracownika, z tytułu podróży służbowych. Należały się za każdy dzień pobytu w delegacji i były wypłacane kierowcom, w ramach wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych.

Obecnie stanowią one parametr służący wyłącznie do obliczenia ulgi na składniki wynagrodzenia znajdujących się na liście płac, na składki ZUS i podatek dochodowy.

Sposób ich naliczania ma realny wpływ na wynagrodzenie pracownika, a także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowego pracownika.

Komu przysługują diety wirtualne?

Błędnym myśleniem jest, że diety wirtualne można obliczać wyłącznie dla kierowców wykonujących zadania służbowe obciążonymi kosztami związanych z pakietem mobilności. Utarło się przekonanie, że wyłącznie kierowcy wykonujący właśnie przeżuty, czyli tzw. cross-trade oraz kabotaże, na terenie państw członkowskich można je naliczać.

Należy tutaj zaznaczyć, że możliwość naliczania diet wirtualnych i stosowania ich, przysługuje każdemu kierowcy, w przypadku podróży zagranicznej, niezależnie czy wykonuje transport bilateralny, przerzut, kabotaż, czy jedzie tranzytem przez kilka krajów.

Dokładnie od 2 lutego 2022 r, kiedy wszedł w życie Pakiet Mobilności, równolegle została zmodyfikowana ustawa o transporcie drogowym. Przepisy ustawy miały na celu ujednolicenie sposobu rozliczania wynagrodzenia dla kierowców z tytułu pracy i stanowi, że jako kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, nie jest w podróży służbowej w rozumieniu przepisów art. 77⁵ § 1 Kodeksu Pracy, wprowadzając jednocześnie możliwość naliczania diet wirtualnych oraz stosowania ulg społeczno-zusowych.

Tym samym odebrano możliwość rozliczania kierowcom zwrotów kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowych międzynarodowych.

Diety wirtualne przysługują wszystkim kierowcom będącym w stosunku pracy. Zarówno dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, jaki w ramach świadczenia usług w oparciu o umowę cywilno-prawną.

Jak prawidłowo liczyć diety wirtualne?

Jak wspomniałam na początku, metod jest kilka i każda jest prawidłowa. Ważne jest, aby dopasować dla siebie najbardziej optymalną i wprowadzić ją w życie.

Należy wybrać i porównać kilka możliwych zasad ustalania wysokości diet. Okazuje się, że w całościowym rozliczeniu dla jednych lepszym rozwiązaniem jest przyjęcie jednego docelowego państwa podróży zagranicznej, dla innych stosować liczenie według wielu państw docelowych. Zauważalna różnica może również wynikać z analizy odcinków w danym dniu, czy są one sumowane razem czy jednak analizowane każdy oddzielnie.

Podsumowując, zwiększając wysokość diet wirtualnych, zwiększamy ulgę, obniżając tym samym podstawę od obliczenia składek ZUS oraz podstawy opodatkowania.

Jaki wpływ mają diety wirtualne na rozliczenie wynagrodzenia kierowcy i wysokość składek ZUS?

Rozliczenie wynagrodzenia należy rozpocząć od wyliczenia składników wynagrodzenia oraz przeliczenia dokładnie diet wirtualnych, wynikających z kart kierowców.

Wysokość składek społecznych jest zazwyczaj obliczana na podstawie przychodu pracownika. Stosując diety wirtualne możliwe jest obniżenie kwoty podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, do kwoty przeciętnego wynagrodzenia, które obecnie wynosi 6935 .

Dzięki temu, przy zachowaniu dokładnie tej samej kwoty brutto, kwota netto wynagrodzenia kierowcy może być wyższe.

Jak określić podstawy wymiaru składek przy użyciu diet wirtualnych?

Przykładowo:

Wynagrodzenie kierowcy przy kwoce brutto na poziomie 12 000 PLN i dietach wirtualnych liczonych wg jednego kraju docelowego może wynosić:

Przychód kierowcy: 12 000 PLN brutto

Wysokość diet wirtualnych: 3 813,21 PLN

Podstawa wymiaru składek społecznych: 8 186,79 PLN

Ubezpieczenie społeczne: 1122,41 PLN

Ubezpieczenie zdrowotne: 635,79 PLN

Koszt pracodawcy ZUS – 1676,65 PLN

Zaliczka na podatek dochodowy: 832 PLN

Netto kierowcy – 9 409,80 PLN netto

Przy tej samej kwocie brutto i wyższych dietach wirtualnych może wynosić:

Przychód kierowcy: 12 000 PLN brutto

Wysokość diet wirtualnych: 4 917,64 PLN

Podstawa wymiaru składek społecznych: 7 082,36 PLN

Ubezpieczenie społeczne: 950,80 PLN

Ubezpieczenie zdrowotne: 550,02 PLN

Koszt pracodawcy ZUS – 1420,29 PLN

Zaliczka na podatek dochodowy: 810,00 PLN

Netto kierowcy – 9668,98 PLN netto

Jak widać na powyższym przykładzie, przy założeniu dokładnie takiej samej kwoty brutto oraz przy zachowaniu tych samych parametrów tj.: koszty uzyskania przychodu oraz zaliczki na podatek dochodowy.

• kwota wynagrodzenia kierowcy „na rękę” może być nieco wyższa
• wszystkie składki ZUS mogą być niższe, przez co w ogólnym rozrachunku całkowity koszt pracodawcy może być dzięki temu niższy

Jeżeli jeszcze tego nie zweryfikowałeś, czy w Twoim przypadku można wpłynąć na kwoty wymiaru składek na ubezpieczenie lub zmniejszać przychód do opodatkowania, może nadszedł na to właściwy moment.

Chcesz wiedzieć więcej o wynagrodzeniu kierowcy? Przeczytaj jeszcze o programach płacowych dla transportu>>>czytaj dalej