Wybór programu kadrowo płacowego nie jest łatwym zadaniem. Ile programów tyle opinii, każdy z nich ma swoje plusy i minusy, każdy z nich obsługuję pracowników w zakresie naliczenia płac czy wystawienia odpowiednich deklaracji.

W przypadku transportu międzynarodowego bardzo ważne jest, aby system miał coś co pozwoli naliczyć wypłatę kierowcy, uwzględniając pakiet mobilności i zmiany polskiego ładu. Mówimy tu o zmianach dotyczących zmniejszenia podstawy do opodatkowania, oZUSowania czy wyliczenia składki zdrowotnej.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę przy wyborze lub wymianie oprogramowania? Na obecną chwilę, uważam, że na pewno na:

• Intuicyjność – czyli, gdy szukam jakiegoś raportu lub funkcji w programie to „czuję” gdzie go znaleźć
• Prostota konfiguracji – wdrożenie programu to jedno ale po nim wprowadza się zmiany w dokumentach, które trzeba wprowadzić w programie – im mniej „osób trzecich” jest w to zaangażowany tym jest szybciej
• Raporty – zmiany lub tworzenie dodatkowych raportów to coś co w programie dla działu kadr i płac na pewno będzie zaletą. Czytelny raport przedstawiony w zrozumiały jest bardzo istotny chociażby przy analizach przeprowadzanych przez HR czy kadrę zarządzającą
• Baza wiedzy – czyli co się dzieje po szkoleniach? Nie zawsze wdrożeniowiec czy szkoleniowiec jest dostępny, dlatego warto sprawdzić jak wygląda „pomoc offline”
• Częstotliwość i terminowość aktualizacji – zmiany powinny być wprowadzane na tyle często aby program był zgodny z obowiązującym prawem, a aktualizacje zostały wprowadzone przed terminem wejścia w życie nowych przepisów
• Integracje – jak system przystosował się do wysyłania i odbierania danych z innych programów lub ile pracy wymaga dostosowanie się do takiej integracji?
• Struktura programu – i tutaj najmniej, lecz nadal ważne zagadnienie – program to tylko program i zawsze można go zmienić. Im łatwiejszy do „przeniesienia” tym większe uczucie wolności wyboru – przecież nikt nie powinien mnie trzymać na siłę

Czego nie musi robić program kadrowo płacowy?

Ewidencja czasu pracy kierowców – tego dokumentu nie wygenerujemy z programu kadrowo płacowego. W artykule 25. UoCPK znajdziemy co powinno znaleźć się na takim raporcie:

[…] Ewidencja czasu pracy obejmuje liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbę godzin nadliczbowych, dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy[…].

Tworzyć delegacje – dokumenty tworzone „na oko” czy na podstawie przedstawionych dokumentów przez kierowcę mogą przejść pozytywnie przez kontrole, chyba, że będzie ona bardzo wnikliwa. Byłem świadkiem gdzie stworzone w wyżej wymieniony sposób dokumenty były wyksięgowywane, bo aktywności kierowcy nijak miały się do realnej sytuacji. Kwoty do wyksięgowania, nie były zawrotne jednak cała machina poprawek, były bardzo męczące.

To dwa najważniejsze zadania, które system kadrowy nie musi robić. Poza tym taki system nie musi służyć do:

• sprawdzania i weryfikowania terminów odczytu danych z karty kierowcy czy tachografów,
• pilnowanie zgłoszeń do systemu IMI,
• analizy odpoczynków tygodniowych kierowców,
• sprawdzanie ile czasu jazdy/pracy zostało kierowcy w danym dniu czy też tygodniu.

„Służy do rejestracji czasu pracy z kart kierowców” – czyli fakty i mity dotyczące programów kadrowo płacowych w transporcie

Zanim otworzymy zestawienie, warto wyjaśnić jeszcze kilka spraw:

1. Pakiet mobilności nie ma bezpośredniego wpływu na rozliczenia w programach kadrowo płacowych. Główne zmiany tych przepisów dotyczą braku możliwości wliczenia diet i ryczałtów za nocleg w rozliczeniu płacy sektorowej to z kolei wymusiło na działach kadr i płac zmianę w przeliczaniu wynagrodzenia kierowcy (ulgi PIT/ZUS)
2. Polski Ład – a konkretniej zmiany w Ustawie o Czasie Pracy Kierowców, mają wpływ na liczenie podatku i składek ZUS kierowcy w transporcie międzynarodowym.
3. Płace sektorowe – to określenie na wynagrodzenie kierowców, które powinni zarobić wykonując operacje kabotażowe lub operacje typu cross-trade – tzw. „przerzuty”
4. Program kadrowy nie oblicza wynagrodzenia kierowcy mając tylko dane zapisane na kartach kierowców. Do rejestracji czasu pracy służy tachograf a odtwarzanie rzeczywistego czasu pracy kierowcy w oparciu o pobrane dane, w programie kadrowym będzie wyczynem.
5. System pomaga przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, z kolei Inspekcja Transportu Drogowego, zwraca uwagę na zupełnie inne obszary.

Specjaliści ds. kadr i płac zajmują się ewidencjonowaniem czasu pracy kierowców, wprowadzeniem i pilnowaniem nieobecności pracownika, generowaniem listy płac czy udzielają odpowiedzi na pytania kontrolujących, kierowców czy kadry zarządzającej. Często zdarza się, że takie osoby zajmują się też rozliczeniem kierowcy ale do tego służy inne system.

Wiemy na co zwrócić uwagę, czego oprogramowanie nie powinno robić, jakie są fakty i mity na temat rozliczania kierowców oraz w dwóch zdaniach podsumowaliśmy najważniejsze (lecz nie wszystkie!) zajęcia specjalisty ds. kadr i płac. Czas otworzyć ranking…

1. Comarch OPTIMA – przygotowany na transport

Pierwsze miejsce zajmuje OPTIMA i już spieszę z wytłumaczeniem „dlaczego?”

Po krótkim zapoznaniu się z programem, wiedziałem gdzie co się znajduje. Kilka wskazówek od innych użytkowników, fora, baza wiedzy i bez podstawowego wdrożenia osoba nie mająca wcześniej nic wspólnego z kadrami, potrafi wygenerować i policzyć listę płac, wydrukować kwitki wypłat, wstawić nieobecności czy zmienić w ustawieniach parametry naliczenia.

• intuicyjna – bezapelacyjnie,
• prosta w konfiguracji – mocne 4 na 5,
• raporty i możliwość tworzenia własnych – jest,
• baza wiedzy – bardzo rozbudowana, z równie intuicyjnym tłumaczeniem i wyjaśnieniami,
• częstotliwość i terminowość aktualizacji – na zadowalającym poziomie,
• integracje – co prawda wymagają kilku kropel potu, ale jak najbardziej program sam jest przygotowany na wczytywanie/wysyłanie danych,
• struktura programu – można w prosty sposób wyciągnąć większość danych kilkoma kliknięciami.

Te oraz jeszcze kilka innych zalet OPTIMY wpłynęło na decyzję, aby nauczyć się jak integrować ją z SuperTacho, dzięki której dobrze wdrożony proces wymiany danych skraca czas liczenia list płac ponad 100 pracowników do kilku minut. Ważny w procesie liczenia jest też sprzęt, który wpływa na długość procesu, jednak jest to niezależne od programu.

2. Enova 365 – system gotowy do modyfikacji

Przyznam, że dość długo zastanawiałem się nad tym, który z programów będzie jako drugi w tym zestawieniu. To co przeważyło na stronę Enovy, to możliwość integracji – kluczowej wartości w przypadku pracy na większą skalę.

Podobnie jak w przypadku pierwszego miejsca, tutaj też możemy mówić o intuicyjności. Szata graficzna wygląda na poukładaną zbliżoną to wyglądu programów zarządzających bazami danych. O ile dla informatyka może być to coś fajnego, tak dla działu kadr i płac zwyczajnie może nie przypaść do gustu.

• intuicyjna – tak, wyrażając to w punktach powiedziałbym 4 na 5,
• prosta w konfiguracji – i tak i nie, mam wrażenie, że zmienić mógłbym bardzo dużo jednak wprowadzając bardziej skomplikowane zmiany, aby nie narobić szkód, wolałbym posiłkować się wdrożeniowcem lub opiekunem programu,
• raporty i możliwość tworzenia własnych – raportów jest wiele, nie zdążyłem sprawdzić wszystkich więc to dobra wiadomość, a własne możemy tworzyć w specjalnej zakładce,
• baza wiedzy – posiada rozbudowaną bazę wiedzy z dokumentacją i odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania,
• częstotliwość i terminowość aktualizacji – na bieżąco i warto zaznaczyć, że bardzo zależy producentowi na byciu najbardziej aktualnym i przygotowanym do zmian,
• integracje – są, jednak samodzielne ich wdrożenie wymaga ogromnej wiedzy na temat programu i w większości przypadków pozostaje nam odpłatna pomoc,
• struktura programu – największy z minusów oprogramowania, który może być czynnikiem wiążącym na lata, a każdy rok i kolejne dodawane dane będą „cementowały ten związek”

Enova pozwala na integracje, jest intuicyjna, posiada bazę wiedzy jednak przez swoje uzależnienie od opiekuna programu, jest ona na drugim miejscu zestawienia. Jak wiadomo dostępność takich osób w większości przypadków jest ograniczona, a to może wydłużyć rozwiązywanie problemów „tu i teraz” co np. w przypadku rozliczenia kierowcy jest kluczowe.

3. Gratyfikant NEXO – oprogramowanie z potencjałem

Ostatnie miejsce na podium zajął Gratyfikant w wersji NEXO. Sam program ma bardzo przyjazną szatę graficzną, przez co wydaje się bardziej intuicyjny, a wyszukiwanie funkcjonalności czy raportów nie stanowi większego problemu. Baza wiedzy pozostawia jednak wiele do życzenia, tak jak możliwość integracji. Aktualizacje wyglądają na przygotowane odpowiednio wcześnie, a wyeksportowanie kluczowych danych jest możliwe.

• intuicyjny – jak najbardziej i jest to najbardziej przyjemny system jaki testowałem,
• prosty w konfiguracji – tak, wprowadzenie zmian jest dość proste i nie wymaga wiedzy specjalistycznej,
• raporty i możliwość tworzenia własnych – raporty są i można tworzyć własne, jednak przy tworzeniu polecam pomoc od serwisu lub opiekuna,
• baza wiedzy – jest bezpłatne forum gdzie można zadać swoje pytanie, jednak bazy wiedzy jak u poprzedników nie znalazłem, na stronie producenta odczułem wrażenie, że wsparcie będzie w większości płatne,
• częstotliwość i terminowość aktualizacji – lista zmian widnieje na stronie producenta, a daty wskazują na aktualizowanie systemu na bieżąco,
• integracje – w tym zakresie oprogramowanie dopiero raczkuje. Jest możliwość wprowadzenia kilku danych, jednak te które przyspieszają codzienną pracę prawdopodobnie czekają na swoją kolej,
• struktura programu – dane można wyciągnąć w dość prosty sposób, a baza danych wygląda nie najgorzej i ten element zasługuje na silną 4-kę.

Gratyfikant nexo posiada już jakieś automatyzacje i dodatki ułatwiające rozliczenie kierowcy międzynarodowego, jednak wszystko odbywa się w nim ręcznie, co wpływa na długość rozliczeń. Sprawdzi się on jednak w przedsiębiorstwach, które nie mają w planach rozwoju, a ręczne wprowadzanie danych jest akceptowalne.

4. WaproGang – rozbudowane narzędzie pracy przy wynagrodzeniach

Według wprawionych użytkowników jest on intuicyjny. Jako nowicjusz mogę tylko potwierdzić ich zdanie, a sama szata graficzna naprawdę wygląda na przyjemną. Brak integracji sprawia, że program wypadł poza podium. Komfort pracy i możliwość jej automatyzacji to według mnie kluczowe obszary tego zestawienia.

Program pozwala skonfigurować wiele funkcji, jednak jest to miecz obusieczny. Ilość możliwości może znacznie wydłużyć czas konfiguracji, ale pamiętajmy, że program konfiguruje się tylko raz, później są to drobne zmiany.

• intuicyjny – jak najbardziej i tak jak każdy z powyższych, im więcej czasu poświęcimy na codzienną pracę tym prostszy będzie nam się później wydawał,
• prosty w konfiguracji – tak i nie, ilość opcji pozwala na wiele, jednak oznacza to też, że czas poświęcony na konfigurowanie też może się wydłużyć,
• raporty i możliwość tworzenia własnych – są. Własne raporty są tylko dla modułu księgowego,
• baza wiedzy – mam wrażenie, że jest najbardziej rozbudowana, prosta i z opcjami wideo dla jeszcze lepszego zrozumienia zagadnień,
• częstotliwość i terminowość aktualizacji – na bieżąco,
• integracje – brak integracji funkcjonalnych,
• struktura programu – posiada eksport danych do arkuszy Excel.

5. R2Płatnik – pamiątka dawnych czasów z możliwością integracji

R2Płatnik zasługuje na pojawienie się w tym zestawieniu ze względu na możliwość wczytania danych do systemu. Nie jest to co prawda łatwe zadanie, ale jeżeli ktoś się uprze to jest to możliwe. Co do pozostałych punktów, program nie jest intuicyjny dla nowych użytkowników. Konfiguracja również pozostawia wiele do życzenia, ale nie jest bardzo skomplikowana.

Aktualizacje – jest to temat dość ciekawy, gdyż są wprowadzane raz w miesiącu z ważnymi poprawkami lub nowościami. Z drugiej strony system został przejęty przez Symfonię i może się okazać, że przestanie być on wspierany.

• intuicyjny – nie bardzo, jednak może to kwestia gustu,
• prosty w konfiguracji – tak i nie, samo ustawienie to nie problem, jednak znaleźć gdzie to jest nie zawsze było takie oczywiste,
• raporty i możliwość tworzenia własnych – są i można tworzyć własn,e ale tylko dla modułu księgowego a więc w kadrach nic nam po własnych raportach,
• baza wiedzy – strona posiada forum, ale bazę z darmowymi artykułami nie znalazłem,
• częstotliwość i terminowość aktualizacji – na bieżąco, jednak warto dopytać czy wsparcie nadal będzie utrzymywane,
• integracje – są, dość skomplikowane do wprowadzenia,
• struktura programu – eksport danych jest możliwy w wielu formach, zarówno pliku tekstowym, arkuszu Excela czy formacie XML.

Czy to wszystko?

Jest jeszcze kilka programów na rynku, które pozwalają naliczać wynagrodzenie. Ważne jest aby posiadały możliwość dodania własnych, modyfikowalnych składników, były przyjemne w obsłudze, posiadał automatyzacje, które skracają czas pracy a powstałe problemy można było rozwiązać samodzielnie.

Małe podsumowanie

System kadrowy powinien pozwolić na rozliczenie kierowcy pracującego za granicą, wchodzącego do grupy pracowników delegowanych (wiąże się to z pakietem mobilności)

Taki pracownik różni się od biurowego nie tylko złożonością wynagrodzenia, ale też ma on inne zadania, przechodzi różne dodatkowe szkolenia a jego dzienne czynności często zahaczają o nadgodziny.

Dlatego w zakresie programów kadrowych nadal pozostanie rozliczenie listy płac, pilnowanie aby były odpowiednio nazwane składniki wynagrodzenia, uzupełnianie nieobecności i przestrzeganie ich limitów.

Natomiast do rozliczania kierowcy na podstawie tachografów służą inne systemy. To w nich możliwy jest raport z ewidencją czasu pracy kierowców, dokumenty z szczegółowym rozliczeniem pracy na terenie Niemiec, Austrii, Francji czy innych Państw UE. To w nich szukałbym informacji na temat terminów odczytu danych czy ilości czasu jazdy kierowcy.

Coraz więcej firm transportowych, zaczyna myśleć o własnym dziale kadr, zatrudniając osoby otwarte na wyzwania, jakie wiążą się z kierowcami dzięki czemu redukują koszty, skracają czas przeliczeń i zyskują większą kontrolę nad dokumentacją w firmie.

Zdecydowanie ewidencja czasu pracy kierowców oraz naliczanie wynagrodzenia, są to tematy które pozostawione wewnątrz organizacji i robione własnymi zasobami, mogą przynieść wiele korzyści. Poznaj Eweliną Pierzynowską – specjalistkę od księgowości i kadr branży transportowej.

Zapraszam na WYWIAD