Dla kogo jest ewidencja czasu pracy kierowców? – Kto faktycznie czyta i wykorzystuje rozliczenia czasu pracy kierowców?
Cała rzesza przewoźników archiwizuje, zleca tworzenie tysięcy dokumentów z zakresu czasu pracy kierowców nie do końca rozumiejąc co i komu jest potrzebne. Natłok codziennych zadań właściciela czy zarządzającego firmą transportową, naturalnie zmusza do skrótów myślowych, przekazywania tych dokumentów „dalej”, bez szerszej analizy. Czyli do kadrowej, „niech ona się martwi…”. Ważne, że nie jest to złośliwość – po prostu mało kto zastanawia się komu i po co te dokumenty są potrzebne…
Jeśli firma transportowa jest obsługiwana przez zewnętrzne biuro rozliczania czasu pracy kierowców, to oczywistym jest, że właściciel firmy transportowej nie wnika w dokumenty jakie otrzymuje. Przecież po to wynajmuje takie biuro, aby mieć to „z głowy”.
Niestety – brak czasu na zajmowanie się problemami innych powoduje, że nie pytamy naszych dostawców co mogę/powinienem z tymi dokumentami zrobić dalej? Jak wyjaśnić osobom na kolejnym etapie rozliczania płac, co mają z tym zrobić? Czy jako klient możemy coś robić inaczej – żeby ułatwić im życie? Oczekujemy tylko najwyższej jakości, szybkiej realizacji i zakładamy, że pracownicy innych firm są super-bohaterami i radzą sobie ze wszystkim bez problemu. Ignorujemy fakt, że oni nie też nie do końca wiedzą, jaki cel ma przedsiębiorca w związku z tymi rozliczeniami dla kierowców i co tak naprawdę jest potrzebne w tych dokumentach.
Czy warto być „fajnym” klientem dla swoich dostawców?
Oczywiście, tylko co to oznacza? Jeśli dopytamy kadrowej, jaki sposób przesyłania stawek wypłat dla kierowców ułatwi jej życie, a nam to nie robi różnicy – czy nie lepiej ułatwiać życie i dostać szybciej i dokładniej rozliczone płace? Czy jasny przekaz do firmy rozliczającej, że rozliczamy się z kierowcami wg stawek „na rękę” i dopasujcie nam dokumenty do tych ustaleń – jest nadmiernym wymaganiem?
Nie jest tajemnicą, że jeśli nad dokumentami klienta pracownik biura rachunkowego musi spędzić 3x więcej czas niż normalnie, to odbije się to na pewno na jakości usługi. Działy kadr, biura rachunkowe – pracują na stawkach brutto wynagrodzeń pracowników. Przesyłanie kwot „na rękę” dla kierowcy oraz różnych zestawień dodatkowych, których nikt nie rozumie – nikomu nie pomaga, wręcz powoduje frustracje.
Dobrze jest co jakiś czas zapytać swoją kadrową – czy ułatwiłoby jej pracę przesyłanie gotowych kwot brutto, naliczonych chorobowych i urlopu? Mechanizmy dla kierowców nie są proste i biuro rachunkowe najczęściej nie dysponuje odpowiednim systemem do takich obliczeń. Mają to tylko systemy rozliczające kierowców – czyli programy komputerowe, które z tachografu potrafią obliczać diety wirtualne, chorobowe, nadgodziny, urlop i ekwiwalent, PPK, itp…
Tylko trzeba zapytać o to kadrową – czy jej to ułatwi pracę? Oraz wymagać tego od firmy rozliczającej. Programy, które za zadanie mają rozliczanie czasu pracy kierowców, posiadają takie opcje, tylko czasem nikt nie zgłosił takiej potrzeby ze strony biura rachunkowego i nikt nie wie, że to jest ważne dla kadrowej!
Ewidencja czasu pracy kierowców – co robi z nią właściciel firmy transportowej?
Proces rozliczania czasu pracy kierowców powtarza się według tego samego schematu co miesiąc. Po zakończeniu tras, kierowcy odczytują dane z kart kierowców, powstają pliki .ddd. Czasami firma posiada swój czytnik kart w biurze, częściej jednak za odczyty odpowiedzialny jest już system GPS, który oprócz wskazywania pozycji pojazdów na mapie, ma możliwość pobrania zdalnie z tachografu danych o pracy kierowcy.
Takie dane, bez specjalnej analizy są wysyłane mailem do firmy rozliczającej. I tutaj najczęściej kończy się „nadzór” właściciela czy pracownika firmy transportowej. Do procesu włącza się opiekun z biura rozliczającego. Ten okres jest najczęściej „wielką niewiadomą” dla pracowników w firmie transportowej. Nikogo nie interesuje co i jak robi firma rozliczająca, obiecują przecież, że wszystko będzie ok.
Po kilku, kilkunastu dniach właściciel (lub jego pracownik odpowiedzialny za kierowców) otrzymuje zestaw dokumentów potwierdzających czas pracy kierowców i prawdopodobnie przegląda mniej więcej zawartość wybierając dla siebie tylko dokumenty z naruszeniami czasu pracy kierowców oraz zestawienia kilometrów. Dokumenty ewidencji czasu pracy kierowców, zestawienia kwot brutto, dopłat i rozliczenia ryczałtów – nie są w sferze zainteresowania samej firmy transportowej – są one przekazywane „jak leci” do biura rachunkowego. Dołącza tylko dodatkową tabelkę z kwotami netto jakie kierowcy „wypracowali” za dany miesiąc. To netto wynika z ustaleń stawki za dniówkę, trasę czy jakichś innych zasad znanych tylko właścicielowi i kierowcy. Firmy mają swoje mechanizmy potrąceń za uszkodzenia, premiowanie, zwroty za nieformalne opłaty czy mandaty. Problemem jest, że to wszystko jest działaniem na kwotach NETTO (na rękę). Stawki netto u kierowców, w powiazaniu z dietami wirtualnymi, są udręką biur rachunkowych. Zauważamy to od lutego 2022 – od momentu zmiany przepisów, likwidacji diet zagranicznych i wprowadzenia metody obniżania ZUS-u o wartość dniówek.
[rys. Kalkulator płac pracownika delegowanego]
Co robi kadrowa z otrzymanymi zestawieniami netto i diet wirtualnych?
Zaczyna własne obliczenia ręczne i symulacje. Próbuje ręcznie dopasować kwotę brutto tak, aby po odliczeniu diet wirtualnych otrzymać wskazane netto. Jest to metoda prób i błędów. Mało kto potrafi stworzyć mechanizmy makro w excel-u, aby obliczać „wstecz” do kwoty brutto mając tylko oczekiwane netto i dietę wirtualną. Jeszcze więcej niezgodności pojawi się, gdy kierowca przebywał na urlopie lub zwolnieniu chorobowym – zmieniają się wówczas stawki za ZUS, podatki i sposób obliczania jest 3x bardziej skomplikowany.
Dlaczego tak trudno jest uzyskać gotowe kwoty brutto dla kadrowej od firmy rozliczającej kierowców?
Bo nikt tego nie oczekuje. A przynajmniej mało kto pyta swoją księgową, co by jej pomogło w pracy, więc nie wie, że jest to dla niej problem z obliczaniem po 10x symulowanych kwot brutto dla każdego pracownika co miesiąc. Ale gdy już się zapytam, to wiemy o co zapytać firmę rozliczającą kierowców.
Metoda iluzjonisty w ofertowaniu usług, czyli jak odwrócić uwagę Klienta nie pytając o istotne elementy usługi/produktu?
Bez żadnego trudu możemy znaleźć w Internecie strony z opisem oferty biur rachunkowych, firm rozliczających, które „gwarantują pełne zadowolenie i najlepszą jakość usług”. I prawdopodobnie większość z tych komunikatów jest prawdą – każdy robi najlepszą usługę, jaką można robić. Odrzućmy truizmy i ogólniki – „najlepsza”, „dopasowana”, „indywidualna”, „unikalna”, itp.. – co to oznacza?
Przecież nikt nie napisze, że robi nieco gorszą usługę niż inni. Ważniejsze jest przecież to, aby po prostu opisać, jakie dokładnie operacje są wykonywane i w jakim celu to robimy – czyli np. „tworzymy dokumenty rozliczeniowe, które pomagają kadrowej stworzyć listę płac dla kierowcy”. Albo – „przygotowujemy składniki do listy płac dla kadrowej, aby mogła szybko i sprawnie rozliczyć płace do 10. dnia miesiąca”.
A jeśli nie ma takich informacji – TO DOPYTAJ!
Zadawaj istotne pytania dostawcy/sprzedawcy, bo chodzi o Twoją firmę! Nie wiesz, o co zapytać – przekieruj pytania od swojej kadrowej – bo to dla niej jest cała ta dokumentacja rozliczeniowa. Niech ona powie co jej ułatwi pracę i jakich rozliczeń oczekuje.
Zapytajmy o zestawienia netto-brutto dla kadrowej, opcje automatycznego obliczania nagród/premii dla określonej kwoty „na rękę”, generowania aktywności pracy dla pojazdów bez tachografów. Firmy rozliczające mają takie opcje, tylko czasem nie wiedzą, że jest to potrzebne dla kadrowej/księgowej. Świadomy Klient pytający dokładnie o to, co jest mu potrzebne, spowoduje, że będzie ostatecznie lepiej obsługiwany, bo otrzyma usługę taką, jaka jest mu faktycznie potrzebna i pomoże jego kadrowej wypełnić swoje obowiązki stworzenia listy płac i prawidłowego naliczenia ZUS i zaliczek na podatek dochodowy.
Jak pytać o rzeczy ważne dla naszej kadrowej, dla naszego spedytora, dla bezpieczeństwa firmy?
Jeśli wiemy, że firma transportowa pracuje na kwotach netto (podawanych przez właściciela firmy transportowej), które mają być zamienione na podstawie tachografu w nadgodziny, nocne, dopłaty UE i być zgodne z deklaracjami ZUS – to na którym etapie jest to realizowane? Większość odpowiada, że przecież kadrowa, wie co ma robić, ale w rzeczywistości kadrowa czasami godzinami próbuje dojść do prawidłowych stawek, a powinna otrzymać gotowe kwoty brutto po obniżeniu już ZUS i PIT – bo tak naprawdę tylko firma rozliczająca kierowców ma możliwości, aby zrobić to szybko. Zwykły program kadrowo-płacowy nie ma opcji, aby zrobić to automatycznie. Dlatego warto pytać i warto wiedzieć, że istnieją zestawienia przyjazne dla kadr i płac, gotowe do wykorzystania w programach płacowych, tak jakby kierowca był normalnym pracownikiem. Skomplikowane obliczenia chorobowego, urlopu czy ekwiwalentu urlopowego – przy zmiennych zależnych od diet wirtualnych utrudniają życie kadrowej – lepiej dać jej gotowe wyliczone kwoty – unikniemy błędów i nieporozumień.
Czy wydruk naruszeń zapewnia, że Twoi kierowcy ich już więcej nie popełnią?
Od samego wydruku naruszeń ani kierowca nie przestanie robić naruszeń, ani spedytor nie nauczy się prawidłowo planować tras ani nie znikną sytuacje drogowe, których nikt nie jest w stanie przewidzieć. Nad wiedzą i umiejętnościami kierowców oraz dyspozytorów trzeba pracować edukacyjnie, tak aby drobne uchybienia wyjaśnić i pokazać jak stosować wydruki, wpisy manualne – aby wydruki naruszeń były „czyste”. A nad naruszeniami, które występują niespodziewanie – należy się pochylić i wdrożyć opisy, procedury naprawcze – udowadniające prawidłowe reagowania zgodnie z wymaganiami dobrej reputacji. Naruszenia są codziennością firmy transportowej – radzenie sobie z procesem wyjaśnienia ich – tutaj już czasem obserwujemy magiczne sztuczki, które nie mają żadnego uzasadnienia. Naruszenia nie znikną z zapisów tachografu, a wydruk z listą naruszeń niczego nie załatwia. Trzeba podjąć skuteczne kroki wyjaśnienia, przeszkolenia.
Zapytaj swoja kadrową jak możesz jej pomóc w obliczaniu wynagrodzeń swoich kierowców! Jeśli podajesz netto oraz stawkę z umowy i diety wirtualne – Twoja kadrowa, chociaż troszczy się o swoją pracę, to męczy się po godzinach, aby obliczyć prawidłowo ZUS i podatki. Zapytaj – czy gdyby dostała gotowe zestawienie z urlopem i chorobowym – to by jej to ułatwiło pracę?
